Лиды

Ведение лидов по воронке продаж в Альфа CRM

Раздел «Лиды»

Лид - потенциальный клиент, который заинтересовался вашими услугами, например, оставил заявку на сайте или позвонил вам, чтобы записаться на пробное занятие. Рассмотрим подробно варианты добавления лида в систему.

Содержание:

• Импорт лидов в систему
• Отображение в виде воронки
• Отображение в виде таблицы
• Фильтрация по разделу «Лиды»
• Карточка Лида
• Отчеты раздела "Лиды"
• Отчет "Новые лиды"
• Отчет "Воронка продаж"
• Отчет "Конверсии лидов"
• Отчет "Посетившие пробные уроки"
• Отчет "Причины потери лидов"
• Отчет "Источники лидов"
• Отчет "Эффективность менеджеров"
• Отчет "Результативность менеджеров"
• Популярные вопросы по разделу "Лиды"

Как добавить лида в систему?

1) Создание лида вручную

Можно нажать на значок «+» в верхней панели системы и нажать «Лид», таким образом появится диалоговое окно для создания Лида

Также в разделе «Лиды» можно нажать кнопку «Добавить» и добавить карточку лида.

Импорт лидов в систему

Для импорта данных в систему нужно сохранить файл Excel в формате CSV UTF-8 (разделители - запятые).

Чтобы подготовить файл для загрузки в систему, нужно разделить данные по файлам в зависимости от разделов: Лиды, Клиенты, Учителя, Юр. Лица. Каждый раздел данных нужно сохранить в отдельном файле excel, в файле должен быть только один лист и в первой строке нужно указать названия столбцов. Если в системе создано несколько филиалов, для каждого филиала так же нужно будет создать и загрузить свои файлы.

Важно, чтобы в столбце ФИО клиента не было пустых ячеек. Если имя неизвестно, можно указать там номер телефона или ввести текст "Не известно". Количество столбцов в файле может быть любым и в любой последовательности, так как при загрузке файла в системе вы сможете задть соответствие столбцов в файле и полей в карточке лида.

Пример таблицы готовой для импорта

Загрузить данные в карточке лида возможно по следующим полям: ФИО клиента, Тип заказчика, ФИО Заказчика, Дата рождения клиента, Пол клиента, Группа, Статус обучения, Источник, Остаток на счету, Стоимость одного урока, Скидка от стоимости, Изучаемый предмет, Уровень знаний, Карта клиента, Телефон (можно добавить несколько номеров), Адрес, E - mail, Website, Skype, станция Метро.

Если нужно перенести информацию по полю, которого нет в этом списке, можно выбрать соответствие полю Примечание в карточке клиента, или перед выполнением импорта создать Дополнительное поле в карточке клиента для этой информации в настройках системы.

Информацию в столбцах "Группа", "Изучаемый Предмет", "Уровень знаний", "Статус обучения", "Источник" нужно заполнить единообразно и только с одним значением в ячейке.

Например, клиент посещает Группу №1 и Группу №9 по предметам Английский и Китайский. В столбце "Группа" нужно указать только "Группа №1", в столбце "Изучаемый предмет" - только "Английский".

По информации из этих ячеек в системе будут созданы группы, предметы, уровни знаний, статусы обучения, источники, с тем именем, который указан в столбце. Ученики будут автоматически добавлены в указанные группы.

Можно импортировать список предметов обучения через гаечный ключ в верхней панели в пункте "Учебные предметы".

При импорте учащихся можно добавить в файле столбец "Стоимость 1 занятия" и указать стоимость для каждого клиента, при импорте выбрать вариант "стоимость 1 занятия" - система при импорте создаст список абонементов и привяжет абонементы автоматически для клиентов, если для лидов вы проводите платные пробные уроки.

Чтобы выполнить импорт, нужно перейти в раздел «Лиды», нажать кнопку «Другое», выбрать пункт «Импорт из файла» и кнопку «Загрузить CSV». Когда файл будет загружен, нужно нажать на надпись «Распознать заголовки», после этого выберите пункт «Задать соответствие полей».

