Раздел "Доступ в CRM"
В этом разделе можно предоставлять сотрудникам доступ в систему и настраивать роли с разными правами, например, ограничить экспорт данных из системы в файл или окончательное удаление клиентов и лидов. При предоставлении доступа пользователю автоматически отправляется письмо на email со ссылкой, логином и паролем для входа в систему.
Содержание:
Как перейти в раздел "Доступ в CRM"
Нажмите на пункт "Доступ в CRM" слева в меню, откроется раздел "Управление пользователями":
Как добавить роль
Перейдите во вкладку «Управление ролями».
По умолчанию в системе для управления доступны две роли: роль для клиента («Кабинет клиента») и роль для педагога («Кабинет педагога»). Также для выбора доступна третья роль «Администратор» с максимальными правами доступа в системе, роль автоматически присваивается тому, кто создает систему.
Для добавления роли нажмите кнопку «+Добавить».
В поле «Название» напишите название роли, например, «Менеджер» или "Администратор центра"
В поле «Ранг» укажите цифру. Ранг влияет на видимость аккаунтов пользователей в разделе "Доступ в CRM", те пользователи, у которых меньше ранг, не увидят аккаунты пользователей выше рангом, например, аккаунт администратора с рангом 999. Для ролей на базе интерфейса «Администрирование» ранг может быть от 100 до 999, на базе интерфейса «Кабинет педагога» - от 10 до 99, на базе интерфейса «Кабинет клиента» - от 1 до 9.
В поле «Интерфейс» выберите интерфейс личного кабинета. Интерфейс «Администрирование» - это интерфейс, например, для менеджеров, операторов call-центра. Интерфейс «Кабинет педагога» - это интерфейс для педагогов, «Кабинет клиента» - для клиентов. Интерфейсы «Кабинет педагога» и «Кабинет клиента» ограничены.
В разделе «Пункты меню» отметьте галочками разделы в меню слева, которые будут доступны пользователю. Например, менеджеру можно не предоставлять доступ к разделу «Доступ в CRM», чтобы он не мог просматривать список пользователей, у которых есть доступ к системе и управлять пользователями.
Далее в разделе «Доступные права» нужно настроить доступ к действиям по выбранным пунктам меню, которые вы отметили галочкой. Важно: если выбрали разделы меню, но в пункте "Управление действиями" не поставили галочки, то для пользователя раздел будет подсвечен серым цветом и никаких действий по разделу пользователь не сможет совершить, как минимум необходимо поставить галочку "Список" - доступ на просмотр данных.
В пункте «Общие функции», например, можно ограничить экспорт данных из системы, не поставив галочку «Экспорт в файл».
Через «+» рядом с каждым пунктом можно раскрывать подробности тех действий, которые можно настроить или можно отметить галочкой целый раздел, для того, чтобы дать доступ к полному управлению этим разделом.
Например, можно ограничить окончательное удаление карточек лидов и клиентов, для этого нажмите на «+» рядом с пунктами «Учащиеся» и «Лиды» и поставьте галочки на все пункты кроме «Удалить окончательно».
Также можно ограничить доступ к контактам учеников и лидов, сняв галочку "Доступ к контактам" в пунктах "Учащиеся" и "Лиды".
Чтобы ограничить доступ к определенным отчетам, раскройте пункт «Контроллер отчетов» и отметьте галочками только те отчеты, к которым у пользователя будет доступ. Пункт "Кастомные отчеты" дает доступ пользователю на распечатку договора в карточке клиента или ПКО/РКО, если шаблон встроен в системе тех.поддержкой.
Для доступа к распечатке договора, встроенного вами в пункте "Печатные формы" в настройках системы, должен быть активен пункт "Договор с клиентом".
В пункте «Настройки» можно настраивать доступ к управлению основными настройками системы (настройки CRM, доступные через гаечный ключ в верху).
Пункт «API» дает возможность пользователю управлять интеграцией системы со сторонними сервисами. Часто такой доступ предоставляется программистам.
Нажмите «Сохранить».
Количество ролей в системе не ограничено.
Как редактировать роль
Перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой, нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».
