Автоматические и триггерные рассылки

В системе есть возможность подключить автоматические рассылки, которые срабатывают в определенное время по установленному интервалу, например, ежедневные напоминания о пробных занятиях для клиентов или триггерные рассылки в момент совершения действия, например, при внесении оплаты клиентом отправляется SMS или письмо по e-mail с информацией о внесенной сумме и количеством оставшихся оплаченных занятий.

Мы рассмотрим популярные варианты рассылок и опишем алгоритм подключения, применяя который можно быстро настроить основные рассылки для клиентов, педагогов, юр. лиц и администраторов.

1. Авторассылка клиентам с напоминанием о занятии

Для настройки авторассылки необходимо добавить шаблон e-mail или sms, по которому будет осуществляться рассылка. В разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных" нажмите надпись "e-mail шаблоны" или "sms шаблоны". Рассмотрим на примере добавления e-mail шаблона.

После перехода в раздел управления e-mail шаблонами нажмите кнопку "Добавить", в поле "Назначение" выберите из списка вариант "Для клиента", далее заполните название шаблона, тему и текст письма, также, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон и нажмите кнопку "Сохранить", чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона e-mail рассылки с напоминанием, например, о пробных занятиях можно посмотреть на скриншоте:


После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой в определенное время и по выбранному интервалу будет отправляться массовая рассылка клиентам с напоминанием о занятиях. Для этого перейдите в "Настройки CRM" и в пункте "Автоматизация и повышение показателей" нажмите на надпись "автоматические рассылки", в появившемся окне нажмите кнопку "Добавить":

1) Когда рассылаем?

В поле "Периодичность" выберите, когда будет отправляться рассылка: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В нашем случае мы выбираем "Ежедневно". В поле "Время рассылки" необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек "Базовые опции").

2) Что рассылаем?

В поле "Тип рассылки" выбираем вариант "Оповещение об уроках". В поле "Тип урока" выбираем "Пробный". Далее "Период уроков" выбираем, например, вариант "Уроки на завтра" и "Статус урока" - "Запланировано", так рассылка будет отправляться всем клиентам, у которых на завтра есть запланированные занятия.

3) Как рассылаем?

В поле "Способ рассылки" выбираем вариант "Отправить E-mail" и в поле "Шаблон", выбираем шаблон для клиента, который создали "Напоминание о пробном", в блоке "Допустимые теги" отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне e-mail рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку "Сохранить", так авторассылка будет создана. Пример добавления авторассылки представлен ниже:

После добавления данной рассылки ежедневно в 13.00 по московскому времени будут отправляться e-mail уведомления всем клиентам, у которых на завтра есть запланированные пробные занятия.


2. Рассылка клиентам с напоминанием об оплате

Для подключения рассылки сначала добавляется шаблон e-mail или sms, по которому будет осуществляться рассылка. В разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных" нажмите надпись "e-mail шаблоны" или "sms шаблоны", рассмотрим на примере добавления e-mail шаблона.

После перехода в раздел управления e-mail шаблонами нажмите кнопку "Добавить", в поле "Назначение" выберите из списка вариант "Для клиента", далее заполните название шаблона, тему и текст письма, также, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон и нажмите кнопку "Сохранить", чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона e-mail рассылки с напоминанием об оплате, если осталось 1 оплаченное занятие, можно посмотреть на скриншоте:

После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой, в определенное время и по выбранному интервалу, будет отправляться массовая рассылка клиентам с напоминанием об оплате. Для этого перейдите в "Настройки CRM" и в пункте "Автоматизация и повышение показателей" нажмите на надпись "автоматические рассылки", в появившемся окне нажмите кнопку "Добавить":

1) Когда рассылаем?

В поле "Периодичность" выберите, когда будет отправляться рассылка: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В нашем случае мы выбираем "Ежедневно". В поле "Время рассылки" необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек "Базовые опции").

2) Что рассылаем?

