Автоматические рассылки

Инструкция по настройке и подключению рассылок для пользователя АльфаCRM

Автоматические и триггерные рассылки

В системе есть возможность подключить автоматические рассылки, которые срабатывают в определенное время по установленному интервалу, например, ежедневные напоминания о пробных занятиях для клиентов или триггерные рассылки в момент совершения действия. При внесении оплаты клиентом отправляется SMS/электронное письмо с информацией о внесенной сумме и количеством оставшихся оплаченных занятий.

Мы рассмотрим популярные варианты рассылок и алгоритм подключения, применяя который, можно быстро настроить основные рассылки для клиентов, педагогов, юр. лиц и администраторов.


1. Авторассылка клиентам с напоминанием о занятии

Для настройки автоматической рассылки необходимо добавить шаблон email или sms, по которому она будет осуществляться. В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки» кликните на строку «email шаблоны» или «sms шаблоны».

Рассмотрим на примере добавления email шаблона.

В разделе управления email шаблонами нажмите кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона, тему и текст письма; если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона e-mail рассылки с напоминанием о пробных занятиях можно посмотреть на скриншоте:


После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой в определенное время и по выбранному интервалу будет отправляться массовая рассылка клиентам с напоминанием о занятиях. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Автоматические рассылки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Когда рассылаем?

В поле «Периодичность» выберите, когда будет отправляться рассылка: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В нашем случае мы выбираем «Ежедневно». В поле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет осуществляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).

2) Что рассылаем?

В поле «Тип рассылки» выбираем вариант «Оповещение об уроках». В поле «Тип урока» выбираем «Пробный». Далее «Период уроков» выбираем, например, вариант «Уроки на завтра» и «Статус урока» - «Запланировано», так рассылка будет отправляться всем клиентам, у которых на завтра есть запланированные занятия.

3) Как рассылаем?

В поле «Способ рассылки» выбираем вариант «Отправить еmail» и в поле «Шаблон» выбираем шаблон для клиента, который создали «Напоминание о пробном», в блоке «Допустимые теги» отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне email рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так авторассылка будет создана. Пример добавления авторассылки представлен ниже:


После добавления данной рассылки ежедневно в 09:00 по московскому времени будут отправляться e-mail уведомления всем клиентам, у которых на сегодня есть запланированные занятия.


2. Рассылка клиентам с напоминанием об оплате

Для подключения рассылки сначала добавляется шаблон email или sms, по которому будет осуществляться рассылка.

В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите надпись «email шаблоны» или «sms шаблоны». Рассмотрим на примере добавления e-mail шаблона.

Перейдя в раздел управления e-mail шаблонами, нажмите кнопку «Добавить» в поле «Назначение», выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона, тему и текст письма, также, если применяется система филиалов, выберите те, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона e-mail рассылки с напоминанием об оплате:


После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой (в определенное время и по выбранному интервалу) будет отправляться массовая рассылка клиентам с напоминанием об оплате. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Автоматические рассылки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Когда рассылаем?

В поле «Периодичность» выберите, когда будет отправляться рассылка: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В нашем случае мы выбираем «Ежедневно». В поле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).

2) Что рассылаем?

В поле «Тип рассылки» выбираем вариант «Напоминание об оплате для клиента». В поле «Статус клиента» выбираем «Активен», чтобы оповещение приходило только активным клиентам (либо можно оставить вариант «Любой»). Далее в поле «Мин. остаток (уроки)» вносим значение «1», если необходима рассылка, когда осталось 1 занятие и менее, или в поле «Мин. остаток (деньги)» вносим числовое значение в деньгах, например, если необходимо, чтобы отправлялась рассылка при снижении баланса ниже 1000 руб. Далее отмечаем галочками условия для отправки: «Рассылать, только если был на уроках за 30 дней» — будет рассылка, если клиент присутствовал на занятиях за последние 30 дней, «Рассылать только если есть деньги на остатке» — рассылка будет отправляться, только если на остатке клиента более чем 0, «Рассылать только если есть занятия в этот день» — рассылка будет отправляться тем клиентам, у которых в день рассылки есть запланированные или проведенные уроки (если уроки были отменены, система не будет их учитывать).

3) Как рассылаем?

В поле «Способ рассылки» выбираем вариант «Отправить email» и в поле «Шаблон», выбираем «Напоминание об оплате», в блоке «Допустимые теги» отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так авторассылка будет создана.

Пример добавления авторассылки представлен на скриншоте:


После добавления данной рассылки ежедневно в 09:00 по московскому времени будут отправляться email уведомления всем клиентам, у которых на остатке 1 оплаченное занятие и менее, также у них есть запланированное занятие, клиент был на уроке и на счету есть средства.


3. Рассылка клиентам «поздравление с днем рождения»

Для настройки авторассылки добавим email или sms-шаблон, по которому будет осуществляться рассылка. В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите надпись «email шаблоны» или «sms шаблоны». Рассмотрим на примере добавления sms-шаблона.

После перехода в раздел управления sms-шаблонами нажмите кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона и текст SMS, также, если применяется система филиалов, выберите те, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. C примером шаблона sms-рассылки можно ознакомиться ниже:


После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой в выбранное время время и по заданному интервалу будет отправляться массовая рассылка клиентам с поздравлением с днем рождения.

Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Автоматические рассылки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Тип рассылки

В поле «Тип рассылки» выбираем «Поздравление с днем рождения». В поле "Для кого" можно настроить рассылку отдельно для лидов, отдельно для клиентов либо оставить вариант "Для лидов и клиентов".