Изменения в роли затронут всех пользователей, у которых выбрана эта роль.
Как предоставить доступ в систему сотруднику
Перейдите во вкладку «Управление пользователями», нажмите кнопку «+Добавить».
В поле «Роль» выберите роль для сотрудника, например, «Менеджер».
В поле «ФИО» напишите ФИО сотрудника и выберите пол.
В поле «E-mail» укажите адрес почты пользователя, на который придет письмо с доступом и который будет использоваться как логин для входа в систему. Email должен быть уникальным, если в системе уже есть пользователь с таким e-mail в любом филиале или в архиве, то появится уведомление.
В поле «Пароль» придумайте пароль, который пользователь сможет изменить при входе, или нажмите «авто», для того, чтобы пароль сформировался автоматически. В пароле укажите минимум 6 символов.
В поле «Язык интерфейса» выберите, на каком языке будет личный кабинет сотрудника. Сотрудник сможет изменить язык сам в разделе «Мой профиль».
В поле «Номер SIP» установите номер SIP, если подключена интеграция с IP-телефонией, для совершения исходящих звонков из системы.
В разделе «Филиалы» отметьте галочками филиалы, в которые у пользователя будет доступ. Сотрудник сможет переключаться между филиалами вверху.
В разделе «Доступ в кассы» отметьте галочками кассы, к которым у пользователя будет доступ. Если оставить это поле пустым, то пользователь не сможет работать с платежами - просматривать список, добавлять новые платежи.
Нажмите «Сохранить», пользователю автоматически отправится письмо со ссылкой для входа, логином и паролем на указанный e-mail.
Количество пользователей в системе не ограничено.
О предоставлении доступа сотрудникам можно посмотреть видеоурок.
Как предоставить доступ в систему педагогу
Перейдите в раздел меню слева «Учителя» (Педагоги, Тренеры) и откройте карточку педагога. Справа в разделе «Доступ в CRM» нажмите «предоставить».
В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и это будет логин для входа. Автоматически подставляется адрес почты из контактов педагога. Email должен быть уникальным, если в системе уже есть пользователь активный или архивный с таким e-mail, появится уведомление.
В поле «Пароль» придумайте пароль, который педагог сможет изменить в своем личном кабинете, или нажмите «авто», для того, чтобы пароль сгенерировался автоматически. Пароль минимум из 6 символов.
Нажмите «Сохранить», педагогу автоматически отправится письмо с доступом на e-mail, педагог появится как пользователь в разделе «Доступ в CRM», по умолчанию с ролью «Кабинет работника».
Или в разделе «Доступ в CRM» во вкладке «Управление пользователями», нажмите кнопку «+Добавить».
В поле «Роль» выберите роль «Кабинет педагога».
В поле «Педагог» выберите педагога из списка.
В поле «ФИО» напишите ФИО сотрудника и выберите пол.
В поле «E-mail» укажите адрес почты пользователя.
В поле «Пароль» напишите пароль.
В поле «Язык интерфейса» выберите, на каком языке будет личный кабинет педагога. Педагог сможет изменить язык сам в разделе «Мой профиль».
В разделе «Филиалы» отметьте галочками филиалы, в которые у педагога будет доступ. Педагог сможет переключаться между филиалами вверху.
В разделе «Доступ в кассы» отметьте галочками кассы, к которым у педагога будет доступ. Если оставить это поле пустым, то педагог не сможет работать с платежами - просматривать список, добавлять новые платежи.
Нажмите «Сохранить».
Саму роль педагогов «Кабинет работника» вы можете настроить в разделе «Доступ в CRM», для этого перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой и нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».
Можно ограничить доступ к разделу «Коммуникации» в карточке клиента педагогу, например, если коммуникации по клиенту ведут администраторы между собой и педагоги эту информацию не должны видеть. Для этого в настройках роли педагога раскройте пункт "Общие функции" - "Карточка клиента", и поставьте все галочки по очереди для пункта "Карточка клиента", кроме галочки рядом с "Карточка клиента" как на скриншоте:
Изменения роли при сохранении затронут всех педагогов.
