Раздел "Группы"

Этот раздел используется для ведения групп клиентов, которые занимаются по общему расписанию.

Содержание:
  • Как добавить группу
  • Как добавить регулярное расписание группы
  • Как добавить разовое занятие группы
  • Как добавить в группу учеников
  • Отчет «Журнал»
  • Отчет «Посещаемость групп за период»
  • Отчет «Приток и отток за период»
  • Как вернуть группу из архива
  • Как настроить запись лидов в группу
  • Как настроить уведомление для клиентов о добавлении в группу
  • Как указать статус группы
  • Как указать цвет группы
  • Как отключить клиенту день участия в группе
  • Как отправить сообщение сразу всей группе
  • Как ученика из одной группы перевести в другую
  • Как добавить лида на занятие в группе
  • Как создать дополнительное поле в карточке группы
  • Как выгрузить группы в файл
  • Как поставить задачу на группу
  • Счетчик занятий группы
  • Как оставить комментарий по группе
  • Как узнать, какие группы занимаются в определенный период
  • Как прикрепить файл в карточке группы
  • Почему в разделе «Группы» в столбце «Клиенты» отображается количество клиентов меньше, чем в карточке группы в разделе «Участники»?
  • Почему неотмененные занятия в карточке группы перечеркнуты?
  • Как перейти в раздел «Группы»

    Нажмите на пункт "Группы" слева в меню.



    Как добавить группу

    1. В разделе "Группы" нажмите на кнопку «+Добавить".

    2. В поле «Название» напишите название группы, например, «Английский СБ 10.00».

    3. В поле «Лимит участников» можно указать максимальное количество учеников в группе. При превышении лимита система выведет предупреждение в группе, добавить клиента в группу при превышении лимита можно.

    4. В поле «Уровень знаний» можно выбрать уровень, по которому проводятся занятия в группе. Уровни знаний добавляются и редактируются в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Настройки учебного процесса».

    Далее группы можно будет фильтровать по уровню знаний.

    5. В поле «Отв. педагог» можно выбрать одного или нескольких педагогов. По умолчанию у преподавателей есть доступ только к группам, в карточках которых они указаны как ответственные.

    6. В поле «Описание» можно указать любую информацию по группе, которая будет отображаться под названием группы в её карточке.

    7. В поле «Период обучения» укажите период, в который будет заниматься группа. Можно указать дату окончания периода обучения, для этого поставьте галочку «До» и выберите дату в календаре. В последний день обучения группа автоматически отправится в архив, запланированные занятия по регулярному расписанию будут скрыты в календаре.

    8. В поле «URL стрима» можно выбрать стрим, ранее созданный в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Настройки учебного процесса» - "онлайн стримы", тогда в запланированных занятиях группы будет отображаться ссылка на конференцию. В настройках стрима должна стоять галочка «Для групп» в поле «Назначение». Более подробно про онлайн обучение можно прочитать в статье.

    9. В разделе «Филиалы» поставьте галочки филиалов, в которых занимается группа. Так группа может заниматься сразу в нескольких филиалах.



    Как добавить регулярное расписание группы

    1. В карточке группы в правой части экрана в разделе «Регулярное расписание» нажмите «Добавить».

    2. В поле «Филиал» выберите филиал, в котором группа будет заниматься по этому расписанию.

    3. В поле «День недели» выберите дни, в которые у группы будут проходить занятия.

    4. В поле «Время» укажите время занятий.

    5. В поле «Аудитория» выберите аудиторию, в которой будет заниматься группа.

    6. В поле «Предмет» выберите предмет, по которому будут проходить занятия.

    7. В поле «Педагог(и)» выберите одного или нескольких педагогов, которые будут проводить занятия в группе. В своем личном кабинете преподаватель видит только занятия, в которых он указан как учитель в расписании.

    8. В поле «Период» укажите период, в который группа будет заниматься по этому расписанию. Можно нажать кнопку «рсч» и ввести количество недель, на которое рассчитается срок действия регулярного расписания.

    В разделе «Регулярное расписание» отображается количество занятий группы по регулярному расписанию (вместе с отмененными уроками).



    Как добавить разовое занятие группы

    В разделе меню слева «Уроки» нажмите кнопку «+Добавить» - «Групповой».

    Укажите дату и время занятия. Выберите аудиторию, группу/группы, предмет и учителя/учителей. В поле «Комментарий» можно указать любой комментарий к запланированному занятию, например, «Педагог задержится на 5 минут».

    Также разовое групповое занятие можно добавить из любого раздела через «+» в верхней части экрана.



    Как добавить в группу учеников

    В карточке группы в правой части экрана в разделе «Участники» нажмите «добавить».

    В поле «Клиент» введите ФИО ученика и выберите из списка. Можно ввести имена сразу несколько клиентов по очереди, чтобы добавить участников массово на одинаковый период участия в группе.

    В поле «Период участия» укажите период, в который клиент будет записан на занятия в группе, окончание периода участия можно не указывать. При окончании периода участия ученик будет отображаться перечеркнутым в разделе «Участники».