Если требуется рассылать поздравления и по активным и по архивным клиентам, поставьте галочку «Рассылать по архивным спискам». Если не устанавливать галочку, по умолчанию рассылаются поздравления только активным клиентам.

2) Когда рассылаем?

В поле «Периодичность» выберите вариант «Ежедневно». В пле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).

3) Как рассылаем?

В поле «Способ рассылки» выберите вариант «Отправить SMS»,в поле «Шаблон» нажмите на шаблон для клиента «С днем рождения», в блоке «Допустимые теги» отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне sms-рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так авторассылка будет создана.

Пример добавления автоматической рассылки представлен на скриншоте:


После добавления данной рассылки ежедневно в 09:00 по московскому времени будут отправляться sms-уведомления с поздравлением с днем рождения всем активным клиентам и лидам.


4. Рассылка педагогам о назначенных занятиях

Для подключения рассылки необходимо создать шаблон email или sms-рассылки в разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки». Рассмотрим на примере добавления шаблона e-mail рассылки. Нажмите на надпись «email шаблоны», затем кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для педагога», далее заполните название шаблона, тему и текст письма, также, если применяется филиальная система, выберите те, по которым будет действовать шаблон и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона email рассылки можно посмотреть на скриншоте:


После добавления шаблона необходимо добавить триггер, по которому (в момент добавления занятия) педагогу будет отправлен email с напоминанием о занятии. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Триггеры и вебхуки». В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Выберите условия срабатывания триггера.

В поле «Целевая сущность» выберите «Урок/Занятия», в разделе «События» галочкой отметьте «Добавление», в разделе «Затронутые поля», отметьте галочкой пункт «Статус» и выберите вариант «Запланировано», так будут отправляться уведомления по всем типам занятий и по всем предметам, если необходимо настраивать отдельные рассылки по разным типам и предметам занятий, то в пунктах «Тип» и «Предмет» можно выбрать нужные варианты.

2) Установите реакцию триггера при срабатывании.

Выберите вариант реакции - отправить sms, e-mail или Webhook (механизм получения уведомлений о событиях в сторонней системе). Выбираем «Отправить email», в поле «Шаблон e-mail» нажимаем на шаблон для педагога «Назначено новое занятие», далее в блоке «Допустимые теги» перечислены доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется триггерная рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так триггер будет добавлен в список. Пример добавления триггера представлен на скриншоте:


В момент добавления занятия педагогу будет отправляться следующее email письмо:



5. Рассылка клиентам после проведения занятия

Для подключения рассылки необходимо создать шаблон email или sms в разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки». Рассмотрим на примере добавления шаблона sms-рассылки. Нажмите на надпись «sms шаблоны», затем кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона и текст SMS, также, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. C примером шаблона sms-рассылки можно ознакомиться ниже:


После добавления шаблона sms-рассылки необходимо добавить триггер, по которому клиентам в момент проведения занятия будет отправлено sms с уведомлением о количестве оставшихся оплаченных занятий. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Триггеры и вебхуки». В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Выберите условия срабатывания триггера.

В поле «Целевая сущность» выберите «Урок/Занятие», в разделе «События» галочкой отметьте «Добавление» и «Правка», в разделе «Затронутые поля», отметьте галочкой пункт «Статус» и выберите вариант «Проведен», так будут отправляться уведомления по всем типам проведенных занятий и по всем предметам.

2) Установите реакцию триггера при срабатывании.

Выберите вариант реакции из предложенных: отправить sms, email или Webhook. Выбираем «Отправить sms», в поле «Шаблон sms» нажимаем на шаблон для клиента «После занятия», в блоке «Допустимые теги» перечислены доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне sms-рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется триггерная рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку "Сохранить", так триггер будет добавлен в список. Пример добавления триггера представлен на скриншоте:


6. Автодействия при пропуске уроков 2 или 3 раза подряд

1) Добавление задачи по клиенту

Для настройки данного триггера необходимо добавить шаблон задачи, по которому будет поставлена задача в карточке клиента. В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки» кликните на строку «Шаблоны задач».

Рассмотрим на примере добавления «Шаблона задач».

Заполните название шаблона, тему и текст письма, укажите исполнителей для задачи, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона для задачи по пропуску клиента можно посмотреть на скриншоте:

После добавления шаблона необходимо добавить триггер, по которому будет ставиться автоматически задача по клиенту при пропуске занятий 2 или 3 раза подряд. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Триггеры и вебхуки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

Требуется выбрать целевую сущность - «Детали уроков», далее событие - «Добавление», затронутые поля был/не был, выбрать 2 или 3 раза подряд.

В реакции триггера требуется выбрать «Создать задачу». Далее выбираем ранее созданный шаблон задачи.

Пример триггера для задачи по пропуску клиента можно посмотреть на скриншоте:


Теперь при пропуске клиентом уроков 2 или 3 раз подряд, в зависимости от настроек вашего триггера, будет создана автоматически задача в системе в карточке клиента.

2) Смена статуса клиента.

Так же рассмотрим данный триггер при пропуске занятий 2 или 3 раза подряд на смену статуса клиента.


В реакции по триггеру требуется выбрать «Задание значение для поля», модель «Клиент», далее поле «Статус обучения», выбрать статус по клиенту, который Вы хотели бы видеть при пропуске 2 или 3 уроков подряд.



Теперь при пропуске клиентом уроков 2 или 3 раз подряд, в зависимости от настроек вашего триггера, будет изменен статус клиента на выбранный.

Статья постепенно дополняется новыми алгоритмами настройки рассылок из системы.

Empty

По вашему запросу ничего не найдено

Перейти

Навигация

Esc

Закрыть