Финансы

Работа с доходами и расходами компании в Альфа CRM

Раздел "Финансы"

Раздел используется для ведения доходов и расходов компании. Позволяет добавлять платежи и просматривать по ним отчёты, историю изменений, управлять скидками.

Содержание:

Типы платежей и их добавление в разделе
Импорт доходов в систему
Импорт расходов в систему
Оборотная ведомость
Доход от реализации
Доход от реализации по локациям
Обороты по статьям
Обороты по счетам (кассам)
Отчёт управляющего
Рейтинг абонементов

Чтобы перейти в раздел Финансы нажмите на него в меню слева.

Для добавления платежа нажмите кнопку «Добавить».

Доступны несколько основных видов платежей:

Доход - используется для добавления дохода, например, от продажи абонементов.
Продажа товара - активируется в настройках "Базовые опции" - "Включить возможность продажи товаров", этим платежом добавляется продажа товара клиентам и учитывается остаток товара в магазине.
Расход - используется для отображения расхода компании, например, на аренду.
Выдача ЗП - этим типом платежа можно отобразить выдачу зарплаты для педагогов.
Возврат средств - позволяет отметить возврат средств клиенту.
Корректировка - тип платежа, который используется для редактирования остатка средств в карточке клиента. Не отображается в отчётах по доходам и расходам, кроме оборотной ведомости, если отметить этот тип платежа галочкой при формировании. Может добавляться как положительным, так и отрицательным.

В зависимости от типа платежа меняются поля, которые можно заполнять при его добавлении.

Обязательными полями являются «Счёт» и «Сумма». Если добавляется платёж на оплату занятий, то в поле "Учащийся" нужно указать имя ученика, чтобы доход пополнил его баланс. Если у клиента есть абонементы с раздельным счетом, в поле "Клиентский счет" нужно выбрать определенный абонемент.

После добавления платежа его можно править или удалить, если отметить его галочкой и нажать вверху кнопки Править или Удалить.

Импорт доходов

Можно импортировать массово список доходов из файла Excel в формате CSV кодировка UTF-8. Импорт совершается так же, как и в других разделах системы. Пример столбцов в файле на скриншоте. В поле "Учащийся" указаны ID учеников, которые уже созданы в системе, чтобы к их карточкам сразу привязался платёж. Он поступит на общий остаток. В столбце "Касса" можно указать ID кассы, чтобы платежи загрузились в нужные кассы, так же в столбце "Локация" указывается ID локации, которой принадлежит платёж.

Чтобы сделать импорт оплат, подготовьте файл и нажмите кнопку Другое - Импорт из файла.

В появившемся окне нажмите "Загрузить CSV".

После загрузки нажмите «Распознать заголовки» рядом с файлом. После распознания заголовков нажмите "Задать соответствие полей". Можно выбрать дату, сумму, плательщика, комментарий, локацию, счёт/кассу и статью платежа. Так же можно загрузить данные в дополнительные поля в платеже.

Когда выберете соответствия для столбцов из файла и полей в платеже, нажмите "Сохранить" и "Запустить импорт". Платежи появятся в системе.

В списке платежей находятся столбцы: дата, тип операции, счёт или касса, статья, назначение (если тип платежа доход, то будет отображаться для какого ученика был добавлен платёж и на какой счёт эти средства поступили, для выдачи ЗП будет отображаться имя учителя) и сумма. Можно включить или отключить поля в списке с помощью пункта «настройка полей», например, включить поле с отображением комментария к платежу. «Пагинация» позволяет увеличить количество платежей на одной странице (20, 50 или 100 платежей).

При подключении интеграции с онлайн кассой в настройках системы появится столбец ККТ, в котором отображается статус фискализации платежа.
С помощью кнопки Фильтр можно отфильтровать платежи, например, по дате добавления, по типу операции, по кассе или клиенту.

