Настройки CRM

Наименование компании — отображается в e-mail письмах, которые отправляются клиентам и сотрудникам.

Домашний URL — адрес, на который пользователь попадет при выходе из системы (например, адрес вашего сайта).

Доменное имя — указывается только если система работает на вашем домене с установленным SSL- сертификатом.

При заполнении данного поля:

• вашим клиентам будут приходить системные письма (доступ, смена пароля) с вашим доменом,
• напоминания об оплате за систему (письмо будет уходить на почту, на которую зарегистрирована система) будут содержать ваш домен.

Логотип — можно загрузить логотип вашего учебного центра в систему. Логотип будет отображаться в левом верхнем углу системы и при входе в систему.

Требования к формату логотипа:

• форматом .png и размером 1000х200 пикселей.

Валюта по умолчанию — выбирается валюта, в которой будут осуществляться расчеты в системе. Если в списке нет нужной валюты, обратитесь в чат технической поддержки.

Язык интерфейса — задается для системы в целом, но также может быть изменен для каждого пользователя отдельно.Подробнее можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

Тип округления — определяет правила округления в расчетах. Подробнее можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

• Отсечение - это простое отбрасывание дробной части, при котором все цифры справа от заданного разряда удаляются, независимо от их величины.
• Математическое - это замена числа ближайшим целым или числом с меньшим количеством знаков (по правилам 5 и более — в большую сторону, менее 5 — в меньшую).

Тип расчета активных клиентов — выбор логики подсчета активных клиентов.

Пересчет в закрытом периоде — настройка поведения расчетов в уже закрытых периодах.

Обновить поиск — используется, если поисковая строка не находит существующих клиентов (например, после импорта данных). Эту кнопку не нужно будет нажимать часто, в основном после импорта большого количества клиентов.

Блок «Дополнительные опции» является опциональным:

- Подтверждение проведенных уроков — проведенные занятия будут окрашены красным цветом в табличном отображении раздела «Уроки». Занятие можно будет выделить галочкой и нажать кнопку «Подтвердить». Опция используется для контроля работы педагогов и администраторов.

- Подтверждение добавленных платежей — добавленные платежи будут окрашены красным цветом, платеж можно будет выделить галочкой и нажать «Подтвердить». Опция также используется для контроля работы сотрудников.

- Паспортные данные в карточке ученика — в карточке клиента появятся поля паспортных данных: серия и номер, дата и орган выдачи паспорта.

- Использовать ссылки для диалога WhatsApp/Viber/Telegram — в карточке клиента отобразятся значки WhatsApp и Viber, можно будет перейти в диалог с клиентом и написать ему.

- Отображение возраста с месяцами — в карточке клиента будет отображаться возраст с месяцами, эта опция полезна, например, для детских садов.

- Включить поле для штрих-кодов по ученикам — при помощи сканера штрих-кодов карточку клиента можно будет быстро найти в системе.

- Включить возможность ведения юр. лиц — в меню слева появится раздел «Юр. лица», в котором вы можете вести компании, от которых занимаются ваши корпоративные клиенты. Подробнее о работе с разделом можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

- Включить возможность продажи товаров — вверху экрана появится раздел ТМЦ (это значок тележки), в котором можно вести учет и продажу товаров, например, учебников и методичек и учет основных средств, например, столов и компьютеров. Подробнее о работе с разделом в статье.

- Включить локации в графике работы педагогов — в графике работы педагога можно указать локацию и тем самым привязать время работы педагога к конкретной локации.

- Сразу фильтровать педагогов по рабочему дню в графике работы — скрывать в графике работы тех педагогов, кто сегодня не работает.

- Включить QR-код в счета на оплату — генерация QR-кода, который клиент может отсканировать через банковское приложение для прямой оплаты на расчетный счет вашей организации. Подробнее о работе с функционалом в статье.

Быстрая архивация — архивация лидов по заранее указанной причине, но с подтверждением действия. С этой опцией также доступна массовая архивация лидов. Подробнее о функционале в статье.

Обязательность причины потери клиентов/лидов — делает обязательным поле причины при архивации лидов/клиентов. В окне архивации причина будет помечена обязательной к заполнению.

При попытке архивировать клиента/лида без указанной причины система выдаст предупреждение и не архивирует клиента/лида.

Настройка филиалов:

Настройки задаются отдельно для каждого филиала.

Корпоративный e-mail — почта, на которую приходят ответы клиентов. Если не указана, то ответ придет на почту сотрудника, который отправлял сообщение.

Важно! Настройки формата даты и времени сейчас находятся в бета-версии и влияют только на отображение информации в карточке клиента в интерфейсе «Администрирование» (для других ролей отображение будет в стандартном режиме ‘DD.ММ.YYYY’. Например: 01.01.2025).

При изменении настроек формат даты и времени будут изменены форматы отображения дат и времен в различных настройках системы. Отображение коснется: уроков, виджета посещений, выставления счетов, графиков работы педагогов, коммуникации, периодов участия в группе, абонементов, дней рождения клиентов, а также отчетов по клиентам (отчет «Журнал посещений», отчет «Сверка взаиморасчетов», отчет «Прогноз оплат»).

Важно! Выбор формата дат влияет только на вывод отображения дат в системе, при этом ввод дат в систему будет в стандартном отображении.

* Ввод информации при изменении формата дат в настройках филиала:

* Вывод информации при изменении формата дат в настройках филиала:

Обозначения, используемые в настройках форматов:

m – month (месяц).

d - day (день).

y - year (год).

H - hour (час).

g - формат времени, который обозначает часы в 12-часовом формате без ведущих нулей (от 1 до 12).

i - минуты с нулём спереди, при необходимости (например: 01).

Формат дат (полный) — выберите полный формат дат из предложенных, который будет выводиться в системе.

Формат дат (короткий) — выберите короткий формат дат из предложенных, который будет выводиться в системе без указания года.

Формат времени — выберите формат времени из предложенных, который будет выводиться в системе.

