Счета на оплату клиентам

1. Для того чтобы выставить клиенту счет вручную, перейдите в карточку клиента → вклад «Счета» → «Добавить счет».

2. Выберете способ расчета:

• «Вручную» можно указать любую сумму к оплате и период оплаты.
• «По прогнозу оплаты» система сама рассчитает сумму к оплате, исходя из текущего состояния, баланса клиента, привязанного абонемента, количества запланированных уроков и периода, за который будет выставлен счет. Сумма, выставленная таким образом, фиксированная, и изменить ее нельзя.
• «По стоимости абонементов» система автоматически подставляет в поле «Сумма» стоимость абонемента.

3. Выберите счет клиента, на который нужно внести оплату. Если в карточке клиента есть привязанные абонементы с раздельным типом счета, то вы можете выбрать, за какой абонемент выставляете счет.

4. Укажите за какой период оплачивает клиент в поле «За период».

Если выставляете счет по прогнозу оплаты, то нельзя изменить дату начала периода. В таком случае период рассчитывается со дня, в который вы выставляете счет.

5. Укажите срок оплаты счета в поле «Срок оплаты».
Можно не указывать параметр «По» (по) какой период можно оплатить данный счет. Тогда при формировании счета в поле «Срок оплаты» в параметре «По» будет указано значение «не задан».

Клиент не сможет оплатить счет, если будет оплачивать после указанной даты в поле «Срок оплаты» в параметре «По».

6. В поле «Счет можно оплатить повторно», если установить галочку, клиент сможет производить оплату по ссылке повторно, даже если счет уже был оплачен.
Если в счете включены «Повторная оплата» и «Срок оплаты», его можно оплачивать несколько раз до окончания указанного срока оплаты.

7. После заполнения полей нажмите на кнопку «Сохранить».

В карточке клиента появится счет со статусом "Ожидает оплаты". Статус счета изменится автоматически после его оплаты, если в вашей системе настроена интеграция с интернет-эквайрингом.

Обратите внимание! Для того чтобы автоматически отправлять счета на оплату, у вас должна быть активна опция рассылок СМС/почты.

Перейдите в «Настройки» - «Автодействия и рассылки» - «Автоматические рассылки». Нажмите на кнопку «Добавить».

1. Раздел «Что рассылаем?»

Чтобы отправить счета на оплату, необходимо указать «Тип рассылки»: «Счета на оплату клиентам».

Метод расчета:
«По прогнозу оплаты». Система сама рассчитает сумму к оплате, исходя из текущего состояния, баланса клиента, привязанного абонемента, количества занятий и типа периода.
«По абонементу». В соответствии с указанной стоимостью абонемента.

Тип расчета:

«Базовый», если вы ведете все абонементы по базовому счету.
«По абонементу» если в карточках учеников абонементы ведутся по раздельному типу расчетов, либо если ученики занимаются по нескольким направлениям и счета на оплату должны приходить по разным абонементам.
«По всем счетам» в случае если у учеников есть абонементы и по базовому счету, и по раздельным счетам.

Период:

В поле «Тип периода» можно указать, на какой период выставится счет на «Следующий» или «Текущий». Например, если у вас помесячный абонемент, и он действует с 1.09. Если выбрать тип периода «Текущий», то сумма будет рассчитана с 1.09 и до 30.09. Если выбрать тип периода «Следующий», то сумма будет рассчитана на период с 1.10 и до 31.10.

В поле «Период» необходимо указать период, на который будет выставлен счет. Это может быть день, неделя или месяц.

Кому отравлять:

В поле «Статус клиента» можно указать клиентов, с каким статусом будет отправлена рассылка.

В поле «Тип клиента» можно указать, кому отправлять счета: физ.лицам или юр.лицам.

Срок и повторная оплата

В поле «Срок оплаты» можно указать срок оплаты счета до определенного времени и автоматически ограничить внесение оплаты при истечении срока. Дата начала срока оплаты начинается с выставления счета.

Поле «Счет можно оплачивать повторно» - если поставить галку в данном поле, клиент сможет производить оплату по ссылке, даже если счет уже оплачен. Если галку не ставить и счет находится в архиве, клиент не сможет произвести оплату за обучение, даже если клиент сохранил ссылку.

