Триггеры в ALFACRM

Инструкция по настройке триггеров для пользователя АльфаCRM

Триггеры позволяют настроить автоматическую реакцию системы на определенные события.

Например, автоматически ставить задачи на менеджера, когда клиент перестал заниматься или уведомлять педагога и учеников об отмене занятий и т.д.

Система может автоматически отправлять сообщения (sms, email, whatsapp, viber, telegram), отправлять webhook, ставить задачи, изменять статус обучения клиента, изменять этап воронки лида, переводить лида в клиента и наоборот.

Как создать триггер?

Создать триггер можно в разделе настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "Триггеры и вебхуки" – "Добавить".

Если вы хотите, чтобы система отправляла сообщения или ставила задачи, то шаблоны сообщений и задач нужно создать заранее. Сначала можно указать любую информацию в шаблоне, сохраните его чтобы выбрать шаблон при создании триггера. После создания триггера вы сможете отредактировать шаблон и добавить в него теги для автоподстановки данных.

1. Выберите условия срабатывания триггера.

В поле "Целевая сущность" указывается сущность, с которой произойдет какое-либо событие. Что именно произойдёт выбирается в поле "События".
Например, "Целевая сущность" – это "Клиент", "Событие" – "Добавление". При такой настройке система отреагирует на создание карточки нового клиента.

В поле "Затронутые поля" указываются дополнительные настройки. Например, если вы хотите ставить задачу не на каждого нового лида, а только на лидов пришедших с сайта. Тогда для сущности "Клиент" в поле "Источник" выбирается "Заявка с сайта", в поле "Обучается" - "Нет".

Либо вы хотите оповещать учеников и учителей только при отмене пробных уроков, а не индивидуальных и групповых. Тогда для сущности "Урок" в поле "Тип" устанавливается "Пробный".

2. Установите реакцию триггера при срабатывании.

В этом пункте указывается как система будет реагировать на событие.

При наступлении события можно отправлять сообщения (sms, email, whatsapp, viber, telegram), отправлять webhook, ставить задачи, изменять статус клиента или лида.

Как создать шаблон сообщения?

Шаблоны для отправки sms, whatsapp, viber, telegram создаются в разделе настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны".

Шаблон email сообщения создается в разделе настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "Email шаблоны".

В поле "Назначение" указывается кому именно отправится сообщение: "Для клиента", "Для педагога", "Для юр.лица", "Для администратора". Выбрать можно только один вариант. Поэтому если вы хотите чтобы по триггеру отправлялось сообщение об отмене урока и педагогу и ученику, нужно создать два одинаковых триггера с разными шаблонами сообщений.

В поле "Название шаблона" указывается короткое название для дальнейшего удобного поиска из списка шаблонов.

В поле "Текст" добавляется информация, которую увидит получатель. Автоподстановка данных происходит по тегам. Например, {customer.name.1} – первое имя в ФИО ученика, {customer.legal} – имя родителя (заказчика) и т.д.

Полный список тегов доступен при настройке триггера/авторассылки в поле "Допустимые теги".

Используйте теги, указанные в триггере/авторассылке, так как не все теги могут сработать в разных рассылках.

*отправка sms, email, whatsapp, viber, telegram – дополнительная платная опция в системе. Для отправки sms, whatsapp, viber тариф поставщику оплачивается отдельно.

Как создать шаблон задачи?

Шаблон задачи создается в разделе настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" - "Шаблоны задач" - "Добавить".

Укажите "Название" шаблона в системе, чтобы в дальнейшем быстрее найти этот шаблон среди других. В поле "Текс задачи" укажите что именно сотруднику нужно сделать.

В поле "Исполнитель" выберите сотрудников, на которых поставится задача.

Так как карта лида в системе по умолчанию создается без ответственного менеджера, задача может быть поставлена только на тех сотрудников, которые указаны в шаблоне. В дальнейшем, когда вы выберите ответственного менеджера в карте ученика, в новых задачах он будет по умолчанию устанавливаться как исполнитель если в шаблоне задачи оставить поле "Исполнитель" пустым.

