Настройки CRM

В поле «Домашний URL» можно указать адрес, на который пользователя будет перенаправлять при выходе из системы, например, вы можете указать адрес вашего сайта.

В поле «Валюта по умолчанию» выбирается валюта, в которой будут осуществляться расчеты в системе. Если в списке нет нужной для вас валюты, то по запросу в чат технической поддержки мы можем добавить нужную вам валюту.

В поле «Язык интерфейса» выберите язык системы. Также язык интерфейса настраивается для каждого пользователя отдельно, подробнее в видео.

В поле «Тип округления» выбирается, по какой логике будут происходить расчеты в системе, подробнее можно посмотреть в видео.

Кнопка «Применить» в поле «Обновить поиск» позволяет обновить работу поисковой строки в верхней панели, например, если в этой строке не выпадает карточка клиента, который есть в системе. Эту кнопку не нужно будет нажимать часто, в основном после импорта большого количества клиентов.

В пункте «Дополнительные опции» можно отметить галочками:

- Подтверждение проведённых уроков – проведенные занятия будут окрашены красным цветом в табличном отображении раздела «Уроки». Занятие можно будет выделить галочкой и нажать кнопку «Подтвердить». Опция используется для контроля работы педагогов и администраторов.

- Подтверждение добавленных платежей – добавленные платежи будут окрашены красным цветом, платеж можно будет выделить галочкой и нажать «Подтвердить». Опция также используется для контроля работы сотрудников.

- Паспортные данные в карточке ученика – в карточке клиента появятся поля паспортных данных: серия и номер, дата и орган выдачи паспорта.

- Использовать ссылки для диалога WhatsApp и Viber – в карточке клиента рядом с мобильным номером телефона отобразятся значки WhatsApp и Viber, можно будет перейти в диалог с клиентом и написать ему.

- Отображение возраста с месяцами – в карточке клиента будет отображаться возраст с месяцами, эта опция полезна, например, для детских садов.

- Включить поле для штрих-кодов по ученикам – при помощи сканера штрих-кодов карточку клиента можно будет быстро найти в системе, на нашем YouTube канале есть подробное видео о работе со сканером.

- Включить возможность ведения юр.лиц – в меню слева появится раздел «Юр.лица», в котором вы можете вести компании, от которых занимаются ваши корпоративные клиенты. Подробнее о работе с разделом в видео.

- Включить возможность продажи товаров – вверху экрана появится раздел ТМЦ (это значок корзины), в котором можно вести учет и продажу товаров, например, учебников и методичек и учет основных средств, например, столов и компьютеров. Подробнее о работе с разделом в статье.

Настройка филиалов:

В поле «Корпоративный e-mail» можно указать e-mail, на который будут приходить ответы клиентов. Если корпоративный e-mail не указан, то ответ придет на почту сотрудника, который отправлял сообщение. Для каждого филиала можно указать отдельный корпоративный e-mail.

В поле «Часовой пояс» выбирается часовой пояс системы. Для каждого филиала можно указать свой часовой пояс. По времени выбранного часового пояса будут отправлять рассылки и отображаться история изменений. Часовой пояс звонков можно настроить по запросу в чат технической поддержки (он будет общий для всей системы).

Филиалы

Как правило, филиалы – это разные города с отдельной базой клиентов.

Чтобы добавить филиал, нажмите кнопку "+ добавить"; чтобы редактировать название филиала, нажмите на карандаш; чтобы отключить - на зеленый бегунок.

Филиалы не удаляются окончательно в целях сохранения безопасности данных, можно ограничить доступ к отключенному филиалу в меню слева "Доступ в CRM".

Между филиалами можно будет переключаться вверху экрана.

Подробнее о филиальной системе в видео.

Уведомления

В поле «О должниках» можно включить уведомление о должниках из всех активных клиентов или только из клиентов, у которых сегодня занятие. Вверху экрана появится красный мигающий колокольчик, можно навестить на колокольчик, отобразится количество должников и сумма долга. Можно нажать на уведомление, сформируется список должников.

