Счета на оплату клиентам

Инструкция по выставлению счетов на оплату клиентам вручную и автоматически

В ALFACRM вы можете выставлять счета на оплату вашим клиентам. При оплате счета информация о платеже будет добавляться в систему автоматически. В системе есть два способа выставить счет: автоматически или вручную.

Важно! Ваши клиенты смогут оплатить выставленные счета онлайн, только если в системе подключена интеграция с сервисом интернет эквайринга.

Видео по выставлению счетов


Выставление счета вручную

Для того, чтобы выставить клиенту счет вручную, перейдите в карточку клиента. Нажмите на значок банкноты под виджетом посещений, затем нажмите на кнопку добавить счет.



В появившемся окне в строке Тип расчета необходимо выбрать каким образом вы хотите указать сумму к оплате: Вручную, По прогнозу оплаты или По стоимости абонементов.

При выборе пункта Вручную вы можете указать любую сумму к оплате и период оплаты.

При выборе пункта По прогнозу оплаты система сама рассчитает сумму к оплате, исходя из текущего состояния, баланса клиента, привязанного абонемента, количества запланированных уроков и периода, за который будет выставлен счет. Сумма, выставленная таким образом, фиксированная и изменить ее нельзя.

При выборе пункта По стоимости абонемента система автоматически подставляет в поле «Сумма» стоимость абонемента.

Если в карточке клиента есть привязанные абонементы с раздельным типом счета, то при выставлении счета вы можете выбрать, за какой абонемент вы выставляете счет. Для этого в графе клиентский счет укажите счет с названием абонемента, на который нужно зачислить средства. Деньги автоматически зачислятся на указанный счет.

В графе За период вы можете указать за какой период оплачивает клиент.

Внимание! Если вы выставляете счет по прогнозу оплаты нельзя изменить дату начала периода. В таком случае период рассчитывается со дня, в который вы выставляете счет.


После заполнения полей нажмите на кнопку "Сохранить".

В карточке клиента появится счет со статусом [Ожидает оплаты]. Статус счета изменится автоматически после его оплаты, если у вас в системе настроена интеграция с интернет эквайрингом.


Чтобы отправить счет клиенту вам необходимо нажать на кнопку "Скопировать ссылку" —> нажать на конвертик рядом с номером телефона или email клиента —> вставить скопированную ссылку в поле Текст SMS/email письма (указать тему письма, если вы отправляете email) —> нажмите на кнопку "Отправить".


Перейдя по ссылке, ваш клиент увидит форму счета, в которой указаны ваши реквизиты (ссылка на договор-оферту (по умолчанию ссылка указана на договор оферты с AlfaCRM).

Чтобы оплатить счет, необходимо нажать на кнопку «Перейти к оплате», по этой кнопке клиента переведет в платежную форму банка, с эквайрингом которого у вас настроена интеграция.


Если вам необходимо изменить реквизиты вашей компании в счете или указать ссылку на договор оферты, перейдите в меню Лицензирование, нажав на аватар в правом верхнем углу экрана.


Затем нажмите на кнопку реквизиты. Здесь вы можете заполнит информацию о вашей компании, которую будут видеть клиенты при оплате счета. В графе публичная оферта необходимо указать ссылку на договор оферты на вашем сайте, сохранить.

Весь список выставленных счетов можно посмотреть в разделе Финансы —> нажмите на кнопку Счета.



Автоматическое выставление счета

Важно! Для того чтобы автоматически отправлять счета на оплату у вас должна быть активна опция рассылок SMS/E-mail.

Чтобы система автоматически выставляла счет на оплату необходимо настроить автоматическую рассылку счетов. Для этого перейдите в меню Настройки системы (гаечный ключ) —> раздел Автодействия и рассылки —> пункт Автоматические рассылки. Нажмите на кнопку "Добавить".


Раздел «Что рассылаем?»

В этом разделе вы можете настроить условия отправки автоматической рассылки.

Чтобы отправить счета на оплату необходимо указать Тип рассылки: Счета на оплату клиентам.

При автоматической отправке счетов доступна 2 метода расчета:

·По прогнозу оплаты. Система сама рассчитает сумму к оплате исходя из текущего состояния баланса клиента, привязанного абонемента, количества занятий и типа периода.

·По абонементу. В соответствии с указанной стоимостью абонемента.

