Доступ в CRM

Работа с доступами в Альфа CRM

Записаться на вебинар
Начало работы
Основные разделы
Прочие интеграции
Интеграция телефонии
Интеграция SMS
Интеграция эквайринга
Все статьи
Начало работы
Основные разделы
Прочие интеграции
Интеграция телефонии
Интеграция SMS
Интеграция эквайринга

Раздел "Доступ в CRM"

В этом разделе можно предоставлять сотрудникам доступ в систему и настраивать роли с разными правами, например, ограничить экспорт данных из системы в файл или окончательное удаление клиентов и лидов. При предоставлении доступа пользователю автоматически отправляется письмо на email со ссылкой, логином и паролем для входа в систему.

Содержание:
  • Как добавить роль
  • Как редактировать роль
  • Как предоставить доступ в систему сотруднику
  • Как предоставить доступ в систему педагогу
  • Как предоставить доступ в систему клиенту
  • Как добавить и/или изменить пользователю роль
  • Настройки личных кабинетов педагогов
  • Настройки личных кабинетов клиентов
  • Как сменить пользователю пароль
  • Как вернуть пользователя из архива
  • Что означает дата в столбце «Последний вход?»

  • Как перейти в раздел "Доступ в CRM"

    Нажмите на пункт "Доступ в CRM" слева в меню, откроется вкладка "Управление пользователями":



    Как добавить роль

    Перейдите во вкладку «Управление ролями».

    По умолчанию в системе для управления доступны две роли: для клиента («Кабинет клиента») и для педагога («Кабинет педагога»). Также для выбора доступна третья роль «Администратор» с максимальными правами доступа в системе, автоматически присваивается тому, кто создает систему, роль не редактируется.

    Для добавления роли нажмите кнопку «+Добавить».

    В поле «Название» напишите, например, «Менеджер» или "Администратор центра".

    В поле «Ранг» укажите число. Ранг влияет на видимость аккаунтов пользователей в разделе "Доступ в CRM", те пользователи, у которых меньше ранг, не увидят аккаунты пользователей выше рангом, например, аккаунт администратора с рангом 999. Для ролей на базе интерфейса «Администрирование» ранг может быть от 100 до 999, «Кабинет педагога» - от 10 до 99, «Кабинет клиента» - от 1 до 9.

    В поле «Интерфейс» выберите интерфейс личного кабинета. Интерфейс «Администрирование» - это интерфейс, например, для менеджеров, операторов call-центра, «Кабинет педагога» - для педагогов, «Кабинет клиента» - для клиентов. Интерфейсы «Кабинет педагога» и «Кабинет клиента» ограничены, то есть, например, нет доступа к пользователям системы и к общему расписанию.

    В разделе «Пункты меню» отметьте галочками разделы меню слева, которые будут доступны пользователю. Например, менеджеру можно не предоставлять доступ к разделу «Доступ в CRM», чтобы он не мог просматривать список пользователей, у которых есть доступ к системе, и управлять пользователями.

    Далее в разделе «Доступные права» нужно настроить доступ к действиям по выбранным пунктам меню, которые вы отметили галочкой. Важно, если выбрали разделы меню, но в пункте "Управление действиями" не поставили галочки, то для пользователя раздел будет подсвечен серым цветом и никаких действий по разделу пользователь не сможет совершить, как минимум, необходимо поставить галочку "Список" - доступ на просмотр данных.

    В пункте «Общие функции», например, можно ограничить экспорт данных из системы, не поставив галочку «Экспорт в файл».

    Через «+» рядом с каждым пунктом можно раскрывать подробности тех действий, которые можно настроить, или можно отметить галочкой целый раздел, чтобы дать доступ к полному управлению этим разделом.

    Например, можно ограничить окончательное удаление карточек лидов и клиентов, для этого нажмите на «+» рядом с пунктами «Учащиеся» и «Лиды» и поставьте галочки на все пункты кроме «Удалить окончательно» и «Массово удалить окончательно».

    Также можно ограничить доступ к контактам учеников и лидов, сняв галочку "Доступ к контактам" в пунктах "Учащиеся" и "Лиды".

    Чтобы ограничить доступ к определенным отчетам, раскройте пункт «Контроллер отчетов» и отметьте галочками только те отчеты, к которым у пользователя будет доступ. Пункт "Кастомные отчеты" дает доступ пользователю на распечатку договора в карточке клиента или ПКО/РКО в карточке платежа.