В поле "Срок исполн, дней" указывается на какую именно дату поставится задача.

0 – дата исполнения на сегодня, 1 – дата исполнения на завтра, 2 - на послезавтра и т.д.

Выберите галочками филиалы, где будет доступен этот шаблон для выбора и сохраните.

На какие события можно настроить триггер?

Примеры событий:

В системе появился новый лид:
- отправить приветственное сообщение лиду;
- создать задачу на сотрудника.

Лида записали на пробный урок:
- отправить сообщение лиду с информацией об уроке.

Лид пришел / не пришел на пробный урок:
- перевести лида на этап «Проведено пробное»;
- перевести лида на этап «Не пришел на пробное»;
- создать задачу на ответственного "перезаписать на пробное".

Ученика добавили в группу:
- отправить сообщение клиенту;
- отправить сообщение педагогу.

В системе создали урок:
- отправить сообщение ученикам;
- отправить сообщение педагогу.

В системе провели урок:
- отправить сообщение всем ученикам;
- отправить сообщение только присутствующим ученикам;
- отправить сообщение только отсутствующим ученикам.

В системе отменили урок:
- отправить сообщение всем ученикам;
- отправить сообщение педагогу.

Ученик стал пропускать уроки:
- отправить сообщение ученику;
- поставить задачу на ответственного менеджера.

В системе добавили / изменили / удалили платеж:
- отправить сообщение ученику если от него поступила оплата;
- отправить сообщение сотруднику если платеж отредактировали.

Событие: В системе появился новый лид.

Карта лида может быть создана по интеграции, когда потенциальные клиенты пишут вам в whatsapp/telegram/viber, заполняют заявки на сайте или в соц.сетях, звонят на ваш номер и т.д.

Реакция 1: Отправить приветственное сообщение лиду.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Заполните "Назначение" – "Для клиента", "Название шаблона" – по этому названию вы будете искать шаблон в списке всех созданных шаблонов, введите текст с тегами и выберите Филиалы, где будет использоваться этот шаблон.

Пример текста:

Добрый день, {customer.name} !

Рады, что вы оставили заявку на нашем сайте.

В ближайшее время с вами свяжется менеджер чтобы рассказать о наших занятиях и подобрать для вас наиболее удобное время для пробного урока.

Ваша школа английского!

{customer.name} – тег, по которому автоматически подставится имя ученика. Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле "Допустимые теги".

Далее настройте триггер.

В разделе настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "Триггеры и вебхуки", нажмите на "Добавить" и создайте триггер как он указан на скриншоте:

В поле "Целевая сущность" укажите "Клиент", "Событие" - "Добавление", в поле «Обучается» укажите «Нет». Это признак лида в системе.
Если нужно чтобы сообщение отправлялось только лидам с определенного источника, то заполните поле "Источник", например "Заявка с сайта".

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация по каждому лиду будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Реакция 2: Создать задачу на сотрудника.

Например, чтобы сотрудник связался с лидом.

Шаблон задачи нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "Шаблоны задач" – "Добавить".

Заполните «Название» – по этому названию вы будете искать шаблон в списке всех созданных шаблонов, введите описание задачи в поле "Текст".

В поле "Исполнитель" укажите фио сотрудников, которые должны будут выполнить задачу.

В поле "Срок исполнения" укажите 0. Тогда сотруднику нужно будет выполнить задачу в тот же день, когда в системе создастся новая карточка лида.

Выберите Филиалы, где будет использоваться этот шаблон и сохраните.

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Клиент", "Событие" - "Добавление". В поле «Обучается» укажите «Нет». Это признак лида в системе.

В поле "Реакция" выберите "Создать задачу", а в поле "Шаблон задачи" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги" в тексте задачи, информация будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Событие: Лида записали на пробный урок.

