Доступ в CRM

Работа с доступами в Альфа CRM

Раздел "Доступ в CRM"

В этом разделе можно предоставлять сотрудникам доступ в систему и настраивать роли с разными правами, например, ограничить экспорт данных из системы в файл или окончательное удаление клиентов и лидов. При предоставлении доступа пользователю автоматически отправляется письмо на email со ссылкой, логином и паролем для входа в систему.

Содержание:

Как перейти в раздел "Доступ в CRM"

Нажмите на пункт "Доступ в CRM" слева в меню, откроется вкладка "Управление пользователями":

Как добавить роль

Перейдите во вкладку «Управление ролями».

По умолчанию в системе для управления доступны две роли: для клиента («Кабинет клиента») и для педагога («Кабинет педагога»). Также для выбора доступна третья роль «Администратор» с максимальными правами доступа в системе, автоматически присваивается тому, кто создает систему, роль не редактируется.

Для добавления роли нажмите кнопку «+Добавить».

В поле «Название» напишите, например, «Менеджер» или "Администратор центра".

В поле «Ранг» укажите число. Ранг влияет на видимость аккаунтов пользователей в разделе "Доступ в CRM", те пользователи, у которых меньше ранг, не увидят аккаунты пользователей выше рангом, например, аккаунт администратора с рангом 999. Для ролей на базе интерфейса «Администрирование» ранг может быть от 100 до 999, «Кабинет педагога» - от 10 до 99, «Кабинет клиента» - от 1 до 9.

В поле «Интерфейс» выберите интерфейс личного кабинета. Интерфейс «Администрирование» - это интерфейс, например, для менеджеров, операторов call-центра, «Кабинет педагога» - для педагогов, «Кабинет клиента» - для клиентов. Интерфейсы «Кабинет педагога» и «Кабинет клиента» ограничены, то есть, например, нет доступа к пользователям системы и к общему расписанию.

В разделе «Пункты меню» отметьте галочками разделы меню слева, которые будут доступны пользователю. Например, менеджеру можно не предоставлять доступ к разделу «Доступ в CRM», чтобы он не мог просматривать список пользователей, у которых есть доступ к системе, и управлять пользователями.

Далее в разделе «Доступные права» нужно настроить доступ к действиям по выбранным пунктам меню, которые вы отметили галочкой. Важно, если выбрали разделы меню, но в пункте "Управление действиями" не поставили галочки, то для пользователя раздел будет подсвечен серым цветом и никаких действий по разделу пользователь не сможет совершить, как минимум, необходимо поставить галочку "Список" - доступ на просмотр данных.

В пункте «Общие функции», например, можно ограничить экспорт данных из системы, не поставив галочку «Экспорт в файл».

Через «+» рядом с каждым пунктом можно раскрывать подробности тех действий, которые можно настроить, или можно отметить галочкой целый раздел, чтобы дать доступ к полному управлению этим разделом.

Например, можно ограничить окончательное удаление карточек лидов и клиентов, для этого нажмите на «+» рядом с пунктами «Учащиеся» и «Лиды» и поставьте галочки на все пункты кроме «Удалить окончательно» и «Массово удалить окончательно».

Также можно ограничить доступ к контактам учеников и лидов, сняв галочку "Доступ к контактам" в пунктах "Учащиеся" и "Лиды".

Чтобы ограничить доступ к определенным отчетам, раскройте пункт «Контроллер отчетов» и отметьте галочками только те отчеты, к которым у пользователя будет доступ. Пункт "Кастомные отчеты" дает доступ пользователю на распечатку договора в карточке клиента или ПКО/РКО в карточке платежа.

Для доступа к распечатке договора, встроенного в пункте "Печатные формы" в настройках системы, должен быть также активен пункт "Договор с клиентом".

В пункте «Настройки» можно предоставить доступ к управлению основными настройками системы (гаечный ключ вверху экрана).

Пункт «API» дает возможность пользователю управлять интеграцией системы со сторонними сервисами. Часто такой доступ предоставляется программистам.

Нажмите «Сохранить».

Количество ролей в системе не ограничено.

Как редактировать роль

Перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой, нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».

