Счета на оплату клиентам

Инструкция по выставлению счетов на оплату клиентам вручную и автоматически

В ALFACRM вы можете выставлять счета на оплату вашим клиентам. При оплате счета информация о платеже будет добавляться в систему автоматически. В системе есть два способа выставить счет: автоматически или вручную.

Важно! Ваши клиенты смогут оплатить выставленные счета онлайн, только если в системе подключена интеграция с сервисом интернет эквайринга.

Видео по выставлению счетов

Выставление счета вручную

Чтобы выставить клиенту счет вручную перейдите в его карточку. Нажмите на значок банкноты под виджетом посещений, нажмите на кнопку добавить счет.


В появившемся окне в строке тип расчета необходимо выбрать каким образом вы хотите указать сумму к оплате: Вручную или По прогнозу оплаты .

При выборе пункта Вручную вы можете указать любую сумму к оплате и период оплаты. При выборе пункта По прогнозу оплаты система сама рассчитает сумму к оплате исходя из текущего состояния баланса клиента, привязанного абонемента, количества запланированных уроков и периода, за который будет выставлен счет. Сумма выставленная таким образом фиксированная и изменить ее нельзя.

Ели у вас в карточке клиента есть привязанные абонементы с раздельным типом счета, то при выставлении счета вручную, вы можете выбрать, за какой абонемент вы выставляете счет. Для этого в графе клиентский счет укажите счет с названием абонемента, на который нужно зачислить средства. Деньги автоматически зачислятся на указанный счет.

В графе За период вы можете указать за какой период оплачивает клиент.

Внимание! Если вы выставляете счет по прогнозу оплаты нельзя изменить дату начала периода. В таком случае период рассчитывается со дня, в который вы выставляете счет.

После заполнения полей нажмите на кнопку "Сохранить".

В карточке клиента появится счет со статусом [Ожидает оплаты] . Статус счета изменится автоматически после его оплаты, если у вас в системе настроена интеграция с интернет эквайрингом.

Чтобы отправить счет клиенту вам необходимо нажать на кнопку "Скопировать ссылку" —> нажать на конвертик рядом с номером телефона или email клиента —> вставить скопированную ссылку в поле Текст SMS/email письма (указать тему письма, если вы отправляете email) —> нажмите на кнопку "Отправить".

Перейдя по ссылке, ваш клиент увидит форму счета, в которой указаны ваши реквизиты, ссылка на договор-оферту (по умолчанию ссылка указана на договор оферты с AlfaCRM) и сумма к оплате. Чтобы оплатить счет необходим нажать на кнопку «Перейти к оплате», по этой кнопке клиента переведет в платежную форму банка, с эквайрингом которого у вас настроена интеграция.

Если вам необходимо изменить реквизиты вашей компании в счете или указать ссылку на договор оферты перейдите в меню лицензирование, нажав на аватар в правом верхнем углу экрана.

Затем нажмите на кнопку реквизиты. Здесь вы можете заполнит информацию о вашей компании, которую будут видеть клиенты при оплате счета. В графе публичная оферта необходимо указать ссылку на договор оферты на вашем сайте, сохранить.



Весь список выставленных счетов можно посмотреть в разделе Финансы —> нажмите на кнопку Счета.

Автоматическое выставление счета

Важно! Для того чтобы автоматически отправлять счета на оплату у вас должна быть активна опция рассылок SMS/E-mail.

Чтобы система автоматически выставляла счет на оплату необходимо настроить автоматическую рассылку счетов. Для этого перейдите в меню Настройки системы (гаечный ключ) —> раздел Автодействия и рассылки —> пункт Автоматические рассылки. Нажмите на кнопку "Добавить".

Раздел «Что рассылаем?»

В этом разделе вы можете настроить условия отправки автоматической рассылки.

1. Чтобы отправить счета на оплату необходимо указать Тип рассылки: Счета на оплату клиентам.

2. При автоматической отправке счетов доступен только один Метод расчета : По прогнозу оплаты. Система сама рассчитает сумму к оплате исходя из текущего состояния баланса клиента, привязанного абонемента, количества занятий и типа периода.

3. В графе Тип расчетов необходимо выбрать на какой счет клиента будет выставляться счет на оплату. На базовый, если вы ведете все абонементы по базовому счету. По абонементу, если в карточках учеников абонементы ведутся по раздельному типу расчетов либо если ученики занимаются по нескольким направлениям и счета на оплату должны приходить по разным абонементам. И по всем счетам, в случае если у учеников есть абонементы и по базовому счету и по раздельным счетам.

4. В графе Тип периода вы можете указать на какой период выставится счет на Следующий или Текущий. Например, если у вас помесячный абонемент, и он действует с 1.09. Если выбрать тип периода Текущий, то сумма будет рассчитана с 1.09 и до 30.09. Если выбрать тип периода Следующий, то сумма будет рассчитана на период с 1.09 и до 31.10.

5. В графе Период необходимо указать период, на который будет выставлен счет. Это может быть день, неделя или месяц.

6. В графе Статус клиента вы можете указать, клиентам с каким статусом будет отправлена рассылка.

7. В графе Тип клиента можно указать кому отправлять счета: физ.лицам или юр.лицам.

Если вы хотите, чтобы клиент не оплатившему счет повторно выставлялся счет на оплату и отправлялось сообщение, то вы можете поставить галочку Выставлять счет повторно, если есть не оплаченный счет.

Раздел «Когда рассылаем?»

В этом разделе можно установить периодичность рассылки. В системе есть три варианта периодичной рассылки: Ежедневная, Еженедельная и Ежемесячная. При выборе Ежедневной рассылки требуется указать время, когда будет происходить рассылка. При выборе Ежемесячной и Еженедельной рассылки необходимо будет указать еще и день месяца/недели, когда необходимо отправлять сообщения.

Раздел «Как рассылаем?»

1. Способ рассылки. На данный момент в системе есть 3 способа рассылки сообщений Email, SMS и Telegram. Если у вас настроена интеграция с поставщиками рассылок в WhatsApp в системе, при вы выборе пункта SMS, сообщения будут отправлены в WhatsApp через интеграцию с сервисом рассылок в WhatsApp.

2. Чтобы сообщения были отправлены необходимо указать Шаблон. Шаблон сообщения можно создать в меню настройки системы (гаечный ключ) — SMS Шаблоны/Email шаблоны — добавить. В шаблоне вы можете использовать теги для автоподстановки, которые выделены красным цветом.

Важно! Теги:

{bill.url} — Ссылка
{bill.amount} — Сумма
{bill.type} — Тип
{bill.begin_date} — Начало периода
{bill.end_date} — Конец периода
{bill.amount_subjects_url} — Сумма предмет ссылка
{bill.amount_url} — Сумма ссылка

Сработают только при автоматическом выставлении счетов на оплату.

Если в рассылке указывать тег {customer.bills}, то по нему в сообщении будут указаны просто ссылки на оплату каждого абонемента.

Если использовать тег {customer.bills.amount_url}, то по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, а также будет указана сумма (сколько нужно оплатить).

Если использовать тег {customer.bills.amount_subject_url}, по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, сумма оплаты, а также предметы этого абонемента.