Часовой пояс — выбирается часовой пояс системы. По времени выбранного часового пояса будут отправляться рассылки и отображаться история изменений.

Как правило, филиалы – это разные города с отдельной базой клиентов.

• добавить филиал — кнопка «+ добавить»;
• редактировать название филиала — на карандаш;
• отключить филиал — на зеленый бегунок.

Филиалы не удаляются окончательно в целях сохранения безопасности данных, можно ограничить доступ к отключенному филиалу в меню слева «Доступ в CRM».

Между филиалами можно переключаться вверху экрана.

Подробнее о филиальной системе можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

О должниках — можно настроить, по каким клиентам будут приходить уведомления:

• по всем активным клиентам
• только по тем, у кого сегодня есть занятие

В верхней части экрана появится красный мигающий значок колокольчика. При наведении отображается количество должников и общая сумма долга. По нажатию открывается список всех должников.

Должник это — выбирается, кого система будет считать должником:

• если у клиента долг на общем остатке (это в верхнем правом углу в карточке клиента)
• если долг хотя бы на одном счету (имеется в виду базовый счет и раздельные счета абонементов).

Фильтры по остатку средств или количеству оплаченных уроков будут применяться в соответствии с выбранной логикой.
Если у вас есть клиенты, которые занимаются одновременно по нескольким абонементам, то рекомендуем выбрать вариант «Есть долг хотя бы на одном счету».

Нет абонемента — можно включить уведомление о клиентах без абонемента. Можно выбрать:

• Не уведомлять
• Только если сегодня урок
• Из всех активных клиентов

Вверху экрана появится уведомление о таких клиентах. Можно нажать на уведомление, сформируется список этих клиентов.

Дублирование клиентов — можно включить поиск дублей по номеру телефона, поиск дублей происходит в ночное время, на следующий день вверху экрана появится уведомление о карточках, которые можно слить. Подробнее в статье.

Уведомления о неиспользованных абонементах — можно настроить уведомления о клиентах с остатком на уже архивных абонементах.
Выберите нужное:
- Не уведомлять
- Только если есть сегодня урок (поиск только по клиентам, у которых сегодня есть урок)
- Из всех активных (поиск происходит только по активным клиентам)
- Из всех (считаются и архивные клиенты)

Обратите внимание! В уведомлении будут учитываться только клиенты с хотя бы одним архивным абонементом на раздельном счете и положительным остатком.

Уведомление отобразиться в колокольчике. С уведомлении будет указан общий остаток по таким абонементам. Можно нажать на уведомление, сформируется список этих клиентов.

В пункте «Прочие уведомления» можно поставить галочки:

- Задачи пользователя на сегодня — рядом с разделом «Задачи» у сотрудников будет отображаться зеленым цветом количество задач на сегодня, в карточках которых они указаны как "Исполнитель".

- Просроченные задачи пользователя — рядом с разделом «Задачи» у сотрудников будет отображаться красным цветом количество просроченных задач, в карточках которых они указаны как "Исполнитель". Задача может быть просроченной как по дате, так и по времени.

- О непроведенных уроках за вчера — рядом с разделом «Уроки» будет отображаться количество непроведенных занятий за последние два дня. О том, как быстро найти эти занятия, в статье.

- Уведомление о д/р клиентов — вверху экрана будет появляться уведомление о клиентах, у которых сегодня день рождения. Можно будет нажать на уведомление, чтобы просмотреть список этих клиентов.

- Уведомление о д/р педагогов — вверху экрана будет появляться уведомление о педагогов, у которых сегодня день рождения. Можно будет нажать на уведомление, чтобы просмотреть список данных педагогов.

- Остался 1 урок на счету — вверху экрана будет появляться уведомление о клиентах, у которых остался один оплаченный урок. Можно будет нажать на уведомление, чтобы просмотреть список этих клиентов.

В системе есть возможность настроить авторизацию пользователя по номеру телефона через сервис uCaller. Сотрудникам и клиентам, которые имеют доступ в систему, на телефон будет поступать звонок.Как настроить такую интеграцию, можно прочитать по ссылке.

Двухфакторная аутентификация (двухфакторная авторизация) – это полезный инструмент защиты персональных данных, используемый для идентификации пользователя при доступе в личный кабинет. Двухфакторная аутентификация необходима для повышения безопасности аккаунтов.

Двухфакторная аутентификация работает следующим образом: сначала пользователь вводит свой логин и пароль, а затем получает цифровой код на почту или Telegram-бот (в зависимости от выбора поставщика).

Как настроить такую интеграцию, можно прочитать по ссылке.

По умолчанию созданы статусы:

• «Активен»,
• «Закончил»,
• «Бросил».

По статусу можно настраивать рассылки и фильтровать клиентов.

Уровни знаний можно указывать в карточках клиентов и групп.

По умолчанию в системе созданы уровни:

• «Начинающий»,
• «Продолжающий»,
• «Профессиональный».

По уровню знаний можно будет применять фильтр.

От выбранной причины пропуска зависит списание средств с клиента, подробнее можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

В этом разделе настраиваются параметры личных кабинетов клиентов, подробнее в статье.

При отправлении ученика в архив можно указать причину отказа. Далее в разделе «Клиенты» сформировать отчет «Причины потери клиентов» и применить фильтр по выбранным причинам отказа учеников.

При помощи модуля "Система лояльности" вы можете начислять клиентам кешбэк и компенсировать занятиями и товарами.

Подробнее о работе функционала в статье.

По умолчанию в системе созданы этапы:

• «Установлен контакт»
• «Назначено пробное»
• «Проведено пробное»
• «Получена оплата»
• «Не разобрано», на которой по умолчанию попадают лиды.

Можно настроить последовательность этапов, зажав этап левой кнопкой мыши и перетащив.

При удалении этапа воронки лиды, находящиеся на этом этапе, переместятся на этап «Не разобрано».

Используются для сегментации источников лидов, например, можно всех ваших партнеров объединить в одну группу.

В этом разделе создаются и редактируются источники привлечения лидов.

