Автоматические рассылки

Инструкция по настройке и подключению рассылок для пользователя АльфаCRM

Автоматические и триггерные рассылки

В системе есть возможность подключить автоматические рассылки, которые срабатывают в определенное время по установленному интервалу, например, ежедневные напоминания о пробных занятиях для клиентов или триггерные рассылки в момент совершения действия. При внесении оплаты клиентом отправляется SMS/электронное письмо с информацией о внесенной сумме и количеством оставшихся оплаченных занятий.

Мы рассмотрим популярные варианты рассылок и алгоритм подключения, применяя который, можно быстро настроить основные рассылки для клиентов, педагогов, юр. лиц и администраторов.

• Авторассылка клиентам с напоминанием о занятии
• Рассылка клиентам с напоминанием об оплате
• Рассылка клиентам «поздравление с днем рождения»
• Рассылка педагогам о назначенных занятиях
• Рассылка клиентам после проведения занятия
• Автодействия при пропуске уроков 2 или 3 раза подряд

1. Авторассылка клиентам с напоминанием о занятии

Для настройки автоматической рассылки необходимо добавить шаблон email или sms, по которому она будет осуществляться. В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных» кликните на строку «email шаблоны» или «sms шаблоны».

Рассмотрим на примере добавления email шаблона.

В разделе управления email шаблонами нажмите кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона, тему и текст письма; если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона e-mail рассылки с напоминанием о пробных занятиях можно посмотреть на скриншоте:

После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой в определенное время и по выбранному интервалу будет отправляться массовая рассылка клиентам с напоминанием о занятиях. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автоматизация и повышение показателей» нажмите на надпись «автоматические рассылки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Когда рассылаем?

В поле «Периодичность» выберите, когда будет отправляться рассылка: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В нашем случае мы выбираем «Ежедневно». В поле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет осуществляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).

2) Что рассылаем?

В поле «Тип рассылки» выбираем вариант «Оповещение об уроках». В поле «Тип урока» выбираем «Пробный». Далее «Период уроков» выбираем, например, вариант «Уроки на завтра» и «Статус урока» - «Запланировано», так рассылка будет отправляться всем клиентам, у которых на завтра есть запланированные занятия.

3) Как рассылаем?

В поле «Способ рассылки» выбираем вариант «Отправить еmail» и в поле «Шаблон» выбираем шаблон для клиента, который создали «Напоминание о пробном», в блоке «Допустимые теги» отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне email рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так авторассылка будет создана. Пример добавления авторассылки представлен ниже:

2. Рассылка клиентам с напоминанием об оплате

Для подключения рассылки сначала добавляется шаблон email или sms, по которому будет осуществляться рассылка.

В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных» нажмите надпись «email шаблоны» или «sms шаблоны». Рассмотрим на примере добавления e-mail шаблона.

Перейдя в раздел управления e-mail шаблонами, нажмите кнопку «Добавить» в поле «Назначение», выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона, тему и текст письма, также, если применяется система филиалов, выберите те, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона e-mail рассылки с напоминанием об оплате, если осталось 1 оплаченное занятие:

После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой (в определенное время и по выбранному интервалу) будет отправляться массовая рассылка клиентам с напоминанием об оплате. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автоматизация и повышение показателей» нажмите на надпись «автоматические рассылки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Когда рассылаем?

В поле «Периодичность» выберите, когда будет отправляться рассылка: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В нашем случае мы выбираем «Ежедневно». В поле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).

2) Что рассылаем?

В поле «Тип рассылки» выбираем вариант «Напоминание об оплате для клиента». В поле «Статус клиента» выбираем «Активен», чтобы оповещение приходило только активным клиентам (либо можно оставить вариант «Любой»). Далее в поле «Мин. остаток (уроки)» вносим значение «1», если необходима рассылка, когда осталось 1 занятие и менее, или в поле «Мин. остаток (деньги)» вносим числовое значение в деньгах, например, если необходимо, чтобы отправлялась рассылка при снижении баланса ниже 1000 руб. Далее отмечаем галочками условия для отправки: «Рассылать, только если был на уроках за 30 дней» — будет рассылка, если клиент присутствовал на занятиях за последние 30 дней, «Рассылать только если есть деньги на остатке» — рассылка будет отправляться, только если на остатке клиента более чем 0, «Рассылать только если есть занятия в этот день» — рассылка будет отправляться тем клиентам, у которых в день рассылки запланированы занятия. Рассылка будет отправляться, только если выполняются все условия.