Важно, как именно в вашем учебном центре планируют пробное для лидов. Если для учеников создается отдельный пробный урок, то вам подойдет сценарий по Реакции 1.

Реакция 1: Отправить сообщение лиду с информацией об уроке

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – «Автодействия и рассылки» – «SMS шаблоны» – "Добавить".

Заполните «Назначение» – «Для клиента», «Название шаблона» – по этому названию вы будете искать шаблон в списке всех созданных шаблонов, введите текст с тегами и выберите Филиалы, где будет использоваться этот шаблон.

Пример текста:

Приветствуем, {customer.name.1}

Вы записаны на пробный урок {lesson.date} по предмету {lesson.subject}

Время начала урока: {lesson.time_from}

Аудитория занятия: {lesson.room}

До встречи) Ваша школа английского!

{customer.name.1} – тег, по которому автоматически подставится первое имя в фио ученика.
{lesson.date} - дата в формате дд.мм.гггг, на которую запланирован пробный урок.

Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Урок/занятие", "Событие" - "Добавление". В поле «Статус» укажите «Запланирован», поле "Тип" - "Пробный".

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация по каждому ученику будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Если на пробное занятие вы добавляете других лидов, то дополнительно помимо первого триггера нужно создать второй триггер на изменение участников урока:

Выберите "Целевая сущность" - "Урок/занятие", "Событие" - "Правка". В поле "Тип" укажите "Пробный", "Участники" - "Добавление".

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Сохраните.

Событие: Лид пришел / не пришел на пробный урок.

Можно настроить реакцию системы в зависимости от того был ли ученик на уроке или нет.

Реакция 1: Если лид присутствовал на пробном - перевести его на этап «Проведено пробное».

Если лид был отмечен как присутствующий на пробном, то можно настроить следующий триггер в разделе настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "Триггеры и вебхуки", нажмите на "Добавить" :

Выберите "Целевая сущность" - "Детали уроков", "Событие" - "Добавление" и "Правка". В поле «Был/не был» укажите «Да», поле "Тип" - "Пробный".

Заполните поля:
"Реакция" - "Задание значения для поля",
"Модель" - "Клиент"
"Поле" - "Этап воронки"
"Значение" - "Проведено пробное".

Сохраните.

Реакция 2: Если лид пропустил пробное - перевести его на этап «Не пришел на пробное».

Если лид был отмечен как отсутствующий на пробном (при этом урок в системе - проведен), то этап воронки лида можно автоматически изменить на «Не пришел на пробное».

Выберите "Целевая сущность" - "Детали уроков", "Событие" - "Добавление" и "Правка". В поле «Был/не был» укажите «Нет», поле "Тип" - "Пробный".

Заполните поля:
"Реакция" - "Задание значения для поля",
"Модель" - "Клиент"
"Поле" - "Этап воронки"
"Значение" - "Не пришел на пробное".

Если вы планируете пробные уроки индивидуально и отменяете урок в системе если лид не пришел, то можно настроить триггер на отмену пробного в системе.

Реакция 3: Если лид пропустил пробное - создать задачу на ответственного "Перезаписать на пробное"

Когда лид пропускает пробное можно автоматически сразу изменять его этап воронки (было описано выше в Реакция 2: Если лид пропустил пробное - перевести его на этап «Не пришел на пробное») и ставить задачу на его ответственного менеджера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – «Автодействия и рассылки» – «Шаблоны задач» – Добавить.

Заполните «Название» – по этому названию вы будете искать шаблон в списке всех созданных шаблонов, введите текст задачи.

Поле "Исполнитель" можно оставить пустым, тогда по умолчанию задача поставится на менеджера, указанного как Ответственный менеджер в карте ученика.

Если в поле "Срок исполнения" указать - 1. Тогда сотрудник должен будет связаться с учеником на следующий день после пропуска занятия. Если указать 0 - задача появится для сотрудника в день пропуска урока и связаться с учеником нужно будет сразу в этот же день.