    Для доступа к распечатке договора, встроенного в пункте "Печатные формы" в настройках системы, должен быть также активен пункт "Договор с клиентом".

    В пункте «Настройки» можно предоставить доступ к управлению основными настройками системы (гаечный ключ вверху экрана).

    Пункт «API» дает возможность пользователю управлять интеграцией системы со сторонними сервисами. Часто такой доступ предоставляется программистам.

    Нажмите «Сохранить».

    Количество ролей в системе не ограничено.



    Как редактировать роль

    Перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой, нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».

    Изменения в роли затронут всех пользователей, у которых выбрана эта роль.



    Как предоставить доступ в систему сотруднику

    Перейдите во вкладку «Управление пользователями», нажмите кнопку «+Добавить».

    В поле «Роль» выберите, например, «Менеджер».

    В поле «ФИО» напишите имя сотрудника и выберите пол.

    В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и который будет использоваться как логин для входа в систему. Email должен быть уникальным, если в системе (в любом филиале) уже есть пользователь с такой почтой (активный или архивный), то появится уведомление.

    В поле «Пароль» придумайте пароль (должно быть минимум 6 символов) или нажмите «авто», для того чтобы он сгенерировался автоматически. Сотрудник сможет сменить пароль при входе в систему или в своем личном кабинете.

    В поле «Язык интерфейса» выберите, на каком языке будет личный кабинет сотрудника. Он сможет изменить язык сам в разделе «Мой профиль».

    В поле «Номер SIP» установите номер SIP, если подключена интеграция с IP-телефонией, для совершения исходящих звонков из системы.

    В поле «ИНН кассира» можно прописать личный ИНН сотрудника, если настроена интеграция с сервисом Комтет.Касса, тогда в чек подставится ФИО и ИНН пользователя, добавившего платеж.

    В разделе «Филиалы» отметьте галочками филиалы, в которые у сотрудника будет доступ. Он сможет переключаться между ними вверху экрана.

    В разделе «Доступ в кассы» отметьте галочками кассы, к которым у сотрудника будет доступ. Если оставить это поле пустым, то он не сможет работать с платежами (просматривать список, добавлять новые).

    Нажмите «Сохранить», сотруднику автоматически отправится письмо со ссылкой для входа, логином и паролем на указанный e-mail.

    Количество пользователей в системе не ограничено.

    О предоставлении доступа сотрудникам можно посмотреть видеоурок.



    Как предоставить доступ в систему педагогу

    1) Перейдите в меню слева «Педагоги» и откройте карточку педагога, кликнув на его имя. Справа в разделе «Доступ в CRM» нажмите «предоставить».

    В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и это будет логин для входа. Автоматически подставляется адрес почты из контактов педагога. Email должен быть уникальным, если в системе (в любом филиале) уже есть пользователь (активный или архивный) с такой почтой, то появится уведомление.


    В поле «Пароль» придумайте пароль (должен состоять минимум из 6 символов) или нажмите «авто», чтобы он сгенерировался автоматически. Педагог сможет сменить пароль при входе в систему или в своем личном кабинете.

    Нажмите «Сохранить», педагогу автоматически отправится письмо с доступом на e-mail, он появится как пользователь в разделе «Доступ в CRM» с ролью «Кабинет педагога».

    2) Или в разделе «Доступ в CRM» во вкладке «Управление пользователями» нажмите кнопку «+Добавить».

    В поле «Роль» выберите «Кабинет педагога».

    В поле «Педагог» выберите карточку из списка.

    В поле «ФИО» напишите имя педагога и выберите пол.

    В поле «E-mail» укажите адрес почты преподавателя.

    В поле «Пароль» напишите пароль.

    В поле «Язык интерфейса» выберите, на каком языке будет личный кабинет педагога. Он сможет изменить язык сам в разделе «Мой профиль».

    В разделе «Филиалы» отметьте галочками филиалы, в которые у педагога будет доступ. Он сможет переключаться между ними вверху экрана.

    В разделе «Доступ в кассы» отметьте галочками кассы, к которым у педагога будет доступ. Если оставить это поле пустым, то он не сможет работать с платежами (просматривать список, добавлять новые).

    Нажмите «Сохранить».

    Саму роль педагогов «Кабинет педагога» вы можете настроить в разделе «Доступ в CRM», для этого перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой и нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».