Обратите внимание! Если включены оба параметра, то счет можно оплачивать несколько раз до окончания срока.

Дополнительные параметры (опционально)

Поле «Предмет» можно выбрать какой-то определенный предмет или по всем предметам.

Поле «Тип урока» можно выбрать какой-то определенный тип урока или по всем типам.

«Остаток (уроки)» – указывается диапазон остатков уроков, при котором рассылка будет срабатывать (например, от 1 до 3 рассылка автоматически отправится клиентам, у которых осталось уроков от 1 до 3 включительно).

«Остаток (деньги)» – указывается диапазон остатков денежных средств, при котором рассылка будет срабатывать (например, от 100 до 500 рассылка автоматически отправится клиентам, у которых осталось денежных средств от 100 до 500 включительно).

Обращаем ваше внимание, что указывать диапазон ОТ и ДО, необязательно, можно указать только ОТ или только ДО.

«Выставлять счет повторно, если есть не оплаченный счет» - если клиенту ранее был выставлен счет на оплату и клиент не оплатил счет, то рассылка не придет со счетом. Нужно в настройках авторассылки поставить галку.

«Рассылать, только если был на уроках за 30 дней» – рассылка уйдет клиентам, которые были на уроках за последние 30 дней.

«Рассылать только если есть занятия в этот день» - рассылка уйдет тем клиентам, у которых есть урок в день рассылки, при этом соблюдены определенные требования по методу расчета и типу расчета, которые указаны в настройках авторассылки выше.

Обратите внимание!

• Отмененные уроки не будут учитываться при использовании данного параметра настройки авторассылки. Если урок был отменен до времени отправки рассылки, то рассылка не уйдет таким клиентам.
• При выборе метода расчета «По прогнозу оплаты» или при выборе метода расчета «По абонементу»: тип расчета «По всем» - для выставления счета клиенту урок (в день рассылки сегодня) должен быть по абонементу с базовым типом расчета или по абонементу с раздельным типом расчета.
• Если у клиента сегодня есть урок (в день рассылки сегодня), но он не относится ни к одному абонементу, счет не выставляется, так как урок будет бесплатным и не подходит под параметры выставления счета.
• Тип расчета «Базовый» – для выставления счета клиенту урок (в день рассылки сегодня) должен относиться по параметрам к абонементу с базовым типом расчета.
• Тип расчета «По абонементу» – для выставления счета клиенту урок (в день рассылки сегодня) должен относиться по параметрам к абонементу с раздельным типом расчета.

2.Раздел «Когда рассылаем?»

В этом разделе можно установить периодичность рассылки.

«Ежедневно» укажите время.

«Ежемесячно» укажите точную дату и время.

«Еженедельно» укажите день недели и время.

3. Раздел «Как рассылаем?»

1. «Способ рассылки». На данный момент в системе есть 5 способов рассылки сообщений E-mail , СМС, Telegram (для прямого бота ТГ), MAX (для прямого бота Макс), push. Для всех этих способов рассылок должны быть предварительно настроенные интеграции.

При вы выборе пункта «СМС» выберите конкретную интеграцию, через которую хотите отправлять эту рассылку.

«Очередность» указывает, в каком порядке в очереди контактов будет отправлено сообщение (можно выбрать, чтобы сообщение было отправлено всем контактам, указанным в карточке клиента).

2. Шаблон

Обязателен для отправки. Создается в разделе "Настройки" → Шаблоны (SMS / Email)

3. Теги

В системе можно использовать теги, которые автоматически подставят данные из карты клиента. Сработают только при автоматическом выставлении счетов на оплату.

Если в рассылке указывать тег {customer.bills}, то по нему в сообщении будут указаны просто ссылки на оплату каждого абонемента.

Если использовать тег {customer.bills.amount_url}, то по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, а также будет указана сумма (сколько нужно оплатить).

Если использовать тег {customer.bills.amount_subject_url}, по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, сумма оплаты, а также предметы этого абонемента.

Способ 1. Скопируйте ссылку на счет и отправьте клиенту в любой удобный канал связи.

Способ 2. Отправьте через SMS, email или мессенджер прямо из системы.

Нажмите на конвертик рядом с номером телефона или электронная почта клиента —> вставить скопированную ссылку в поле Текст СМС/письма (указать тему письма, если вы отправляете электронная почта и выбрать поставщика услуги , если вы отправляете СМС) —> нажмите на кнопку «Отправить».

