Автоматические рассылки
Инструкция по настройке и подключению рассылок для пользователя АльфаCRM
Автоматические и триггерные рассылки
В системе есть возможность подключить автоматические рассылки, которые срабатывают в определенное время по установленному интервалу, например, ежедневные напоминания о пробных занятиях для клиентов или триггерные рассылки в момент совершения действия. При внесении оплаты клиентом отправляется SMS/электронное письмо с информацией о внесенной сумме и количеством оставшихся оплаченных занятий.
Мы рассмотрим популярные варианты рассылок и алгоритм подключения, применяя который, можно быстро настроить основные рассылки для клиентов, педагогов, юр. лиц и администраторов.
- Авторассылка клиентам с напоминанием о занятии
- Рассылка клиентам с напоминанием об оплате
- Рассылка клиентам «поздравление с днем рождения»
- Рассылка педагогам о назначенных занятиях
- Рассылка клиентам после проведения занятия
- Автодействия при пропуске уроков 2 или 3 раза подряд
- Авторассылка для клиентов с напоминанием об оплате и выбором счета, по которому будет происходить автоматическая рассылка
- Авторассылка счет на оплату для клиентов
1. Авторассылка клиентам с напоминанием о занятии
Для настройки автоматической рассылки необходимо добавить шаблон email или sms, по которому она будет осуществляться. В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки» кликните на строку «email шаблоны» или «sms шаблоны».
Рассмотрим на примере добавления email шаблона.
В разделе управления email шаблонами нажмите кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона, тему и текст письма; если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона e-mail рассылки с напоминанием о пробных занятиях можно посмотреть на скриншоте:
После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой в определенное время и по выбранному интервалу будет отправляться массовая рассылка клиентам с напоминанием о занятиях. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Автоматические рассылки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:
1) Когда рассылаем?
В поле «Периодичность» выберите, когда будет отправляться рассылка: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В нашем случае мы выбираем «Ежедневно». В поле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет осуществляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).
2) Что рассылаем?
В поле «Тип рассылки» выбираем вариант «Оповещение об уроках». В поле «Тип урока» выбираем «Пробный». Далее «Период уроков» выбираем, например, вариант «Уроки на завтра» и «Статус урока» - «Запланировано», так рассылка будет отправляться всем клиентам, у которых на завтра есть запланированные занятия.
3) Как рассылаем?
В поле «Способ рассылки» выбираем вариант «Отправить еmail» и в поле «Шаблон» выбираем шаблон для клиента, который создали «Напоминание о пробном», в блоке «Допустимые теги» отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне email рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так авторассылка будет создана. Пример добавления авторассылки представлен ниже:
После добавления данной рассылки ежедневно в 09:00 по московскому времени будут отправляться e-mail уведомления всем клиентам, у которых на сегодня есть запланированные занятия.
2. Рассылка клиентам с напоминанием об оплате
Для подключения рассылки сначала добавляется шаблон email или sms, по которому будет осуществляться рассылка.
В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите надпись «email шаблоны» или «sms шаблоны». Рассмотрим на примере добавления e-mail шаблона.
Перейдя в раздел управления e-mail шаблонами, нажмите кнопку «Добавить» в поле «Назначение», выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона, тему и текст письма, также, если применяется система филиалов, выберите те, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона e-mail рассылки с напоминанием об оплате:
<>
После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой (в определенное время и по выбранному интервалу) будет отправляться массовая рассылка клиентам с напоминанием об оплате. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Автоматические рассылки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:
1) Когда рассылаем?
В поле «Периодичность» выберите, когда будет отправляться рассылка: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В нашем случае мы выбираем «Ежедневно». В поле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).
2) Что рассылаем?
В поле «Тип рассылки» выбираем вариант «Напоминание об оплате для клиента». В поле «Статус клиента» выбираем «Активен», чтобы оповещение приходило только активным клиентам (либо можно оставить вариант «Любой»). Далее в поле «Мин. остаток (уроки)» вносим значение «1», если необходима рассылка, когда осталось 1 занятие и менее, или в поле «Мин. остаток (деньги)» вносим числовое значение в деньгах, например, если необходимо, чтобы отправлялась рассылка при снижении баланса ниже 1000 руб. Далее отмечаем галочками условия для отправки: «Рассылать, только если был на уроках за 30 дней» — будет рассылка, если клиент присутствовал на занятиях за последние 30 дней, «Рассылать только если есть деньги на остатке» — рассылка будет отправляться, только если на остатке клиента более чем 0, «Рассылать только если есть занятия в этот день» — рассылка будет отправляться тем клиентам, у которых в день рассылки есть запланированные или проведенные уроки (если уроки были отменены, система не будет их учитывать).
