Финансы
Работа с доходами и расходами компании
Для чего нужен раздел?
Раздел используется для ведения доходов и расходов компании. Позволяет добавлять платежи и просматривать по ним отчеты, историю изменений, управлять скидками.
Чтобы перейти в раздел «Финансы» нажмите на данный раздел в меню слева.
Для добавления платежа нажмите кнопку «Добавить».
Типы платежей и их добавление в разделе
Доступны несколько основных видов платежей:
- Доход - используется для добавления дохода, например, от продажи абонементов.
- Продажа товара - активируется в настройках "Базовые опции" - "Включить возможность продажи товаров". Этот платеж добавляет продажу товара клиентам и учитывает остаток товара в магазине.
- Расход - используется для отображения расхода компании, например, на аренду.
- Выдача ЗП - этим типом платежа можно отобразить выдачу зарплаты для педагогов.
- Возврат средств - позволяет отметить возврат средств клиенту.
- Корректировка - тип платежа, который используется для редактирования остатка средств в карточке клиента.
Не отображается в отчетах по доходам и расходам, кроме оборотной ведомости. Может добавляться как положительным, так и отрицательным.
В зависимости от типа платежа меняются поля, которые можно заполнять при его добавлении.
Обязательными полями являются «Счет» и «Сумма». Если добавляется платеж на оплату занятий, то в поле «Клиент» нужно указать имя конкретного ученика, чтобы доход пополнил его баланс.
Если у клиента есть абонементы с раздельным счетом, в поле «Клиентский счет» нужно выбрать определенный абонемент.
При добавлении платежа также можно указать информацию:
- дата добавления платежа;
- счет и кассу (если нет возможности выбрать кассу, нужно проверить, чтобы в настройках пользователя был предоставлен доступ к кассам);
- локацию, которая будет привязана к платежу;
- бонусы (при использовании системы лояльности);
- ФИО плательщика (по умолчанию будет указано ФИО заказчика);
- группу (можно выбрать группу, к которой автоматически будет прикреплен платеж).
После заполнения параметров нажмите «Сохранить», чтобы платеж был добавлен в систему.
После добавления платежа его можно редактировать или удалить, если отметить его галочкой и нажать вверху кнопку «Править» или «Удалить».
Фильтрация по разделу
Чтобы применить фильтр в данном разделе, перейдите в раздел «Финансы» и выберите «Фильтр».
К основным параметрам фильтра относятся: дата добавления платежа (можно указать период), сумма, период оплаты (можно указать период), бонусы (при использовании системы лояльности), тип операции, счет касса, товар (при использовании раздела «ТМЦ»).
Чтобы настроить поля, нужно нажать на шестеренку на форме фильтра.
Поставьте (или уберите) галочку напротив полей, которые нужны (или не нужны) для отображения. Сохраните.
Важно знать: поля «Группа» и «Группы клиентов» отличаются:
- Поле «Группа» позволяет фильтровать данные по группе, которая была выбрана в платеже в системном поле «Группа».
- Поле «Группы клиентов» позволяет фильтровать данные по группам, которые указаны в карточке клиента.
После примененного фильтра информация об используемых фильтрах будет отображена вверху в разделе. Фильтр можно сохранить. Это нужно для того, чтобы не приходилось каждый раз указывать нужные параметры для фильтрации.
В поле «Наименование» – укажите название фильтра. В поле «Видимость» – укажите, кому будет доступен данный фильтр.
Сохраните настройки фильтра.
Теперь в разделе «Финансы» возле кнопки «Фильтр» появилась стрелка вниз. Можно выбрать нужный сохраненный фильтр, сбросить фильтр и управлять фильтрами (редактировать фильтры).
Также при нажатии на заголовок столбца можно фильтровать значения от наибольшего к наименьшему и наоборот.
Импорт доходов и расходов
Можно импортировать массово список доходов/расходов из файла Excel в формате CSV кодировка UTF-8 (разделитель - запятая). Импорт совершается так же, как и в других разделах системы. Примеры столбцов в файле на скриншоте.
В поле "Учащийся" указаны ID учеников, которые уже созданы в системе, чтобы к их карточкам сразу привязался платеж. Он поступит на общий остаток. В столбце "Касса" можно указать ID кассы, чтобы платежи загрузились в нужные кассы, так же в столбце "Локация" указывается ID локации, которой принадлежит платеж.
Пример файла для доходов:
Пример файла для расходов:
Чтобы сделать импорт оплат, подготовьте файл и нажмите кнопку "Другое" - "Импорт из файла".
В появившемся окне нажмите "Загрузить CSV".