У вас появится новое окно:

В левом столбце будет список заголовков из загруженного файла, в правом - пример заполненной информации из второй строки файла. В столбце «Соответствие в CRM» выберите, в какое поле в карточке лида будет загружена информация из каждого столбца. Обязательным условием для выполнения импорта является соответствие поля ФИО лида. Если из некоторых столбцов не нужно перемещать информацию, можно не указывать соответствие для таких столбцов, тогда информация из них не будет загружена.

После выбора соответствия нужно сохранить информацию и нажать кнопку "Запустить импорт" и обновить страницу в браузере.

Пример заполненного окна:

Важно! В столбце "Соответствие в CRM" при загрузке номеров телефона выбирать Мобильный, чтобы была возможность отправлять sms-сообщения и открывать диалог WhatsApp.

Важно! При импорте файла с лидами можно импортировать лидов на определенный этап воронки. Для этого в файле, который вы импортируете в систему, в столбце «Этап воронки» укажите нужный этап воронки для каждого лида. Можно указать разные этапы воронки продаж для каждого лида отдельно или один этап воронки продаж для всех лидов в файле.

Важно! В системе используется одна воронка продаж на все филиалы.

При этом, если в системе нет созданного этапа воронки продаж, то такой этап воронки будет сформирован автоматически и на последнем этапе воронки продаж. Чтобы посмотреть все этапы воронок продаж в вашей системе, перейдите в «Настройки CRM» - «Продажи» - «Этапы воронки продаж». На данной вкладке будут отображены все этапы воронки продаж в системе.

Например, в системе нет этап воронки продаж «Повторный контакт», загрузим файл в систему с форматом файла CSV UTF-8 (разделители - запятые) и при сопоставлении полей, в столбце «Соответствие в CRM» выберем поле, которое соответствует полю этапу воронки продаж и запустим импорт.

После успешного импорта можно перейти в «Настройки CRM» - «Продажи» - «Этапы воронки продаж». Видим, что автоматически создался новый этап воронки продаж при импорте файла в систему, которого раньше не было.

Последовательность этапов воронки продаж можно изменить. Для этого перетащите этап воронки на нужное вам место.

Перейдем в карточку лида, который был загружен при импорте. Видим, что лид был автоматически добавлен на нужный этап воронки продаж (этап воронки был создан автоматически).

Автоматическое создание лидов в воронке

Лиды могут создаваться в системе автоматически по интеграции: по звонку (входящему или исходящему), для этого в настройках системы в блоке «Интеграция телефонии» должна быть установлена галочка в пункте «Создание лида на лету».

Лид может быть создан по интеграции с вашим сообществом VK. Чтобы настроить интеграцию, вы можете обратиться в чат тех.поддержки в правом нижнем углу в системе.

Когда новый пользователь вступает в сообщество или пишет личное сообщение в группу — в CRM автоматически создается лид.

В настройках системы вы можете создать настраиваемую форму захвата лидов с сайта и соц.сетей или форму онлайн - записи на пробные занятия "Визард" на вашем сайте.

Заполняя форму, заявки попадают в воронку АльфаCRM, а менеджеры видят уведомление рядом с разделом "Лиды" о количестве новых лидов, а записавшийся через форму Визард лид, будет записан на занятие.

Лид может быть создан по интеграции с чатом Verbox.

Когда клиент в вашем чате оставит свой контактный телефон или E-mail или новые контактные данные добавит менеджер, в CRM в разделе «Лиды» появится новая запись. В вашу воронку попадут все известные контактные данные клиента, с которым вы общались в онлайн-чате. Настроить интеграцию можно по инструкции.

Также лид может быть создан по внешней интеграции с вашим сервисом по открытому API системы: REST API.

Работа с разделом «Лиды»

• в виде воронки

В системе работа с потенциальными клиентами ведется в разделе Лиды, переключиться в этот раздел можно в меню слева. По умолчанию, открывается отображение в виде воронки, здесь видно все этапы воронки продаж.

В системе можно добавить новые этапы воронки продаж, по которой вы сможете вести своих потенциальных клиентов.

