Счета на оплату клиентам
Инструкция по выставлению счетов на оплату клиентам вручную и автоматически
В AlfaACRM вы можете выставлять счета на оплату вашим клиентам. При оплате счета информация о платеже будет добавляться в систему автоматически.
В системе есть два способа выставления счет:
Важно! Ваши клиенты смогут оплатить выставленные счета онлайн, только если в системе подключена интеграция с сервисом интернет-эквайринга.
Важно! Для того чтобы отправлять сообщение со счетом на оплату из системы у вас должна быть активна опция рассылок SMS/E-mail. Чтобы запросить тестовый период, напишите, пожалуйста, в чат поддержки в правом нижнем углу экрана в системе.
Видео по выставлению счетов
Важно! Если в вашей системе подключена интеграция с интернет-эквайрингом, то платежи по счету будут добавлены в карточку клиента от Service Account; а если клиент произвел оплату через свой личный кабинет, то платеж в системе будет добавлен от имени клиента, который произвел оплату. Данная информация будет полезна для понимания, как именно клиент произвел оплату: по счету или через свой личный кабинет.
Интеграцию с интернет-эквайрингом вы можете настроить с любым доступным поставщиком. Список доступных поставщиков и инструкции по настройке интеграции с ними можно посмотреть по ссылке.
Выставление счета вручную
Для того чтобы выставить клиенту счет вручную, перейдите в карточку клиента. Нажмите на значок банкноты под виджетом посещений, затем нажмите на кнопку «Добавить счет».
В появившемся окне в поле «Тип расчета» необходимо выбрать, каким образом хотите указать сумму к оплате: «Вручную», «По прогнозу оплаты» или «По стоимости абонементов».
При выборе пункта «Вручную» можно указать любую сумму к оплате и период оплаты.
При выборе пункта «По прогнозу оплаты» система сама рассчитает сумму к оплате, исходя из текущего состояния, баланса клиента, привязанного абонемента, количества запланированных уроков и периода, за который будет выставлен счет. Сумма, выставленная таким образом, фиксированная, и изменить ее нельзя.
При выборе пункта «По стоимости абонементов» система автоматически подставляет в поле «Сумма» стоимость абонемента.
Если в карточке клиента есть привязанные абонементы с раздельным типом счета, то при выставлении счета вы можете выбрать, за какой абонемент выставляете счет. Для этого в поле «Клиентский счет» укажите счет с названием абонемента, на который нужно зачислить средства. Деньги автоматически зачислятся на указанный счет.
В поле «За период» можно указать, за какой период оплачивает клиент.
Важно! Если выставляете счет по прогнозу оплаты, нельзя изменить дату начала периода. В таком случае период рассчитывается со дня, в который вы выставляете счет.
В поле «Срок оплаты» - указывается период, в который можно произвести оплату за обучение по данному счету. Можно не указывать параметр «По» (по) какой период можно оплатить данный счет. Тогда при формировании счета в поле «Срок оплаты» в параметре «По» будет указано значение «не задан».
Клиент не сможет произвести оплату по данному счету, если будет оплачивать после указанной даты в поле «Срок оплаты» в параметре «По». Если клиент перейдет по указанной ссылке для оплаты, появится ошибка «Срок оплаты счета истек, обратитесь к администратору», и клиент не сможет произвести оплату.
В поле «Счёт можно оплатить повторно», если установить галочку, клиент сможет производить оплату по ссылке повторно, даже если счёт уже был оплачен.
Важно! Если в счете выбраны одновременно два параметра: «Счёт можно оплатить повторно» и «Срок оплаты», то данный счет можно оплачивать несколько раз до момента окончания срока оплаты, который указан в параметре «Срок оплаты» ПО.
После заполнения полей нажмите на кнопку «Сохранить».
В карточке клиента появится счет со статусом "Ожидает оплаты". Статус счета изменится автоматически после его оплаты, если в вашей системе настроена интеграция с интернет-эквайрингом.
Чтобы отправить счет клиенту вам необходимо нажать на кнопку «Скопировать ссылку».
Далее, нажмите на конвертик рядом с номером телефона или email клиента —> вставить скопированную ссылку в поле Текст SMS/email письма (указать тему письма, если вы отправляете email и выбрать поставщика услуги , если вы отправляете SMS) —> нажмите на кнопку «Отправить».