Далее в разделе «Лиды» можно будет сформировать отчет «Источники лидов» и фильтровать лидов по источнику.

При отправлении лида в архив можно указать причину отказа, далее в разделе «Лиды» сформировать отчет «Причины потери лидов».

Также вкладку архива можно будет фильтровать по причине отказа.

В этом разделе создается форма, которую можно будет встроить на ваш сайт или разместить ссылку на нее в социальных сетях.

После заполнения формы будет создан новый лид с указанными в форме данными.

Подробная инструкция по настройке в статье. Также вы можете ознакомиться с видео на платформе Youtube или Rutube.

Настраивается форма записи для лидов, которую также можно встроить на ваш сайт или разместить на нее ссылку в социальных сетях.

Используется для записи на пробные занятия. После заполнения формы создается новая карточка лида.

Подробная инструкция по настройке в статье. Также вы можете ознакомиться с видео на платформе Youtube или на платформе Rutube и в статье.

Виджет позволяет записываться на любые занятия вашего учебного центра.

Записываться могут как лиды, так и уже постоянные клиенты. Чтобы после записи постоянного клиента не создавался новый лид, такой клиент должен быть авторизован в своей учетной записи при записи на урок.

Подробная инструкция по настройке в статье. Также вы можете ознакомиться с видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

Предметы можно создать вручную или загрузить из файла excel.

По предметам планируются занятия, привязываются абонементы и настраиваются ставки.

В AlfaCRM есть возможность управлять типами уроков, а именно: добавлять новые типы уроков, переименовывать и отключать их.

Обратите внимание! В системе тип урока удалить не получиться, только отключить.

По умолчанию в системе есть три типа уроков:

• «Индивидуальный» - на урок можно записать только одного ученика.
• «Групповой» - занятия планируется для групп постоянного состава.
• «Пробный» - на урок можно добавить несколько клиентов или лидов.

Чтобы добавить/изменить/отключить тип урока, перейдите в «Настройки CRM» → «Уроки» → «Типы уроков». В данном разделе отображаются все типы уроков, которые добавлены в Вашу систему.

Чтобы добавить новый тип урока, нажмите «Добавить».

Название — укажите название типа урока.

Системный тип — выберите системный тип урока.

• Индивидуально — системный тип урока, на который может быть добавлен только 1 клиент в урок;
• Группа — системный тип урока, на который может быть добавлена 1 или несколько групп в урок;

Лид, клиент или несколько — системный тип урока, на который может быть добавлено несколько клиентов и (или) лидов в урок.

Код цвета — выберите цвет для типа урока.

HTML класс — выберите картинку для типа урока, которая будет отображаться рядом с названием типа урока.

После того как все поля были заполнены, нажмите «Сохранить».

Теперь при добавлении нового урока можно выбрать новый тип урока.

Также есть возможность отключить тип урока, который не используется в системе. Для этого перетащите ползунок напротив типа урока, который хотите отключить.

Обратите внимание! Система не даст отключать тип урока, если в вашей системе есть проведенные или запланированные уроки по данному типу урока, который хотите отключить.

Чтобы переименовать тип урока, нажмите на карандаш напротив нужного типа урока. В типе урока можно изменить название, цвет и картинку (HTML класс). Системный тип изменить нельзя.

Обратите внимание! Если тип урока был переименован, то все проведенные, отмененные и запланированные уроки по этому типу урока будут автоматически переименованы.

Можно закрепить за аудиторией, группой, педагогом или регулярным расписанием ссылку на конференцию, например, в Zoom либо любом другой сервисе онлайн конференций.

Подробнее можно прочитать в статье.

Стандартные статусы – это «Идет набор», «Обучается» и «Завершена».

По статусу группы можно фильтровать группы.

Стандартные статусы – это «Резерв», «Внесен платеж", «Перевод» и «Отказ».

Статус участия можно указать при добавлении клиента в группу.

В пункте «Отображение полей» можно снять галочки «Домашние задания», «Тема урока», «Выставление оценок», если в вашем учебном центре не ставятся оценки или не нужно указывать тему занятия и домашнее задание.

В пункте «Дополнительные опции» можно поставить галочки:

- Автоматически проводить вчерашние уроки — тогда система в ночное время будет проводить занятия за день, по умолчанию все ученики будут отмечены как присутствующие. Эта настройка распространяется на все филиалы системы.

Обратите внимание! Автоматическое проведение вчерашних уроков запускается ежедневно в одно и то же время — 07:10 по новосибирскому времени (UTC +7). Если урок окажется пустым (то есть отсутствует информация о клиентах, не указан педагог, который проводит урок, или не добавлены детали урока), то такой урок будет автоматически отменен.

- Разрешить планировать уроки на прошлое и Разрешить проведение будущих уроков — система разрешит запланировать занятие за прошлое и провести за будущие. Рекомендуем оставить галочки снятыми, чтобы система помогала избежать ошибок.

- Предзаполнение урока — настраивается автоматическая подстановка данных при планировании разового индивидуального занятия в карточке клиента, подробнее в статье.

- Использовать ак/ч — указать продолжительность академического часа, тогда в карточке клиента можно будет просмотреть количество проведенных и посещенных академических часов в общем по клиенту и отдельно по абонементам, если в абонементах выбран тип расчетов «Раздельный».

В календаре нажмите серую кнопку «Другое» – «Настройки календаря».

Рабочие дни — отмечаются галочками дни, которые будут отображаться в календаре и в графике работы педагогов.

Рабочее время — указывается диапазон времени, который будет отображаться в календаре и в графике работы педагогов.

Интервал — настраивается интервал, с которым будет отображаться время в календаре. Например, если выбрать минимальный интервал «5 минут», то в календаре одна строка будет равна пяти минутам.

По умолчанию открыт — выбирается по умолчанию открывать календарь на день, неделю или месяц.