Важно! В карточке клиента номер телефона клиента должен быть указан по типу «Мобильный».

Перейдя по ссылке, ваш клиент увидит форму счета, в которой указаны ваши реквизиты (ссылка на договор-оферту, по умолчанию ссылка указана на договор оферты с AlfaCRM).

Чтобы оплатить счет, необходимо нажать на кнопку «Перейти к оплате». По этой кнопке клиент будет переведён в платежную форму банка, с эквайрингом которого у вас настроена интеграция.

Функция позволяет генерировать QR-код, который клиент может отсканировать через банковское приложение для прямой оплаты на расчетный счет вашей организации.
Это особенно полезно компаниям, которые хотят избежать использования интернет-эквайринга и формировать счета напрямую из системы.

Шаг 1. Добавьте реквизиты юр. лица

Перейдите в Настройки(гаченый ключ) → Перейдите на вкладку «Лицензирование (архив)».

Нажмите на блок «Реквизиты».
Если ваша организация уже есть в списке, убедитесь, что все поля заполнены корректно. Для редактирования нажмите на значок карандаша.

Заполните следующие поля:
Юридическое имя — официальное название компании
Юридический адрес — полный юридический адрес
Тип идентификатора налогоплательщика — выберите соответствующий тип (ИНН, ОГРН и т.д.)
Идентификатор налогоплательщика — например, ИНН
Дополнительные реквизиты — рекомендуем указать ОГРН
Ссылка на реквизиты — например, на Google Docs (доступ по ссылке должен быть открыт)
Публичная оферта — ссылка на оферту в открытом источнике (например, Google Docs)
Банковские реквизиты - эти данные можно найти в выписке или справке от банка.

Обязательные поля (без них QR-код не сформируется):
Номер счета — расчетный счет организации;
БИК банка;
Наименование банка;
Номер корреспондентского счета;

Дополнительно (по желанию):
Назначение платежа — например:
Физкультурно-оздоровительные услуги {customer.name} по счёту {bill.id}
Поддерживаются теги: {customer.name} и {bill.id}

После заполнения нажмите «Сохранить».

!Важно: Счета с QR-кодом можно формировать только вручную — через карточку клиента.

Шаг 2. Включите отображение QR-кода в счетах

Перейдите в Настройки → «Основные настройки» - Активируйте чекбокс: «Включить QR-код в счета на оплату» - Сохраните

Использование:
После настройки вы сможете создавать счета с QR-кодом. Учтите следующие особенности:

1. QR-код доступен только при ручном создании счёта в карточке клиента.
2. Все обязательные банковские реквизиты должны быть заполнены.
3. Платежи не поступают в систему автоматически — информацию об оплате нужно вносить вручную.
4. Автоматическая рассылка таких счетов невозможна, но вы можете:

Создать счет вручную;

Сохранить ссылку на него в дополнительных полях клиента;

Использовать эту ссылку в автоматических рассылках;

Изменить реквизиты вашей компании в счете или указать ссылку на договор оферты можно в меню «Лицензирование», нажав на аватар в правом верхнем углу экрана. Перейдите на вкладку «Лицензирование (архив)». Затем нажмите на кнопку «Реквизиты».

На форме можно заполнить информацию о вашей компании, которую будут видеть клиенты при оплате счета. В графе публичная оферта необходимо указать ссылку на договор оферты на вашем сайте.

После заполнения, нажмите на «Сохранить».

Весь список выставленных счетов можно посмотреть в разделе «Финансы», нажмите на кнопку «Счета».

В системе можно массово переносить неоплаченные счета в архив. Для этого выберите нужные счета (или все счета) и нажмите на «Править» - «Отправить в архив».

Обратите внимание! Данное действие необратимо. Оплата по ссылке будет недоступна.

После сохранения появится протокол выполненных операций, в котором содержатся сведения о выполнении и об ошибках.

Ошибка «Статус: Уже в архиве» - означает, что счет уже находится в архиве. Повторно отправить счет в архив нельзя.
Ошибка «Статус: Данный счет оплачен, его нельзя архивировать» означает, что счет уже оплачен и его нельзя отправить в архив.