В поле "Тип рассылки" выбираем вариант "Напоминание об оплате для клиента". В поле "Статус клиента" выбираем "Активен", чтобы оповещение приходило только активным клиентам (либо можно оставить вариант "Любой"). Далее в поле "Мин. остаток (уроки)" вносим значение "1", если необходима рассылка, если осталось 1 занятие и менее или в поле "Мин. остаток (деньги)" вносим числовое значение в деньгах, например, если необходимо чтобы отправлялась рассылка при снижении баланса ниже 1000 руб. Далее галочками нужно выбрать условия для отправки: "Рассылать только если был на уроках за 30 дней" - будет рассылка, если клиент присутствовал на занятиях за последние 30 дней, "Рассылать только если есть деньги на остатке" - рассылка будет отправляться, только если на остатке клиента более чем 0, "Рассылать только если есть занятия в этот день" - рассылка будет отправляться тем, клиентам у которых в день рассылки запланированы занятия. При выборе всех 3 условий галочками рассылка будет отправляться, только если выполняются все условия.

3) Как рассылаем?

В поле "Способ рассылки" выбираем вариант "Отправить E-mail" и в поле "Шаблон", выбираем шаблон для клиента "Напоминание об оплате", в блоке "Допустимые теги" отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне e-mail рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку "Сохранить", так авторассылка будет создана.

Пример добавления авторассылки представлен на скриншоте:

После добавления данной рассылки ежедневно в 09.00 по московскому времени будут отправляться e-mail уведомления всем клиентам, у которых на остатке 1 оплаченное занятие и менее, также у них есть запланированное занятие и на счету есть средства.


3. Рассылка клиентам поздравление с днем рождения

Для настройки авторассылки добавим шаблон e-mail или sms, по которому будет осуществляться рассылка. В разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных" нажмите надпись "e-mail шаблоны" или "sms шаблоны". Рассмотрим на примере добавления sms шаблона.

После перехода в раздел управления sms шаблонами нажмите кнопку "Добавить", в поле "Назначение" выберите из списка вариант "Для клиента", далее заполните название шаблона и текст SMS, также, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон и нажмите кнопку "Сохранить", чтобы шаблон добавился в список. C примером шаблона sms рассылки можно ознакомиться ниже:


После добавления шаблона необходимо добавить авторассылку, по которой в выбранное время время и по заданному интервалу будет отправляться массовая рассылка клиентам с поздравлением с днем рождения. Для этого перейдите в "Настройки CRM" и в пункте "Автоматизация и повышение показателей" нажмите на надпись "автоматические рассылки", в появившемся окне нажмите кнопку "Добавить":

1) Когда рассылаем?

В поле "Периодичность" выберите, когда будет отправляться рассылка: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В нашем случае мы выбираем "Ежедневно". В поле "Время рассылки" необходимо выбрать время, в которое будет отправляться рассылка, обратите внимание на часовой пояс, который установлен в вашей системе (при необходимости его можно изменить в блоке настроек "Базовые опции").

2) Что рассылаем?

В поле "Тип рассылки" выбираем "Поздравление с днем рождения". Если требуется рассылать поздравления и по активным и по архивным клиентам, поставьте галочку "Рассылать по архивным спискам", по умолчанию если не устанавливать галочку рассылаются поздравления только активным клиентам.

3) Как рассылаем?

В поле "Способ рассылки" выберите вариант "Отправить SMS" и в поле "Шаблон" нажмите на шаблон для клиента "С днем рождения", в блоке "Допустимые теги" отображаются все доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне sms рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется автоматическая рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку "Сохранить", так авторассылка будет создана.

Пример добавления авторассылки представлен на скриншоте:

После добавления данной рассылки ежедневно в 09.00 по московскому времени будут отправляться sms уведомления с поздравлением с днем рождения всем активным клиентам.


