Раздел "Задачи"

В этом разделе можно добавлять задачи с напоминанием для себя или других сотрудников о совершении какого-либо действия, например, звонка клиенту.

Содержание:
  • Отображение в виде доски
  • Отображение в виде таблицы
  • Как создать шаблон задачи
  • Как создать задачу
  • Как выполнить задачу
  • Как отправить задачу в архив
  • Как настроить лимит задач
  • Как автоматически ставить задачу на лидов, записавшихся на сайте
  • Что означают цифры рядом с разделом «Задачи»?
  • Как узнать, кто из менеджеров больше выполнил задач
  • Как создать дополнительные поля в карточке задачи
  • Как настроить автозадачу
  • Как перейти в раздел "Задачи"

    Нажмите на пункт "Задачи" слева в меню.

    Режимы просмотра

    Раздел задач можно просматривать в двух режимах:

    1) Отображение в виде доски;

    2) Отображение в виде таблицы.



    Отображение в виде доски

    В нем отображаются только открытые задачи:

    - «Просроченные» - истекла дата выполнения или время выполнения задачи;

    - «На сегодня»;

    - «На завтра»;

    - «Бессрочные» - дата выполнения задачи не указана.

    Можно переключаться между вкладками:

    - «Текущие»;

    - «Я – исполнитель» - Вы указаны в поле «Исполнитель» в карточке задачи, либо Вы автор задачи;

    - «Я – автор» - Вы добавили задачу в систему.

    Можно настроить сортировку:

    - «Вручную» - карточку задачи можно будет перемещать вверх/вниз по столбцу или из одного столбца в другой, захватив левой кнопкой мыши;

    - по «Дате выполнения» - дата указывается в поле «Когда исполнить» в карточке задачи;

    - по «Дате создания» - дата добавления задачи в систему, отображается во вкладке «История изменений» в карточке задачи;

    - «По алфавиту» - первая буква в тексте задачи;

    - «По приоритету» - приоритет задаче можно задать в карточке задачи в разделе «Дополнительные опции».



    Отображение в виде таблицы

    В нем списком указаны все задачи.

    Можно переключаться между вкладками:

    - «Открыто»;

    - «Выполнено» - все выполненные задачи;

    - «Архив» - все архивные задачи.

    Через «Настройку полей» можно вывести или скрыть столбцы в таблице. Для сортировки задач по значению в столбце нажмите на название столбца.

    Для фильтрации задач нажмите на кнопку «Фильтр» в верхнем правом углу, выберите параметры фильтрации и нажмите «Применить».

    Примененный фильтр можно сохранить, нажав «сохранить», и далее можно будет быстро выбрать сохраненный фильтр, нажав на стрелочку на кнопке "Фильтр". Фильтр может быть Частным (для пользователя, который его добавил) или Публичным (для всех пользователей).



    Как создать шаблон задачи

    Нажимаем кнопку «Другое»-«Управление шаблонами».

    Или в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных» нажимаем «шаблоны задач».

    Нажимаем кнопку «+Добавить».

    В поле «Название» указываем название шаблона, которое будет отображаться при выборе шаблона.

    В поле «Текст задачи» указываем текст, который будет подгружаться в карточку задачи при выборе шаблона. Можно нажать «автотеги», откроется список тегов для автоподстановки данных, которые можно скопировать и вставить в текст задачи.

    В поле «Исполнитель» можно выбрать сотрудников, на которых будет ставиться задача при выборе шаблона.

    В поле «Срок исполн, дней» можно указать количество дней, через которое задачу нужно будет исполнить при выборе шаблона.

    В поле «Филиалы» отмечаем галочкой филиалы, в которых шаблон будет отображаться для выбора.

    Нажимаем «Сохранить».

    Шаблоны задач можно сортировать, зажав левой кнопкой мыши и перетащив, отключать, нажав на зеленый бегунок, редактировать, нажав на карандаш и удалять, нажав на красную корзину.



    Как создать задачу

    1. Нажимаем кнопку «+Добавить».

    2. Текст задачи прописываем вручную или подгружаем из ранее созданного шаблона, нажав «Загрузить из шаблона».

    Первая строка в тексте будет отображаться в названии задачи. Последующие четыре строки будут видны в отображении в виде доски.

    Для добавления подзадач в тексте задачи можно указать [ ], тогда при выполнении задачи можно будет ставить галочки о выполнении подпунктов.

    3. В поле «Исполнитель» выбираем исполнителей задачи (выпадает список сотрудников, у которых есть доступ в систему). Исполнителей у задачи может быть несколько или не быть совсем.

    4. В поле «Когда исполнить» указываем время и дату выполнения задачи. Дату можно не указывать, тогда задача будет бессрочной.

    5. К задаче можно привязать клиента,группу или юр.лицо. В поле «Клиент(ы)» можно ввести ФИО клиента и выбрать из списка, в поле «Группа» можно выбрать группу, в поле «Компания» - юр.лицо. Задачу можно поставить сразу на несколько клиентов или групп. Так из карточки задачи можно будет быстро перейти в карточку клиента, группы или юр.лица.

    6. В разделе «Дополнительные опции» можно нажать «показать», раскроются дополнительные параметры.

    Задаче можно задать приоритет (Низкий, Нормальный, Высокий) или оставить «Не выбран». По приоритету задачи можно будет фильтровать или сортировать.