Этап «Не разобрано» является стандартным, он добавлен автоматически и не удаляется на него попадают все новые лиды. Управлять этапами воронки можно в «Настройки CRM» (знак гаечного ключа в верхней панели) в разделе «Продажи» в пункте «Этапы воронки продаж». Все этапы воронки продаж общие для всех филиалов в системе.Мы рекомендуем вести в системе до 10 этапов воронки, это считается оптимальным количеством для успешного ведения клиента до продажи.

В карточке Лида в воронке вы можете увидеть ФИО лида, примечание,источник, его менеджера, число коммуникаций, предмет и уровень обучения.Как указать источник откуда к нам пришел клиент?

В карточке лида под его именем нажмите на надпись «Источник» и выберите нужный вариант источника, как на скриншоте:

Если требуется добавить новый источник в список для выбора, это можно сделать в «Настройках CRM» (гаечный ключ в верху) в разделе «Продажи» в пункте «Источники лидов».

В пункте «Настройка полей» вы можете выводить дополнительную информацию в карточку лида, например, информацию из дополнительных полей, источник, уровень знаний, контакты ли примечание.

В воронке вы можете быстро закрепить себя ответственным менеджером за этим лидом, переместить его на следующий этап, добавить задачу, отправить в архив (выбрав причину отказа) или сделать клиентом.

При нажатии на знак корзины, вы можете переместить лида в архив, выбрав причину отказа.

В «Настройках CRM» (знак гаечного ключа в верхней панели) - «Продажи» - «Причины отказов», вы можете добавить причины отказов для лидов.

Выбрав Лида галочкой, можно отправить ему e-mail или sms-сообщение, если данная опция активна в вашем тарифе, нажав кнопку «Рассылка». Рассылку можно совершить как массово по нескольким лидам, так и отправить сообщение одному лиду.

Можно также отредактировать основную информацию по лиду, выбрав его галочкой, и нажав Править. Например, добавить контактный e-mail, ссылку на его страницу в соц.сети или указать логин в Skype.

• в виде таблицы

Также возможна работа с лидами в отображении виде таблицы, переключиться в этот режим можно слева от кнопки «Добавить».

По умолчанию видны следующие столбцы с информацией по клиенту: дата и время добавления лида, ФИО в котором видны контакты вашего Лида, ответственный менеджер, коммуникации, следующий контакт - дата открытой задачи по лиду, этап воронки.

Работа с архивными лидами ведется во вкладке «Архив (отказы)». Нажав на знак красной корзины, можно удалить лида из системы окончательно, либо вернуть его во вкладку «Текущие», нажав на зеленую стрелку справа.Лиды, отправленные в архив, автоматически не удаляются, удалить лида можно вручную. По причинам отказов в системе собирается статистика.

Фильтрация по разделу «Лиды»

В AlfaCRM в разделе «Лиды» можно использовать фильтрацию, которая позволяет использовать различны фильтры для сортировки потенциальных клиентов по заданным критериям.

В разделе «Лиды» можно просматривать информацию в виде отображения воронки прожал или в виде отображения таблицы.

Чтобы отфильтровать лидов, перейдите в раздел «Лиды» выберите «Фильтр».

Важно! В фильтре можно указывать несколько параметров для фильтрации по лидам.

К основным параметрам фильтра относятся: ФИО, контакт, источник, цвет, ответственный менеджер, этап воронки, пол, возраст, причина отказа.

Есть возможность настроить поля для фильтра (добавить или убрать поля). Чтобы настроить поля, нужно нажать на шестеренку на форме фильтра.

Поставьте (или уберите) галку напротив полей, которые нужны (не нужны) для отображения.

После применённого фильтра информация об используемых фильтрах будут отображена вверху над воронкой продаж. Фильтр можно сохранить. Это нужно для того, чтобы вручную не указывать каждый раз нужные параметры для фильтрации.

В поле «Наименование» - укажите название фильтра.

В поле «Видимость» - укажите, кому будет доступен данный фильтр.

Сохраните настройки фильтра.

Теперь в разделе «Лиды» возле кнопки «Фильтр» появилась стрелка вниз. Можно выбрать нужный сохраненный фильтр, сбросить фильтр и управлять фильтрами (редактировать фильтры).

В настройках полей есть возможность фильтровать лидов по открытым задачам и по периоду исполнения открытой задачи.