По умолчанию педагоги видят только своих клиентов и группы, за которыми назначены ответственными и только свое расписание занятий в календаре. Расширить возможности педагога дополнительно можно в настройках (гаечный ключ в верхней панели) в пункте "Кабинет педагога", например, ограничить видимость всех контактов учеников, возможность ставить замены по своим занятиям на других педагогов, далее рассмотрим эти возможности подробнее.
О предоставлении доступа педагогам также можно посмотреть в видеоуроке.
Как предоставить доступ в систему клиенту
Доступ в систему клиенту можно предоставить только, если у вас активна опция "Личные кабинеты учеников".
Перейдите в раздел «Клиенты», откройте карточку ученика и в правой части экрана в разделе «Доступ в CRM» нажмите «предоставить».
В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и который будет использоваться как логин для входа в систему, автоматически подставляется адрес почты, указанный в контактах клиента.
В поле «Пароль» придумайте пароль, который клиент сможет изменить в своем личном кабинете, или нажмите «авто», для того, чтобы пароль сгенерировался автоматически. Пароль должен состоять минимум из 6 символов.
Нажмите «Сохранить», клиенту автоматически отправляется письмо с доступом на указанный e-mail, клиент появляется в списке пользователей в разделе «Доступ в CRM».
Можно предоставить доступ нескольким клиентам на один e-mail, удобно, если центр посещают несколько детей из одной семьи.
При предоставлении доступа на уже занятый e-mail система предложит объединить доступы.
Пароль повторно можно не указывать, так как он будет такой же.
На почту родителю придет только одно письмо при предоставлении доступа в первой карточке.
Так родитель сможет заходить в личный кабинет под одним логином и переключаться между карточками вверху экрана как между филиалами в системе.
Клиент может изменить язык интерфейса в разделе «Мой профиль».
По умолчанию клиенту предоставляется роль «Кабинет клиента».
Роль «Кабинет клиента» можно настраивать в разделе «Доступ в CRM», для этого перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой и нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».
Изменения в роли затронут всех клиентов.
О предоставлении доступа клиентам также можно посмотреть в видео.
Как добавить и/или изменить пользователю роль
Перейдите во вкладку «Управление пользователями», выделите карточку пользователя галочкой, нажмите «Править».
В строке «Роль» нажмите на пустое место и выберите нужную роль. Если требуется удалить предыдущую роль, то нажмите на крестик. Нажмите «Сохранить».
Если пользователю присвоено несколько ролей с разным интерфейсом, то пользователь сможет переключаться между ролями в верхней правой части экрана, нажав на аватар.
Настройки личных кабинетов педагогов
По умолчанию педагоги видят только своих учеников и свои группы и имеют доступ только к своим урокам.
Личные кабинеты педагогов можно настроить в настройках системы (знак гаечного ключа вверху экрана) в разделе «Педагоги» - «Кабинет педагога».
Отметьте галочками нужные опции:
- Может ставить замены на чужих учеников: педагог может вместо себя назначать другого педагога себе на замену.
- Может просматривать контакты учеников: если отключить опцию, то педагог, заходя в личную карточку ученика, не увидит его контакты.
- Имеет доступ ко всем ученикам, а не только своим: педагог увидит карточки всех учеников того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки учеников, у которых педагог указан как ответственный.
- Имеет доступ ко всем группам, а не только своим: педагог увидит карточки всех групп того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки групп, у которых педагог указан как ответственный.
- Имеет доступ ко всем урокам, а не только своим: педагог сможет видеть в таблице список проведенных уроков в разделе «Уроки» - занятия всего филиала, к которому у педагога есть доступ. Если нужен доступ ко всему запланированному расписанию филиала в календаре, можно создать вторую роль для педагога с доступом только к просмотру календаря запланированных и проведенных занятий всего филиала.
Если опция активирована педагог может в таблице видеть проведенные занятия других педагогов:
- Может править данные ученика в его карточке: педагог сможет добавлять, редактировать и удалять в карточке клиента участие в группах, регулярное расписание индивидуальное и групповое, предмет и уровень знаний. При этом кнопки "Править" как у администратора - у педагога не будет, т.е. он не сможет редактировать основную информацию по клиенту.