3) Как рассылаем?

В поле «Способ рассылки» выбираем вариант «Отправить email» и в поле «Шаблон», выбираем «Напоминание об оплате», в блоке «Допустимые теги» отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так авторассылка будет создана.

Пример добавления авторассылки представлен на скриншоте:

После добавления данной рассылки ежедневно в 09:00 по московскому времени будут отправляться email уведомления всем клиентам, у которых на остатке 1 оплаченное занятие и менее, также у них есть запланированное занятие и на счету есть средства.

3. Рассылка клиентам «поздравление с днем рождения»

Для настройки авторассылки добавим email или sms-шаблон, по которому будет осуществляться рассылка. В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных» нажмите надпись «email шаблоны» или «sms шаблоны». Рассмотрим на примере добавления sms-шаблона.

После перехода в раздел управления sms-шаблонами нажмите кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона и текст SMS, также, если применяется система филиалов, выберите те, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. C примером шаблона sms-рассылки можно ознакомиться ниже:

После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой в выбранное время время и по заданному интервалу будет отправляться массовая рассылка клиентам с поздравлением с днем рождения.

Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автоматизация и повышение показателей» нажмите на надпись «автоматические рассылки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Тип рассылки

В поле «Тип рассылки» выбираем «Поздравление с днем рождения». В поле "Для кого" можно настроить рассылку отдельно для лидов, отдельно для клиентов либо оставить вариант "Для лидов и клиентов".

Если требуется рассылать поздравления и по активным и по архивным клиентам, поставьте галочку «Рассылать по архивным спискам». Если не устанавливать галочку, по умолчанию рассылаются поздравления только активным клиентам.

2) Когда рассылаем?

В поле «Периодичность» выберите вариант «Ежедневно». В пле «Время рассылки» необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек «Базовые опции»).

3) Как рассылаем?

В поле «Способ рассылки» выберите вариант «Отправить SMS»,в поле «Шаблон» нажмите на шаблон для клиента «С днем рождения», в блоке «Допустимые теги» отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне sms-рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так авторассылка будет создана.

Пример добавления автоматической рассылки представлен на скриншоте:

После добавления данной рассылки ежедневно в 09:00 по московскому времени будут отправляться sms-уведомления с поздравлением с днем рождения всем активным клиентам.

4. Рассылка педагогам о назначенных занятиях

Для подключения рассылки необходимо создать шаблон email или sms-рассылки в разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных». Рассмотрим на примере добавления шаблона e-mail рассылки. Нажмите на надпись «email шаблоны», затем кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для педагога», далее заполните название шаблона, тему и текст письма, также, если применяется филиальная система, выберите те, по которым будет действовать шаблон и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона email рассылки можно посмотреть на скриншоте:

После добавления шаблона необходимо добавить триггер, по которому (в момент добавления занятия) педагогу будет отправлен email с напоминанием о занятии. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автоматизация и повышение показателей» нажмите на надпись «триггеры и вебхуки». В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Выберите условия срабатывания триггера.

В поле «Целевая сущность» выберите «Урок (общая сущность)», в разделе «События» галочкой отметьте «Добавление», в разделе «Затронутые поля», отметьте галочкой пункт «Статус» и выберите вариант «Запланировано», так будут отправляться уведомления по всем типам занятий и по всем предметам, если необходимо настраивать отдельные рассылки по разным типам и предметам занятий, то в пунктах «Тип» и «Предмет» можно выбрать нужные варианты.

2) Установите реакцию триггера при срабатывании.