Цвет урока — выбирается значение, в соответствии с которым будут окрашены уроки в расписании. Если выбрано значение:

• По аудитории — уроки в расписании будет окрашен в соответствии с цветом аудитории, который указан в настройках аудитории.
• По педагогу — уроки в расписании будет окрашен в соответствии с цветом педагога, который указан в карточке педагога.
• По предмету — уроки в расписании будет окрашен в соответствии с цветом предмета, который указан в настройках предмета.
• По типу урока — уроки в расписании будет окрашен в соответствии с цветом типа урока, который указан в настройках типа урока.

Обратите внимание!

• Цвет урока задается системой автоматически, но его также можно изменить для каждого параметра отдельно.
• Если выбираете значение по «По педагогу» и в уроке не указан педагог или в уроке указано несколько педагогов, то такой урок не будет окрашиваться (будет отображаться серым цветом).

В поле «Карточка» отметьте галочкой, отображать ли в календаре:

- название аудитории, в которой запланирован урок;

- предмет, по которому запланировано занятие;

- тип занятия и клиентов или группы, которые записаны на урок;

- педагога, который ведёт занятие;

- комментарий по уроку;

- состав группы, которая записана на занятие.

- если поставить галочку «Использовать новые строки», то каждый параметр урока будет отображаться с новой строчки.

В поле «Опции» можно поставить галочку «Сразу выстраивать уроки по аудиториям», тогда в календаре занятия будут сразу выстроены по аудиториям.

Локации – это разные адреса учебных центров. В одном филиале может быть несколько локаций.

В аудиториях будут планироваться уроки. В одной локации может быть несколько аудиторий. Занятия в календаре окрашиваются в зависимости от аудитории, в которой они запланированы.

Локации и аудитории можно сортировать, зажав левой кнопкой мыши и перетащив. Чем выше в списке, тем левее будет в календаре.

Если отключить аудиторию, то уроки, запланированные в этой аудитории, скроются в календаре.

Создайте свой реестр оценок, чтобы формировать успеваемость, система автоматически посчитает средний балл, подробнее можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

Учебная программа — это список тем с указанием порядка и времени их изучения. Она помогает заранее структурировать обучение и автоматически подставлять темы в уроки.

В AlfaCRM функционал учебных программ включает в себя:

• Создание каталогов учебных программ;
• Создание нумерованного списка тем для программ;
• Добавление количества академических часов для каждой темы в программе;
• Изменение порядка тем в учебной программе;
• Возможность указать в учебной программе, для каких типов уроков, предметов и уровней знаний она используется;
• Использование одной учебной программы в нескольких филиалах;
• Добавление темы урока до проведения урока в системе (чтобы был готовый учебный план);
• При выборе темы урока в поле поиска темы можно вести незнание самой темы (если тема уже известна);
• Добавление темы урока вручную без использования функционала учебных программ.

При создании, редактировании и проведении урока в поле «Тема» можно выбрать тему урока из учебной программы, которая соответствует настройкам урока. Также тему урока можно вписать вручную.

Пример отображения выбранной темы урока в личном кабинете клиента показан ниже на скриншоте.

После начала ручного ввода темы урока система автоматически активирует функцию поиска существующих тем. Продолжайте вводить текст новой темы поверх появившихся предложений. Также вставка значений из буфера не сработает — поле будет находиться в состоянии поиска.

Если вы вручную заполняете тему урока, но она частично совпадает с темами из списка, то для удаления состояния поиска нужно ввести любой символ и удалить его.

Для работы с учебными программами должен быть предоставлен доступ для работы с учебными программами в настройках роли пользователей (в пункте «Доступные права» → «Настройки» → «Учебные программы»).

Про настройки роли можно прочитать подробнее по ссылке.

Для добавления учебной программы в систему перейдите в «Настройки CRM» → «Уроки» → «Учебные программы» → «Добавить».

Для добавления учебной программы нажмите на кнопку «Добавить».

Появится форма добавления учебной программы в систему.

Название — укажите название учебной программы.

Типы уроков — автоматически отображены все активные типы уроков в системе. Поставьте галочку напротив нужных типов уроков, для которых будет использоваться учебная программа.

Предметы — автоматически отображены все активные предметы в системе. Поставьте галочку напротив нужных предметов, для которых будет использоваться учебная программа.

Уровни знаний — автоматически отображены все активные уровни знаний в системе. Поставьте галочку напротив нужных уровней знаний, для которых будет использоваться учебная программа (если в системе нет активных уровней знаний, то поле будет скрыто).

Филиалы — выберите филиалы, в которых будет использоваться учебная программа (чтобы раскрыть все доступные филиалы, нажмите на кнопку раскрыть). Будут отображены лишь те активные филиалы, к которым есть доступ у пользователя, который добавляет/изменяет учебную программу.

Ниже расположен блок работы с темами.

• Тема — укажите название темы.
• Кол-во (мин) — укажите время прохождения темы в минутах.
• Кол-во (ак/ч) — будет автоматически переведено в академический час в соответствии с настройками академических часов в настройках уроков.

Поле «Кол-во (ак/ч)» может не отображаться, если в настройках уроков не стоит галка «Использовать ак/ч».

Для добавления новой темы в учебную программу нажмите на значок «+». Для удаления темы из учебной программы нажмите на значок «-».

Внизу тем отображен общий итог по количеству минут и количеству академических часов (при наличии) по всем темам в программе.

Для перемещения темы вверх или вниз зажмите курсор мыши напротив нужной темы и переместите тему, как показано ниже.

В поле «Комментарий» добавьте комментарий к учебной программе при необходимости.

Сохраните настройки.

Работа с разделом учебные программы

Для добавления учебной программы в систему нажмите на кнопку «Добавить».

Для изменения настроек учебной программы выберите нужную программу → нажмите на кнопку «Править».

Обратите внимание! При изменении типов уроков, предметов, уровней знаний и филиалов в учебной программе все данные в уже проведенных, отмененных и запланированных уроках остаются без изменений.

Для импорта учебных программ в систему нажмите на кнопку «Другое» → «Импорт из файла».

Для отправки учебной программы в архив нажмите на корзину напротив нужной учебной программы.

Для восстановления программы или окончательного удаления программы из системы перейдите на вкладку «Архивные».