Важно! В карточке клиента номер телефона клиента должен быть указан по типу «Мобильный».
Перейдя по ссылке, ваш клиент увидит форму счёта, в которой указаны ваши реквизиты (ссылка на договор-оферту, по умолчанию ссылка указана на договор оферты с AlfaCRM).
Чтобы оплатить счёт, необходимо нажать на кнопку «Перейти к оплате». По этой кнопке клиент будет переведён в платежную форму банка, с эквайрингом которого у вас настроена интеграция.
Если вам необходимо изменить реквизиты ваей компании в счете или указать ссылку на договор оферты, перейдите в меню «Лицензирование», нажав на аватар в правом верхнем углу экрана. Затем нажмите на кнопку «Реквизиты».
На форме можно заполнить информацию о вашей компании, которую будут видеть клиенты при оплате счета. В графе публичная оферта необходимо указать ссылку на договор оферты на вашем сайте. После заполнения, нажмите на «Сохранить».
Весь список выставленных счетов можно посмотреть в разделе «Финансы», нажмите на кнопку «Счета».
В системе можно массово переносить неоплаченные счета в архив. Для этого выберите нужные счета (или все счета) и нажмите на «Править» - «Отправить в архив».
Подтвердите действие в системе.
Важно! Данное действие необратимо. Оплата по ссылке будет недоступна.
После сохранения появится протокол выполненных операций, в котором содержатся сведения о выполнении и об ошибках.
Ошибка «Статус: Уже в архиве» - означает, что счет уже находится в архиве. Повторно отправить счет в архив нельзя.
Ошибка «Статус: Данный счет оплачен, его нельзя архивировать» означает, что счет уже оплачен и его нельзя отправить в архив.
Автоматическое выставление счета
Важно! Для того чтобы автоматически отправлять счета на оплату, у вас должна быть активна опция рассылок SMS/E-mail.
Чтобы система автоматически выставляла счет на оплату, необходимо настроить автоматическую рассылку счетов. Для этого перейдите в «Настройки CRM» (гаечный ключ) - «Автодействия и рассылки» - «Автоматические рассылки». Нажмите на кнопку «Добавить».
1. Раздел «Что рассылаем?»
В этом разделе вы можете настроить условия отправки автоматической рассылки.
Чтобы отправить счета на оплату, необходимо указать «Тип рассылки»: «Счета на оплату клиентам».
При автоматической отправке счетов доступна 2 метода расчета:
1) «По прогнозу оплаты». Система сама рассчитает сумму к оплате, исходя из текущего состояния, баланса клиента, привязанного абонемента, количества занятий и типа периода.
2) «По абонементу». В соответствии с указанной стоимостью абонемента.
В поле «Тип расчетов» необходимо выбрать, на какой счет клиента будет выставляться счет на оплату. На базовый, если вы ведете все абонементы по базовому счету. По абонементу, если в карточках учеников абонементы ведутся по раздельному типу расчетов, либо если ученики занимаются по нескольким направлениям и счета на оплату должны приходить по разным абонементам. И по всем счетам, в случае если у учеников есть абонементы и по базовому счету, и по раздельным счетам.
В поле «Тип периода» можно указать, на какой период выставится счет на «Следующий» или «Текущий». Например, если у вас помесячный абонемент, и он действует с 1.09. Если выбрать тип периода «Текущий», то сумма будет рассчитана с 1.09 и до 30.09. Если выбрать тип периода «Следующий», то сумма будет рассчитана на период с 1.10 и до 31.10.
В поле «Период» необходимо указать период, на который будет выставлен счет. Это может быть день, неделя или месяц.
В поле «Статус клиента» можно указать клиентов, с каким статусом будет отправлена рассылка.
В поле «Тип клиента» можно указать, кому отправлять счета: физ.лицам или юр.лицам.
В поле «Срок оплаты» можно указать срок оплаты счета до определенного времени и автоматически ограничить внесение оплаты при истечении срока. Можно выбрать период оплаты счета: бессрочно (без ограничения по сроку оплаты), 3, 5, 6 дней, 1,2 недели, последний день текущего месяца, последний день следующего месяца. Дата начала срока оплаты начинается с выставления счета.