В графе Тип расчетов необходимо выбрать, на какой счет клиента будет выставляться счет на оплату. На базовый, если вы ведете все абонементы по базовому счету. По абонементу, если в карточках учеников абонементы ведутся по раздельному типу расчетов, либо если ученики занимаются по нескольким направлениям, и счета на оплату должны приходить по разным абонементам. И по всем счетам, в случае, если у учеников есть абонементы и по базовому счету, и по раздельным счетам.

В графе Предмет можно выбрать какой-то определенный предмет или по всем предметам.

В графе Тип урока можно выбрать какой-то определенный тип урока или по всем типам.

В графе Тип периода вы можете указать, на какой период выставится счет на Следующий или Текущий. Например, если у вас помесячный абонемент, и он действует с 1.09. Если выбрать тип периода Текущий, то сумма будет рассчитана с 1.09 и до 30.09. Если выбрать тип периода Следующий, то сумма будет рассчитана на период с 1.09 и до 31.10.

В графе Период необходимо указать период, на который будет выставлен счет. Это может быть день, неделя или месяц.

В графе Статус клиента вы можете указать, клиентам с каким статусом будет отправлена рассылка.

В графе Тип клиента можно указать кому отправлять счета: физ.лицам или юр.лицам.

При использовании Метода расчета По стоимость абонемента, можно указать дополнительные параметры:

Остаток (уроки) – указывается диапазон остатков уроков, при котором рассылка будет срабатывать (например, от 1 до 3 рассылка автоматически отправится клиентам, у которых осталось уроков от 1 до 3 включительно).

Остаток (деньги) – указывается диапазон остатков денежных средств, при котором рассылка будет срабатывать (например, от 100 до 500 рассылка автоматически отправится клиентам, у которых осталось денежных средств от 100 до 500 включительно).

Обращаем ваше внимание, что указывать диапазон ОТ и ДО, необязательно, можно указать только ОТ или ДО.

Рассылать, только если был на уроках за 30 дней – рассылка уйдет клиентам, которые были на уроках за последние 30 дней.

Рассылать, только если есть занятия в этот день - рассылка уйдет клиентам, у которых есть урок в день рассылки.

Если вы хотите, чтобы клиенту, не оплатившему счет, повторно выставлялся счет на оплату и отправлялось сообщение, то вы можете поставить галку Выставлять счет повторно, если есть не оплаченный счет.

Важно! Если клиенту ранее был выставлен счет на оплату и клиент не оплатил счет, то рассылка не придет со счетом. Нужно в настройках авторассылки поставить галку "Выставлять счет повторно, если есть не оплаченный счет".



Раздел «Когда рассылаем?»

В этом разделе можно установить периодичность рассылки.

В системе есть три варианта периодичной рассылки: Ежедневная, Еженедельная и Ежемесячная.

При выборе Ежедневной рассылки требуется указать время, когда будет происходить рассылка.

При выборе Ежемесячной и Еженедельной рассылки необходимо будет указать еще и день месяца/недели, когда необходимо отправлять сообщения.

Раздел «Как рассылаем?»

1. Способ рассылки. На данный момент в системе есть 3 способа рассылки сообщений Email, SMS и Telegram. Если у вас настроена интеграция с поставщиками рассылок в WhatsApp в системе, при вы выборе пункта SMS, сообщения будут отправлены в WhatsApp через интеграцию с сервисом рассылок в WhatsApp.

2. Чтобы сообщения были отправлены необходимо указать Шаблон.

Шаблон сообщения можно создать в меню настройки системы (гаечный ключ) — SMS Шаблоны/Email шаблоны — добавить. В шаблоне вы можете использовать теги для автоподстановки, которые выделены красным цветом.

Важно! Теги:

{bill.url} — Ссылка
{bill.amount} — Сумма
{bill.type} — Тип
{bill.begin_date} — Начало периода
{bill.end_date} — Конец периода
{bill.amount_subjects_url} — Сумма предмет ссылка
{bill.amount_url} — Сумма ссылка

Сработают только при автоматическом выставлении счетов на оплату.

Если в рассылке указывать тег {customer.bills}, то по нему в сообщении будут указаны просто ссылки на оплату каждого абонемента.

Если использовать тег {customer.bills.amount_url}, то по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, а также будет указана сумма (сколько нужно оплатить).

Если использовать тег {customer.bills.amount_subject_url}, по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, сумма оплаты, а также предметы этого абонемента.

Empty

По вашему запросу ничего не найдено

Перейти

Навигация

Esc

Закрыть