    Можно ограничить доступ к вкладке «Коммуникации» в карточке клиента педагогу, например, если комментарии ведут администраторы между собой и преподаватели эту информацию не должны видеть. Для этого в настройках роли педагога раскройте пункт "Общие функции" - "Карточка клиента" и поставьте все галочки по очереди для пункта "Карточка клиента" кроме галочки рядом с "Карточка клиента" как на скриншоте:


    Изменения роли при сохранении затронут всех педагогов.

    По умолчанию педагоги видят только своих клиентов и группы, за которыми назначены ответственными, и только свое расписание занятий в календаре. Расширить возможности преподавателя дополнительно можно в настройках (гаечный ключ в верхней панели) в пункте "Кабинет педагога", например, добавить возможность ставить замены по своим занятиям на других педагогов, далее рассмотрим эти возможности подробнее.

    О предоставлении доступа педагогам также можно посмотреть в видеоуроке.



    Как предоставить доступ в систему клиенту

    Доступ в систему клиенту можно предоставить, если у вас активна опция "Личные кабинеты учеников".

    Перейдите в раздел «Клиенты», откройте карточку ученика, кликнув на его имя, и в правой части экрана в разделе «Доступ в CRM» нажмите «предоставить».


    В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и который будет использоваться как логин для входа в систему, автоматически подставляется адрес почты, указанный в контактах клиента.

    В поле «Пароль» придумайте пароль (должен состоять минимум из 6 символов) или нажмите «авто», чтобы он сгенерировался автоматически. Клиент сможет сменить пароль при входе в систему или в своем личном кабинете.

    Нажмите «Сохранить», клиенту автоматически отправляется письмо с доступом на указанный e-mail, он появляется в списке пользователей в разделе «Доступ в CRM».

    Можно предоставить доступ нескольким клиентам на одну почту, удобно, если центр посещают несколько детей из одной семьи.

    При предоставлении доступа на уже занятый e-mail система предложит объединить доступы.

    Пароль повторно можно не указывать, так как он будет такой же.

    На почту родителю придет только одно письмо при предоставлении доступа в первой карточке.

    Так родитель сможет заходить в личный кабинет под одним логином и переключаться между карточками вверху экрана как между филиалами в системе.

    Клиент может изменить язык интерфейса в разделе «Мой профиль».

    По умолчанию клиенту предоставляется роль «Кабинет клиента».

    Роль можно настраивать в разделе «Доступ в CRM», для этого перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой и нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».


    Изменения в роли затронут всех клиентов.

    О предоставлении доступа клиентам также можно посмотреть в видео.



    Как добавить и/или изменить пользователю роль

    Перейдите во вкладку «Управление пользователями», выделите карточку пользователя галочкой, нажмите «Править».


    В строке «Роль» кликнете на пустое место и выберите нужную роль. Если требуется удалить предыдущую роль, то нажмите на крестик, сохраните.


    Если пользователю присвоено несколько ролей с разным интерфейсом, то он сможет переключаться между ролями в верхней правой части экрана, нажав на аватар.




    Настройки личных кабинетов педагогов

    По умолчанию педагоги видят только своих учеников и свои группы и имеют доступ только к своим урокам.

    Личные кабинеты педагогов можно настроить через гаечный ключ вверху экрана в разделе «Педагоги» - «Кабинет педагога».

    Отметьте галочками нужные опции:

    • Может ставить замены на чужих учеников: педагог сможет вместо себя назначать другого преподавателя себе на замену. Также в уроке будет доступен выбор всех групп филиала;
    • Может просматривать контакты учеников: если отключить опцию, то педагог, заходя в личную карточку клиента, не увидит его контакты;
    • Имеет доступ ко всем ученикам, а не только своим: педагог увидит карточки всех учеников и лидов того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки, в которых он указан как ответственный;
    • Имеет доступ ко всем группам, а не только своим: педагог увидит карточки всех групп того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки групп, у которых он указан как ответственный;
    • Имеет доступ ко всем урокам, а не только своим: если опция активирована, педагог может в таблице видеть занятия других педагогов.