Выберите Филиалы, где будет использоваться этот шаблон.

Сохраните.

Выберите "Целевая сущность" - "Детали уроков", "Событие" - "Добавление" и "Правка". В поле "Тип" укажите "Пробный", "Участники" - "Добавление".

В поле "Реакция" выберите "Создать задачу", в поле "Шаблон задачи" - шаблон, который создали ранее.

Сохраните.

Событие: Ученика добавили в группу.

Чтобы в карте ученика отобразились групповые уроки его добавляют в группу. В его карте это раздел справа "Группы" - "Добавить".

Реакция 1: Отправить сообщение клиенту.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Пример текста:

Приветствуем, {customer.name.1} !

Это сообщение отправилось вам автоматически потому что вы были добавлены в группу {group.name} .

Дни и время регулярного расписания: {group.day_time} .

Свяжитесь с нами если какая-либо информация указана неверно.

Контактные данные вашего менеджера:

{customer.assigned.name}
{customer.assigned.email}
{customer.assigned.phone}

До встречи!

{customer.assigned.name} – тег, по которому автоматически подставится имя Ответственного менеджера ученика, а также его адрес почты {customer.assigned.email} и номер телефона {customer.assigned.phone}. Эти данные по менеджеру указываются в разделе меню слева Доступ в CRM.

Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Сохраните.

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Участие в группе", "Событие" - "Добавление".

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Сохраните.

Реакция 2: Отправить сообщение педагогу.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – «Автодействия и рассылки» – «SMS шаблоны» – Добавить.

Заполните "Назначение" – "Для педагога", "Название шаблона" – по этому названию вы будете искать шаблон в списке всех созданных шаблонов, введите текст с тегами и выберите Филиалы, ггде будет использоваться этот шаблон.

Пример текста:

Приветствуем, {teacher.name}!

В вашу группу {group.name} добавлен новый ученик:

Фио ученика: {customer.name}

Это сообщение отправилось вам автоматически, отвечать на него не требуется)

{teacher.name} – тег, по которому автоматически подставится имя педагога, который указан как Ответственный педагог в карте группы. Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Сохраните.

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Участие в группе", "Событие" - "Добавление".

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Сохраните.

Событие: В системе создали урок.

Реакция 1: Отправить сообщение ученику.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Пример текста:

Приветствуем, {customer.name.1} !

Для тебя запланирован новый {lesson.type} урок по предмету {lesson.subject} с педагогом {lesson.teacher}

Дата проведения: {lesson.date}

Время начала: {lesson.time_from} по мск

Аудитория: {lesson.room}

Комментарий к уроку: {lesson.note}

Ждем тебя на занятии!

{lesson.time_from} – тег, по которому автоматически подставится время начала занятия. Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Урок/занятие", "Событие" - "Добавление". В поле «Статус» укажите «Запланирован»

Если требуется вы можете настроить отправку сообщений только по определённым типам занятий и предметам. Для этого в поле "Тип" или "Предмет" укажите информацию об уроке при создании которого, ученики будут получать сообщение.

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Реакция 2: Отправить сообщение педагогу.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Заполните "Назначение" – "Для педагога", "Название шаблона" – по этому названию вы будете искать шаблон в списке всех созданных шаблонов, введите текст с тегами и выберите Филиалы, где будет использоваться этот шаблон.

Пример текста:

Добрый день, {teacher.name} !

Для вас запланирован новый {lesson.type} урок по предмету {lesson.subject}

Дата проведения: {lesson.date}

Время начала: {lesson.time_from} по мск

Аудитория: {lesson.room}

До встречи! Ваша школа)

{lesson.room} – тег, по которому автоматически подставится название аудитории, в которой запланировано занятие. Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

В разделе настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "Триггеры и вебхуки", нажмите на "Добавить" и создайте триггер как он указан на скриншоте:

Выберите "Целевая сущность" - "Урок/занятие", "Событие" - "Добавление". В поле «Статус» укажите «Запланирован»

Если требуется вы можете настроить отправку сообщений только по определённым типам занятий и предметам. Для этого в поле "Тип" или "Предмет"укажите информацию об уроке, при создании которого, педагоги будут получать сообщение.

