Финансы

Работа с доходами и расходами компании

Для чего нужен раздел?

Раздел используется для ведения доходов и расходов компании. Позволяет добавлять платежи и просматривать по ним отчеты, историю изменений, управлять скидками.

Чтобы перейти в раздел «Финансы» нажмите на данный раздел в меню слева.

Для добавления платежа нажмите кнопку «Добавить».

Типы платежей и их добавление в разделе

Доступны несколько основных видов платежей:

Доход - используется для добавления дохода, например, от продажи абонементов.
Продажа товара - активируется в настройках "Базовые опции" - "Включить возможность продажи товаров". Этот платеж добавляет продажу товара клиентам и учитывает остаток товара в магазине.
Расход - используется для отображения расхода компании, например, на аренду.
Выдача ЗП - этим типом платежа можно отобразить выдачу зарплаты для педагогов.
Возврат средств - позволяет отметить возврат средств клиенту.
Корректировка - тип платежа, который используется для редактирования остатка средств в карточке клиента.
Не отображается в отчетах по доходам и расходам, кроме оборотной ведомости. Может добавляться как положительным, так и отрицательным.

В зависимости от типа платежа меняются поля, которые можно заполнять при его добавлении.

В тип платежа «Выплата ЗП» было добавлено поле «Период» для указания за какой период происходит выплата. Поле не является обязательным для заполнения.

Обязательными полями являются «Счет» и «Сумма». Если добавляется платеж на оплату занятий, то в поле «Клиент» нужно указать имя конкретного ученика, чтобы доход пополнил его баланс.

Если у клиента есть абонементы с раздельным счетом, в поле «Клиентский счет» нужно выбрать определенный абонемент.

При добавлении платежа также можно указать информацию:

дата добавления платежа;
счет и кассу (если нет возможности выбрать кассу, нужно проверить, чтобы в настройках пользователя был предоставлен доступ к кассам);
локацию, которая будет привязана к платежу;
бонусы (при использовании системы лояльности);
ФИО плательщика (по умолчанию будет указано ФИО заказчика);
группу (можно выбрать группу, к которой автоматически будет прикреплен платеж).

После заполнения параметров нажмите «Сохранить», чтобы платеж был добавлен в систему.

После добавления платежа его можно редактировать или удалить, если отметить его галочкой и нажать вверху кнопку «Править» или «Удалить».

Как назначить ответственного менеджера в платеже

В систему добавлен функционал назначения ответственного менеджера (администратора, куратора, методиста) для финансовых операций, а именно тип платежа «Доход».

Функционал позволяет разделить финансовые потоки для детальной отчетности. Пример: Менеджер А привел клиента, а Менеджер Б провел встречу и закрыл продажу. Теперь можно вручную указать Менеджера Б, чтобы корректно отразить его эффективность в отчетах.

При создании платежа
В форме добавления платежа добавлено поле «Ответственный менеджер». Поле автоматически заполняется значением ответственного менеджера, закрепленного за клиентом на момент создания. Пользователь может изменить это значение вручную перед сохранением.
При редактировании платежа
Пользователь может вручную менять значение поля при необходимости.
Система не будет менять ответственного менеджера в платеже, если у клиента сменился менеджер.

Важно!

Если платеж добавляется только для группы, без указания клиента, отв. менеджер не подставляется.
Для импорта платежей поле отв. менеджера отсутствует.
Поле доступно для фильтрации в пределах раздела.

В разделе «Финансы» также доступно массовое назначение менеджера через кнопку «Править».

Все изменения поля «Ответственный менеджер» логируются в истории карточки (дата, время, автор, старое/новое значение).

Привязка платежа к договору клиента

При экспорте платежей для бухгалтерии теперь можно увидеть номер договора клиента. Это важно, если вы работаете с базовыми счетами и на УСН.

При добавлении платежа клиенту заполните поле «Договор».

Важно!

В поле можно выбрать только один договор.
Нельзя удалить договор из карточки клиента, если он уже используется в каком-либо платеже.
Если у клиента нет договоров, то поле останется пустым.
Если это платеж по базовому счету, то будут договоры без привязанных абонементов, если это платеж по раздельному счету, то будут договоры, связанные с этим абонементом.