Обратите внимание! При отправке учебной программы в архив в проведенных и отмененных уроках выбранные темы остаются, в запланированных уроках темы будут удалены. Если отмененный урок снова сделать запланированным, то тема не будет изменена и останется прежней.

Для восстановления учебной программы из архива нажмите на стрелочку напротив нужной программы. При восстановлении учебной программы из архива темы не будут автоматически добавлены в запланированные уроки.

Для окончательного удаления учебной программы нажмите на корзину напротив нужной учебной программы. Если тема из учебной программы использовалась хотя бы в одном уроке, то такую учебную программу нельзя удалить окончательно из системы.

Фильтрация по разделу учебных программ

В AlfaCRM можно использовать фильтрацию, которая позволяет применять различные фильтры для сортировки учебных программ.

Чтобы отфильтровать нужные программы, нажмите на кнопку «Фильтр».

К основным параметрам фильтра относятся:

• название учебной программы,
• типы уроков,
• предметы,
• уровни знаний,
• количество (мин),
• добавлен (дата добавления программы в систему).

Есть возможность настроить поля для фильтра (добавить или убрать поля). Чтобы настроить поля, нужно нажать на шестеренку на форме фильтра.

Поставьте (или уберите) галочку напротив полей, которые нужны (не нужны) для отображения.

После примененного фильтра информация об используемых фильтрах будет отображена вверху над учебными программами. Фильтр можно сохранить. Это нужно для того, чтобы не приходилось каждый раз указывать нужные параметры для фильтрации.

Можно использовать фильтрацию по столбцам, чтобы отфильтровать значения от наибольшего к наименьшему и наоборот. Для фильтрации нажмите на названия столбца. Стрелочка рядом будет отображать, как именно были отфильтрованы значения (стрелка вниз - от наибольшего к наименьшему; стрелка вверх - от наименьшего к наибольшему).

Использовать фильтрацию по нескольким столбцам сразу нельзя.

В параметре «Настройка полей» можно выводить или скрывать дополнительную информацию по учебным программам.

Пагинация позволяет увеличить количество отображаемых учебных программ на странице. По умолчанию выбрано 20 строк, можно выбрать 50 или 100 (200, 500) строк на одной странице.

Импорт учебных программ в систему

Список учебных программ можно загрузить в систему из файла Excel с форматом CSV UTF-8 (разделитель - запятая).

В систему можно загрузить данные по учебным программам, а именно:

• название учебной программы (обязательное поле);
• ID типов уроков (обязательное поле);
• ID предметов (обязательное поле);
• ID филиалов (обязательное поле);
• названия тем (обязательное поле);
• количество (мин) (необязательное поле);
• уровни знаний (необязательное поле).

Обратите внимание!
При выполнении импорта учебных программ пользователь может указать филиалы, доступ к которым у пользователя отсутствует.

Если в программе присутствуют неактивные типы уроков или уровни знаний (например, при импорте были указаны неактивные типы уроков или уровни знаний), то такие типы уроков или уровни знаний будут удалены из учебной программы при следующем сохранении.

Пример файла для загрузки:
Первая строка файла Excel должна содержать названия столбцов, которые будут загружены в систему.

Загрузка файлов в систему происходит в формате CSV. Чтобы изменить формат, нажмите кнопку «Файл» в правом верхнем углу, выберите вариант «Сохранить как» и тип файла CSV UTF-8 (разделитель - запятая).

Для импорта учебных программ перейдите в «Настройки» → «Уроки» → «Учебные программы».

Нажмите на кнопку «Другое» → «Импорт из файла».

Нажмите «Загрузить CSV», после загрузки файла нажмите «Распознать заголовки», затем нажмите на «Задать соответствие полей».

Система распознала названия колонок в файле, теперь можно задать соответствие полей. Обязательные поля для сопоставления: название учебной программы, ID типов уроков, ID предметов, ID филиалов, названия тем.

После сопоставления полей нажмите на кнопку «Сохранить».

Если нужно изменить соответствие, нажмите на цифры в скобках. Если все верно, нажмите «Запустить». Появится статус «Импортируется». Статус можно обновить с помощью кнопки справа.

Закройте окно и обновите страницу, список учебных программ отобразится в данном разделе.

В карточке педагога можно будет указать квалификацию по учебному предмету, далее учителей можно будет фильтровать.

По умолчанию в системе созданы квалификации: «Начинающий", «Продолжающий» и «Профессиональный». Вы можете добавить свои.

В этом разделе настраиваются параметры личных кабинетов педагогов, подробнее в статье.

Может ставить замены на чужих учеников — педагог сможет вместо себя назначать другого преподавателя себе на замену. Также в уроке будет доступен выбор всех групп филиала;

Может просматривать контакты учеников — если отключить опцию, то педагог, заходя в личную карточку клиента, не увидит его контакты;

Имеет доступ ко всем ученикам, а не только своим — педагог увидит карточки всех учеников и лидов того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки, в которых он указан как ответственный;

Имеет доступ ко всем группам, а не только своим — педагог увидит карточки всех групп того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки групп, у которых он указан как ответственный;

Имеет доступ ко всем урокам, а не только своим — если опция активирована, педагог может в таблице видеть занятия других педагогов.

Может править данные ученика в его карточке — педагог сможет добавлять, редактировать и удалять в карточке клиента участие в группах, регулярное расписание индивидуальное и групповое, предмет и уровень знаний. При этом кнопки "Править" как у администратора у преподавателя не будет;

Имеет доступ к файлам в профиле — педагог сможет в своем личном кабинете просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в его карточку, например, отсканированный трудовой договор и другие документы и материалы;

Имеет доступ к файлам в группах — педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке группы;

Имеет доступ к файлам в клиентах — педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке клиента, у которого он выбран как ответственный, и просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в карточку клиента, у которого педагог не выбран ответственным;

Имеет доступ к файлам в уроках — педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке занятия, например, с домашним заданием

Скрывать статистику — можно ограничить педагогу доступ к просмотру своей статистики - количество проведенных занятий за последние два месяца и их общая продолжительность.