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Событие: В системе провели урок.

Реакция 1: Отправить сообщение всем ученикам.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Пример текста:

Приветствуем, {customer.name.1} !

{lesson.date} у тебя прошел {lesson.type} урок по предмету {lesson.subject}

Тема урока: {lesson.topic}

Домашнее задание: {lesson.homework}

Комментарий к уроку: {lesson.note}

Хорошего дня и до новой встречи!

{lesson.homework} – тег, по которому автоматически подставится домашнее задание из карточки урока, который провели. Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Урок/занятие", "Событие" - "Правка". В поле «Статус» укажите «Проведен»

Если требуется вы можете настроить отправку сообщений только по определённым типам занятий и предметам. Для этого в поле "Тип" или "Предмет" укажите информацию об уроке при проведении которого, ученики будут получать сообщение.

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Реакция 2: Отправить сообщение только присутствующим ученикам.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Пример текста:

Приветствуем, {customer.name.1} !

{lesson.date} ты был на уроке по предмету {lesson.subject}

Напоминаем

Тема урока: {lesson.topic}

Домашнее задание: {lesson.homework}

Комментарий к уроку: {lesson.note}

До новой встречи! Твоя школа)

{lesson.data} – тег, по которому автоматически подставится дата урока, по которому ученик получит сообщение. Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Детали уроков", "Событие" - "Добавление" и "Правка". В поле «Был/не был» укажите «Да».

Если требуется вы можете настроить отправку сообщений только по определённым типам занятий и предметам. Для этого в поле "Тип" или "Предмет" укажите информацию об уроке при проведении которого, присутствующие ученики будут получать сообщение.

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Реакция 3: Отправить сообщение только отсутствующим ученикам ученикам.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Пример текста:

Приветствуем, {customer.name.1} !

{lesson.date} прошел {lesson.type} урок по предмету {lesson.subject}

К сожалению, тебя не было на занятии((

Поэтому присылаем информацию по уроку:

Тема урока: {lesson.topic}

Домашнее задание: {lesson.homework}

Комментарий к уроку: {lesson.note}

Контакты школы:

+7 (999)-99-99-999

Будем ждать тебя на следующем занятии)

{lesson.note} – тег, по которому автоматически подставится комментарий к уроку, который обычно заполняет администратор или педагог. Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Детали уроков", "Событие" - "Добавление" и "Правка". В поле «Был/не был» укажите «Нет».

Если требуется вы можете настроить отправку сообщений только по определённым типам занятий и предметам. Для этого в поле "Тип" или "Предмет" укажите информацию об уроке, при проведении которого, отсутствующие ученики будут получать сообщение.

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Событие: В системе отменили урок.

Реакция 1: Отправить сообщение ученикам.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Пример текста:

Добрый день, {customer.name.1} !

{lesson.type} урок от {lesson.date} по предмету {lesson.subject} был отменен((

Накануне следующего урока мы пришлем тебе напоминание)

На всякий случай оставляем контакты твоего персонального менеджера:

{customer.assigned.name}

{customer.assigned.email}

{customer.assigned.phone}

Будем ждать тебя на занятии)

{lesson.type} – тег, по которому автоматически подставится тип урока, который отменили (индивидуальный, группой, пробный и т.д.)

Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Урок/занятие", "Событие" - "Правка". В поле «Статус» укажите «Отменен».

Если требуется вы можете настроить отправку сообщений только по определённым типам занятий и предметам. Для этого в поле "Тип" или "Предмет" укажите информацию об уроке, при отмене которого, ученики будут получать сообщение.

