Абонементы

Работа с абонементами

Раздел "Абонементы"

В этом разделе можно добавить, изменить или удалить в архив абонементы, по которым ведется автоматический расчет стоимости занятий для клиентов.

Чтобы добавить абонемент нажмите кнопку «Добавить» в верху.

В новом окне в первом поле нужно указать название абонемента, во втором нужно выбрать тип абонемента.

• Поурочный тип абонемента используется, если стоимость одного урока фиксированная и не меняется в зависимости от количества уроков в месяце.
• Помесячный тип абонемента нужен в том случае, если стоимость одного урока не фиксированная и клиент оплачивает сразу стоимость уроков за месяц.
• Недельный тип абонемента может быть использован, если клиент покупает абонемент на неделю и количество занятий по нему не ограничивается.

Поурочный тип абонемента

Если выбран поурочный тип абонемента, то ниже появятся поля с количеством уроков, стоимостью и длительностью урока.

Можно указать длительность урока. В этом случае, списание за урок будет пропорционально длительности. Чем дольше урок, тем больше оплата за него.

Помесячный тип абонемента

При помесячном абонементе задается только его стоимость.
Она будет списываться каждый месяц со счета клиента при проведении первого урока в месяце и все занятия до конца месяца будут считаться оплаченными (в статусе «предоплачен»).

Недельный тип абонемента

Недельный абонемент работает так же, как и помесячный. Средства будут списываться каждую неделю со счета клиента и все занятия до конца недели считаются оплаченными.

Для каждого типа абонемента есть расширенные настройки.

Расширенные настройки абонемента

Для того чтобы посмотреть расширенные настройки абонемента нажмите на кнопку «Показать».

Клиентский счет – базовый счет или раздельный счет. Можно выбрать тот счет, на который будет автоматически привязан абонемент в карточке клиента.

Период действия – период действия абонемента.

Филиалы – указываются филиалы, в которых будет действовать абонемент.

Предметы – указываются предметы, которые будут автоматически проставлены при привязке абонемента.

Типы уроков – указываются типы уроков, которые будут автоматически проставлены при привязке абонемента.

Важно знать: при использовании поурочного типа абонемента можно указать причины пропуска уроков, в соответствии с которыми будут/не будут списываться денежные средства за пропущенные уроки.

По умолчанию отображены активные причины пропусков уроков в системе. Чтобы добавить или отключить причины пропусков уроков, перейдите в «Настройки» → «Клиенты» → «Причины пропусков уроков». Чтобы добавить новую причину пропуска, нажмите «Добавить», а чтобы отключить, переключите ползунок напротив.

Важно знать: если в настройках системы изменить множитель в причине пропуска, то множитель не будет изменен в абонементах, и наоборот.

Множитель рассчитывается в процентном соотношении от стоимости урока следующим образом: 1 = 100% стоимости одного урока.

На примере ниже указан для неуважительной причины пропуска урока множитель стоимости 0.5, это означает, что при проведении урока, если указать причину пропуска "неуважительная причина", то за урок будет списана оплата 50% стоимости урока.

Как изменить стоимость действующего абонемента

Если в вашем учебном центре произошли изменения в стоимости абонемента, есть 2 способа изменения стоимости действующего абонемента:

Способ 1. Добавление новых абонементов в систему с актуальной стоимостью в разделе «Абонементы». После добавления новых абонементов в систему необходимо архивировать действующие абонементы для каждого клиента в карточке клиента.

Архивация действующих абонементов происходит путем изменения окончания периода действия абонемента на прошлый день.

Далее можно массово добавить абонементы с новой стоимостью для нужных клиентов.

Для массового добавления абонемента клиентам, перейдите в раздел «Клиенты» → выберите нужных клиентов → «Править» → «Добавить абонемент».

Выберите нужный абонемент или добавьте новый абонемент через кнопку «Добавить». Заполните форму добавления абонемента.

Готово! Новые абонементы успешно добавлены выбранным клиентам.

Способ 2. Использовать закрытый период, а также изменение цен действующих абонементов.

Закрытый период - период, в который ограничено добавление, изменение и удаление платежей и уроков. Подробно про закрытые периоды.

Данный вариант добавления нового абонемента применим исключительно для поурочной тарификации.

Важно знать: проведение уроков за прошлое (до даты изменения стоимости абонемента), списание за такие уроки будет по стоимости нового абонемента (если прошлые уроки не входят в закрытый период).

Для добавления закрытого периода для ограничения изменений по урокам, перейдите в «Настройки» → «Финансы» → «Закрытые периоды» → «Добавить».

В поле «Период» выберите период действия прошлого абонемента.

Что блокировать, выберите «Уроки».

Где блокировать, выберите «Все кабинеты».

В поле «Счета и кассы» выберите все значения. Сохраните.

Теперь необходимо изменить стоимость абонементов в разделе «Абонементы». Для этого перейдите в раздел «Абонементы». Выберите нужный абонемент - «Править». Укажите новую стоимость абонемента.

Готово! Стоимость изменена в действующем абонементе.

Дополнительные возможности раздела "Абонементы"

После создания абонемента его можно отметить галочкой и нажать «Править», если нужно внести изменения.
Удалить абонемент можно с помощью красной корзины в правой части экрана. Он переместится во вкладку «Архивные».

В списке абонементов выводится информация по ID (порядковый номер), название абонемента, тип абонемента и стоимость. Далее отображается количество привязок в карточках клиентов (общее количество/ количество абонементов, которые сейчас активны/ количество абонементов, у которых закончился срок действия в карточках клиентов).
В последнем столбце отображается дата и время создания абонемента.

Выше с помощью пункта «Настройка полей» можно отключить или включить поля в списке абонементов. Пункт «Пагинация» позволяет увеличить количество абонементов на одной странице (20, 50 или 100).

Кнопка «Другое» позволяет посмотреть историю изменений абонементов и выгрузить в файл Excel данные по абонементам.

Работа с историей изменений

Перейдите в карту клиента - «Абонементы» - править нужный абонемент (на карандашик справа) - Внизу слева нажмите на кнопку с голубой стрелкой.

Более подробно вы можете ознакомиться в видео на платформе Youtube или на платформе Rutube.

Если у вас остались вопросы по абонементам и работе с платежами, их можно задать в чат техподдержки в правом нижнем углу системы или на почту support@alfacrm.pro.