Может редактировать свой график работы — педагоги смогут сами указывать свои рабочие дни и часы. Подробнее о работе с графиком работы в статье.

В этом разделе можно настроить интеграцию с поставщиком для отправки смс из системы, подробнее в статье.

С поставщиком, которого нет в списке, можно настроить кастомную интеграцию, выбрав «Webhook request».

Настраивается интеграция с поставщиком телефонии. Список доступных поставщиков по ссылке.

Интеграция AlfaCRM с почтовыми серверами позволяет выбрать поставщика для отправки всех видов писем из системы. Подробнее можно прочитать по ссылке.

Обратите внимание! Письма с предоставлением доступа и о смене пароля будут приходить только с сервера AlfaCRM.

Чтобы ваши клиенты могли оплачивать обучение из своего личного кабинета картой и платежи автоматически попадали в систему, можно настроить интеграцию с поставщиком интернет-эквайринга.

Выберите поставщика из списка и перейдите по ссылке в инструкцию по настройке интеграции.

В этом разделе можно настроить интеграцию с онлайн кассой для отправления платежей на фискализацию из системы в зависимости от кассы.

Выберите поставщика из списка и перейдите по ссылке в инструкцию по настройке интеграции.

В системе доступны:

• Комтет.Касса
• OrangeData
• PayKeeper

Взаимодействовать с потенциальными клиентами и действующими учениками можно по прямой интеграции Alfacrm и FB (фейсбук)*.

Подробнее можно прочитать тут.

* — Meta Platforms Inc. — организация признана экстремистской, деятельность запрещена на территории Российской Федерации.

Интеграция AlfaCRM с Telegram позволяет отправлять сообщения и делать рассылку клиентам через мессенджер Telegram прямо из системы.

Про настройку такой интеграции можно прочитать тут.

Интеграция AlfaCRM с Макс-ботом позволяет отправлять сообщения и делать рассылку клиентам через мессенджер Макс прямо из системы.

Про настройку такой интеграции можно прочитать тут.

Можно настроить интеграцию электронного документооборота прямо из системы.

Выберите поставщика из списка и перейдите по ссылке в инструкцию по настройке интеграции.

В данном разделе находятся интеграции с другими поставщиками, такими как Битрикс24, MoClients.

Выберите поставщика из списка и перейдите по ссылке в инструкцию по настройке интеграции.

В этом разделе создаются кассы и счета компании, например, можно создать кассы «Наличные» и «Расчетный счет».

Сотрудникам можно ограничить доступ к определенным кассам в меню слева «Доступ в CRM». Без доступа к кассе сотрудники не увидят платежи в этой кассе.

Для дополнительной сегментации платежей можно создать статьи доходов и расходов, например, «Арендные платежи», «Услуги связи».

Далее в разделе «Финансы» можно будет сформировать отчет «Обороты по статьям».

Используются для сегментации статьей, например, в категорию «Затраты на рекламу» могут входить статьи «Раздача листовок» и «Реклама в instagram».

В указанный период будет ограничено добавление, редактирование и удаление платежей и уроков для педагогов и администраторов, подробнее можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

Закрытый период применяется только в том филиале, в котором он был добавлен.

Для того чтобы добавить закрытый период, перейдите в «Настройки» → «Финансы» → «Закрытые периоды» → «Добавить».

Период — укажите период, который хотите заблокировать.

Что блокировать — выберите, что именно нужно блокировать платежи и (или) уроки от редактирования и удаления.

Где блокировать — выберите интерфейс (интерфейсы) пользователей, для которых будет закрыт период от редактирования и удаления.

Счета и кассы — выберите счета и (или) кассы, которые будут заблокированы.

Примечание — можно добавить дополнительную информацию о закрытом периоде.

После сохранения закрытого периода, в разделе «Закрытые периоды» можно посмотреть подробную информацию:

• о периоде действия закрытого периода,
• почта пользователя,
• который добавил закрытый период,
• интерфейсы,
• для которых заблокирован закрытый период,
• количество заблокированных счетов и касс,
• количество платежных документов
• количество проведенных уроков.

Нужно навести курсор мышки на иконку, чтобы всплыла подсказка.

Теперь при добавлении, удалении и редактировании платежа и (или) урока, платеж и (или) урок не будет добавлен, удален и изменен.

Обратите внимание!

Если Вы используете помесячный абонемент (при использовании помесячного абонемента вся сумма за урок списывается сразу при проведении первого урока) и ежедневно закрываете период, сумма не будет распределяться по оставшемся урокам, комиссия будет стоять 0 или отрицательная сумма комиссии.

Чтобы избежать такой ситуации, нужно перейти в «Настройки» → «Базовые настройки» → «Основные настройки».

Выбрать в поле «Пересчет в закрытом периоде» → «Комиссия распределяется между уроками, если расчетный период закрыт частично».

В системе есть возможность подключить рассылки, которые срабатывают в определенное время по установленному интервалу или до конкретного события.

Варианты рассылок:

- Счета на оплату клиентам;

- Поздравление с днем рождения;

- Оповещение об уроках в фиксированное время или перед началом занятия;

- Сквозная рассылка;

- Напоминание об оплате для клиента;

- По дате окончания договора или по дате платежа.

В этом разделе можно настроить реакции на определенные события (триггеры).

Подробные кейсы:

- Оповещение для администратора о новой заявке;

- Автоматическое создание задачи при добавлении лида в системе;

- Автоворонка и автоконверсии;

- Всевозможные триггеры;

- Выбор реакции "Webhook";

- Автозадачи по клиентам при движении по воронке.

Настраивается дизайн e-mail (эл. письмо) рассылки, подробнее можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

Напишите заранее тему и текст письма, которые можно будет подгрузить перед отправкой или выбрать в настройках авторассылки или триггера.

В тексте можно использовать теги, скопированные из поля «Допустимые теги» в настройках авторассылки или триггера.