Поле «Счет можно оплачивать повторно» - если поставить галку в данном поле, клиент сможет производить оплату по ссылке, даже если счет уже оплачен. Если галку не ставить и счет находится в архиве, клиент не сможет произвести оплату за обучение, даже если клиент сохранил ссылку.
Важно! Если в счете выбраны одновременно два параметра: «Счёт можно оплатить повторно» и «Срок оплаты», то данный счет можно оплачивать несколько раз до момента окончания срока оплаты, который указан в параметре «Срок оплаты» ПО.
При использовании «Тип расчета» - «По абонементу», можно указать дополнительные параметры:
Поле «Предмет» можно выбрать какой-то определенный предмет или по всем предметам.
Поле «Тип урока» можно выбрать какой-то определенный тип урока или по всем типам.
При использовании «Метода расчета» - «По стоимости абонементов», можно указать дополнительные параметры:
«Остаток (уроки)» – указывается диапазон остатков уроков, при котором рассылка будет срабатывать (например, от 1 до 3 рассылка автоматически отправится клиентам, у которых осталось уроков от 1 до 3 включительно).
«Остаток (деньги)» – указывается диапазон остатков денежных средств, при котором рассылка будет срабатывать (например, от 100 до 500 рассылка автоматически отправится клиентам, у которых осталось денежных средств от 100 до 500 включительно).
Обращаем ваше внимание, что указывать диапазон ОТ и ДО, необязательно, можно указать только ОТ или ДО.
«Рассылать, только если был на уроках за 30 дней» – рассылка уйдет клиентам, которые были на уроках за последние 30 дней.
«Рассылать, только если есть занятия в этот день» - рассылка уйдет клиентам, у которых есть урок в день рассылки.
Важно! Если клиенту ранее был выставлен счет на оплату и клиент не оплатил счет, то рассылка не придет со счетом. Нужно в настройках авторассылки поставить галку «Выставлять счет повторно, если есть не оплаченный счет».
2.Раздел «Когда рассылаем?»
В этом разделе можно установить периодичность рассылки.
В системе есть три варианта периодичной рассылки: «Ежедневная», «Еженедельная» и «Ежемесячная».
При выборе «Ежедневной» рассылки требуется указать время, когда будет происходить рассылка.
При выборе «Ежемесячной» и «Еженедельной» рассылки необходимо будет указать еще и день месяца/недели, когда необходимо отправлять сообщения.
3. Раздел «Как рассылаем?»
1. «Способ рассылки». На данный момент в системе есть 3 способа рассылки сообщений «Email», «SMS» и «Telegram». Если у вас настроена интеграция с поставщиками рассылок в WhatsApp в системе, при вы выборе пункта «SMS», сообщения будут отправлены в WhatsApp через интеграцию с сервисом рассылок в WhatsApp.
«Очередность» указывает, в каком порядке в очереди контактов будет отправлено сообщение (можно выбрать, чтобы сообщение было отправлено всем контактам, указанным в карточке клиента).
2. Чтобы сообщения были отправлены необходимо указать «Шаблон».
Шаблон сообщения можно создать в меню «Настройки CRM» (гаечный ключ) — «SMS Шаблоны»/«Email шаблоны» — «Добавить». В шаблоне вы можете использовать теги для автоподстановки, которые выделены красным цветом.
В системе можно использовать теги. Теги — это ключевые слова, относящееся к какой-либо информации (например, тег {customer.name}, означает имя клиента в системе).
Важно! Сработают только при автоматическом выставлении счетов на оплату.
Важно! Если указываете способ рассылки «Отправить SMS», то необходимо выбрать интеграцию, по которой будет отправлено сообщение клиенту. Про использование несколько СМС поставщиков в одном филиале можно прочитать по ссылке.
Важно! Теги:
{bill.url} — Ссылка
{bill.amount} — Сумма
{bill.type} — Тип
{bill.begin_date} — Начало периода
{bill.end_date} — Конец периода
{bill.amount_subjects_url} — Сумма предмет ссылка
{bill.amount_url} — Сумма ссылка
Если в рассылке указывать тег {customer.bills}, то по нему в сообщении будут указаны просто ссылки на оплату каждого абонемента.
Если использовать тег {customer.bills.amount_url}, то по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, а также будет указана сумма (сколько нужно оплатить).
Если использовать тег {customer.bills.amount_subject_url}, по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, сумма оплаты, а также предметы этого абонемента.
