Доступ в CRM

Работа с доступами в Альфа CRM

Записаться на вебинар
Дальше
Начало работы
Основные разделы
Прочие интеграции
Интеграция телефонии
Интеграция SMS
Интеграция эквайринга
Все статьи
Начало работы
Основные разделы
Прочие интеграции
Интеграция телефонии
Интеграция SMS
Интеграция эквайринга

Раздел "Доступ в CRM"

В этом разделе можно предоставлять сотрудникам доступ в систему и настраивать роли с разными правами, например, ограничить экспорт данных из системы в файл или окончательное удаление клиентов и лидов. При предоставлении доступа пользователю автоматически отправляется письмо на email со ссылкой, логином и паролем для входа в систему.

Содержание:
  • Как добавить роль
  • Как редактировать роль
  • Как предоставить доступ в систему сотруднику
  • Как предоставить доступ в систему педагогу
  • Как предоставить доступ в систему клиенту
  • Как добавить и/или изменить пользователю роль
  • Настройки личных кабинетов педагогов
  • Настройки личных кабинетов клиентов
  • Как сменить пользователю пароль
  • Как вернуть пользователя из архива
  • Что означает дата в столбце «Последний вход?»
  • Как перейти в раздел "Доступ в CRM"

    Нажмите на пункт "Доступ в CRM" слева в меню, откроется раздел "Управление пользователями":



    Как добавить роль

    Перейдите во вкладку «Управление ролями».

    По умолчанию в системе для управления доступны две роли: роль для клиента («Кабинет клиента») и роль для педагога («Кабинет педагога»). Также для выбора доступна третья роль «Администратор» с максимальными правами доступа в системе, роль автоматически присваивается тому, кто создает систему.

    Для добавления роли нажмите кнопку «+Добавить».

    В поле «Название» напишите название роли, например, «Менеджер» или "Администратор центра"

    В поле «Ранг» укажите цифру. Ранг влияет на видимость аккаунтов пользователей в разделе "Доступ в CRM", те пользователи, у которых меньше ранг, не увидят аккаунты пользователей выше рангом, например, аккаунт администратора с рангом 999. Для ролей на базе интерфейса «Администрирование» ранг может быть от 100 до 999, на базе интерфейса «Кабинет педагога» - от 10 до 99, на базе интерфейса «Кабинет клиента» - от 1 до 9.

    В поле «Интерфейс» выберите интерфейс личного кабинета. Интерфейс «Администрирование» - это интерфейс, например, для менеджеров, операторов call-центра. Интерфейс «Кабинет педагога» - это интерфейс для педагогов, «Кабинет клиента» - для клиентов. Интерфейсы «Кабинет педагога» и «Кабинет клиента» ограничены.

    В разделе «Пункты меню» отметьте галочками разделы в меню слева, которые будут доступны пользователю. Например, менеджеру можно не предоставлять доступ к разделу «Доступ в CRM», чтобы он не мог просматривать список пользователей, у которых есть доступ к системе и управлять пользователями.

    Далее в разделе «Доступные права» нужно настроить доступ к действиям по выбранным пунктам меню, которые вы отметили галочкой. Важно: если выбрали разделы меню, но в пункте "Управление действиями" не поставили галочки, то для пользователя раздел будет подсвечен серым цветом и никаких действий по разделу пользователь не сможет совершить, как минимум необходимо поставить галочку "Список" - доступ на просмотр данных.

    В пункте «Общие функции», например, можно ограничить экспорт данных из системы, не поставив галочку «Экспорт в файл».

    Через «+» рядом с каждым пунктом можно раскрывать подробности тех действий, которые можно настроить или можно отметить галочкой целый раздел, для того, чтобы дать доступ к полному управлению этим разделом.

    Например, можно ограничить окончательное удаление карточек лидов и клиентов, для этого нажмите на «+» рядом с пунктами «Учащиеся» и «Лиды» и поставьте галочки на все пункты кроме «Удалить окончательно».

    Также можно ограничить доступ к контактам учеников и лидов, сняв галочку "Доступ к контактам" в пунктах "Учащиеся" и "Лиды".

    Чтобы ограничить доступ к определенным отчетам, раскройте пункт «Контроллер отчетов» и отметьте галочками только те отчеты, к которым у пользователя будет доступ. Пункт "Кастомные отчеты" дает доступ пользователю на распечатку договора в карточке клиента или ПКО/РКО, если шаблон встроен в системе тех.поддержкой.

    Для доступа к распечатке договора, встроенного вами в пункте "Печатные формы" в настройках системы, должен быть активен пункт "Договор с клиентом".