В этом разделе можно заранее прописать текст задачи, указать исполнителей и срок выполнения, подробнее в статье.

Возможно добавлять дополнительные поля в различные сущности системы, например, добавить дополнительное поле «Класс» в карточке клиента.

Дополнительное поле можно будет добавить при создании новой сущности (карта клиента, педагога и т.д.), а также с помощью редактирования данной сущности (через кнопку «Править»).

Дополнительные поля можно добавить в следующие разделы системы:

• Карточка клиента — дополнительное поле можно будет заполнить в карточках клиентов/лидов;
• Карточка группы — дополнительное поле можно будет заполнить в карточках групп;
• Клиентский договор — дополнительное поле можно будет заполнить при добавлении/редактировании договора в карте клиента;
• Карточка педагога — дополнительное поле можно будет заполнить в карточках педагогов;
• Карточка юр. лица — дополнительное поле можно будет заполнить в карточках юр. лиц;
• Карточка задачи — дополнительное поле можно будет добавить при создании/редактировании одноразовых и повторяющихся задач в блоке «Дополнительные опции»;
• Банковский счет — дополнительное поле можно будет заполнить в карточках юридических лиц в блоке «Реквизиты»;
• Абонементы — дополнительное поле можно будет заполнить при добавлении/редактировании абонемента в систему в разделе «Абонементы» в блоке настроек абонемента «Расширенные настройки»;
• Модель пользователя — дополнительное поле можно будет заполнить в карточках пользователя в разделе «Доступ в CRM»;
• Модель результата теста — дополнительное поле можно будет заполнить в карточках клиентов в разделе «Результаты тестов»;
• Модель предмета - дополнительное поле можно будет заполнить при добавлении/редактировании предмета в систему («Настройки CRM» (гаечный ключ) → «Уроки» → «Предметы»);
• Модель платежа - дополнительное поле можно будет заполнить при добавлении/редактировании платежа в систему;
• Модель источника привлечения — дополнительное поле будет скрыто в интерфейсе системы, его можно будет заполнить только по API (поле будет начинаться с системного имени поля);
• Модель урока — дополнительное поле можно будет заполнить при добавлении/редактировании разовых и регулярных уроков в систему;
• Модель скидки — дополнительное поле можно будет заполнить при добавлении/редактировании скидки в карточке клиента.

Для добавления дополнительного поля в систему, перейдите в «Настройки» (гаечный ключ) → «Кастомизация» → «Дополнительные поля».

Для добавления дополнительного поля нажмите на кнопку «Добавить».

Раздел CRM — выберите раздел системы, в который будет добавлено дополнительное поле.

Тип поля — выберите тип дополнительного поля, в соответствии с которым будет добавляться значение.

* Тип поля — это свойство, которое определяет, какие данные могут храниться в конкретном дополнительном поле.

Например, при выборе типа поля «Строка» (type=text) могут быть введены в дополнительное поле только строковые значения. При выборе типа поля «Целое число» могут быть введены только целые числа. При выборе «Выбор нескольких значений» (select) при заполнении дополнительного поля можно выбрать несколько значений, которые были ранее добавлены в настройки дополнительного поля.

Название — название дополнительного поля.

Системное имя — название системного имени на латинице (либо можно нажать на кнопку «авто», чтобы имя было автоматически сгенерировано). Системное имя нужно для работы с дополнительным полем по API.

Плейсхолдер (необязательное поле) — подсказка для заполнения поля.

Значение по умолчанию (необязательное поле) — значение, которое будет подставляться по умолчанию.

Сохраните настройки.

При использовании системных типов выбора значений в полях «Значения» укажите значения выбора. Чтобы добавить новое значение, нажмите на «+», чтобы убрать значение, нажмите на «-».

Теперь при добавлении/редактировании карточки клиента/лида можно заполнять дополнительные поля в карточках клиентов/лидов.

Работа с разделом «Дополнительные поля»

В разделе «Дополнительные поля» поля делятся по разделам системы, в которые можно добавить дополнительные поля (при наличии уже добавленных полей в систему).

Если поле активно, то включен ползунок зеленого цвета, если поле отключено, то ползунок окрашен в белый цвет.

Внутри деления разделов можно перемещать дополнительные поля в нужном для вас порядке. Для этого зажмите курсор мыши правой кнопкой и перенесите ползунок на нужное место. Как показано на примере ниже.

Для того чтобы быстро найти дополнительные поля, можно воспользоваться фильтром по названию.

Обратите внимание!

• Дополнительные поля удалить нельзя, их можно только отключить.

Для отключения дополнительного поля перейдите в «Настройки» (гаечный ключ) → «Кастомизация» → «Дополнительные поля». Напротив поля, которое нужно отключить, перетащите ползунок, чтобы он стал прозрачным.

• В дополнительном поле нельзя поменять настройки: «Раздел CRM», «Тип поля», «Системное имя». Остальные настройки можно изменить по своему усмотрению.

Для изменения настроек дополнительного поля нажмите на карандаш напротив нужного дополнительного поля.

Чтобы посмотреть историю изменения по дополнительному полю (когда было добавлено поле, кто вносил изменения и т.д.), перейдите в настройки дополнительного поля через карандаш и нажмите на стрелочку «История изменений».

После добавления дополнительного поля в систему по данному полю можно фильтровать информацию.

Для этого перейдите в раздел (в который было добавлено дополнительное поле), нажмите на кнопку «Настройка полей», выберите нужные поля дополнительного поля.

Сохраните настройки.

Далее появится новый столбец с названием дополнительного поля. Можно нажать на столбец, чтобы отфильтровать значения от наименьшего к наибольшему или наоборот (стрелочка вниз от наименьшего к наибольшему, стрелочка вверх от наибольшего к наименьшему).

Также можно воспользоваться фильтром, чтобы отфильтровать только нужные значения.

В системе есть возможность использовать обязательные поля для заполнения данных в карточках клиентов, лидов и групп. Использование обязательных полей не позволяет сохранить соответствующие карточки, если активное обязательное поле не заполнено.