В поле «Должник это» выбирается, кого система будет считать должником: если у клиента долг на общем остатке (это в верхнем правом углу в карточке клиента) или если долг хотя бы на одном счету (имеется в виду базовый счет и раздельные счета абонементов). Также фильтр по остатку денег или оплаченных уроков будет применяться либо по общему остатку, либо по остатку на счетах. Если у вас есть клиенты, которые занимаются одновременно по нескольким абонементам, то рекомендуем выбрать вариант «Есть долг хотя бы на одном счету».

В поле «Нет абонемента» можно включить уведомление о клиентах без абонемента из всех активных клиентов или только из клиентов, у которых сегодня занятие. Вверху экрана появится уведомление о клиента без абонемента или о клиентах, у которых закончился период действия абонемента или сегодня последний день действия абонемента. Можно нажать на уведомление, сформируется список этих клиентов.

В поле «Дублирование клиентов» можно включить поиск дублей по номеру телефона, поиск дублей происходит в ночное время, на следующий день вверху экрана появится уведомление о карточках, которые можно слить. Подробнее в статье.

В пункте «Прочие уведомления» можно поставить галочки:

- Задачи пользователя на сегодня – рядом с разделом «Задачи» у сотрудников будет отображаться зеленым цветом количество задач на сегодня, в карточках которых они указаны как "Исполнитель".

- Просроченные задачи пользователя – рядом с разделом «Задачи» у сотрудников будет отображаться красным цветом количество просроченных задач, в карточках которых они указаны как "Исполнитель". Задача может быть просроченной как по дате, так и по времени.

- О непроведённых уроках за вчера – рядом с разделом «Уроки» будет отображаться количество непроведенных занятий за последние два дня. О том, как быстро найти эти занятия, в статье.

- Уведомление о д/р – вверху экрана будет появляться уведомление о клиентах, у которых сегодня день рождения. Можно будет нажать на уведомление, чтобы просмотреть список этих клиентов.

- Остался 1 урок на счету - вверху экрана будет появляться уведомление о клиентах, у которых остался один оплаченный урок. Можно будет нажать на уведомление, чтобы просмотреть список этих клиентов.

Клиенты

Статусы клиентов

По умолчанию созданы статусы: "Активен", "Закончил" и "Бросил".

По статусу можно настраивать рассылки и фильтровать клиентов.

Уровни знаний

Уровни знаний можно указывать в карточках клиентов и групп.

По умолчанию в системе созданы уровни: "Начинающий", "Продолжающий" и "Профессиональный".

По уровню знаний можно будет применять фильтр.

Причины пропуска уроков

От выбранной причины пропуска зависит списание средств с клиента, подробнее в видео.

Кабинет клиента

В этом разделе настраиваются параметры личных кабинетов клиентов, подробнее в статье.

Причины отказов

При отправлении ученика в архив можно указать причину отказа, далее в разделе «Клиенты» сформировать отчет «Причины потери клиентов» и применить фильтр.

Система лояльности

При помощи модуля "Система лояльности" вы можете начислять клиентам кешбэк и компенсировать занятиями и товарами.

Подробнее в статье.

Продажи

Этапы воронки продаж

По умолчанию в системе созданы этапы: "Установлен контакт", "Назначено пробное", "Проведено пробное" и "Получена оплата", также этап "Не разобрано", на которой по умолчанию попадают лиды.

Можно настроить последовательность этапов, зажав этап левой кнопкой мыши и перетащив.

При удалении этапа воронки лиды, находящиеся на этом этапе, переместятся на этап "Не разобрано".

Группы источников

Используются для сегментации источников лидов, например, можно всех ваших партнеров объединить в одну группу.

Источники лидов

В этом разделе создаются и редактируются источники привлечения клиентов.

Далее в разделе «Лиды» можно будет сформировать отчет «Источники лидов» и фильтровать клиентов по источнику.

Причины отказов

При отправлении лида в архив можно указать причину отказа, далее в разделе «Лиды» сформировать отчет «Причины потери лидов».

Также архив можно будет фильтровать по причине отказа.

Виджеты захвата лидов с сайта

В этом разделе создается форма, которую можно будет встроить на ваш сайт или разместить ссылку на нее в социальных сетях, подробнее в видео.