    Если нужен доступ ко всем запланированным урокам филиала, то можно создать вторую роль для педагога с интерфейсом "Администрирование";

    • Может править данные ученика в его карточке: педагог сможет добавлять, редактировать и удалять в карточке клиента участие в группах, регулярное расписание индивидуальное и групповое, предмет и уровень знаний. При этом кнопки "Править" как у администратора у преподавателя не будет;
    • Имеет доступ к файлам в профиле: педагог сможет в своем личном кабинете просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в его карточку, например, отсканированный трудовой договор и другие документы и материалы;

    • Имеет доступ к файлам в группах: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке группы;
    • Имеет доступ к файлам в клиентах: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке клиента, у которого он выбран как ответственный, и просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в карточку клиента, у которого педагог не выбран ответственным;
    • Имеет доступ к файлам в уроках: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке занятия, например, с домашним заданием;
    • Скрывать статистику: можно ограничить педагогу доступ к просмотру своей статистики - количество проведенных занятий за последние два месяца и их общая продолжительность.

    • Может редактировать свой график работы: педагоги смогут сами указывать свои рабочие дни и часы. Подробнее о работе с графиком работы в статье

    Обзор кабинета педагога можно посмотреть в видео.

    Также инструкция для ваших педагогов по работе в личном кабинете. Ее можно отправить при предоставлении доступа.



    Настройки личных кабинетов клиентов

    Личные кабинеты клиентов можно настроить через гаечный ключ вверху экрана в разделе «Клиенты» - «Кабинет клиента».

    В поле "Период истории в прогнозе" укажите диапазон занятий, который будет отображаться в виджете посещений у клиента по умолчанию.

    Если клиенту нужно будет просмотреть большее количество уроков, то он сможет увеличить диапазон.

    Отметьте галочками нужные опции:

    • Может просматривать загруженные файлы в ЛК: клиент сможет в личном кабинете просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором или его ответственным педагогом в его карточку, например, скан договора;

    • Может видеть стоимость урока: клиент сможет просматривать сумму, списанную с его счета при проведении занятия, в табличном отображении раздела «Уроки»;

    • Может видеть комментарии к урокам: клиент увидит общий комментарий к запланированному/проведенному занятию, например, «Педагог задержится на 10 минут», комментарий могут добавлять администраторы или педагоги;

    • Может видеть личное примечание к уроку: клиент при просмотре занятия увидит индивидуальное примечание, добавленное педагогом или администратором. Это может быть информация для родителя, например, "Подготовился удовлетворительно";

    • Может видеть бонусный счет: клиент в своем личном кабинете сможет просмотреть свой бонусный остаток, который он может потратить по системе лояльности на товары или занятия.

    Пункт появится, если активирован модуль "Система лояльности" в настройках системы в разделе "Клиенты", подробнее о системе лояльности можно прочитать в статье;

    • Имеет доступ к файлам в уроках: клиент сможет просмотреть и скачать файл, прикрепленный к занятию.

    Обзор кабинета клиента можно посмотреть в видео.

    Также инструкция для ваших клиентов по работе в личном кабинете. Ее можно отправить при предоставлении доступа. В статье ответили на популярные вопросы: как войти в личный кабинет, восстановить пароль, обзор профиля, внесение оплаты и просмотр домашнего задания.



    Как сменить пользователю пароль

    Перейдите во вкладку «Управление пользователями», поставьте галочку рядом с пользователем, нажмите «Править».


    Поставьте галочку «Сменить пароль», укажите новый пароль и нажмите «Сохранить».


    Пользователю на указанный e-mail автоматически придет письмо с доступом с новым паролем.

    Также пользователь может сменить пароль сам в своем личном кабинете и при входе в систему через кнопку "Забыли пароль".



    Как вернуть пользователя из архива

    Во вкладке "Управление пользователями" перейдите во вкладку «Архивные» и нажмите на значок зеленой стрелочки.


    Далее вернитесь во вкладку «Текущие» и, если пользователю требуется доступ в систему, то выделите его карточку галочкой, нажмите «Править» и вверху карточки выберите «Активен», нажмите «Сохранить».


    Пользователи не удаляются окончательно в целях сохранения безопасности данных, так как за ними закрепляются действия в системе.

    При отправлении пользователя в архив доступ в систему автоматически блокируется.



    Что означает дата в столбце «Последний вход?»

    В столбце «Последний вход» отображается дата и время последнего ввода пароля пользователем при входе в систему.


    О настройке прав доступа также можно посмотреть в видео.

    Остались вопросы?

    Техническая поддержка, отдел продаж и отдел разработки готовы ответить на любые вопросы. Напишите, позвоните или можете приехать в офис и познакомиться лично :)

    Мы используем файлы cookie, чтобы обеспечить вам удобство работы с сайтом.
    Используя ALFACRM, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.