После загрузки нажмите «Распознать заголовки» рядом с файлом. После распознания заголовков нажмите "Задать соответствие полей". Можно выбрать дату, сумму, плательщика, комментарий, локацию, счет/кассу и статью платежа. Также можно загрузить данные в дополнительные поля в платеже.
Когда выберете соответствия для столбцов из файла и полей в платеже, нажмите "Сохранить" и "Запустить импорт". Платежи появятся в системе.
В списке платежей находятся столбцы: дата, тип операции, счeт или касса, статья, назначение и сумма. Можно включить или отключить поля в списке с помощью пункта «настройка полей», например, включить поле с отображением комментария к платежу.
«Пагинация» позволяет увеличить количество платежей на одной странице (20, 50 или 100 платежей).
При подключении интеграции с онлайн кассой в настройках системы появится столбец ККТ, в котором отображается статус фискализации платежа.
Управление скидками
В этом разделе можно просмотреть все скидки, которые привязаны в карточки клиентов и отфильтровать их, отредактировать или удалить.
Перейдите в раздел "Финансы" → "Другое" → "Управление скидками".
Через кнопку «Добавить» можно создать скидку для одного из клиентов или добавить ее сразу для всех клиентов. Чтобы создать скидку для всех клиентов, поле «Учащийся» при добавлении нужно оставить пустым.
Отчеты раздела
Все раздела можно скачать в файл (в формате Excel) и вывести на печать.
Оборотная ведомость
Позволяет посмотреть все расходы и доходы за выбранный период.
Перейдите в раздел «Финансы» → «Отчеты» → «Оборотая ведомость».
При формировании можно выбрать период, кассу, типы платежей, локации, где были совершены платежи.
Параметры отчета
В столбце «Кол-во уроков» отображается количество занятий за выбранный период.
В столбце «Кол-во строк» отображается количество посещений этих занятий.
В столбце «Выручка» отображается сумма списанных средств за проведенные занятия.
Пример отчета
Доход от реализации
Отображает сумму списаний за проведенные занятия.
Перейдите в раздел «Финансы» → «Отчеты» → «Доход от реализации».
При формировании можно выбрать период, сортировку, раскрытие подробной информации по типам урока и по какому статусу посещения будет сформирован отчет (только за посещение или за некоторые причины пропуска).
Параметры отчета
В столбце «Кол-во уроков» отображается количество занятий за выбранный период.
В столбце «Кол-во строк» отображается количество посещений этих занятий.
В столбце «Выручка» отображается сумма списанных средств за проведенные занятия.
Пример отчета
Доход от реализации по группам
Отображает сумму списаний за проведенные занятия в разрезе групп.
Перейдите в раздел “Аналитика” - вкладка “Отчеты” - Подраздел “Финансы” - Выберите отчет “Доход от реализации по группам”.
При формировании можно выбрать период и предмет, по которым будет сформирован отчет.
В отчете будут отображаться все группы в текущем филиале, где был хотя бы 1 проведенный урок за период и комиссия не равна 0.
Также в отчете будут отражены только те участники групп, у которых были списания > 0 за уроки в соответствующей группе в указанный период.
Важно знать: если при формировании отчета не будет выбран ни один предмет, то отчет будет сформирован по всем предметам.
Параметры отчета
В первом столбце “№” отображается порядковый номер группы/клиентов отчете:
- Для групп 1,2,3.
- Для клиентов первая цифра - номер группы, вторая - порядковый номер ученика в группе, например, 1.1
В столбце “Группа/клиент” отображаются названия групп и имена клиентов из этих групп.
В столбце “Доход от реализации” отражается сумма списанных средств за проведенные занятия:
- По группе указывается сумма полученных комиссий по участникам группы.
- По клиенту указываются просуммированные списания этого клиента за уроки, проведенные в указанной группе за указанный период.
В конце отчета выводится общая сумма списаний за уроки по всем группам.
Пример отчета
Доход от реализации по локациям
Позволяет просмотреть сумму списаний за проведенные занятия и внесенные платежи по локациям.
Перейдите в раздел «Финансы» → «Отчеты» → «Доход от реализации по локациям».
При формировании можно выбрать период и типы платежей.
Параметры отчета
В столбце «Наименование» отображается название локации.
В столбце «К-во уроков» отображается количество занятий по локациям. Можно нажать на количество и посмотреть подробную информацию по проведенным урокам.
В столбце «К-во чел» отображается количество учеников, которые были записаны на занятия.
В столбце «Доход от уроков» отображается сумма списаний за занятия.
В столбце «К-во платежей» отображается количество внесенных платежей по локациям. Можно нажать на количество и просмотреть информацию по этим платежам.