3) Как рассылаем?
В поле «Способ рассылки» выбираем вариант «Отправить email» и в поле «Шаблон», выбираем «Напоминание об оплате», в блоке «Допустимые теги» отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так авторассылка будет создана.
Пример добавления авторассылки представлен на скриншоте:
После добавления данной рассылки ежедневно в 09:00 по московскому времени будут отправляться email уведомления всем клиентам, у которых на остатке 1 оплаченное занятие и менее, также у них есть запланированное занятие, клиент был на уроке и на счету есть средства.
3. Рассылка клиентам «поздравление с днем рождения»
Для настройки авторассылки добавим email или sms-шаблон, по которому будет осуществляться рассылка. В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите надпись «email шаблоны» или «sms шаблоны». Рассмотрим на примере добавления sms-шаблона.
После перехода в раздел управления sms-шаблонами нажмите кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона и текст SMS, также, если применяется система филиалов, выберите те, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. C примером шаблона sms-рассылки можно ознакомиться ниже:
После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой в выбранное время время и по заданному интервалу будет отправляться массовая рассылка клиентам с поздравлением с днем рождения.
Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Автоматические рассылки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:
1) Тип рассылки
В поле «Тип рассылки» выбираем «Поздравление с днем рождения». В поле "Для кого" можно настроить рассылку отдельно для лидов, отдельно для клиентов либо оставить вариант "Для лидов и клиентов".
Если требуется рассылать поздравления и по активным и по архивным клиентам, поставьте галочку «Рассылать по архивным спискам». Если не устанавливать галочку, по умолчанию рассылаются поздравления только активным клиентам.
2) Когда рассылаем?
В поле «Периодичность» выберите вариант «Ежедневно». В пле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).
3) Как рассылаем?
В поле «Способ рассылки» выберите вариант «Отправить SMS»,в поле «Шаблон» нажмите на шаблон для клиента «С днем рождения», в блоке «Допустимые теги» отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне sms-рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так авторассылка будет создана.
Пример добавления автоматической рассылки представлен на скриншоте:
После добавления данной рассылки ежедневно в 09:00 по московскому времени будут отправляться sms-уведомления с поздравлением с днем рождения всем активным клиентам и лидам.
4. Рассылка педагогам о назначенных занятиях
Для подключения рассылки необходимо создать шаблон email или sms-рассылки в разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки». Рассмотрим на примере добавления шаблона e-mail рассылки. Нажмите на надпись «email шаблоны», затем кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для педагога», далее заполните название шаблона, тему и текст письма, также, если применяется филиальная система, выберите те, по которым будет действовать шаблон и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона email рассылки можно посмотреть на скриншоте:
После добавления шаблона необходимо добавить триггер, по которому (в момент добавления занятия) педагогу будет отправлен email с напоминанием о занятии. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Триггеры и вебхуки». В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:
1) Выберите условия срабатывания триггера.
В поле «Целевая сущность» выберите «Урок/Занятия», в разделе «События» галочкой отметьте «Добавление», в разделе «Затронутые поля», отметьте галочкой пункт «Статус» и выберите вариант «Запланировано», так будут отправляться уведомления по всем типам занятий и по всем предметам, если необходимо настраивать отдельные рассылки по разным типам и предметам занятий, то в пунктах «Тип» и «Предмет» можно выбрать нужные варианты.
2) Установите реакцию триггера при срабатывании.
Выберите вариант реакции - отправить sms, e-mail или Webhook (механизм получения уведомлений о событиях в сторонней системе). Выбираем «Отправить email», в поле «Шаблон e-mail» нажимаем на шаблон для педагога «Назначено новое занятие», далее в блоке «Допустимые теги» перечислены доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется триггерная рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так триггер будет добавлен в список. Пример добавления триггера представлен на скриншоте:
В момент добавления занятия педагогу будет отправляться следующее email письмо:
5. Рассылка клиентам после проведения занятия
Для подключения рассылки необходимо создать шаблон email или sms в разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки». Рассмотрим на примере добавления шаблона sms-рассылки. Нажмите на надпись «sms шаблоны», затем кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона и текст SMS, также, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. C примером шаблона sms-рассылки можно ознакомиться ниже:
После добавления шаблона sms-рассылки необходимо добавить триггер, по которому клиентам в момент проведения занятия будет отправлено sms с уведомлением о количестве оставшихся оплаченных занятий. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Триггеры и вебхуки». В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:
1) Выберите условия срабатывания триггера.