Импорт расходов

Можно импортировать массово список расходов из файла Excel в формате CSV кодировка UTF-8. Пример столбцов в файле на скриншоте. В столбце "Касса" укажите ID кассы из раздела настройки(гаечный ключ) - Финансы - Кассы и счета. В столбце "Локация" можно указать ID локации, скопировать его можно будет из раздела настройки(гаечный ключ) - Уроки - Локации-Аудитории.

Пример файла:

Чтобы сделать импорт оплат, подготовьте файл и нажмите кнопку Другое - Импорт из файла.

В появившемся окне нажмите "Загрузить CSV".

Сопоставление полей :

Оборотная ведомость

Позволяет просмотреть все доходы и расходы за выбранный период. При формировании можно выбрать типы платежей, кассы или счета и период.
Дата - дата платежа, которая была выбрана при его добавлении.
Документ - отображает тип платежа и его порядковый номер ID (уникальный номер платежа). Платежи нумеруются по порядку добавления в систему.
Плательщик - если доход привязан к клиенту, то будет отображаться имя плательщика (заказчика) в карточке клиента.
Доход - поле, где указывается сумма дохода от платежа.
Расход - поле, где указывается сумма внесенного расхода компании.

В конце отчёта можно посмотреть сумму сальдо.

Доход от реализации

Отображает сумму списаний за проведённые занятия. При формировании можно выбрать период, сортировку, раскрытие подробной информации по типам урока и по какому статусу посещения будет сформирован отчёт (только за посещение или за некоторые причины пропуска).
В первом столбце отображаются имена педагогов и названия типов урока.
Во втором столбце «Кол-во уроков» отображается количество занятий за выбранный период.
В столбце «Кол-во строк» отображается количество посещений занятий.
В столбце «Заработок» отображается сумма списанных средств за проведённые занятия.

Доход от реализации по локациям

Позволяет просмотреть сумму списаний за проведённые занятия и внесённые платежи по локациям.
При формировании можно выбрать период и типы платежей.
В столбце «Наименование» отображается название локации.
В столбце «К-во уроков» отображается количество занятий по локациям. Можно нажать на количество и посмотреть подробную информацию по проведённым урокам.
В столбце «К-во чел» отображается количество учеников, которые были записаны на занятия.
В столбце «Доход от уроков» отображается сумма списаний за занятия.
В столбце «К-во платежей» отображается количество внесённых платежей по локациям. Можно нажать на количество и просмотреть информацию по этим платежам.
Столбец «Доход от платежей» отображает сумму внесённых доходов по локации.

Обороты по статьям

Отображает суммы доходов и расходов по статьям, куда были добавлены платежи.
При формировании можно выбрать период и кассы/счета, по которым будут выводится платежи в отчёте.
В первом столбце выводятся названия категорий и статей, по которым были добавлены платежи.
В столбце Доходы отображается количество платежей с типом Доход и их сумма по каждой статье.
В столбце Расходы количество платежей с типом Расход и их сумма по каждой статье.

Обороты по счетам (кассам)

Отображает суммы доходов и расходов по счетам и кассам.
При формировании можно выбрать период.

В столбце «Счёт (касса)» отображается название кассы или счёта.
В столбце «Входящий остаток» отображается остаток в кассе за прошлый период. Например, если отчёт сформирован с 3.05, то входящий остаток в кассе будет отображаться на 2.05. Он может быть как положительным, так и отрицательным.
В столбце «Доходы» отображается сумма внесённых доходов за выбранный период.
В столбце «Расходы» отображается сумма внесённых расходов за выбранный период.
В столбце «Исходящий остаток» отображается сумма входящего остатка и доходов, от которой была вычтена сумма расходов.