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Реакция 2: Отправить сообщение педагогу.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Заполните "Назначение" – "Для педагога", "Название шаблона" – по этому названию вы будете искать шаблон в списке всех созданных шаблонов, введите текст с тегами и выберите Филиалы, где будет использоваться этот шаблон.

Пример текста:

Добрый день, {teacher.name} !

Ваш {lesson.type} урок от {lesson.date} по предмету {lesson.subject} был отменен(

Дополнительную информацию можно узнать у администрации школы: +7 (999) 99 99 999

Если занятие будет перенесено на другую дату, мы уведомим вас)

Хорошего дня!

{teacher.name} – тег, по которому автоматически подставится имя педагога, урок которого был отменен.

Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Урок/занятие", "Событие" - "Правка". В поле «Статус» укажите «Отменен»

Если требуется вы можете настроить отправку сообщений только по определённым типам занятий и предметам. Для этого в поле "Тип" или "Предмет" укажите информацию об уроке, при отмене которого, ученики будут получать сообщение.

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Событие: Ученик стал пропускать уроки.

Триггер можно настроить на пропуск уроков. Он сработает когда ученик будет отмечен 2 или 3 раза подряд как отсутствующий на уроке.

Реакция 1: Отправить сообщение ученику.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Пример текста:

Приветствуем, {customer.name.1} !

Заметили, что тебя давно уже не было на занятиях

Возможно требуется заморозка абонемента?

На всякий случай оставляем контакты твоего персонального менеджера:

{customer.assigned.name}
{customer.assigned.email}
{customer.assigned.phone}

Сообщение было отправлено автоматически. Если оно пришло по ошибке ответь на него, пожалуйста)

Твоя школа)

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Детали уроков", "Событие" - "Добавление". В поле «Был/не был» укажите "Нет 3 раза подряд" либо "Нет 2 раза подряд", в зависимости от того в каком случае требуется отправлять сообщение.

Если требуется вы можете настроить отправку сообщений только по определённым типам занятий и предметам. Для этого в поле "Тип" или "Предмет" укажите информацию об уроке при проведении которого, отсутствующие ученики будут получать сообщение.

В поле "Реакция" выберите "Отправить SMS", а в поле "Шаблон SMS" - шаблон, который создали ранее.

Вы можете использовать теги из поля "Допустимые теги", информация будет подставляться автоматически.

Сохраните.

Реакция 2: Поставить задачу на ответственного менеджера.

Если ученик был отмечен как отсутствующий несколько раз подряд, то можно автоматически создать задачу на его ответственного менеджера.

Шаблон задачи нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "Шаблоны задач" – "Добавить".

Заполните "Название" – по этому названию вы будете искать шаблон в списке всех созданных шаблонов. Введите текст задачи.

В поле "Срок исполнения" укажите 0. Тогда сотруднику нужно будет выполнить задачу в тот же день, когда сработает триггер.

Выберите Филиалы, где будет использоваться этот шаблон задачи и сохраните.

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Детали уроков", "Событие" - "Добавление". В поле «Был/не был» укажите «Нет 3 раза подряд» либо "Нет 2 раза подряд", в зависимости от того когда требуется ставить задачу на сотрудников.

Сохраните.

В системе добавили / изменили / удалили платеж

Реакция 1: Отправить сообщение ученику если от него поступила новая оплата.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройки (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "SMS шаблоны" – "Добавить".

Пример текста:

Добрый день, {customer.name} !

Мы получили оплату на сумму {pay.income} р.

Спасибо!

Общий остаток средств: {customer.balance.m} р.

Всего уроков на балансе: {customer.balance.c}

Бонусы: {customer.balance.b}

Это письмо было отправлено автоматически. Если информация указана неверно перепроверьте данные в своем личном кабинете либо ответьте на это сообщение. Благодарим вас за понимание)

{pai.income} – тег, по которому автоматически подставится cумма платежа. Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Платеж", "Событие" - "Добавление". В поле "Тип операции" укажите "Доход".