    В пункте «Настройки» можно настраивать доступ к управлению основными настройками системы (настройки CRM, доступные через гаечный ключ в верху).

    Пункт «API» дает возможность пользователю управлять интеграцией системы со сторонними сервисами. Часто такой доступ предоставляется программистам.

    Нажмите «Сохранить».

    Количество ролей в системе не ограничено.



    Как редактировать роль

    Перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой, нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».

    Изменения в роли затронут всех пользователей, у которых выбрана эта роль.



    Как предоставить доступ в систему сотруднику

    Перейдите во вкладку «Управление пользователями», нажмите кнопку «+Добавить».

    В поле «Роль» выберите роль для сотрудника, например, «Менеджер».

    В поле «ФИО» напишите ФИО сотрудника и выберите пол.

    В поле «E-mail» укажите адрес почты пользователя, на который придет письмо с доступом и который будет использоваться как логин для входа в систему. Email должен быть уникальным, если в системе уже есть пользователь с таким e-mail в любом филиале или в архиве, то появится уведомление.

    В поле «Пароль» придумайте пароль, который пользователь сможет изменить при входе, или нажмите «авто», для того, чтобы пароль сформировался автоматически. В пароле укажите минимум 6 символов.

    В поле «Язык интерфейса» выберите, на каком языке будет личный кабинет сотрудника. Сотрудник сможет изменить язык сам в разделе «Мой профиль».

    В поле «Номер SIP» установите номер SIP, если подключена интеграция с IP-телефонией, для совершения исходящих звонков из системы.

    В разделе «Филиалы» отметьте галочками филиалы, в которые у пользователя будет доступ. Сотрудник сможет переключаться между филиалами вверху.

    В разделе «Доступ в кассы» отметьте галочками кассы, к которым у пользователя будет доступ. Если оставить это поле пустым, то пользователь не сможет работать с платежами - просматривать список, добавлять новые платежи.

    Нажмите «Сохранить», пользователю автоматически отправится письмо со ссылкой для входа, логином и паролем на указанный e-mail.

    Количество пользователей в системе не ограничено.

    О предоставлении доступа сотрудникам можно посмотреть видеоурок.



    Как предоставить доступ в систему педагогу

    Перейдите в раздел меню слева «Учителя» (Педагоги, Тренеры) и откройте карточку педагога. Справа в разделе «Доступ в CRM» нажмите «предоставить».

    В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и это будет логин для входа. Автоматически подставляется адрес почты из контактов педагога. Email должен быть уникальным, если в системе уже есть пользователь активный или архивный с таким e-mail, появится уведомление.


    В поле «Пароль» придумайте пароль, который педагог сможет изменить в своем личном кабинете, или нажмите «авто», для того, чтобы пароль сгенерировался автоматически. Пароль минимум из 6 символов.

    Нажмите «Сохранить», педагогу автоматически отправится письмо с доступом на e-mail, педагог появится как пользователь в разделе «Доступ в CRM», по умолчанию с ролью «Кабинет работника».

    Или в разделе «Доступ в CRM» во вкладке «Управление пользователями», нажмите кнопку «+Добавить».

    В поле «Роль» выберите роль «Кабинет педагога».

    В поле «Педагог» выберите педагога из списка.

    В поле «ФИО» напишите ФИО сотрудника и выберите пол.

    В поле «E-mail» укажите адрес почты пользователя.

    В поле «Пароль» напишите пароль.

    В поле «Язык интерфейса» выберите, на каком языке будет личный кабинет педагога. Педагог сможет изменить язык сам в разделе «Мой профиль».

    В разделе «Филиалы» отметьте галочками филиалы, в которые у педагога будет доступ. Педагог сможет переключаться между филиалами вверху.

    В разделе «Доступ в кассы» отметьте галочками кассы, к которым у педагога будет доступ. Если оставить это поле пустым, то педагог не сможет работать с платежами - просматривать список, добавлять новые платежи.

    Нажмите «Сохранить».

    Саму роль педагогов «Кабинет работника» вы можете настроить в разделе «Доступ в CRM», для этого перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой и нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».


    Можно ограничить доступ к разделу «Коммуникации» в карточке клиента педагогу, например, если коммуникации по клиенту ведут администраторы между собой и педагоги эту информацию не должны видеть. Для этого в настройках роли педагога раскройте пункт "Общие функции" - "Карточка клиента", и поставьте все галочки по очереди для пункта "Карточка клиента", кроме галочки рядом с "Карточка клиента" как на скриншоте:


    Изменения роли при сохранении затронут всех педагогов.