Отчёт управляющего

Отображает основные показатели по месяцам, которые требуются для оценки деятельности учебного центра.
При формировании можно выбрать период, типы доходов, типы расходов, статьи расходов.
В столбце «Показатель» отображается название показателя.
В следующих столбцах отображаются названия месяцев, которые были выбраны при формировании отчёта и итоговая сумма.
В блоке «Финансовые показатели» приводятся суммы доходов по типам и суммы расходов по типам и статьям.
После доходов и расходов отображается строка «Прибыль»: сумма внесённых доходов минус сумма внесённых расходов. Стрелка возле суммы показывает увеличилась ли прибыль в сравнении с предыдущим месяцем.
Далее в строке «Дебиторская задолженность на начало месяца» видна общая сумма задолженности клиентов на 1 число месяца.
Если отчёт был сформирован за несколько месяцев, то в последнем столбце доходы, расходы и прибыль будут просуммированы. Сумма дебиторской задолженности будет отображаться в среднем.

В блоке «Аналитические показатели» видны названия показателей, их значение и среднее значение по месяцам, если отчёт сформирован сразу за несколько месяцев.
«Новые лиды» - лиды, которые были созданы в системе за период формирования отчёта.
«Новые ученики» - Ученики, которые посетили хотя бы одно занятие за месяц и это занятие было для них первое.
«Конверсия лидов, %» - показатель перехода лидов в статус учеников в процентах. Рассчитывается по формуле: количество новых учеников разделённое на количество новых лидов и умноженное на 100.
«Активные ученики» - количество учеников, которые были отмечены на занятиях в месяце.
«Оформлено абонементов» - количество привязок абонемента, где дата начала его действия попадает в выбранный месяц.
«Потерянные клиенты» - рассчитывается по формуле: новые ученики за этот месяц + активные ученики за прошлый месяц - активные ученики за текущий месяц.
«Активные группы» - группы, у которых был хотя бы один урок в месяце.
«Педагоги» - преподаватели, которые провели хотя бы одно занятие в месяце.
«Проведено занятий (итого)» - общее количество проведённых занятий, ниже отображается количество проведённых уроков по каждому типу.
«Конверсия после пробных занятий» - процент лидов, которые стали клиентами после посещения пробного урока.

После отчётов в верхней части раздела располагается кнопка Другое. При нажатии на неё можно перейти в раздел управления скидками, просмотреть историю изменений, импортировать или экспортировать данные по платежам.

Рейтинг абонементов

Отчет рейтинг абонементов поможет вам быстрее увидеть, какой из ваших тарифов больше всего приносит вам прибыль, что поможет вам оперативнее управлять продажами.

При формировании отчета нужно выбрать параметры: период, сортировка, типы заработка (является обязательным полем к заполнению).

Типы заработка – это вариант списания средств по вашим абонементам: посещение или списание за пропуск урока учеником. Для пропуска выбирается причина, которая может быть со списанием или без.

В столбце «Абонемент» - активные и архивные абонементы, если по ним были добавлены платежи или проведены уроки в период формирования отчета.
В столбце «Первая оплата» – первая оплата у клиента по конкретному абонементу в текущем филиале.
В столбце «Повторная оплата» – повторная оплата у клиента по конкретному абонементу в текущем филиале.
В столбце «Выручка» – все платежи, при добавлении которых был выбран абонемент в текущем филиале.
В столбце «Реализация» – сумма списания за занятия по абонементам в соответствии с типами заработка, которые были выбраны перед формированием отчета.

Важно! Если первая оплата за абонемент была добавлена в выбранный период, то оплата отобразится в столбце «Первая оплата» если раньше, то оплата отображаться не будет.

Чтобы проверить, какие именно оплаты были добавлены по столбцам Первая оплата, повторная оплата и выручка, вы можете нажать на цифру и применится фильтр по добавленным платежам в разделе Финансы. Пример на скриншотах ниже:

Важно! Если по одному абонементу было совершено несколько платежей по новому абонементу в один день, то все платежи попадут в столбец «Первая оплата».

Отчет можно скачивать в файл (в формате Excel) и выводить на печать.

Управление скидками

В этом разделе можно просмотреть все скидки, которые привязаны в карточки клиентов и отфильтровать их, отредактировать или удалить. Через кнопку «Добавить» можно создать скидку для одного из клиентов или добавить её сразу для всех клиентов. Чтобы создать скидку для всех клиентов, поле «Учащийся» при добавлении нужно оставить пустым.