Столбец «Доход от платежей» отображает сумму внесенных доходов по локации.
Пример отчета
Обороты по статьям
Отображает суммы доходов и расходов по статьям, куда были добавлены платежи.
Перейдите в раздел «Финансы» → «Отчеты» → «Обороты по статьям».
При формировании можно выбрать период и кассы/счета, по которым будут выводится платежи в отчете.
Параметры отчета
В столбце «Кол-во уроков» отображается количество занятий за выбранный период.
В столбце «Кол-во строк» отображается количество посещений этих занятий.
В столбце «Выручка» отображается сумма списанных средств за проведенные занятия.
Пример отчета
Обороты по счетам (кассам)
Отображает суммы доходов и расходов по счетам и кассам.
Перейдите в раздел «Финансы» → «Отчеты» → «Обороты по счетам (кассам)».
При формировании можно выбрать период.
Параметры отчета
В столбце «Счет (касса)» отображается название кассы или счета.
В столбце «Входящий остаток» отображается остаток в кассе за прошлый период. Например, если отчет сформирован с 3.05, то входящий остаток в кассе будет отображаться на 2.05. Он может быть как положительным, так и отрицательным.
В столбце «Доходы» отображается сумма внесенных доходов за выбранный период.
В столбце «Расходы» отображается сумма внесенных расходов за выбранный период.
В столбце «Исходящий остаток» отображается сумма входящего остатка и доходов, от которой была вычтена сумма расходов.
Пример отчета
Отчет управляющего
Отображает основные показатели по месяцам, которые требуются для оценки деятельности учебного центра.
Перейдите в раздел «Финансы» → «Отчеты» → «Отчет управляющего».
Отчет управляющего доступен с рангом 999 в системе. По запросу в чат технической поддержки отчет управляющего может быть предоставлен ролям, чей ранг меньше 999.
При формировании отчета можно указать:
• Период формирования отчета.
• Тип расчета активных клиентов, по какому типу будут отображены активные клиенты в отчете.
Есть три типа расчета:
- «Состояние “Клиент”, кто посетил/пропустил хотя бы 1 занятие» - клиенты (не лиды), которые были на уроке или пропустили урок хотя бы 1 раз; - «Клиенты/лиды, кто присутствовал хотя бы на 1 платном занятии» - клиенты или лиды, кто присутствовал хотя бы на 1 платном уроке (комиссия за урок не равна 0);
- «Состояние “Клиент”, кто присутствовал хотя бы на 1 занятии» - клиенты (не лиды), которые были на уроке хотя бы 1 раз (без разницы на платном или бесплатном уроке).
• Метод выбора (договоров):
- «По дате начала» – договоры, дата начала которых входит в период формирования отчета.
- «По дате окончания» – договоры, дата окончания которых входит в период формирования отчета.
- «Действующие в периоде» – договоры, в которых дата начала действия и дата окончания действия пересекаются с периодом формирования отчета. Также если дата начала и дата окончания действия договора не указаны, то такие договоры также входят в данный метод выбора.
• Типы доходов;
• Типы расходов;
• Статьи расходов.
Параметры отчета
В блоке «Финансовые показатели» приводятся суммы доходов по типам и суммы расходов по типам и статьям.
«Прибыль от платежей» — это сумма внесенных доходов минус сумма внесенных расходов. Стрелка показывает, увеличилась ли прибыль по сравнению с предыдущим месяцем.
«Прибыль от уроков» содержится информация о фактической прибыли от реализации (рассчитывается по показателям «Доход от реализации» минус «Расход» (расход считается по всем типам расхода)). Стрелка показывает, увеличилась ли прибыль в сравнении с предыдущим месяцем.
«Доход от реализации» отображается вся сумма списаний за проведенные занятия. Более подробную информацию можно посмотреть в отчете «Доход от реализации».
«Дебиторская задолженность на начало месяца» видна общая сумма задолженности клиентов на 1 число месяца.
Если отчет был сформирован за несколько месяцев, то в последнем столбце доходы, расходы и прибыль будут просуммированы. Сумма дебиторской задолженности будет отображаться в среднем.
Пример отчета. Блок «Финансовые показатели»
В блоке «Аналитические показатели» видны названия показателей, их значение и среднее значение по месяцам, если отчет сформирован сразу за несколько месяцев.
«Новые лиды» — это лиды, которые были созданы в системе за период формирования отчета. В данный показатель также попадают клиенты, которые были сразу же добавлены в раздел «Клиенты» как клиенты (т. е. клиенты, которые не были лидами, а сразу стали клиентами).
«Ученики, конвертированные из новых лидов»- параметр отображает, сколько всего учеников было конвертировано из лидов в клиенты.