Изменения в роли затронут всех пользователей, у которых выбрана эта роль.

Как предоставить доступ в систему сотруднику

Перейдите во вкладку «Управление пользователями», нажмите кнопку «+Добавить».

В поле «Роль» выберите, например, «Менеджер».

В поле «ФИО» напишите имя сотрудника и выберите пол.

В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и который будет использоваться как логин для входа в систему. Email должен быть уникальным, если в системе (в любом филиале) уже есть пользователь с такой почтой (активный или архивный), то появится уведомление.

В поле «Пароль» придумайте пароль или нажмите «авто», для того чтобы он сгенерировался автоматически. Сотрудник сможет сменить пароль при входе в систему или в своем личном кабинете.

В поле «Язык интерфейса» выберите, на каком языке будет личный кабинет сотрудника. Он сможет изменить язык сам в разделе «Мой профиль».

В поле «Номер SIP» установите номер SIP, если подключена интеграция с IP-телефонией, для совершения исходящих звонков из системы.

В поле «ИНН кассира» можно прописать личный ИНН сотрудника, если настроена интеграция с сервисом Комтет.Касса, тогда в чек подставится ФИО и ИНН пользователя, добавившего платеж.

В разделе «Филиалы» отметьте галочками филиалы, в которые у сотрудника будет доступ. Он сможет переключаться между ними вверху экрана.

В разделе «Доступ в кассы» отметьте галочками кассы, к которым у сотрудника будет доступ. Если оставить это поле пустым, то он не сможет работать с платежами (просматривать список, добавлять новые).

Нажмите «Сохранить», сотруднику автоматически отправится письмо со ссылкой для входа, логином и паролем на указанный e-mail.

Количество пользователей в системе не ограничено.

О предоставлении доступа сотрудникам можно посмотреть видеоурок.

Как предоставить доступ в систему педагогу

1) Перейдите в меню слева «Педагоги» и откройте карточку педагога, кликнув на его имя. Справа в разделе «Доступ в CRM» нажмите «предоставить».

В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и это будет логин для входа. Автоматически подставляется адрес почты из контактов педагога. Email должен быть уникальным, если в системе (в любом филиале) уже есть пользователь (активный или архивный) с такой почтой, то появится уведомление.

В поле «Пароль» придумайте пароль или нажмите «авто», чтобы он сгенерировался автоматически. Педагог сможет сменить пароль при входе в систему или в своем личном кабинете.

Нажмите «Сохранить», педагогу автоматически отправится письмо с доступом на e-mail, он появится как пользователь в разделе «Доступ в CRM» с ролью «Кабинет педагога».

2) Или в разделе «Доступ в CRM» во вкладке «Управление пользователями» нажмите кнопку «+Добавить».

В поле «Роль» выберите «Кабинет педагога».

В поле «Педагог» выберите карточку из списка.

В поле «ФИО» напишите имя педагога и выберите пол.

В поле «E-mail» укажите адрес почты преподавателя.

В поле «Пароль» напишите пароль.

В поле «Язык интерфейса» выберите, на каком языке будет личный кабинет педагога. Он сможет изменить язык сам в разделе «Мой профиль».

В разделе «Филиалы» отметьте галочками филиалы, в которые у педагога будет доступ. Он сможет переключаться между ними вверху экрана.

В разделе «Доступ в кассы» отметьте галочками кассы, к которым у педагога будет доступ. Если оставить это поле пустым, то он не сможет работать с платежами (просматривать список, добавлять новые).

Нажмите «Сохранить».

Саму роль педагогов «Кабинет педагога» вы можете настроить в разделе «Доступ в CRM», для этого перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой и нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».

Можно ограничить доступ к вкладке «Коммуникации» в карточке клиента педагогу, например, если комментарии ведут администраторы между собой и преподаватели эту информацию не должны видеть. Для этого в настройках роли педагога раскройте пункт "Общие функции" - "Карточка клиента" и поставьте все галочки по очереди для пункта "Карточка клиента" кроме галочки рядом с "Карточка клиента" как на скриншоте:

Изменения роли при сохранении затронут всех педагогов.