Выберите вариант реакции - отправить sms, e-mail или Webhook (механизм получения уведомлений о событиях в сторонней системе). Выбираем «Отправить email», в поле «Шаблон e-mail» нажимаем на шаблон для педагога «Назначено новое занятие», далее в блоке «Допустимые теги» перечислены доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется триггерная рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку «Сохранить», так триггер будет добавлен в список. Пример добавления триггера представлен на скриншоте:

В момент добавления занятия педагогу будет отправляться следующее email письмо:

5. Рассылка клиентам после проведения занятия

Для подключения рассылки необходимо создать шаблон email или sms в разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных». Рассмотрим на примере добавления шаблона sms-рассылки. Нажмите на надпись «sms шаблоны», затем кнопку «Добавить», в поле «Назначение» выберите из списка вариант «Для клиента», далее заполните название шаблона и текст SMS, также, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. C примером шаблона sms-рассылки можно ознакомиться ниже:

После добавления шаблона sms-рассылки необходимо добавить триггер, по которому клиентам в момент проведения занятия будет отправлено sms с уведомлением о количестве оставшихся оплаченных занятий. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автоматизация и повышение показателей» нажмите на надпись «триггеры и вебхуки». В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

1) Выберите условия срабатывания триггера.

В поле «Целевая сущность» выберите «Урок (общая сущность)», в разделе «События» галочкой отметьте «Добавление» и «Изменение», в разделе «Затронутые поля», отметьте галочкой пункт «Статус» и выберите вариант «Проведен», так будут отправляться уведомления по всем типам проведенных занятий и по всем предметам.

2) Установите реакцию триггера при срабатывании.

Выберите вариант реакции из предложенных: отправить sms, email или Webhook. Выбираем «Отправить sms», в поле «Шаблон sms» нажимаем на шаблон для клиента «После занятия», в блоке «Допустимые теги» перечислены доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне sms-рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется триггерная рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку "Сохранить", так триггер будет добавлен в список. Пример добавления триггера представлен на скриншоте:

6. Автодействия при пропуске уроков 2 или 3 раза подряд

1) Добавление задачи по клиенту

Для настройки данного триггера необходимо добавить шаблон задачи, по которому будет поставлена задача в карточке клиента. В разделе «Настройки CRM» (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте «Автодействия и рассылки» кликните на строку «Шаблоны задач».

Рассмотрим на примере добавления «Шаблона задач».

Заполните название шаблона, тему и текст письма, укажите исполнителей для задачи, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон, и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона для задачи по пропуску клиента можно посмотреть на скриншоте:

После добавления шаблона необходимо добавить триггер, по которому будет ставиться автоматически задача по клиенту при пропуске занятий 2 или 3 раза подряд. Для этого перейдите в «Настройки CRM» и в пункте «Автодействия и рассылки» нажмите на надпись «Триггеры и вебхуки», в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить»:

Требуется выбрать целевую сущность - «Детали уроков», далее событие - «Добавление», затронутые поля был/не был, выбрать 2 или 3 раза подряд.

В реакции триггера требуется выбрать «Создать задачу». Далее выбираем ранее созданный шаблон задачи.

Пример триггера для задачи по пропуску клиента можно посмотреть на скриншоте:

Теперь при пропуске клиентом уроков 2 или 3 раз подряд, в зависимости от настроек вашего триггера, будет создана автоматически задача в системе в карточке клиента.


2) Смена статуса клиента.

Так же рассмотрим данный триггер при пропуске занятий 2 или 3 раза подряд на смену статуса клиента.



В реакции по триггеру требуется выбрать «Задание значение для поля», модель «Клиент», далее поле «Статус обучения», выбрать статус по клиенту, который Вы хотели бы видеть при пропуске 2 или 3 уроков подряд.

Теперь при пропуске клиентом уроков 2 или 3 раз подряд, в зависимости от настроек вашего триггера, будет изменен статус клиента на выбранный.

Статья постепенно дополняется новыми алгоритмами настройки рассылок из системы.