Поле «Есть открытая задача» - при выборе значения «Да» отображаются лиды, по которым стоит открытая задача с ролью пользователя «Администрирование» (администраторы, менеджеры). При выборе значения «Нет» отображаются лиды, по которым нет открытых задач с ролью пользователя «Администрирование» (администраторы, менеджеры).

Поле «Период исполнения открытой задачи» - указывается период открытых задач для исполнителя.

Важно! Если задача уже закрыта, то фильтр по полю «Период исполнения открытой задачи» работать не будет, так как фильтр работает только на открытые задачи.

Важно! Если используете поле «Период исполнения открытой задачи», то в поле «Есть открытая задача» должно быть указано значение «Да».

Обзор карточки Лида

В личной карточке потенциального клиента можно указать следующие данные: ФИО, контактные данные, ФИО заказчика, ответственных педагогов и текстовое примечание.

Под именем вы можете указать ответственного менеджера, источник, цвет лида и сделать его клиентом.

Через кнопку «Править» можно указать основные данные лида. Также вы можете указать информацию из дополнительных полей.

Также для дополнительной информации можно в «Настройки CRM» раздел «Кастомизация» добавить Дополнительное поле для карточки клиента и вносить информацию для сегментации базы. Дополнительные поля добавляются сразу во всех филиалах системы.

Во вкладке «Коммуникации» администраторы могут оставлять комментарии, для ведения истории по клиенту, также там будут выводиться все отправленные sms, e-mail сообщения и подгружаться совершенные по нему звонки в хронологическом порядке.

Во вкладке «Уроки и оплаты» отражаются посещенные им занятия и внесенные платежи.Во вкладке «Задачи» вы можете добавить задачу, посмотреть задачи, созданные по данного лиду, править задачу или выполнить ее.

Задачи помогают не забыть про лида и вести его по воронке до продажи.

Во вкладке «Результаты тестов» администраторы и педагоги могут указать результаты проведенных тестов на уроке, для того, чтобы отслеживать прогресс обучения клиента, например, результаты после пробного урока.

Во вкладке «История изменений» хранится информация по всем изменениям по лиду. Здесь можно увидеть информацию о том, когда и кем был создан лид, какие данные, контакты были добавлены или удалены.

В блоке справа можно увидеть остаток средств и уроков, а также которое показывает дату последнего оплаченного занятия по абонементу, ФИО Заказчика, количество уроков(факт), количество платежей и информацию из дополнительных полей.

Здесь вы можете добавить платеж, привязать абонемент, если лид посещает платные пробные уроки или уже готов купить абонемент на курс. Также можно добавить участие в группе. Например, если пробные уроки вы проводите в группе или добавить индивидуальное регулярное расписание.

Можно указать предмет и уровень, чтобы по этим данным найти для лида подходящую группу или фильтровать потенциальных клиентов по уровню знаний.

Отчеты по Лидам

В системе есть возможность формировать следующие отчеты по лидам:

Отчет «Новые лиды»

Содержит информацию по новым лидам, добавленных в систему.Период формированием отчета можно выбрать: период формирования отчета, сортировку и пропускать лидов, которые находятся в архиве.

В столбце «Дата добавления» - отображается дата и время добавления лида в систему.

В столбце «Наименование» - отображается имя лида.

В столбце «Этап воронки» - отображается этап воронки, на котором находится лид.

В столбце «Источник» - наименование источника лида.

В столбце «Отв менеджер» - отображается имя ответственного менеджера, который закреплён за лидом.

Отчет можно скачивать в файл (в формате Excel) и выводить на печать.

Отчет «Воронка продаж»

Отображает информацию по воронке продаж.

Период формированием отчета можно выбрать: период формирования отчета (указывается период за который лиды были добавлены в систему) и пропускать лидов, которые находятся в архиве.

Отчет разделен на два периода по лидам:

1 период - «Старые» (расположены слева отчета). Воронка по лидам, которые были добавлены в систему до даты формирования отчета.

2 период - «Новые» (расположены справа отчета). Воронка по лидам, которые были добавлены в систему в указанный период формирования отчета (активные и архивные) в количестве и процентах.

Разберем подробнее каждую из воронок:

1 период - «Старые»:

На этапе «Не разобрано» указывается количество всех добавленных лидов (активных и архивных), которые были добавлены в систему до формирования отчета.