В поле «Целевая сущность» выберите «Урок/Занятие», в разделе «События» галочкой отметьте «Добавление» и «Правка», в разделе «Затронутые поля», отметьте галочкой пункт «Статус» и выберите вариант «Проведен», так будут отправляться уведомления по всем типам проведенных занятий и по всем предметам.
2) Установите реакцию триггера при срабатывании.
Выберите вариант реакции из предложенных: отправить sms, email или Webhook. Выбираем «Отправить sms», в поле «Шаблон sms» нажимаем на шаблон для клиента «После занятия», в блоке «Допустимые теги» перечислены доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне sms-рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется триггерная рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку "Сохранить", так триггер будет добавлен в список. Пример добавления триггера представлен на скриншоте:
6. Автодействия при пропуске уроков 2 или 3 раза подряд
1) Добавление задачи по клиенту
Для настройки данного триггера необходимо добавить шаблон задачи, по которому будет поставлена задача в карточке клиента. В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки» кликните на строку «Шаблоны задач».
Рассмотрим на примере добавления «Шаблона задач».
Заполните название шаблона, тему и текст письма, укажите исполнителей для задачи, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона для задачи по пропуску клиента можно посмотреть на скриншоте:
После добавления шаблона необходимо добавить триггер, по которому будет ставиться автоматически задача по клиенту при пропуске занятий 2 или 3 раза подряд. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Триггеры и вебхуки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:
Требуется выбрать целевую сущность - «Детали уроков», далее событие - «Добавление», затронутые поля был/не был, выбрать 2 или 3 раза подряд.
В реакции триггера требуется выбрать «Создать задачу». Далее выбираем ранее созданный шаблон задачи.
Пример триггера для задачи по пропуску клиента можно посмотреть на скриншоте:
Теперь при пропуске клиентом уроков 2 или 3 раз подряд, в зависимости от настроек вашего триггера, будет создана автоматически задача в системе в карточке клиента.
2) Смена статуса клиента.
Так же рассмотрим данный триггер при пропуске занятий 2 или 3 раза подряд на смену статуса клиента.
В реакции по триггеру требуется выбрать «Задание значение для поля», модель «Клиент», далее поле «Статус обучения», выбрать статус по клиенту, который Вы хотели бы видеть при пропуске 2 или 3 уроков подряд.
Теперь при пропуске клиентом уроков 2 или 3 раз подряд, в зависимости от настроек вашего триггера, будет изменен статус клиента на выбранный.
7. Авторассылка для клиентов с напоминанием об оплате и выбором счета, по которому будет происходить автоматическая рассылка
Можно настроить автоматическую рассылку с напоминанием об оплате для клиентов в зависимости от типа расчета, который указан в абонементе клиента. Для создания такой рассылки можно использовать шаблон типа рассылки «Счет на оплату клиентам».
Важно! Если счета клиентов в системе ведутся по базовому типу расчета, и по раздельному типу расчета, то нужно использовать две автоматические рассылки «Счет на оплату клиентам»:
1.Автоматическая рассылка настроена на «Метод расчета» — «По абонементу». «Тип расчетов» — «Базовый». Тогда клиентам с базовым типом расчета будет отправлена рассылка.
2.Автоматическая рассылка настроена на «Метод расчета» — «По абонементу». «Тип расчетов» — «Раздельный». Тогда клиентам с раздельным типом расчета будет отправлена рассылка.
Важно! Если у клиента есть два раздельных абонемента и в один день у них совпадают условия отправки сообщения сразу по двум абонементам, то система отправит только одно письмо. Также, если условия совпадают с базовым абонементом, будет отправлено одно письмо.
Важно! После отправки данной рассылки в карточке клиента будет автоматически сформирован счёт на оплату. Данный счёт можно отправить в архив; для этого нажмите на кнопку «Править» — «В архив».
Для настройки авторассылки перейдите в «Настройки CRM» (гаечный ключ) и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Автоматические рассылки». В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить».
1. Раздел «Что рассылаем?»
В этом разделе вы можете настроить условия отправки автоматической рассылки.
Чтобы отправить клиентам автоматическую рассылку с напоминанием об оплате и выбором счёта, по которому будет происходить автоматическая рассылка, необходимо выбрать «Тип рассылки»: «Счета на оплату клиентам».
В поле «Метод расчёта» выберите метод расчёта «По абонементу».
В поле «Тип расчетов» необходимо выбрать, на какой счет клиента будет выставляться счет на оплату.
1) «Тип расчетов» - «Базовый». Выберите данный тип рассылки, если вы ведете все абонементы по базовому счету.
2) «Тип расчетов» - «По абонементу». Если в карточках учеников абонементы ведутся по раздельному типу расчетов, либо если ученики занимаются по нескольким направлениям и счета на оплату должны приходить по разным абонементам.