Виджет формы записи «визард»

Настраивается форма записи для лидов, которую также можно встроить на ваш сайт или разместить на нее ссылку в социальных сетях, подробнее в видео и в статье.

Виджет «Онлайн-расписание»

Виджет позволяет записываться на любые занятия вашего учебного центра, подробнее в статье и в видео.

Уроки

Предметы

Предметы можно создать вручную или загрузить из файла excel.

По предметам планируются занятия, привязываются абонементы и настраиваются ставки.

Онлайн стримы

Можно закрепить за аудиторией, группой, педагогом или регулярным расписанием ссылку на конференцию, например, в Zoom либо любом другой сервисе онлайн конференций.

Подробнее можно прочитать в статье.

Статусы групп

Стандартные статусы – это "Идет набор", "Обучается" и "Завершена".

По статусу группы можно будет фильтровать.

Статус участия в группе

Стандартные статусы – это "Резерв", "Внесен платеж", "Перевод" и "Отказ".

Статус участия можно указать при добавлении клиента в группу.

Настройка уроков

В пункте «Отображение полей» можно снять галочки «Домашние задания», «Тема урока», «Выставление оценок», если в вашем учебном центре не ставятся оценки или не нужно указывать тему занятия и домашнее задание.

В пункте «Дополнительные опции» можно поставить галочки:

- Автоматически проводить вчерашние уроки - тогда система в ночное время будет проводить занятия за день, по умолчанию все ученики будут отмечены как присутствующие. Эта настройка распространяется на все филиалы системы.

- Разрешить планировать уроки на прошлое и Разрешить проведение будущих уроков – если поставить эти галочки, то система разрешит запланировать занятие за прошлое и провести за будущие. Рекомендуем оставить галочки снятыми, чтобы система помогала избежать ошибок.

В поле «Предзаполнение урока» настраивается автоматическая подстановка данных при планировании разового индивидуального занятия в карточке клиента, подробнее в статье.

Можно поставить галочку «Использовать ак/ч» и указать продолжительность академического часа, тогда в карточке клиента можно будет просмотреть количество проведенных и посещенных академических часов в общем по клиенту и отдельно по абонементам, если в абонементах выбран тип расчетов «Раздельный».

Настройки календаря

В поле «Рабочие дни» отметьте галочками дни, которые будут отображаться в календаре и в графике работы педагогов.

В поле «Рабочее время» указывается диапазон времени, который будет отображаться в календаре и в графике работы педагогов.

В поле «Интервал» настраивается интервал, с которым будет отображаться время в календаре. Например, если выбрать минимальный интервал «5 минут», то одна строка в календаре будет равна пяти минутам.

В поле «По умолчанию открыт» выберите, по умолчанию открывать календарь на день, неделю или месяц. Переключать отображение можно будет как показано на скриншоте:

В поле «Карточка» отметьте галочкой, отображать ли в календаре:

- название аудитории, в которой запланировано занятие;

- предмет, по которому запланирован урок;

- тип занятия и клиентов или группы, которые записаны на занятие;

- педагога, который ведёт урок;

- комментарий по занятию;

- состав группы, которая записана на урок.

- если поставить галочку «Использовать новые строки», то каждый параметр занятия будет отображаться с новой строчки.

В поле «Опции» можно поставить галочку «Сразу выстраивать уроки по аудиториям», тогда в календаре занятия будут сразу выстроены по аудиториям, в которых они запланированы. Также уроки можно выстроить по аудиториям вручную, поставив галочку «Выстроить».

Локации - Аудитории

Локации – это разные адреса учебных центров. В одном филиале может быть несколько локаций.

В аудиториях будут планироваться уроки. В одной локации может быть несколько аудиторий. Занятия в календаре окрашиваются в зависимости от аудитории, в которой они запланированы.

Локации и аудитории можно сортировать, зажав левой кнопкой мыши и перетащив. Чем выше в списке, тем левее будет в календаре.

Если отключить аудиторию, то уроки, запланированные в этой аудитории, скроются в календаре.

Оценки

Создайте свой реестр оценок, чтобы формировать успеваемость, система автоматически посчитает средний балл, подробнее в видео.