Для активации обязательного поля для заполнения в карточках клиентов, лидов и групп перейдите в «Настройки» → «Кастомизация» → «Обязательные поля».

Данный раздел разделен на 3 вида карточек:

• Карточка клиента;

• Карточка группы;

• Карточка лида.

Чтобы активировать дополнительное поле, перетащите ползунок в разделе нужного вида карточки напротив нужного обязательного поля.

Теперь карточка клиента не будет создана или отредактирована без заполнения включенного обязательного поля.

Можно использовать обязательные поля по контактным данным клиента/лида (например, можно включить обязательное поле «Мобильный», тогда если данное контактное поле именно с типом «Мобильный» не было указано, то система не даст сохранить такую карточку клиента/лида).

Также есть возможность добавления дополнительных полей в карточки клиентов, лидов и групп.

Для этого необходимо создать дополнительное поле в соответствующем виде карточек. После создания дополнительного поля нужно перейти в раздел «Настройки» (гаечный ключ) → «Кастомизация» → «Обязательные поля» и перетащить ползунок в нужном разделе, напротив нужного обязательного поля. Также можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

В AlfaCRM можно самостоятельно загрузить все шаблоны договоров или абонементов в систему, редактировать их в любой момент и настроить автоподстановку данных в нужные поля в договоре.

Для работы с печатными формами перейдите в раздел «Настройки» →«Кастомизация» → «Печатные формы».

Печатные формы делятся на 2 типа:

• Печатные формы для абонементов. Позволяют создать шаблон абонемента и распечатать данный шаблон через карточку клиента.
• Печатные формы для договоров. Позволяют создать шаблон договора и распечатать данный шаблон через карточку клиента.

Чтобы отключить печатную форму, перетащите ползунок напротив нужной формы (ползунок формы будет окрашен в белый цвет). Для редактирования формы нажмите на значок карандаша.

Также можно применить фильтр, чтобы найти нужную печатную форму по названию.

Для добавления новой формы нажмите на кнопку «Добавить».

Наименование — укажите название печатной формы.

Тип — выберите тип печатной формы для договора или для абонемента.

Также поставьте галочки напротив филиалов, где будет доступна данная печатная форма.

Далее добавьте текст договора.

Можно использовать теги (автоподстановка), чтобы информация по тегам автоматически подтягивалась в абонемент/договор. Подробнее о тегах автоподстановки по ссылке.

Также можно использовать форматирование текста.

При использовании печатных форм можно использовать теги для автоматической подстановки активной юридической информации (реквизитов филиала), которые указаны в разделе «Лицензирование» на вкладке «Лицензирование (архив)».

Теги для подстановки:

{legaldetails.link} — Ссылка на реквизиты

{legaldetails.name} — Юридическое имя;

{legaldetails.offer} — Публичная оферта;

{legaldetails.address} — Юридический адрес;

{legaldetails.additional} — Дополнительные реквизиты;

{legaldetails.taxpayer_id} — Идентификатор налогоплательщика;

{legaldetails.taxpayer_type} — Тип идентификатора налогоплательщика.

При добавлении договора клиенту с печатной формой, которая содержит теги для юридической информации филиала, в котором добавлен договор, необходимо внести информацию в карточку клиента.

Обратите внимание!

• При использовании тега {tariff.paid} — Оплачено; отображается сумма платежей, привязанных к абонементу. Тег будет работать корректно только с типом расчета «Раздельный».
• При использовании тега {lesson.table} — Таблица уроков; информация будет отображаться в виде таблицы. Тег будет работать корректно только с типом расчета «Раздельный».

Информацию по тексту можно форматировать в HTML формате (через программный код), чтобы форматирование по договору отображалось более корректно.

Для этого перейдите в печатную форму договора «Вид» → «Исходный код».

Добавьте отформатированный текст в HTML формате, после чего сохраните форму.

После того как печатная форма была настроена, ее нужно сохранить. Для этого нажмите кнопку «Сохранить».

Также можно посмотреть историю изменений по печатной форме (круглая зеленая стрелочка), а также форму можно удалить (красная корзина).

Обратите внимание!

• По умолчанию в системе добавлена печатная форма «Печать» для типа печатной формы «Абонемент», которая уже содержит системный шаблон печатной формы. Печатную форму «Печать» нельзя удалить из системы.

Данную форму можно редактировать на свое усмотрение, но если ее нужно вернуть к изначальному виду (к системному шаблону), то необходимо нажать на кнопку «По умолчанию».

Пример с отображением печатной формы «Печать» для типа печатной формы «Абонемент» показан ниже на скриншоте.

Добавление картинки в печатную форму

Для использования картинки в печатной форме необходимо разместить ее на любом хостинге, где можно загрузить изображения (например, на хостинге ImgBB).

После того как картинка была загружена на хостинг, скопируйте ссылку на вашу картинку (по возможности в HTML-коде; если такой возможности нет, то просто скопируйте ссылку на изображение).

Далее перейдите в печатную форму, в которую нужно добавить картинку. Перейдите на верхнюю вкладку настроек «Инструменты» → «Исходный код».

Вставьте ранее скопированную ссылку на картинку. Сохраните.

Готово! Картинка успешно добавлена в печатную форму.

Для изменения печатной формы можно потянуть уголки для увеличения или уменьшения размера картинки.

Обратите внимание! Если вместо картинки вставляется ссылка, то в настройках исходного кода необходимо добавить дополнительно тег (img) и атрибут (src) к ссылке, пример: <img src="Ссылка на картинку"/>. Сохраните.

Пример указан ниже.

Готово!

Подробнее о редакторе договоров можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

Раздел используется для публикаций новостей, приказов и анонсов в учебных центрах для информирования своих клиентов о предстоящих событиях в учебном центре.

В данный момент реализованы настройки изменения названий типов публикаций, которые есть в самом разделе "Информер".

Для изменения названия типа публикации нажмите на карандаш напротив публикации, которую необходимо изменить.

Про данный раздел можно прочитать по ссылке.

Также по настройкам системы можно посмотреть видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.