Как вести учет клиентов в школе или детском центре
Рассмотрим популярные варианты учета
Любая деятельность, связанная с потоком клиентов, требует учета. Школы и детские центры не исключение. Контролировать учащихся на тренингах, мастер-классах, курсах или групповых занятиях, просто запоминая или записывая вручную, сложно. В этих целях используются блокнот, таблицы Excel или CRM. У каждого варианта свои плюсы и недостатки.
Запись в блокноте – легко и просто
Если школа или детский центр только начали функционировать, сайт учреждения отсутствует, группа в соц. сетях малочисленная, количество клиентов минимальное (5-15 человек), то записывать данные можно и в обычном блокноте или на телефон.
При более серьезных масштабах учебного процесса, когда нужен точный учет участников и диалоги с ними, записи в блокноте не актуальны. Придется тратить время на поиск в записной книжке контактов при изменении графика учебы, кто-то не сможет явиться на курсы, меняется место проведения или нужно согласие всех участников.
Финансовый учет полученных от участников средств, цены, рассрочки, запланированные уведомления учеников – недоступные функции при использовании телефонного или бумажного блокнота. Многие желающие могут не иметь возможности воспользоваться услугой сейчас или предпочтут учебе дорогую покупку. Для привлечения клиентов придется их обзванивать повторно, мотивировать и отмечать напротив фамилии статус – взвешивает, отказался, согласен.
Недостатки блокнотного варианта:
- трудно обрабатывать большое количество заявок;
- бухгалтерские расчеты проводятся в ручном режиме;
- большие затраты времени на записи;
- отсутствие доступа к записям нескольких сотрудников;
- оповещений или интеграции с интернет-ресурсом учреждения нет.
Проблема еще в том, что сложно контролировать финансовые потоки. Кроме учета оплаты участниками услуг обучения, нужен мониторинг средств, потраченных на рекламу, аренду помещения, коммунальные затраты, покупку вспомогательных расходных материалов. Без надлежащего контроля всех процессов, происходящих в данной отрасли бизнеса, заработка не будет.
Excel-вариант
Таблица – это наглядный, понятный и простой метод учета информации. Работать в Excel несложно. Создается таблица с нужным количеством полей, вносятся данные во вкладки и ставятся формулы, по которым подсчитываются и суммируются необходимые показатели. Настройка таблицы занимает мало времени, пользоваться ею и вносить дополнительные данные легко.
Доступ к записям не требует наличия Интернет-сети, что удобно. Чтобы иметь доступ к Excel из разных устройств, файл нужно разместить в облаке. Такая мера – это еще и страховка от потери данных, если компьютер вышел из строя.
Минусов у данного метода не меньше, чем плюсов:
- не интегрируется с сайтом детского центра или школы, заявки в Excel нужно вносить вручную;
- отсутствие конфиденциальности при доступе к таблице нескольких сотрудников;
- оповещения отсутствуют;
- придется самостоятельно настраивать;
- UTM-метки, используемые в рекламных кампаниях в Интернете, анализируются вручную;
- информировать участников об изменениях придется в ручном режиме;
- тратится много времени на обработку информации.
Если руководитель детского центра принимает активное участие в учебном процессе, преподает или совмещает с еще одной профессией, то придется нанимать менеджера для работы с клиентами и предоставить ему доступ ко всем данным. Скрыть в таком случае свои доходы от лишних глаз не удастся. Также помощник сможет менять записи. Придется перепроверять информацию, контролировать его, а на это тратится время.
Рутинные процессы можно заменить машинными алгоритмами, а свободное время посвятить раскрутке бизнеса – рекламным кампаниям, поиску занимательных мест для проведения занятий, чтобы заинтересовать участников школы, подбору профессиональной команды, разработке новых программ обучения.
Системы CRM
Оптимальным вариантом при выборе метода учета в бизнесе являются автоматизированные системы СРМ. Широкий функционал, мгновенный доступ к записям, множество готовых отчетов для контроля не только доходов и расходов, но и рабочей деятельностью, менеджеров, администраторов и педагогов, интуитивный простой интерфейс – преимущества программ CRM.
СРМ-системы доступны в двух вариантах – онлайн и офлайн. Учитывая, что руководители частных детских центров, школ, садов постоянно заняты уроками, встречами, разъездами и различными мероприятиями, лучшим вариантом будет онлайн-программа CRM. Так владелец будет иметь доступ к клиентам из любой точки, где есть интернет-соединение.
Разработчики предлагают обучающим учреждениям установить универсальную систему, которая разработана специально под малый бизнес. Но такие программы не учитывают специфику ведения учета клиентов в образовательной отрасли. Некоторые программы универсальны и используются единожды. По другим занятия проводятся с некой периодичностью (ежемесячно, утро/вечер).
Отслеживать нужно количество слушателей, управлять педколлективом, корректировать даты, оповещать на сайте про открытие наборов и выполнять другие действия. Стандартные СРМ-системы для этого не подходят, нужно воспользоваться профильной CRM.
ALFACRM
Если вы только начали осваивать бизнес по обучению или уже ведете его в ручном режиме, предлагаем установить ALFACRM. Система обладает рядом преимуществ:
- Заявки из любых источников (соцсети, сайт, e-mail, телефонные звонки), в которых размещены объявления школы/центра, автоматически попадают в систему.
- Основные показатели можно вывести на Дашборд в виде графиков. Функции позволяют настроить публичный (с ограниченным количеством информации) и приватный Дашборд.
- ALFACRM автоматически просчитывает абонементы участников, сохраняет данные об оплате, уроках, договорах и личной информации учащихся. Система позволяет снизить риск ошибки или злоупотреблений менеджерами учреждения.
- В программе предусмотрена функция учета доходов/расходов. В автоматизированном режиме проводятся аналитические исследования по запрашиваемым показателям за конкретный период либо в динамике.
- Клиенты и педагоги имеют личные кабинеты, через которые получают и сдают домашние задания, видят расписание, обмениваются информацией. Взрослые ученики и родители учащихся могут оплачивать обучение, получать новости и оставаться на связи с персоналом учебного центра через персональный кабинет.
- Настройки ALFACRM адаптируются под конкретный бизнес. Меню, фильтры, дополнительные поля, сегменты заполняются пользователями. Использовать сразу все инструменты не нужно. Можно активировать только те модули, которые необходимы учреждению.
Внедрение ALFACRM-системы позволит увеличить клиентскую базу на +60%. Клиенты оценят качественный сервис и порекомендуют детский центр с функциональным интерфейсом друзьям.
ALFACRM позволяет отслеживать не только участников, но и следить за работой педагогов и менеджеров, что повышает продуктивность и качество обслуживания. Выручка увеличивается, а все малейшие изменения в показателях позволяют выиграть время и быстро среагировать на ошибки.
Какой метод учета клиентов лучший, выбирает каждый руководитель единолично. Но автоматизированные системы СРМ затмевают ручные способы отчетности. Они предоставляют больше возможностей, быстрые, удобные, а работа с ними станет эффективнее.