    Также ученика можно добавить в группу в карточке клиента в правой части экрана в разделе «Группы», нажав «добавить». В поле «Группа» выберите группу из списка.

    При добавлении ученика в группу расписание группы подтягивается в карточку клиента.

    Если добавлять ученика в группу в период, когда у группы уже были проведены занятия, появится уведомление.

    На проведенные занятия клиента нужно добавить вручную, открыв занятие и в поле «Кто был?» ввести ФИО клиента и выбрать из списка.

    Группы, в которых у ученика закончился период участия, автоматически скрываются в его карточке как архивные.

    Можно нажать на "Архивные группы", откроется список всех групп, в которых ранее участвовал клиент.



    Отчет «Журнал»

    В карточке группы нажмите зеленую кнопку «Отчеты» - «Журнал».

    Можно выбрать, формировать отчет по определенному предмету или по всем и выводить ли в отчете тему и домашнее задание.

    В отчете отображается посещаемость учеников группы и их оценки. Если оценки не ставятся, то присутствие отмечается знаком «+».

    Можно навести мышку на голубой треугольник в занятии, отобразится причина пропуска и/или индивидуальное примечание по клиенту из урока.

    В столбце «%» указан процент посещаемости каждого ученика.

    В разделе «Дополнительно» отображаются клиенты, которые не являются участниками группы, и были разово добавлены в занятия и отмечены.

    В столбцах "Тема" и "Домашнее задание" можно просмотреть тему и домашнее задание для каждого проведенного занятия в группе.

    Можно переходить в карточки клиентов сразу из отчета, нажав на ФИО клиента, отчет можно вывести на печать и скачать как файл PDF.




    Отчет «Посещаемость групп за период»

    В разделе «Группы» нажмите серую кнопку «Другое» - «Посещаемость групп за период».

    В отчете отображается состав по количеству участников и посещаемость каждого ученика группы по количеству посещенных занятий за период. Внизу отчета выводится итоговый состав и посещаемость по всем группам.



    Отчет «Приток и отток за период»

    В разделе «Группы» нажмите серую кнопку «Другое» - «Приток и отток за период».

    В отчете отображаются группы, период обучения у которых входит в период формирования отчета.

    В столбце "Кол-во входящих" - количество участников группы, у которых период участия в группе начался до даты начала формирования отчета.

    В столбце "Кол-во исходящих" - у которых период участия в группе закончился позже даты окончания формирования отчета.

    В столбце "Приток" - период участия начался в период формирования отчета.

    В столбце "Отток" - период обучения закончился в период формирования отчета.

    Можно нажать кнопку "Параметры", чтобы изменить период формирования отчета, не выходя из отчета.



    Как вернуть группу из архива

    В разделе "Группы" перейдите во вкладку «Архивные» и нажмите на значок зеленой стрелочки в строке группы.

    Группы не удаляются окончательно из системы в целях безопасности сохранения данных, так как связаны с клиентами и уроками.



    Как настроить запись лидов в группу

    Выделите карточку группы галочкой, нажмите кнопку «Править».

    В поле «Форма для записи» поставьте галочку «Разрешить публичную запись лидов», скопируйте ссылку на форму записи, нажмите «Сохранить».


    Разместите скопированную ссылку у себя на сайте или в любой социальной сети, например, в Instagram или Facebook.

    При переходе по ссылке будет открываться форма записи:


    При заполнении формы будет создана карточка лида на этапе "Не разобрано", он будет привязан к группе автоматически.



    Как настроить уведомление для клиентов о добавлении в группу

    Для начала создадим шаблон письма в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Шаблоны для рассылок с автоподстановкой данных» - «e-mail шаблоны» или «sms шаблоны».

    Нажмите «+добавить», в поле «Назначение» выберите «Для клиента», заполните поля «Название шаблона», «Тема письма» и «Текст письма».

    Далее перейдите в раздел «Автоматизация и повышение показателей» - «триггеры и вебхуки».

    Нажмите «+ добавить», в поле «Целевая сущность» выберите «Участие в группе», в поле «События» поставьте галочку «Добавление», в поле «Реакция» выберите «Отправить e-mail» или «Отправить sms», в поле «Шаблон» выберите ранее созданный шаблон «Для клиента».

    В поле «Допустимые теги» отображается список тегов, которые можно использовать в шаблоне письма.

    Готово! Теперь при добавлении участия в группе клиенту автоматически будет отправлено sms.



    Как указать статус группы

    В настройке полей поставьте галочку «Статус» и сохраните.


    В столбце «Статус» нажмите «Не задан» и выберите нужный статус.


    Добавлять и редактировать статусы групп можно в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Управление циклом жизни клиента» - «статусы групп».


    Далее группы можно будет фильтровать по статусу.



    Как указать цвет группы

    В списке всех групп в пункте "Настройка полей" поставьте галочку «Цвет» и сохраните.

    Добавится новый столбец «Цвет», нажмите на «Белый» и выберите нужный цвет.

    Далее группы можно будет сортировать по цвету, нажав на название столбца.



    Как отключить клиенту день участия в группе

    Если клиент занимается не все дни по регулярному расписанию, например, группа занимается ПН, ВТ, СР в 10:00, а клиент с группой занимается только ВТ и СР, то можно отключить участие в конкретном дне и времени в расписании группы.