Далее, конверсия считается от этапа к этапу.

Например, процент на этапе «Получена оплата», считается от количества лидов на этапе «Проведено пробное».

Процент конверсии лидов в клиентов, считается относительно этапа «Не разобрано».

Важно! Старый лид будет отображаться, если только было перемещение старого лида по воронке продаж в период формирования отчета.

2 период - «Новые»:

Конверсия по каждому этапу считается от этапа к этапу.

Например, на этап «Не разобрано» за период с 01.03.2024 по 31.03.2024 было добавлено 7 лидов. Это 100%.

Далее считается конверсия на этапе «Установлен контакт» относительно этапа «Не разобрано». 3 лида, то есть 43%.

И так далее по каждому этапу.

Заключительный пункт «Конверсия» считается относительно этапа «Не разобрано». 3 лида стали клиентами, относительно 7 добавленных, это 43%.

Отчет можно скачивать в файл (в формате Excel) и выводить на печать.

Отчет «Конверсии лидов»

В данном отчете можно увидеть количество конверсий - количество лидов, которые стали клиентами за выбранный период времени.

В отчете указаны - дата конверсии, сумма первой оплаты, учащийся, этап воронки продаж (этап на котором произошла конверсия),источник, имя ответственного менеджера. Данные в отчете при формировании можно сортировать по дате, имени менеджера или источнику, например, чтобы понять какой источник нам приносит больше всего конверсий. Также из отчета можно быстро перейти в карточку лида, нажав на его имя.

Отчет можно скачивать в файл (в формате Excel) и выводить на печать.

В отчете выводится причина отказа и количество лидов, отправленных в архив с данной причиной отказа.

Отчет «Посетившие пробные уроки»

Отчет позволяет посмотреть конверсию по лидам по пробным типам уроков по каждому клиенту отдельно.

Перед формированием отчета можно выбрать параметры – период, сортировка, тип урока (добавленного в систему по типу пробного), педагоги, пропускать с конверсией, предметы.

В столбце «Дата» - отображается дата проведения урока.

В столбце «Предмет» - предмет, на котором был лид.

В столбце «Клиент» - имя лида, который посетил пробный урок, указывается вместе с ID.

В столбце «Педагог» - педагог, который провел урок.

В столбце «Педагог» - педагог, который провел урок.

В столбце «Дата конверсии» - указывается дата конверсии лида.

В столбце «Первая оплата» - указывается сумма и дата первой оплаты.

В столбце «Отв менеджер» - указывается ответственный менеджер лида.

В столбце «Источник» - указывается источник, на котором находится лид.

В конце отчета указывается информация, сколько всего было проведено уроков, всего посещений, уникальных клиентов (лидов), всего конверсий и на какую сумму, а также суммарная конверсия в процентах.

Отчет можно скачивать в файл (в формате Excel) и выводить на печать.

Отчет «Причины потери лидов»

При перемещении лида в архив, можно указать причину отказа, это позволяет собирать статистику и вовремя проанализировать маркетинговую компанию. По данным причинам формируется отчет за выбранный период времени, в который лиды были перемещены в архив. В отчете выводится причина отказа и количество лидов, отправленных в архив с данной причиной отказа.

В отчете выводится причина отказа и количество лидов, отправленных в архив с данной причиной отказа.

<
br>Отчет можно скачивать в файл (в формате Excel) и выводить на печать.

Отчет «Источники лидов»

Данный отчет поможет понять наиболее эффективные источники попадания новых лидов в Вашу систему.

В отчете отражается количество новых лидов, добавленных в систему с определенным источником за выбранный период.

Перед формированием отчета нужно выбрать период формирования отчета, сортировку и раскрытие по источникам, чтобы информация отображалась по каждому источнику отдельно.В столбце «Источник» - наименование источника.

В столбце «Новые лиды» - всего количество новых лидов по источнику.

В столбце «Первый платеж» - отображается самая последняя оплата по всем первым платежам, новых лидов по источнику.

В столбце «Выручка» - отображается вся сумма выручки по источникам.

Графа «(не задано)» - означает, что не был указан источник в карточке лида при добавлении первого платежа.