По умолчанию педагоги видят только своих клиентов и группы, за которыми назначены ответственными, и только свое расписание занятий в календаре. Расширить возможности преподавателя дополнительно можно в настройках (гаечный ключ в верхней панели) в пункте "Кабинет педагога", например, добавить возможность ставить замены по своим занятиям на других педагогов, далее рассмотрим эти возможности подробнее.

О предоставлении доступа педагогам также можно посмотреть в видеоуроке.

Как предоставить доступ в систему клиенту

Доступ в систему клиенту можно предоставить, если у вас активна опция "Личные кабинеты учеников".

Перейдите в раздел «Клиенты», откройте карточку ученика, кликнув на его имя, и в правой части экрана в разделе «Доступ в CRM» нажмите «предоставить».

В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и который будет использоваться как логин для входа в систему, автоматически подставляется адрес почты, указанный в контактах клиента.

В поле «Пароль» придумайте пароль или нажмите «авто», чтобы он сгенерировался автоматически. Клиент сможет сменить пароль при входе в систему или в своем личном кабинете.

В поле "Роль(и)" выберите Кабинет клиента.*
*Предварительно можно настроить роли для родителя и ученика. Затем предоставить каждому пользователю доступ со своими правами, например для того чтобы родитель мог видеть платежи, а ученик только свои посещения.



Нажмите «Сохранить», клиенту автоматически отправляется письмо с доступом на указанный e-mail, он появляется в списке пользователей в разделе «Доступ в CRM».

Можно предоставить доступ нескольким клиентам на одну почту, удобно, если центр посещают несколько детей из одной семьи.

При предоставлении доступа на уже занятый e-mail система предложит объединить доступы.

Пароль повторно можно не указывать, так как он будет такой же.

На почту родителю придет только одно письмо при предоставлении доступа в первой карточке.

Так родитель сможет заходить в личный кабинет под одним логином и переключаться между карточками вверху экрана как между филиалами в системе.

Клиент может изменить язык интерфейса в разделе «Мой профиль».

По умолчанию клиенту предоставляется роль «Кабинет клиента».

Роль можно настраивать в разделе «Доступ в CRM», для этого перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой и нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».

Изменения в роли затронут всех клиентов.

О предоставлении доступа клиентам также можно посмотреть в видео.

Как добавить и/или изменить пользователю роль

Перейдите во вкладку «Управление пользователями», выделите карточку пользователя галочкой, нажмите «Править».

В строке «Роль» кликнете на пустое место и выберите нужную роль. Если требуется удалить предыдущую роль, то нажмите на крестик, сохраните.

Если пользователю присвоено несколько ролей с разным интерфейсом, то он сможет переключаться между ролями в верхней правой части экрана, нажав на аватар.

Настройки личных кабинетов педагогов

По умолчанию педагоги видят только своих учеников и свои группы и имеют доступ только к своим урокам.

Личные кабинеты педагогов можно настроить через гаечный ключ вверху экрана в разделе «Педагоги» - «Кабинет педагога».

Отметьте галочками нужные опции:

• Может ставить замены на чужих учеников: педагог сможет вместо себя назначать другого преподавателя себе на замену. Также в уроке будет доступен выбор всех групп филиала;
• Может просматривать контакты учеников: если отключить опцию, то педагог, заходя в личную карточку клиента, не увидит его контакты;
• Имеет доступ ко всем ученикам, а не только своим: педагог увидит карточки всех учеников и лидов того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки, в которых он указан как ответственный;
• Имеет доступ ко всем группам, а не только своим: педагог увидит карточки всех групп того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки групп, у которых он указан как ответственный;
• Имеет доступ ко всем урокам, а не только своим: если опция активирована, педагог может в таблице видеть занятия других педагогов.