Если требуется вы можете настроить отправку сообщений только при добавлении Дохода в определенную кассу или статье. Для этого укажите информацию в поле "Счет(касса)" или "Статья".

Сохраните.

Реакция 2: Отправить письмо сотруднику если платеж отредактировали.

Шаблон сообщения нужно сохранить заранее, чтобы он сразу был доступен при настройке триггера.

Перейдите в раздел настройк (гаечный ключ) – "Автодействия и рассылки" – "Email шаблоны" – "Добавить".

Заполните "Назначение" – "Для администратора", "Название шаблона" – по этому названию вы будете искать шаблон в списке всех созданных шаблонов, введите текст с тегами и выберите Филиалы, где будет использоваться этот шаблон.

В поле "Администратор" выберите сотрудников, которые будут получать сообщение на почту, когда в системе будет редактироваться оплата.

Пример текста:

Добрый день!

В системе был отредактирован платеж:

Плательщик: {pay.payer_name}
Сумма: {pay.income}
Статья: {pay.item}
Касса: {pay.account}

{pai.account} – тег, по которому автоматически подставится название кассы, в которую был добавлен платеж. Весь список допустимых тегов вы можете увидеть при настройке триггера в поле «Допустимые теги».

Далее настройте триггер.

Выберите "Целевая сущность" - "Платеж", "Событие" - "Правка". В поле "Тип операции" можно отметить тип платежа чтобы получать уведомления при изменении только Дохода например.

Сохраните.

Отправление реакций по Webhook

Webhook (вебхук) — это механизм, который позволяет различным сервисам и приложениям обмениваться данными в режиме реального времени. Простыми словами, через Webhook можно отправлять информацию с данными на сторонние сервисы.

Webhook можно создать самостоятельно через сторонних разработчиков. Также Webhook можно получить через сторонние сервисы, например, на сервисе Webhook.site.

Для наглядных примеров можно создать несколько триггеров на отправку данных через Webhook.

1. Триггер на отправку данных через Webhook, который будет срабатывать при добавлении лида в систему.

В поле «Целевая сущность» указать «Клиент», «Событие» - «Добавление», в поле «Обучается» указать «Нет» (это признак лида в системе).

В поле «Реакция» выберите «Webhook», а в поле «Webhook URL» добавить ссылку на Webhook.

При добавлении лида в систему вся информация о лиде будет передана по Webhook.

Данные, которые будут отправлены через Webhook при добавлении лида в систему, показаны на скриншоте в разделе «Raw Content». Вся информация о лиде была успешно передана через Webhook.

2. Триггер на отправку данных через Webhook, который будет срабатывать при добавлении группы в систему со статусом обучения «Идёт набор».

В поле «Целевая сущность» указать «Группа», «Событие» - «Добавление», в поле «Статус» указать нужный статус группы «Идет набор».

В поле «Реакция» выберите «Webhook», а в поле «Webhook URL» добавить ссылку на Webhook.

При добавлении группы в систему со статусом группы «Идет набор» вся информация о группе будет передана по Webhook.

Данные, которые будут отправлены через Webhook при добавлении группы в систему со статусом обучения «Идёт набор», показаны на скриншоте в разделе «Raw Content». Вся информация о группе была успешно передана через Webhook.

3. Триггер на отправку данных через Webhook, который будет срабатывать при добавлении урока в систему со статусом «Запланирован».

В поле «Целевая сущность» указать «Урок/занятие», «Событие» - «Добавление», в поле «Статус» указать нужный статус «Запланирован».

В поле «Реакция» выберите «Webhook», а в поле «Webhook URL» добавить ссылку на Webhook.

При добавлении в систему разового урока со статусом урок «Запланирован», вся информация о уроке будет передана по Webhook.