В отчете можно посмотреть итоговые суммы по всем столбцам.

Отчет можно скачивать в файл (в формате Excel) и выводить на печать.

Если Вы хотите добавить новый источники перейдите в Настройки CRM (гаечный ключ) – Продажи – Источники лидов – Добавить.

В графе «Категория» - выбираете категорию источника.

В графе «Код источника» - указываете код источника (указываете код для работы с метрикой или системный код для сбора данных по источнику).

В графе «Название» - указываете название источника.

Важно! При интеграции с VK, IP-телефонией, сайтом на Tilda или Flexbe, источник указывается автоматически.

Отчет «Эффективность менеджеров»

Отчет формируется по следующим параметрам: количество и длительность входящих и исходящих звонков, отправленных SMS и e-mail сообщений, выполненных задач и добавленных комментариев по лидам и клиентам, за которыми данный менеджер закреплен ответственным.

По умолчанию, менеджеры в отчете сортируются по количеству входящих звонков. Сортировку можно изменять по ФИО менеджера, длительности входящих и исходящих звонков, количеству отправленных сообщений sms и e-mail, выполненных задач или комментариев по клиенту.

Звонки закрепляются за менеджером, если у него в разделе "Доступ в CRM" указан sip-номер из личного кабинета вашего поставщика.Так в одном отчете можно посмотреть статистику работы по всем менеджерам, при этом, если у вас несколько менеджеров, вы можете выбрать тех менеджеров, по которым нужно увидеть статистику.

Отчет можно скачивать в файл (в формате Excel) и выводить на печать.

Отчет «Результативность менеджеров»

В отчете отражены следующие важные показатели по каждому менеджеру: количество назначений ответственным, этапы воронки продаж, количество выполненных конверсий, сумма первых оплат от лидов и клиентов, выручка (сумма первых и повторных оплат), а также количество отказов.

Данный отчет можно формировать для каждого вашего менеджера отдельно или смотреть общую статистику по всем менеджерам. При формировании отчета нужно выбрать галочками менеджеров, и этапы воронки продаж, по которым нужно увидеть статистику.

В отчет попадают лиды, у которых данный менеджер выбран ответственным. Чтобы лид отразился в столбце с названием этапа воронки, нужно чтобы он был перемещен на этот этап за выбранный период времени.

Рассмотрим формирование отчета на следующем примере:

Формируем отчет по двум менеджерам, пользователь Администратор Мария, 4 раза была назначена ответственным менеджером, один раз была удалена из карточки клиента в качестве ответственного менеджера, это показывает цифра ( -1 ) в столбце "Назначение ответственным", один раз был перемещен лид менеджера Администратор Мария на этап "Установлен контакт", 2 раза у менеджера Екатерина Орлова, первый платеж клиента/лида, закрепленного за менеджером Администратор Мария составила 1000 рублей, Екатерины Орловой 500 рублей. Выручка менеджера Екатерина Орлова составила 6500 рублей, из них 500 рублей первая оплата и 6000 повторная. Итого выручка составила по двум менеджерам 7500 рублей.

За выбранный период у менеджера Администратор Мария один лид был отправлен в архив, это видно в столбце «Отказы».

Популярные вопросы по разделу «Лиды»

• Как из лида перевести клиента в ученики?

Есть 2 варианта для переноса лида (потенциального клиента) в раздел «Клиенты».

Первый вариант, в личной карточке лида под его именем нажмите на надпись «Лид» и выберите вариант «Сделать клиентом», например, как на скриншоте.

Второй вариант, в разделе «Лиды» (отображение в виде воронки) наведите курсор на карточку лида, в верхнем правом углу нажмите на иконку человека, так лид будет перемещен в раздел «Клиенты», на скриншоте представлено отображение.

• Возможно ли для лидов сделать поле «Предмет», чтобы фильтровать будущих клиентов по предметам?

Можно прикрепить предмет в личной карточке лида справа в разделе «Предмет и уровень», как уровень знаний по определенному предмету, который его интересует. В разделе «Лиды» в фильтре (кнопка справа вверху) есть параметр «Предмет», который отфильтрует список лидов по выбранному предмету по прикрепленному уровню знаний.