В файл выгрузки автоматически добавляется информация о договоре:

Название договора,
Дата начала,
Дата окончания,
Системный идентификатор договора (ID).

Фильтрация по разделу

Чтобы применить фильтр в данном разделе, перейдите в раздел «Финансы» и выберите «Фильтр».

К основным параметрам фильтра относятся: дата добавления платежа (можно указать период), сумма, период оплаты (можно указать период), бонусы (при использовании системы лояльности), тип операции, счет касса, товар (при использовании раздела «ТМЦ»).

Чтобы настроить поля, нужно нажать на шестеренку на форме фильтра.

Поставьте (или уберите) галочку напротив полей, которые нужны (или не нужны) для отображения. Сохраните.

Важно знать: поля «Группа» и «Группы клиентов» отличаются:

Поле «Группа» позволяет фильтровать данные по группе, которая была выбрана в платеже в системном поле «Группа».
Поле «Группы клиентов» позволяет фильтровать данные по группам, которые указаны в карточке клиента.

После примененного фильтра информация об используемых фильтрах будет отображена вверху в разделе. Фильтр можно сохранить. Это нужно для того, чтобы не приходилось каждый раз указывать нужные параметры для фильтрации.

В поле «Наименование» – укажите название фильтра. В поле «Видимость» – укажите, кому будет доступен данный фильтр.
Сохраните настройки фильтра.

Теперь в разделе «Финансы» возле кнопки «Фильтр» появилась стрелка вниз. Можно выбрать нужный сохраненный фильтр, сбросить фильтр и управлять фильтрами (редактировать фильтры).

Также при нажатии на заголовок столбца можно фильтровать значения от наибольшего к наименьшему и наоборот.

Импорт доходов и расходов

Можно импортировать массово список доходов/расходов из файла Excel в формате CSV кодировка UTF-8 (разделитель - запятая). Импорт совершается так же, как и в других разделах системы. Примеры столбцов в файле на скриншоте.
В поле "Учащийся" указаны ID учеников, которые уже созданы в системе, чтобы к их карточкам сразу привязался платеж. Он поступит на общий остаток.
В столбце "Касса" можно указать ID кассы, чтобы платежи загрузились в нужные кассы.
Так же в столбце "Локация" указывается ID локации, которой принадлежит платеж.

Обратите внимание: система не распознает такие тип платежа «Выплата ЗП». Также без указания ID импорт выдаст ошибку.

Пример файла для доходов:

Пример файла для расходов:

Чтобы сделать импорт оплат, подготовьте файл и нажмите кнопку «Другое» - «Импорт из файла».

В появившемся окне нажмите «Загрузить CSV».

После загрузки нажмите «Распознать заголовки» рядом с файлом. После распознания заголовков нажмите «Задать соответствие полей». Можно выбрать дату, сумму, плательщика, комментарий, локацию, счет/кассу и статью платежа. Также можно загрузить данные в дополнительные поля в платеже.

Когда выберете соответствия для столбцов из файла и полей в платеже, нажмите «Сохранить» и «Запустить импорт». Платежи появятся в системе.

В списке платежей находятся столбцы: дата, тип операции, счeт или касса, статья, назначение и сумма. Можно включить или отключить поля в списке с помощью пункта «настройка полей», например, включить поле с отображением комментария к платежу.

«Пагинация» позволяет увеличить количество платежей на одной странице (20, 50 или 100 платежей).

При подключении интеграции с онлайн кассой в настройках системы появится столбец ККТ, в котором отображается статус фискализации платежа.

Управление скидками

В этом разделе можно просмотреть все скидки, которые привязаны в карточки клиентов и отфильтровать их, отредактировать или удалить.

Перейдите в раздел «Финансы» → «Другое» → «Управление скидками».

Через кнопку «Добавить» можно создать скидку для одного из клиентов или добавить ее сразу для всех клиентов. Чтобы создать скидку для всех клиентов, поле «Учащийся» при добавлении нужно оставить пустым.