Если нужен доступ ко всем запланированным урокам филиала, то можно создать вторую роль для педагога с интерфейсом "Администрирование";

• Может править данные ученика в его карточке: педагог сможет добавлять, редактировать и удалять в карточке клиента участие в группах, регулярное расписание индивидуальное и групповое, предмет и уровень знаний. При этом кнопки "Править" как у администратора у преподавателя не будет;
• Имеет доступ к файлам в профиле: педагог сможет в своем личном кабинете просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в его карточку, например, отсканированный трудовой договор и другие документы и материалы;

• Имеет доступ к файлам в группах: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке группы;
• Имеет доступ к файлам в клиентах: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке клиента, у которого он выбран как ответственный, и просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в карточку клиента, у которого педагог не выбран ответственным;
• Имеет доступ к файлам в уроках: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке занятия, например, с домашним заданием;



• Скрывать статистику: можно ограничить педагогу доступ к просмотру своей статистики - количество проведенных занятий за последние два месяца и их общая продолжительность.

• Может редактировать свой график работы: педагоги смогут сами указывать свои рабочие дни и часы. Подробнее о работе с графиком работы в статье

Обзор кабинета педагога можно посмотреть в видео.

Также инструкция и видео для ваших педагогов по работе в личном кабинете. Ее можно отправить при предоставлении доступа.

Настройки личных кабинетов клиентов

Личные кабинеты клиентов можно настроить через гаечный ключ вверху экрана в разделе «Клиенты» - «Кабинет клиента».

В поле "Период истории в прогнозе" укажите диапазон занятий, который будет отображаться в виджете посещений у клиента по умолчанию.

Если клиенту нужно будет просмотреть большее количество уроков, то он сможет увеличить диапазон.

Отметьте галочками нужные опции:

• Может просматривать загруженные файлы в ЛК: клиент сможет в личном кабинете просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором или его ответственным педагогом в его карточку, например, скан договора;

• Может видеть стоимость урока: клиент сможет просматривать сумму, списанную с его счета при проведении занятия, в табличном отображении раздела «Уроки»;

• Может видеть комментарии к урокам: клиент увидит общий комментарий к запланированному/проведенному занятию, например, «Педагог задержится на 10 минут», комментарий могут добавлять администраторы или педагоги;

• Может видеть личное примечание к уроку: клиент при просмотре занятия увидит индивидуальное примечание, добавленное педагогом или администратором. Это может быть информация для родителя, например, "Подготовился удовлетворительно";

• Может видеть бонусный счет: клиент в своем личном кабинете сможет просмотреть свой бонусный остаток, который он может потратить по системе лояльности на товары или занятия.

Пункт появится, если активирован модуль "Система лояльности" в настройках системы в разделе "Клиенты", подробнее о системе лояльности можно прочитать в статье;

• Имеет доступ к файлам в уроках: клиент сможет просмотреть и скачать файл, прикрепленный к занятию.

Обзор кабинета клиента можно посмотреть в видео.

Также инструкция и видео для ваших клиентов по работе в личном кабинете. Ее можно отправить при предоставлении доступа. В статье ответили на популярные вопросы: как войти в личный кабинет, восстановить пароль, обзор профиля, внесение оплаты и просмотр домашнего задания.

Как сменить пользователю пароль

Перейдите во вкладку «Управление пользователями», поставьте галочку рядом с пользователем, нажмите «Править».

Поставьте галочку «Сменить пароль», укажите новый пароль и нажмите «Сохранить».

Пользователю на указанный e-mail автоматически придет письмо с доступом с новым паролем.

Также пользователь может сменить пароль сам в своем личном кабинете и при входе в систему через кнопку "Забыли пароль".

Как вернуть пользователя из архива

Во вкладке "Управление пользователями" перейдите во вкладку «Архивные» и нажмите на значок зеленой стрелочки.

Далее вернитесь во вкладку «Текущие» и, если пользователю требуется доступ в систему, то выделите его карточку галочкой, нажмите «Править» и вверху карточки выберите «Активен», нажмите «Сохранить».

Пользователи не удаляются окончательно в целях сохранения безопасности данных, так как за ними закрепляются действия в системе.

При отправлении пользователя в архив доступ в систему автоматически блокируется.

Что означает дата в столбце «Последний вход?»

В столбце «Последний вход» отображается дата и время последнего ввода пароля пользователем при входе в систему.

О настройке прав доступа также можно посмотреть в видео.