Педагоги

Квалификация

В карточке педагога можно будет указать квалификацию по учебному предмету, далее учителей можно будет фильтровать.

По умолчанию в системе созданы квалификации: "Начинающий", "Продолжающий" и "Профессиональный".

Кабинет педагога

В этом разделе настраиваются параметры личных кабинетов педагогов, подробнее в статье.

Интеграции

SMS

В этом разделе можно настроить интеграцию с поставщиком для отправки sms из системы, подробнее в видео.

С поставщиком, которого нет в списке, можно настроить кастомную интеграцию, выбрав "Webhook request".

Телефония

Настраивается интеграция с поставщиком телефонии, подробнее в видео.

Интернет-эквайринг

Чтобы ваши клиенты могли оплачивать обучение из своего личного кабинета картой и платежи автоматически попадали в систему, можно настроить интеграцию с поставщиком интернет-эквайринга.

Выберите поставщика из списка и перейдите по ссылке в инструкцию по настройке интеграции.

Онлайн касса

В этом разделе можно настроить интеграцию с онлайн кассой для отправления платежей на фискализацию из системы.

Интеграция осуществляется через сервис Комтет.Касса, подробнее в статье.

Финансы

Кассы и счета

В этом разделе создаются кассы и счета компании, например, можно создать кассы "Наличные" и "Расчетный счет".

Сотрудникам можно ограничить доступ к определенным кассам в меню слева "Доступ в CRM".

Статьи

Для дополнительной сегментации платежей можно создать статьи доходов и расходов, например, «Арендные платежи», «Услуги связи».

Далее в разделе "Финансы" можно будет сформировать отчет "Обороты по статьям".

Категории статей

Используются для сегментации статьей, например, в категорию «Затраты на рекламу» могут входить статьи «Раздача листовок» и «Реклама в instagram».

Закрытые периоды

В этом периоде будет ограничено добавление, редактирование и удаление платежей и уроков для педагогов и администраторов, подробнее в видео.

Автодействия и рассылки

Автоматические рассылки

В системе есть возможность подключить рассылки, которые срабатывают в определенное время по установленному интервалу или до конкретного события.

Варианты рассылок:

- Счета на оплату клиентам;

- Поздравление с днем рождения;

- Оповещение об уроках в фиксированное время или перед началом занятия;

- Сквозная рассылка;

- Напоминание об оплате для клиента;

- По дате окончания договора или по дате платежа.

Триггеры и вебхуки

В этом разделе можно настроить реакции на определенные события (триггеры).

Подробные кейсы:

- Оповещение для администратора о новой заявке;

- Автоматическое создание задачи при добавлении лида в системе;

- Автоворонка и автоконверсии;

- Всевозможные триггеры;

- Выбор реакции "Webhook";

- Автозадачи по клиентам при движении по воронке.

Настройка подложки e-mail

Настраивается дизайн e-mail рассылки, подробнее в видео.

Sms и e-mail шаблоны

Напишите заранее тему и текст письма, которые можно будет подгрузить перед отправкой или выбрать в настройках авторассылки или триггера.

В тексте можно использовать теги, скопированные из поля "Допустимые теги" в настройках авторассылки или триггера.

Шаблоны задач

В этом разделе можно заранее прописать текст задачи, указать исполнителей и срок выполнения, подробнее в статье.

Кастомизация

Дополнительные поля

Возможно добавлять дополнительные поля в различные сущности системы, например, добавить дополнительное поле «Класс» в карточке клиента, более подробно в видео.

Обязательные поля

Настройка обязательности заполнения полей при создании и редактировании клиента, лида, группы, подробнее в видео.

Печатные формы

Вы можете самостоятельно загрузить все шаблоны договоров в систему, редактировать их в любой момент и настроить автоподстановку данных в нужные поля в договоре, подробнее о редакторе договоров в видео.

Также по настройкам системы можно посмотреть видео.

Настройки CRM

Работа с настройками в АльфаCRM

Раздел "Настройки CRM"

Содержание:

Как перейти в раздел "Настройки CRM"

Базовые настройки