Счета на оплату клиентам
В AlfaCRM вы можете выставлять счета на оплату вашим клиентам. При оплате счета информация о платеже будет добавляться в систему автоматически. В системе есть два способа выставить счет: автоматически или вручную.
Важно! Ваши клиенты
смогут оплатить выставленные счета
онлайн, только если у вас в системе
настроена интеграция с поставщиком
интернет эквайринга.
Рассмотрим
выставление счетов вручную.
Чтобы выставить
клиенту счет вручную перейдите в его
карточку. Нажмите на значок банкноты
под виджетом посещений, нажмите на
кнопку добавить счет.
В появившемся
окне в строке тип расчета необходимо
выбрать каким образом вы хотите указать
сумму к оплате: Вручную или По прогнозу
оплаты.
При выборе
пункта Вручную вы можете указать любую
сумму к оплате и период оплаты. При
выборе пункта По прогнозу оплаты система
сама рассчитает сумму к оплате исходя
из текущего состояния баланса клиента,
привязанного абонемента, количества
запланированных уроков и периода, за
который будет выставлен счет. Сумма
выставленная таким образом фиксированная
и изменить ее нельзя.
Ели у вас в карточке клиента есть привязанные абонементы с раздельным типом счета, то при выставлении счета вручную, вы можете выбрать, за какой абонемент вы выставляете счет. Для этого в графе клиентский счет укажите счет с названием абонемента, на который нужно зачислить средства. Деньги автоматически зачислятся на указанный счет.
В графе За период вы можете указать за какой период
оплачивает клиент.
Внимание! Если вы выставляете счет по прогнозу оплаты нельзя изменить дату начала периода. В таком случае период рассчитывается со дня, в который вы выставляете счет.
После
заполнения полей нажмите на кнопку "Сохранить".
В карточке клиента
появится счет со статусом [Ожидает
оплаты]. Статус счета изменится
автоматически после его оплаты, если у
вас в системе настроена интеграция с
интернет эквайрингом.
Чтобы отправить счет клиенту вам необходимо нажать на кнопку «Скопировать ссылку» — нажать на конвертик рядом с номером телефона или имейлом вашего клиента — вставить скопированную ссылку в поле Текст SMS/письма — указать тему письма, если вы отправляете имейл — нажмите на кнопку отправить.
Перейдя по ссылке, ваш клиент увидит форму счета, в которой указаны ваши реквизиты, ссылка на договор-оферту (по умолчанию ссылка указана на договор оферты с AlfaCRM) и сумма к оплате. Чтобы оплатить счет необходим нажать на кнопку «Перейти к оплате», по этой кнопке клиента переведет в платежную форму банка, с эквайрингом которого у вас настроена интеграция.
Если вам
необходимо изменить реквизиты вашей
компании в счете или указать ссылку на
договор оферты перейдите в меню
лицензирование, нажав на аватар в правом
верхнем углу экрана.
Затем
нажмите на кнопку реквизиты. Здесь вы
можете заполнит информацию о вашей
компании, которую будут видеть клиенты
при оплате счета. В графе публичная
оферта необходимо указать ссылку на
договор оферты на вашем сайте, сохранить.
Весь
список выставленных счетов вы можете
посмотреть в меню Финансы — нажмите на
кнопку Счета.
Рассмотрим
автоматическое выставление счетов в
системе.
Важно! Для того чтобы
автоматически отправлять счета на
оплату у вас должна быть активна опция
рассылок.
Для того,
чтоб система автоматически
выставляла счет на оплату необходимо
настроить автоматическую рассылку
счетов. Для этого перейдите в меню
Настройки системы (гаечный ключ) —
раздел Автодействия и рассылки — пункт
Автоматические рассылки. Нажмите на
кнопку добавить.
Раздел «Что рассылаем?»
В этом разделе вы можете настроить условия отправки автоматической рассылки.
1. Чтобы отправить счета на оплату необходимо указать Тип рассылки: Счета на оплату клиентам.
2. При автоматической отправке счетов доступен только один Метод расчета: По прогнозу оплаты. Система сама рассчитает сумму к оплате исходя из текущего состояния баланса клиента, привязанного абонемента, количества занятий и типа периода.
3. В графе Тип расчетов необходимо выбрать на какой счет клиента будет выставляться счет на оплату. На базовый, если вы ведете все абонементы по базовому счету. По абонементу, если в карточках учеников абонементы ведутся по раздельному типу расчетов либо если ученики занимаются по нескольким направлениям и счета на оплату должны приходить по разным абонементам. И по всем счетам, в случае если у учеников есть абонементы и по базовому счету и по раздельным счетам.
4. В графе Тип периода вы можете указать на какой период выставится счет на Следующий или Текущий. Например, если у вас помесячный абонемент, и он действует с 1.09. Если выбрать тип периода Текущий, то сумма будет рассчитана с 1.09 и до 30.09. Если выбрать тип периода Следующий, то сумма будет рассчитана на период с 1.09 и до 31.10.
5. В графе Период необходимо указать период, на который будет выставлен счет. Это может быть день, неделя или месяц.
6. В графе Статус клиента вы можете указать, клиентам с какаим статусом будет отправлена рассылка.
7. В графе Тип клиента можно указать кому отправлять счета: физ.лицам или юр.лицам.
Если вы хотите, чтобы клиент не оплатившему счет повторно выставлялся счет на оплату и отправлялось сообщение, то вы можете поставить галочку Выставлять счет повторно, если есть не оплаченный счет.
Раздел
«Когда рассылаем?»
В этом разделе можно установить периодичность рассылки. В системе есть три варианта периодичной рассылки: Ежедневная, Еженедельная и Ежемесячная. При выборе Ежедневной рассылки вам потребуется указать время, когда будет происходить рассылка. При выборе Ежемесячной и Еженедельной рассылки необходимо будет указать еще и день месяца/недели, когда необходимо отправлять сообщения.
Раздел
«Как рассылаем?»
1. Способ рассылки. На данный момент в системе есть 3 способа рассылки сообщений Email, SMS и Telegram. Если у вас настроена интеграция с поставщиками рассылок в WhatsApp в системе, при вы выборе пункта СМС, сообщения будут отправлены в WhatsApp.
2. Чтобы сообщения были отправлены необходимо указать Шаблон. Шаблон сообщения можно создать в меню настройки системы (гаечный ключ) — SMS Шаблоны/Email шаблоны — доабвить. В шаблоне вы можете использовать теги для автотодстановка, которые выделены красным цветом.
Важно! Теги:
{bill.url} — Ссылка
{bill.amount} — Сумма
{bill.type} — Тип
{bill.begin_date} — Начало
периода
{bill.end_date} — Конец
периода
{bill.amount_subjects_url} — Сумма
предмет ссылка
{bill.amount_url} — Сумма
ссылка
Сработают
только при автоматическом выставлении
счетов на оплату.
Если вы в рассылке указываете тег {customer.bills}, то по нему в рассылке будут просто ссылки на оплату каждого абонемента указываться.
Если вы будете использовать тег {customer.bills.amount_url}, то по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, а также будет указана сумма (сколько нужно оплатить).
Если вы будете использовать тег {customer.bills.amount_subject_url}, по нему будут указаны ссылки на оплату каждого абонемента, сумма оплаты, а также предмет по этому абонементу.