Рассылка будет отправляться клиентам в зависимости от типа расчета, указанного в их абонементе.
Важно учитывать:
Если в системе используются оба типа расчетов абонементов: базовый и раздельный, необходимо создать две отдельные автоматические рассылки. Так каждая группа клиентов будет получать свои корректные счета.
Для клиентов с базовым типом расчета абонемента:
- Метод расчета — «По абонементу», Тип расчетов — «Базовый»
Для клиентов с раздельным типом расчета абонемента:
- Метод расчета — «По абонементу», Тип расчетов — «Раздельный»
Так каждая группа клиентов будет получать свои корректные счета.
Особенности работы рассылки:
Если у клиента несколько абонементов, и условия отправки рассылки совпадают сразу по нескольким из них, система отправит только одно письмо.
То же правило действует, если одновременно совпадают условия по базовому и раздельному абонементу.
1) Раздел «Что рассылаем?»
необходимо выбрать «Тип рассылки»: «Счета на оплату клиентам».
В поле «Метод расчета» выберите как системе считает сумму счета:
- «По прогнозу оплаты» - система сама рассчитает сумму к оплате, исходя из текущего состояния, баланса клиента, привязанного абонемента, количества запланированных уроков и периода, за который будет выставлен счет. Сумма, выставленная таким образом, фиксированная, и изменить ее нельзя.
- «По стоимости абонементов» - система автоматически выставляет счет на стоимость абонемента в карте клиента.
В поле «Тип расчетов» необходимо выбрать, на какой счет клиента будет выставляться счет на оплату. Определяет, с какого счёта брать данные для оплаты
- «Базовый» — выберите данный тип рассылки, если вы ведете все абонементы по базовому счету.
- «По абонементу» — eсли в карточках учеников абонементы ведутся по раздельному типу расчетов, либо если ученики занимаются по нескольким направлениям и счета на оплату должны приходить по разным абонементам.
В поле «Тип периода» выберите за какой период выставляется счет:
- «Текущий» — например, текущий месяц.
- «Следующий» — за следующий месяц.
В поле «Период» необходимо указать период
В поле «Статус клиента» можно указать конкретный статус клиентов
В поле «Тип клиента» можно указать, кому отправлять счета:
В поле «Срок оплаты» можно до какого момента можно оплатить счет. Для удобства лучше выбрать «Бессрочный».
Поле «Счет можно оплачивать повторно» — если поставить галку в данном поле, клиент сможет производить повторную оплату по ссылке. Если галку не ставить, то после оплаты или архивации счета оплатить нельзя.
Дополнительно при типе расчета «По абонементу»
- Предмет — можно выбрать конкретный или все.
- Тип урока — можно выбрать конкретный или все.
Дополнительно при методе расчета «По стоимости абонементов»
- Остаток (уроки) — диапазон, при котором отправляется рассылка (например: от 1 до 3 занятий). Можно указать только «от» или только «до».
- Остаток (деньги) — аналогично по сумме остатка.
«Рассылать, только если был на уроках за 30 дней» — только тем ученикам, которые были хотя бы на одном уроке за последние 30 дней.
«Рассылать, только если есть занятия в этот день» — проверяется наличие любого занятия, не конкретного абонемента.
«Выставлять счет повторно, если есть не оплаченный счет» — поставьте галку чтобы сообщения клиентам отправлялись, даже если есть неоплаченный счет. Если не поставить галку и у клиента есть выставленный счет, то рассылка не будет отправлена клиенту.
2) Когда рассылаем?
Выберите периодичность рассылки:
- ежедневно - укажите точное время;
- еженедельно - укажите точное время + день недели;
- ежемесячно - укажите точное время + число месяца;
В поле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка. Обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).
3) Как рассылаем?
Выберите способ рассылки: e-mail, sms, telegram (тг бот), max (макс бот), push. Если выбираете sms, то выберите конкретную интеграцию, через которую будет уходить эта рассылка.
Выберите очередность на какой контакт в карте клиента будет уходить эта рассылка.
Выберите шаблон сообщения, созданный ранее.
Не забудьте нажать "Сохранить".
После отправки рассылки в карточке клиента автоматически создаётся счёт на оплату. При необходимости его можно переместить в архив через «Править» → «В архив».