    По умолчанию педагоги видят только своих клиентов и группы, за которыми назначены ответственными и только свое расписание занятий в календаре. Расширить возможности педагога дополнительно можно в настройках (гаечный ключ в верхней панели) в пункте "Кабинет педагога", например, ограничить видимость всех контактов учеников, возможность ставить замены по своим занятиям на других педагогов, далее рассмотрим эти возможности подробнее.

    О предоставлении доступа педагогам также можно посмотреть в видеоуроке.



    Как предоставить доступ в систему клиенту

    Доступ в систему клиенту можно предоставить только, если у вас активна опция "Личные кабинеты учеников".

    Перейдите в раздел «Клиенты», откройте карточку ученика и в правой части экрана в разделе «Доступ в CRM» нажмите «предоставить».


    В поле «E-mail» укажите адрес почты, на который придет письмо с доступом и который будет использоваться как логин для входа в систему, автоматически подставляется адрес почты, указанный в контактах клиента.

    В поле «Пароль» придумайте пароль, который клиент сможет изменить в своем личном кабинете, или нажмите «авто», для того, чтобы пароль сгенерировался автоматически. Пароль должен состоять минимум из 6 символов.

    Нажмите «Сохранить», клиенту автоматически отправляется письмо с доступом на указанный e-mail, клиент появляется в списке пользователей в разделе «Доступ в CRM».

    Можно предоставить доступ нескольким клиентам на один e-mail, удобно, если центр посещают несколько детей из одной семьи.

    При предоставлении доступа на уже занятый e-mail система предложит объединить доступы.

    Пароль повторно можно не указывать, так как он будет такой же.

    На почту родителю придет только одно письмо при предоставлении доступа в первой карточке.

    Так родитель сможет заходить в личный кабинет под одним логином и переключаться между карточками вверху экрана как между филиалами в системе.

    Клиент может изменить язык интерфейса в разделе «Мой профиль».

    По умолчанию клиенту предоставляется роль «Кабинет клиента».

    Роль «Кабинет клиента» можно настраивать в разделе «Доступ в CRM», для этого перейдите во вкладку «Управление ролями», выделите роль галочкой и нажмите «Править», внесите изменения, нажмите «Сохранить».


    Изменения в роли затронут всех клиентов.

    О предоставлении доступа клиентам также можно посмотреть в видео.



    Как добавить и/или изменить пользователю роль

    Перейдите во вкладку «Управление пользователями», выделите карточку пользователя галочкой, нажмите «Править».


    В строке «Роль» нажмите на пустое место и выберите нужную роль. Если требуется удалить предыдущую роль, то нажмите на крестик. Нажмите «Сохранить».


    Если пользователю присвоено несколько ролей с разным интерфейсом, то пользователь сможет переключаться между ролями в верхней правой части экрана, нажав на аватар.




    Настройки личных кабинетов педагогов

    По умолчанию педагоги видят только своих учеников и свои группы и имеют доступ только к своим урокам.

    Личные кабинеты педагогов можно настроить в настройках системы (знак гаечного ключа вверху экрана) в разделе «Педагоги» - «Кабинет педагога».

    Отметьте галочками нужные опции:

    • Может ставить замены на чужих учеников: педагог может вместо себя назначать другого педагога себе на замену.
    • Может просматривать контакты учеников: если отключить опцию, то педагог, заходя в личную карточку ученика, не увидит его контакты.
    • Имеет доступ ко всем ученикам, а не только своим: педагог увидит карточки всех учеников того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки учеников, у которых педагог указан как ответственный.
    • Имеет доступ ко всем группам, а не только своим: педагог увидит карточки всех групп того филиала, к которому ему предоставлен доступ, а не только карточки групп, у которых педагог указан как ответственный.
    • Имеет доступ ко всем урокам, а не только своим: педагог сможет видеть в таблице список проведенных уроков в разделе «Уроки» - занятия всего филиала, к которому у педагога есть доступ. Если нужен доступ ко всему запланированному расписанию филиала в календаре, можно создать вторую роль для педагога с доступом только к просмотру календаря запланированных и проведенных занятий всего филиала.
      Если опция активирована педагог может в таблице видеть проведенные занятия других педагогов:

    • Может править данные ученика в его карточке: педагог сможет добавлять, редактировать и удалять в карточке клиента участие в группах, регулярное расписание индивидуальное и групповое, предмет и уровень знаний. При этом кнопки "Править" как у администратора - у педагога не будет, т.е. он не сможет редактировать основную информацию по клиенту.
    • Имеет доступ к файлам в профиле: педагог сможет в своем личном кабинете просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в его карточку, например, отсканированный трудовой договор и другие документы и материалы.