    Для этого добавьте клиента в состав участников группы, перейдите в карточку клиента и справа в разделе «Регулярное расписание» снимите галочку по дню. Обновите страницу клиента и в виджете посещаемости отобразятся все дни, кроме того, по которому снята галочка.



    Как отправить сообщение сразу всей группе

    В карточке группы в правой части экрана в разделе «Участники» нажмите «Открыть в списке».


    Выделите клиентов общей галочкой, нажмите зеленую кнопку «Рассылка» и выберите «E-mail» или «SMS сообщение».


    Если клиент перечеркнут в поле «Получатели», значит в карточке клиента не указан адрес почты или номер телефона, или номер указан как "Телефон", а не как "Мобильный".

    Можно выборочно исключить получателей из рассылки при нажатии крестика справа от имени клиента.

    Вверху нажмите «выбрать шаблон» и выберите нужный шаблон.


    Если требуется внести какие-либо изменения для рассылки, можно отредактировать текст.



    Как ученика из одной группы перевести в другую

    Перейдите в личную карточку ученика, справа в разделе «Группы» нажмите на знак карандаша рядом с той группой, из которой необходимо исключить.

    В появившемся окне слева внизу нажмите на знак корзины или ограничьте период участия в группе.

    После этого нажмите в разделе «Группы» кнопку «добавить» и выберите группу, в которую клиента необходимо перевести.



    Как добавить лида на занятие в группе

    Перейдите в карточку лида и в правой части экрана в разделе «Группы» нажмите «добавить», в поле «Группа» выберите группу из списка, в поле «Период участия» укажите в ячейках «с» и «по» дату пробного занятия.


    Или лида можно добавить на занятие при проведении урока. В поле «Кто был?» введите ФИО лида и выберите из списка.



    Как создать дополнительное поле в карточке группы

    Переходим в настройки системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в раздел «Кастомизация системы».

    Нажимаем кнопку «+добавить», в поле «Раздел CRM» выбираем «Карточка группы».

    Например, создадим дополнительное поле «Смена».

    В типе выбираем «Выбор одного значения», в поле «Название» напишем «Смена», в поле «Системное имя» нажимаем «авто», в поле «Значения» напишем «Первая», нажимаем «+» и напишем «Вторая». В поле «Значение по умолч.» можно указать информацию, которая автоматически будет подставляться в дополнительное поле.

    Теперь в карточке группы можно указать смену, в которую занимается группа.

    Далее группы можно будет фильтровать по дополнительным полям, нажав кнопку «Фильтр».



    Как выгрузить группы в файл

    В разделе "Группы" нажмите серую кнопку «Другое» - «Экспорт в файл».

    В поле «Формат» выберите «Excel» или «CSV».

    Параметры экспорта показаны на скриншоте.

    Отметьте галочками нужные параметры и нажмите кнопку «Скачать».



    Как поставить задачу на группу

    Перейдите в карточку группы во вкладку «Задачи» и нажмите «Добавить задачу».


    Или при добавлении задачи в поле «Группа» выберите группу из списка, можно выбрать несколько групп по очереди.



    Счетчик занятий группы

    Перейдите в карточку группы. В верхнем правом углу можно просмотреть количество запланированных разовых занятий (это план), проведенных занятий (это факт) и отмененных занятий (это отменен), можно нажать на строку, откроется таблица со списком проведенных занятий.



    Как оставить комментарий по группе

    Перейдите в карточку группы во вкладку «Комментарии», напишите текстовый комментарий и нажмите «Сохранить». Так можно вести хронологию истории по группе, эти комментарии видят и могут добавлять администраторы и педагоги по своим группам, за которыми ответственны.



    Как узнать, какие группы занимаются в определенный период

    Можно сформировать список групп, которые занимались в конкретный период в прошлом, или начнут заниматься в будущем.

    В разделе «Группы» нажмите справа кнопку «Фильтр». В поле «Начало обучения» укажите дату «От», в поле «Окончание обучения» укажите дату «До», нажмите кнопку «Применить». Если нужно посмотреть архивные группы, выберите также параметр "Архив".

    Например, применим фильтр по группам, которые занимаются с октября по ноябрь.



    Как прикрепить файл в карточке группы

    Перейдите в карточку группы и под историей и прогнозом посещений в разделе "Загруженные файлы" нажмите "Загрузить новый".

    Далее файл может просмотреть, скачать или удалить администратор или педагог, если настроен доступ.



    Почему в разделе «Группы» в столбце «Клиенты» отображается количество клиентов меньше, чем в карточке группы в разделе «Участники»?

    В столбце «Клиенты» отображаются клиенты, период участия в группе у которых на текущий день.

    Период участия можно посмотреть и изменить в разделе «Участники» в группе.



    Почему неотмененные занятия в карточке группы перечеркнуты?

    В карточке группы не проведенные занятия за прошлое перечеркиваются. Можно кликнуть на занятие, выбрать «провести» и отметить посещаемость клиентов. Либо выбрать "отменить", если занятие не состоялось.