Счета на оплату клиентам

Инструкция по выставлению счетов на оплату клиентам вручную и автоматически

Записаться на вебинар
Начало работы
Основные разделы
Прочие интеграции
Интеграция телефонии
Интеграция SMS
Интеграция эквайринга
Интеграция мессенджеров
Все статьи
Начало работы
Основные разделы
Прочие интеграции
Интеграция телефонии
Интеграция SMS
Интеграция эквайринга
Интеграция мессенджеров

Счета на оплату клиентам

В AlfaCRM вы можете выставлять счета на оплату вашим клиентам. При оплате счета информация о платеже будет добавляться в систему автоматически. В системе есть два способа выставить счет: автоматически или вручную.

Важно! Ваши клиенты смогут оплатить выставленные счета онлайн, только если у вас в системе настроена интеграция с поставщиком интернет эквайринга.

Рассмотрим выставление счетов вручную.

Чтобы выставить клиенту счет вручную перейдите в его карточку. Нажмите на значок банкноты под виджетом посещений, нажмите на кнопку добавить счет.


В появившемся окне в строке тип расчета необходимо выбрать каким образом вы хотите указать сумму к оплате: Вручную или По прогнозу оплаты.


При выборе пункта Вручную вы можете указать любую сумму к оплате и период оплаты. При выборе пункта По прогнозу оплаты система сама рассчитает сумму к оплате исходя из текущего состояния баланса клиента, привязанного абонемента, количества запланированных уроков и периода, за который будет выставлен счет. Сумма выставленная таким образом фиксированная и изменить ее нельзя.

Ели у вас в карточке клиента есть привязанные абонементы с раздельным типом счета, то при выставлении счета вручную, вы можете выбрать, за какой абонемент вы выставляете счет. Для этого в графе клиентский счет укажите счет с названием абонемента, на который нужно зачислить средства. Деньги автоматически зачислятся на указанный счет.

В графе За период вы можете указать за какой период оплачивает клиент.

Внимание! Если вы выставляете счет по прогнозу оплаты нельзя изменить дату начала периода. В таком случае период рассчитывается со дня, в который вы выставляете счет.



После заполнения полей нажмите на кнопку "Сохранить".

В карточке клиента появится счет со статусом [Ожидает оплаты]. Статус счета изменится автоматически после его оплаты, если у вас в системе настроена интеграция с интернет эквайрингом.


Чтобы отправить счет клиенту вам необходимо нажать на кнопку «Скопировать ссылку» — нажать на конвертик рядом с номером телефона или имейлом вашего клиента — вставить скопированную ссылку в поле Текст SMS/письма — указать тему письма, если вы отправляете имейл — нажмите на кнопку отправить.


Перейдя по ссылке, ваш клиент увидит форму счета, в которой указаны ваши реквизиты, ссылка на договор-оферту (по умолчанию ссылка указана на договор оферты с AlfaCRM) и сумма к оплате. Чтобы оплатить счет необходим нажать на кнопку «Перейти к оплате», по этой кнопке клиента переведет в платежную форму банка, с эквайрингом которого у вас настроена интеграция.


Если вам необходимо изменить реквизиты вашей компании в счете или указать ссылку на договор оферты перейдите в меню лицензирование, нажав на аватар в правом верхнем углу экрана.



Затем нажмите на кнопку реквизиты. Здесь вы можете заполнит информацию о вашей компании, которую будут видеть клиенты при оплате счета. В графе публичная оферта необходимо указать ссылку на договор оферты на вашем сайте, сохранить.



Весь список выставленных счетов вы можете посмотреть в меню Финансы — нажмите на кнопку Счета.



Рассмотрим автоматическое выставление счетов в системе.

Важно! Для того чтобы автоматически отправлять счета на оплату у вас должна быть активна опция рассылок.

Для того, чтоб система автоматически выставляла счет на оплату необходимо настроить автоматическую рассылку счетов. Для этого перейдите в меню Настройки системы (гаечный ключ) — раздел Автодействия и рассылки — пункт Автоматические рассылки. Нажмите на кнопку добавить.


Раздел «Что рассылаем?»

В этом разделе вы можете настроить условия отправки автоматической рассылки.

1. Чтобы отправить счета на оплату необходимо указать Тип рассылки: Счета на оплату клиентам.

2. При автоматической отправке счетов доступен только один Метод расчета: По прогнозу оплаты. Система сама рассчитает сумму к оплате исходя из текущего состояния баланса клиента, привязанного абонемента, количества занятий и типа периода.

3. В графе Тип расчетов необходимо выбрать на какой счет клиента будет выставляться счет на оплату. На базовый, если вы ведете все абонементы по базовому счету. По абонементу, если в карточках учеников абонементы ведутся по раздельному типу расчетов либо если ученики занимаются по нескольким направлениям и счета на оплату должны приходить по разным абонементам. И по всем счетам, в случае если у учеников есть абонементы и по базовому счету и по раздельным счетам.

4. В графе Тип периода вы можете указать на какой период выставится счет на Следующий или Текущий. Например, если у вас помесячный абонемент, и он действует с 1.09. Если выбрать тип периода Текущий, то сумма будет рассчитана с 1.09 и до 30.09. Если выбрать тип периода Следующий, то сумма будет рассчитана на период с 1.09 и до 31.10.

5. В графе Период необходимо указать период, на который будет выставлен счет. Это может быть день, неделя или месяц.

6. В графе Статус клиента вы можете указать, клиентам с какаим статусом будет отправлена рассылка.

7. В графе Тип клиента можно указать кому отправлять счета: физ.лицам или юр.лицам.

Если вы хотите, чтобы клиент не оплатившему счет повторно выставлялся счет на оплату и отправлялось сообщение, то вы можете поставить галочку Выставлять счет повторно, если есть не оплаченный счет.

Раздел «Когда рассылаем?»

В этом разделе можно установить периодичность рассылки. В системе есть три варианта периодичной рассылки: Ежедневная, Еженедельная и Ежемесячная. При выборе Ежедневной рассылки вам потребуется указать время, когда будет происходить рассылка. При выборе Ежемесячной и Еженедельной рассылки необходимо будет указать еще и день месяца/недели, когда необходимо отправлять сообщения.

Раздел «Как рассылаем?»

1. Способ рассылки. На данный момент в системе есть 3 способа рассылки сообщений Email, SMS и Telegram. Если у вас настроена интеграция с поставщиками рассылок в WhatsApp в системе, при вы выборе пункта СМС, сообщения будут отправлены в WhatsApp.

2. Чтобы сообщения были отправлены необходимо указать Шаблон. Шаблон сообщения можно создать в меню настройки системы (гаечный ключ) — SMS Шаблоны/Email шаблоны — доабвить. В шаблоне вы можете использовать теги для автотодстановка, которые выделены красным цветом.

Важно! Теги:

{bill.url} Ссылка
{bill.amount} — Сумма
{bill.type} — Тип
{bill.begin_date} — Начало периода
{bill.end_date} — Конец периода
{bill.amount_subjects_url} — Сумма предмет ссылка
{bill.amount_url} — Сумма ссылка

Сработают только при автоматическом выставлении счетов на оплату.

Остались вопросы?

Техническая поддержка, отдел продаж и отдел разработки готовы ответить на любые вопросы. Напишите, позвоните или можете приехать в офис и познакомиться лично :)

Мы используем файлы cookie, чтобы обеспечить вам удобство работы с сайтом.
Используя ALFACRM, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.