«Конверсия лидов, %» - показатель перехода лидов в статус учеников в процентах. Рассчитывается по формуле: количество новых учеников, разделенное на количество новых лидов и умноженное на 100.
«Новые ученики» - ученики, которые посетили хотя бы одно занятие за месяц и это занятие было для них первое.
«Активные ученики» - количество учеников, которые были отмечены на занятиях в месяце.
«Оформлено абонементов» - количество привязок абонемента, где дата начала его действия попадает в выбранный период.
«Договоры» отображает количество договоров за период в соответствии с выбранными методами выбора.
«Перемещенные клиенты в архив в период» - показывает сколько активных клиентов было перемещено в архив.
«Активные группы» - группы, у которых был хотя бы один урок в месяце.
«Педагоги» - преподаватели, которые провели хотя бы одно занятие в месяце.
«Проведено занятий (итого)» - общее количество проведенных занятий, ниже отображается количество проведенных уроков по каждому типу.
«Конверсия после пробных занятий» - процент лидов, которые стали клиентами после посещения пробного урока.
Пример отчета. Блок «Аналитические показатели»
Отчет управляющего по филиалам
Работает по тому же принципу, что и «Отчет управляющего», но в разрезе филиалов системы.
Перейдите в раздел «Финансы» → «Отчеты» → «Отчет управляющего по филиалам».
При формировании отчета можно указать период, тип расчета активных клиентов, договоры, типы доходов и расходов, а также выбрать по каким именно филиалам нужно сформировать данный отчет.
Параметры отчета
После нажатия кнопки «Отправить», на почту вашей учетной записи придет письмо с файлом отчета в формате .xlsx. Письмо будет направлено с почты system@alfacrm.pro.
Пример письма
В отчете можно увидеть все финансовые и аналитические показатели по каждому выбранному при создании отчета филиалу.
Пример отчета
Доход по группе
Отображает суммы доходов в разрезе групп, т.е. сколько денег принесла каждая группа за определенный период.
Перейдите в раздел «Финансы» - вкладка «Отчеты» - выберите отчет «Доход по группе».
Для формирования отчета указывается:
Период;
Тип платежа;
Конкретная группа ;
- Посмотреть данные по одной группе (детализированный отчет).
- Или по всем группам сразу (сводный отчет с итогом).
Тип счета дохода по группе;
- «Платеж добавлен для группы» — учитывает только те платежи, где вручную указана группа.
- «Клиент является участником группы» — учитывает все платежи клиента, если он состоит в группе.
Нельзя сформировать отчет за период более 1 календарного года
Параметры отчета
Если в поле "Группа" выбран параметр "Любая", то:
- В отчете указываются все группы системы, сумма доходов по каждой группе, а также совокупный доход по этим группам.
- В первом столбце «Группа» отображается название групп.
- В столбце «Общий доход» отображается суммарный доход по каждой группе.
- В столбце «Действия» можно нажать кнопку «подробнее», чтобы сформировать отдельный отчет по конкретной группе.
Если в поле "Группа" выбрана конкретная группа, то:
- В отчете указываются название группы, сумма доходов по каждому участнику этой группы, а также суммарный доход по группе.
- В первом столбце «Группа» отображается название группы.
- В столбце «ФИО клиента» отображается ФИО каждого участника группы, кто вносил хотя бы один платеж.
- В столбце «Доход» отображает все платежи клиента, по которой строится отчет.
Также отдельной строкой в отчете вынесен общий доход по ученикам в группе, по которой построен отчет.
Важно знать: клиенты, вышедшие из группы до начала периода, не учитываются в отчете. Клиенты, которые не имеют никаких платежей в карте, не будут учтены в отчете.
История бонус компенсаций
Отчет позволяет посмотреть историю бонусных списаний по клиентам.
Отчет доступен только при включенной системе лояльности. Активировать можно через "Настройки" - "Клиенты" - "Система лояльности" - Отметьте галкой "Включить систему лояльности" - "Сохраните".
Перейдите в раздел "Финансы" → "Отчеты" → "История бонус компенсаций".
При формировании отчета необходимо выбрать параметры периода и виды компенсаций, через которые выдавались бонусы.
Параметры отчета
В отчете отображается дата, ФИО клиента и его группа, на что были списаны бонусы, их количество и зачисленные средства.
В конце отчета можно просмотреть количество компенсаций и итоговые суммы.
Из отчета можно сразу перейти в карточку клиента, нажав на его имя.
Важно знать: в отчете не отображаются бонусы, начисленные вручную/автоматически за уроки/оплаты.
Пример отчета