Данные, которые будут отправлены через Webhook при разовом уроке в систему со статусом «Запланирован», показаны на скриншоте в разделе «Raw Content». Вся информация об уроке была успешно передана через Webhook.

4. Триггер на отправку данных через Webhook, который будет срабатывать при добавлении (проведении урока) деталей уроков в систему с затронутыми полями «Был/не был - нет» (т.е. триггер будет срабатывать при отсутствии клиента на уроке).

В поле «Целевая сущность» указать «Детали урока», «Событие» - «Добавление», в поле «Был/не был» указать нужный статус «Нет».

В поле «Реакция» выберите «Webhook», а в поле «Webhook URL» добавить ссылку на Webhook.

При добавлении в систему деталей по уроку при отсутствии клиента на уроке вся информация по деталям урока будет передана по Webhook.

Данные, которые будут отправлены через Webhoo, при отсутствии клиента на уроке по любой причине пропуска, показаны на скриншоте в разделе «Raw Content». Вся информация о деталях урока была успешно передана через Webhook.

5. Триггер на отправку данных через Webhook, который будет срабатывать при добавлении платежа в систему с типом операции «Доход».

В поле «Целевая сущность» указать «Платежи», «Событие» - «Добавление», в поле «Тип операции» указать нужный статус «Доход».

В поле «Реакция» выберите «Webhook», а в поле «Webhook URL» добавить ссылку на Webhook.

При добавлении в систему платежа с типом операции «Доход», вся информация о платеже будет передана по Webhook.

Данные, которые будут отправлены через Webhook, при добавлении платежа, показаны на скриншоте в разделе «Raw Content». Вся информация о платеже была успешно передана через Webhook.

Выше показана лишь часть примеров работы с триггерами, которые можно использовать.

Вы можете создать любой триггер на отправку данных через Webhook.

Если выше нет примера, чтобы посмотреть, какие именно данные передаются по Webhook, то можно создать триггер и добавить тестовую ссылку на Webhook, чтобы посмотреть данные. Тестовый Webhook можно также создать на сайте.

Триггеры в ALFACRM

Инструкция по настройке триггеров для пользователя АльфаCRM

Как создать триггер?

Как создать шаблон сообщения?

Как создать шаблон задачи?

На какие события можно настроить триггер?

Событие: В системе появился новый лид.

Реакция 1: Отправить приветственное сообщение лиду.

Реакция 2: Создать задачу на сотрудника.

Событие: Лида записали на пробный урок.

Реакция 1: Отправить сообщение лиду с информацией об уроке

Событие: Лид пришел / не пришел на пробный урок.

Реакция 1: Если лид присутствовал на пробном - перевести его на этап «Проведено пробное».

Реакция 2: Если лид пропустил пробное - перевести его на этап «Не пришел на пробное».

Реакция 3: Если лид пропустил пробное - создать задачу на ответственного "Перезаписать на пробное"

Событие: Ученика добавили в группу.

Реакция 1: Отправить сообщение клиенту.

Реакция 2: Отправить сообщение педагогу.

Событие: В системе создали урок.

Реакция 1: Отправить сообщение ученику.

Реакция 2: Отправить сообщение педагогу.

Событие: В системе провели урок.

Реакция 1: Отправить сообщение всем ученикам.

Реакция 2: Отправить сообщение только присутствующим ученикам.

Реакция 3: Отправить сообщение только отсутствующим ученикам ученикам.

Событие: В системе отменили урок.

Реакция 1: Отправить сообщение ученикам.

Реакция 2: Отправить сообщение педагогу.

Событие: Ученик стал пропускать уроки.

Реакция 1: Отправить сообщение ученику.

Реакция 2: Поставить задачу на ответственного менеджера.

В системе добавили / изменили / удалили платеж

Реакция 1: Отправить сообщение ученику если от него поступила новая оплата.

Реакция 2: Отправить письмо сотруднику если платеж отредактировали.

Отправление реакций по Webhook

Поделиться