    • Имеет доступ к файлам в группах: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке группы;
    • Имеет доступ к файлам в клиентах: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке клиента, у которого он выбран как ответственный, и просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором в карточку клиента, у которого педагог не выбран ответственным;
    • Имеет доступ к файлам в уроках: педагог сможет просмотреть, скачать, загрузить и удалить файлы в карточке занятия, например, с домашним заданием;
    • Скрывать статистику: можно ограничить педагогу доступ к просмотру своей статистики - количество проведенных занятий за последние два месяца и их общую продолжительность.

    Обзор кабинета педагога можно посмотреть в видео.

    Также инструкция для ваших педагогов по работе в личном кабинете. Ее можно отправить педагогам при предоставлении доступа.



    Настройки личных кабинетов клиентов

    Личные кабинеты клиентов можно настроить в настройках системы (знак гаечного ключа вверху экрана) в разделе «Клиенты» - «Кабинет клиента».

    В поле "Период истории в прогнозе" можно настроить диапазон занятий, который будет отображаться у клиента по умолчанию.

    Если клиенту нужно будет просмотреть большее количество занятий, то он сможет увеличить диапазон.

    Отметьте галочками нужные опции:

    • Может просматривать загруженные файлы в ЛК: клиент сможет в личном кабинете просмотреть и скачать файлы, загруженные администратором или его ответственным педагогом в его карточку, например, скан договора.

    • Может видеть стоимость урока: клиент сможет просматривать сумму, списанную с его счета при проведении занятия, в табличном отображении раздела «Уроки (Занятия)»;

    • Может видеть комментарии к урокам: клиент увидит общий комментарий к запланированному/проведенному уроку, например, «Педагог задержится на 10 минут», комментарий могут добавлять администраторы или педагоги и он будет виден для всех участников занятия, если галочкой отмечена эта опция.

    • Может видеть личное примечание к уроку: клиент при просмотре занятия увидит индивидуальное примечание по занятию, добавленное педагогом или администратором. Например, это может быть информация по этому уроку для родителя: "Подготовился удовлетворительно, обратите внимание на подготовку к занятию" и др.

    • Может видеть бонусный счет: клиент в своем личном кабинете сможет просмотреть свой бонусный остаток, который он может потратить по системе лояльности на товары или занятия.

    Пункт появится, если активирован модуль "Система лояльности" в настройках системы в разделе "Клиенты", подробнее о системе лояльности можно прочитать в статье.

  • Имеет доступ к файлам в уроках: клиент сможет просмотреть и скачать файл, прикрепленный к занятию.
  • Обзор кабинета клиента можно посмотреть в видео.

    Также инструкция для ваших клиентов по работе в личном кабинете. Ее можно отправить клиентам при предоставлении доступа. В статье ответили на популярные вопросы: как войти в личный кабинет, восстановить пароль, обзор профиля, внесение оплаты и просмотр домашнего задания.



    Как сменить пользователю пароль

    Перейдите во вкладку «Управление пользователями», поставьте галочку рядом с пользователем, нажмите «Править».


    Поставьте галочку «Сменить пароль», укажите новый пароль и нажмите «Сохранить».


    Пользователю на указанный e-mail автоматически придет письмо с доступом с новым паролем.

    Также пользователь может сменить пароль сам в своем личном кабинете и при входе в систему через кнопку "Забыли пароль".



    Как вернуть пользователя из архива

    Перейдите во вкладку «Архивные» и нажмите на значок зеленой стрелочки.


    Далее вернитесь во вкладку «Текущие» и, если пользователю требуется доступ в систему, то выделите его карточку галочкой, нажмите «Править» и вверху карточки выберите «Активен», нажмите «Сохранить».


    Пользователи не удаляются окончательно в целях сохранения безопасности данных, так как за пользователями закрепляются действия в системе.

    При отправлении пользователя в архив доступ пользователя в систему автоматически блокируется.



    Что означает дата в столбце «Последний вход?»

    В столбце «Последний вход» отображается дата и время последнего ввода пароля пользователем при входе в систему.


    О настройке прав доступа также можно посмотреть в видео.

    Остались вопросы?

    Техническая поддержка, отдел продаж и отдел разработки готовы ответить на любые вопросы. Напишите, позвоните или можете приехать в офис и познакомиться лично :)

    Мы используем файлы cookie, чтобы обеспечить вам удобство работы с сайтом.
    Используя ALFACRM, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.