    Можно поставить галочку «Разрешить уведомления об изменениях в задаче», тогда при изменении и добавлении задачи на почту автору и исполнителям будет приходить письмо. Такие задачи отображаются со значком конверта.

    Задачу можно сделать приватной, поставив галочку «Разрешить доступ только для исполнителя», тогда задача будет видна только исполнителям и автору. Такие задачи отображаются со значком замочка.

    В разделе «Филиалы» можно поставить галочки филиалов, в которых будет отображаться задача, так задачу можно поставить сразу на несколько филиалов.

    7. Нажимаем «Сохранить».



    Как выполнить задачу

    Карточку задачи можно выделить галочкой и нажать кнопку «Выполнить».

    Или задачу можно выполнить, находясь в карточке клиента, во вкладке «Задачи».

    Можно отменить выполнение задачи, изменив ее статус.

    Можно нажать на название задачи, откроется ее карточка, можно указать комментарий по выполнению задачи во вкладке "Комментарии" и проставить чек-боксы выполнения подзадач. Задачи с комментариями отображаются со значком облака.

    К задаче можно прикрепить файл, также просматривать и скачивать прикрепленные файлы сотрудников.



    Как отправить задачу в архив

    Задачу можно выделить галочкой и нажать кнопку «В архив» или нажав «Править» и на значок красной корзины.

    Архивные задачи можно просмотреть в отображении в виде таблицы во вкладке «Архив». Задачу можно вернуть из архива, нажав на значок зеленой стрелочки в строке задачи или выделив задачу галочкой, нажав «Править» и на значок зеленой стрелочки.



    Как настроить лимит задач

    Нажимаем кнопку «Другое»-«Настройки задач».

    В поле «Ограничение кол-ва задач на день всего» указываем количество задач в день на филиале для всех сотрудников.

    В поле «Ограничение кол-ва задач на день на исполнителя» указываем количество задач в день на одного исполнителя на филиале.

    При добавлении задачи, превышающий лимит, появится уведомление.



    Как автоматически ставить задачу на лидов, записавшихся на сайте

    Выделяем карточку задачи галочкой, нажимаем кнопку «Править», ставим галочку «Использовать задачу в форме захвата лидов», копируем появившуюся ссылку, нажимаем «Сохранить».

    Скопированную ссылку можно разместить у вас на сайте или в соц.сетях.

    При переходе по ссылке будет открываться форма записи, показанная на скриншоте.

    Форма стандартная и не редактируется. В подзаголовке формы отображается через дробь филиал и название задачи.

    При заполнении формы в системе будет создан лид, на которого уже будет поставлена задача.

    Задачи, используемые в форме захвата лидов, отображаются со значком, показанным на скриншоте.



    Что означают цифры рядом с разделом «Задачи»?

    Зеленым цветом рядом с разделом «Задачи» отображается количество задач пользователя на сегодня.

    Красным – количество просроченных задач пользователя.

    Задача на сегодня может быть просроченной, если истекло время исполнения задачи.

    Уведомления можно отключить в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Область уведомлений», сняв галочки «Задачи пользователя на сегодня» и «Просроченные задачи пользователя».



    Как узнать, кто из менеджеров больше выполнил задач

    Нажмите пункт «Лиды» слева в меню, далее кнопку «Отчеты»-« Эффективность менеджеров», в поле «Период отчета» задайте период, в поле «Сортировка результатов» выберите «Выполненные задачи», нажмите «Сформировать».

    В столбце «Выполненные задачи» отображается количество выполненных задач, в столбце «Менеджер» - ФИО менеджеров в порядке убывания выполненных задач.

    В строке "Итого" отображается количество всех выполненных задач, у которых указан ответственный.



    Как создать дополнительные поля в карточке задачи

    В настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе "Кастомизация системы" нажимаем кнопку "+добавить", в поле "Раздел CRM" выбираем "Карточка задачи".

    Например, создадим дополнительное поле "Ответственный".

    В типе выбираем "Выбор нескольких значений", в поле "Название" пишем "Ответственный", в поле "Системное имя" нажимаем "авто", в поле "Значения" прописываем ФИО сотрудника, нажимаем "+" и так прописываем ФИО всех сотрудников. В поле "Значение по умолч." можно указать информацию, которая автоматически будет подставляться в дополнительное поле. Нажимаем "Сохранить".

    Теперь при создании задачи дополнительно можно указать ответственного, раскрыв дополнительные опции.

    Далее задачи можно будет фильтровать по дополнительным полям, нажав кнопку "Фильтр".



    Как настроить автозадачу

    Перейдите в настройки системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в раздел "Автоматизация и повышение показателей" - "триггеры и вебхуки", нажмите "+добавить".

    В поле "Реакция" выберите "Создать задачу", в поле "Шаблон задачи" выберите заранее созданный шаблон.

    Например, создадим триггер, чтобы при смене этапа воронки на "Проведено пробное" на лида автоматически ставилась задача о звонке.

    В поле "Целевая сущность" выберите "Клиент", в поле "События" поставьте галочку "Изменение", в поле "Затронутые поля" - "Этап воронки" поставьте галочку и выберите "Проведено пробное".

    Готово! При смене этапа воронки на "Проведено пробное" в карточке лида автоматически будет поставлена задача на его ответственного менеджера.

    Ответственного менеджера можно указать в карточке лида