- Имеет доступ к файлам в профиле: педагог сможет в своем личном кабинете просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в его карточку, например, отсканированный трудовой договор и другие документы и материалы.
- Имеет доступ к файлам в группах: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке группы;
- Имеет доступ к файлам в клиентах: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке клиента, у которого он выбран как ответственный, и просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в карточку клиента, у которого педагог не выбран ответственным;
- Имеет доступ к файлам в уроках: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке занятия, например, с домашним заданием;
- Скрывать статистику: можно ограничить педагогу доступ к просмотру своей статистики - количество проведенных занятий за последние два месяца и их общую продолжительность.
Обзор кабинета педагога можно посмотреть в видео.
Также инструкция для ваших педагогов по работе в личном кабинете. Ее можно отправить педагогам при предоставлении доступа.
Настройки личных кабинетов клиентов
Личные кабинеты клиентов можно настроить в настройках системы (знак гаечного ключа вверху экрана) в разделе «Клиенты» - «Кабинет клиента».
В поле "Период истории в прогнозе" можно настроить диапазон занятий, который будет отображаться у клиента по умолчанию.
Если клиенту нужно будет просмотреть большее количество занятий, то он сможет увеличить диапазон.
Отметьте галочками нужные опции:
- Может просматривать загруженные файлы в ЛК: клиент сможет в личном кабинете просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором или его ответственным педагогом в его карточку, например, скан договора.
- Может видеть стоимость урока: клиент сможет просматривать сумму, списанную с его счета при проведении занятия, в табличном отображении раздела «Уроки (Занятия)»;
- Может видеть комментарии к урокам: клиент увидит общий комментарий к запланированному/проведенному уроку, например, «Педагог задержится на 10 минут», комментарий могут добавлять администраторы или педагоги и он будет виден для всех участников занятия, если галочкой отмечена эта опция.
- Может видеть личное примечание к уроку: клиент при просмотре занятия увидит индивидуальное примечание по занятию, добавленное педагогом или администратором. Например, это может быть информация по этому уроку для родителя: "Подготовился удовлетворительно, обратите внимание на подготовку к занятию" и др.
- Может видеть бонусный счет: клиент в своем личном кабинете сможет просмотреть свой бонусный остаток, который он может потратить по системе лояльности на товары или занятия.
Пункт появится, если активирован модуль "Система лояльности" в настройках системы в разделе "Клиенты", подробнее о системе лояльности можно прочитать в статье.
Обзор кабинета клиента можно посмотреть в видео.
Также инструкция для ваших клиентов по работе в личном кабинете. Ее можно отправить клиентам при предоставлении доступа. В статье ответили на популярные вопросы: как войти в личный кабинет, восстановить пароль, обзор профиля, внесение оплаты и просмотр домашнего задания.
Как сменить пользователю пароль
Перейдите во вкладку «Управление пользователями», поставьте галочку рядом с пользователем, нажмите «Править».
Поставьте галочку «Сменить пароль», укажите новый пароль и нажмите «Сохранить».
Пользователю на указанный e-mail автоматически придет письмо с доступом с новым паролем.
Также пользователь может сменить пароль сам в своем личном кабинете и при входе в систему через кнопку "Забыли пароль".
Как вернуть пользователя из архива
Перейдите во вкладку «Архивные» и нажмите на значок зеленой стрелочки.
Далее вернитесь во вкладку «Текущие» и, если пользователю требуется доступ в систему, то выделите его карточку галочкой, нажмите «Править» и вверху карточки выберите «Активен», нажмите «Сохранить».
Пользователи не удаляются окончательно в целях сохранения безопасности данных, так как за пользователями закрепляются действия в системе.
При отправлении пользователя в архив доступ пользователя в систему автоматически блокируется.
Что означает дата в столбце «Последний вход?»
В столбце «Последний вход» отображается дата и время последнего ввода пароля пользователем при входе в систему.
О настройке прав доступа также можно посмотреть в видео.