4. Рассылка педагогам о назначенных занятиях

Для подключения рассылки необходимо создать шаблон e-mail или sms рассылки в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных". Рассмотрим на примере добавления шаблона e-mail рассылки. Нажмите на надпись "e-mail шаблоны", затем кнопку "Добавить", в поле "Назначение" выберите из списка вариант "Для педагога", далее заполните название шаблона, тему и текст письма, также, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон и нажмите кнопку "Сохранить", чтобы шаблон добавился в список. Пример шаблона e-mail рассылки можно посмотреть на скриншоте:

После добавления шаблона необходимо добавить триггер, по которому в момент добавления занятия педагогу будет отправлен email с напоминанием о занятии. Для этого перейдите в "Настройки CRM" и в пункте "Автоматизация и повышение показателей" нажмите на надпись "триггеры и вебхуки". В появившемся окне нажмите кнопку "Добавить":

1) Выберите условия срабатывания триггера.

В поле "Целевая сущность" выберите "Урок (общая сущность)", в разделе "События" галочкой отметьте "Добавление", в разделе "Затронутые поля", отметьте галочкой пункт "Статус" и выберите вариант "Запланировано", так будут отправляться уведомления по всем типам занятий и по всем предметам, если необходимо настраивать отдельные рассылки по разным типам и предметам занятий, то в пунктах "Тип" и "Предмет" можно выбрать нужные варианты.

2) Установите реакцию триггера при срабатывании.

Выберите вариант реакции - отправить sms, e-mail или Webhook (механизм получения уведомлений о событиях в сторонней системе). Выбираем "Отправить e-mail", в поле "Шаблон e-mail" нажимаем на шаблон для педагога "Назначено новое занятие", далее в блоке "Допустимые теги" перечислены доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется триггерная рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку "Сохранить", так триггер будет добавлен в список. Пример добавления триггера представлен на скриншоте:


В момент добавления занятия педагогу будет отправляться следующее e-mail письмо:


5. Рассылка клиентам после проведения занятия

Для подключения рассылки необходимо создать шаблон e-mail или sms в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных". Рассмотрим на примере добавления шаблона sms рассылки. Нажмите на надпись "sms шаблоны", затем кнопку "Добавить", в поле "Назначение" выберите из списка вариант "Для клиента", далее заполните название шаблона и текст SMS, также, если применяется филиальная система, выберите филиалы, по которым будет действовать шаблон и нажмите кнопку "Сохранить", чтобы шаблон добавился в список. C примером шаблона sms рассылки можно ознакомиться ниже:

После добавления шаблона sms рассылки необходимо добавить триггер, по которому в момент проведения занятия клиентам будут отправлены sms с уведомлением о количестве оставшихся оплаченных занятий. Для этого перейдите в "Настройки CRM" и в пункте "Автоматизация и повышение показателей" нажмите на надпись "триггеры и вебхуки". В появившемся окне нажмите кнопку "Добавить":

1) Выберите условия срабатывания триггера.

В поле "Целевая сущность" выберите "Урок (общая сущность)", в разделе "События" галочкой отметьте "Добавление" и "Изменение", в разделе "Затронутые поля", отметьте галочкой пункт "Статус" и выберите вариант "Проведено", так будут отправляться уведомления по всем типам проведенных занятий и по всем предметам, если необходимо настраивать отдельные рассылки по разным типам и предметам занятий, то в пунктах "Тип" и "Предмет" можно выбрать нужные варианты.

2) Установите реакцию триггера при срабатывании.

Выберите вариант реакции из предложенных: отправить sms, e-mail или Webhook. Выбираем "Отправить sms", в поле "Шаблон SMS" нажимаем на шаблон для клиента "После занятия", в блоке "Допустимые теги" перечислены доступные теги для автоподстановки данных, которые можно использовать в шаблоне sms рассылки. Их можно скопировать из данного блока и вставить в шаблон, по которому осуществляется триггерная рассылка. После выбора шаблона рассылки нажмите кнопку "Сохранить", так триггер будет добавлен в список. Пример добавления триггера представлен на скриншоте:


Статья постепенно дополняется новыми алгоритмами настройки рассылок из системы.