В поле «Тип периода» выберите тип периода «Текущий».
В поле «Период» необходимо указать период месяц.
В поле «Тип расчётов» необходимо выбрать, на какой счёт клиента будет выставляться счёт на оплату.
1.«Тип расчётов» – «Базовый». Выберите данный тип рассылки, если вы ведёте все абонементы по базовому счёту.
2.«Тип расчётов» – «По абонементу». Если в карточках учеников абонементы ведутся по раздельному типу расчётов, либо если ученики занимаются по нескольким направлениям и счета на оплату должны приходить по разным абонементам.
В поле «Тип периода» выберите тип периода «Текущий».
В поле «Период» необходимо указать период, на который будет выставлен счёт. Это может быть день, неделя или месяц.
В поле «Статус клиента» можно указать клиентов, с каким статусом будет отправлена рассылка.
В поле «Тип клиента» можно указать, кому отправлять счета: физ.лицам или юр.лицам.
В поле «Срок оплаты» можно указать срок оплаты счета до определенного времени и автоматически ограничить внесение оплаты при истечении срока. Для удобства лучше выбрать «Бессрочный».
Поле «Счет можно оплачивать повторно» — если поставить галку в данном поле, клиент сможет производить оплату по ссылке, даже если счет уже оплачен. Если галку не ставить и счет находится в архиве, клиент не сможет произвести оплату за обучение, даже если клиент сохранил ссылку.
При использовании «Тип расчета» - «По абонементу», можно указать дополнительные параметры:
Поле «Предмет» можно выбрать какой-то определенный предмет или по всем предметам.
Поле «Тип урока» можно выбрать какой-то определенный тип урока или по всем типам.
При использовании «Метода расчета» - «По стоимости абонементов», можно указать дополнительные параметры:
«Остаток (уроки)» – указывается диапазон остатков уроков, при котором рассылка будет срабатывать (например, от 1 до 3 рассылка автоматически отправится клиентам, у которых осталось уроков от 1 до 3 включительно). Обращаем ваше внимание, что указывать диапазон "от" и "до" необязательно, можно указать только "от" или "до".
«Остаток (деньги)» указывается диапазон остатков денежных средств, при котором рассылка будет срабатывать (например, от 100 до 500 рассылка автоматически отправится клиентам, у которых осталось денежных средств от 100 до 500 включительно). Обращаем ваше внимание, что указывать диапазон "от" и "до" необязательно, можно указать только "от" или "до".
«Рассылать, только если был на уроках за 30 дней» – рассылка уйдет клиентам, которые были на уроках за последние 30 дней.
«Рассылать, только если есть занятия в этот день» – рассылка уйдет клиентам, у которых есть урок в день рассылки.
Важно! Если поставите галку напротив пункта «Рассылать, только если есть занятия в этот день», то система смотрит в целом на наличие урока в карте клиента без привязки к абонементу.
«Выставлять счет повторно, если есть не оплаченный счет» – поставьте галку напротив данного пункта, чтобы сообщения клиентам отправлялись, даже если есть неоплаченный счет. Если не поставить галку и у клиента есть выставленный счет, то рассылка не будет отправлена клиенту.
2.Раздел «Когда рассылаем?»
В этом разделе можно установить периодичность рассылки.
В системе есть три варианта периодичной рассылки: «Ежедневная», «Еженедельная» и «Ежемесячная».
При выборе «Ежедневной» рассылки требуется указать время, когда будет происходить рассылка.
При выборе «Ежемесячной» и «Еженедельной» рассылки необходимо будет указать ещё и день месяца или недели, когда необходимо отправлять сообщения.
3. Раздел «Как рассылаем?»
1. «Способы рассылки». На данный момент в системе есть три способа рассылки сообщений: «Email», «SMS» и «Telegram». Если у вас настроена интеграция с поставщиками рассылок в WhatsApp, при выборе пункта «SMS», сообщения будут отправлены в WhatsApp через интеграцию с сервисом рассылок WhatsApp.
2. Чтобы сообщения были отправлены, необходимо указать «Шаблон».
Шаблон сообщения можно создать в меню «Настройки CRM» (гаечный ключ) — «SMS-шаблоны»/«Email-шаблоны» — «Добавить». В шаблоне вы можете использовать теги для автоподстановки, которые выделены красным цветом.
Пример шаблона:
В системе можно использовать теги. Теги — это ключевые слова, относящееся к какой-либо информации (например, тег {customer.name}, означает имя клиента в системе).
Важно! Не используйте теги со ссылкой, чтобы клиенту не ушла ссылка на оплату.
Статья постепенно дополняется новыми алгоритмами настройки рассылок из системы.
