Группы

Работа с группами в Альфа CRM

Записаться на вебинар
Дальше
Начало работы
Основные разделы
Прочие интеграции
Интеграция телефонии
Интеграция SMS
Интеграция эквайринга
Все статьи
Начало работы
Основные разделы
Прочие интеграции
Интеграция телефонии
Интеграция SMS
Интеграция эквайринга

Раздел "Группы"

Этот раздел используется для ведения групп клиентов, которые занимаются по общему расписанию.

Содержание:
  • Как добавить группу
  • Как добавить регулярное расписание группы
  • Как добавить разовое занятие группы
  • Как добавить в группу учеников
  • Отчет «Журнал»
  • Отчет «Посещаемость групп за период»
  • Отчет «Приток и отток за период»
  • Как вернуть группу из архива
  • Как настроить запись лидов в группу
  • Как настроить уведомление для клиентов о добавлении в группу
  • Массовые действия по группам
  • Как указать цвет группы
  • Как отключить клиенту день участия в группе
  • Как отправить сообщение сразу всей группе
  • Как ученика из одной группы перевести в другую
  • Как добавить лида на занятие в группе
  • Как создать дополнительное поле в карточке группы
  • Как выгрузить группы в файл
  • Как поставить задачу на группу
  • Счетчик занятий группы
  • Как оставить комментарий по группе
  • Как узнать, какие группы занимаются в определенный период
  • Как прикрепить файл в карточке группы
  • Почему в разделе «Группы» в столбце «Клиенты» отображается количество клиентов меньше, чем в карточке группы в разделе «Участники»?
  • Почему неотмененные занятия в карточке группы перечеркнуты?
  • Как перейти в раздел «Группы»

    Нажмите на пункт "Группы" слева в меню.



    Как добавить группу

    1. В разделе "Группы" нажмите на кнопку «+Добавить".

    2. В поле «Название» напишите название группы, например, «Английский СБ 10.00».

    3. В поле «Описание» можно указать любую информацию, которая будет отображаться под названием группы в её карточке.

    4. В поле «Период обучения» укажите период, в который будет заниматься группа. Можно указать дату окончания периода обучения, для этого поставьте галочку «До» и выберите дату в календаре. В последний день обучения группа автоматически отправится в архив, запланированные занятия по регулярному расписанию будут скрыты в календаре.

    5. В поле «Уровень знаний» можно выбрать уровень, по которому проводятся занятия в группе. Уровни знаний добавляются и редактируются в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Клиенты» - «Уровни знаний».

    Далее группы можно будет фильтровать по уровню знаний.

    6. В поле «Отв. педагог» можно выбрать одного или нескольких педагогов. По умолчанию у преподавателей есть доступ только к группам, в карточках которых они указаны как ответственные.

    7. В поле «Лимит участников» можно указать максимальное количество учеников в группе. При превышении лимита система выведет предупреждение в группе, добавить клиента в группу при превышении лимита можно.

    8. В поле «Статус» можно выбрать текущий статус обучения группы. Добавляются и редактируются статусы в настройках системы в разделе «Уроки» - «Статусы групп». Далее группы можно будет фильтровать по статусу.

    9. В поле «URL стрима» можно выбрать стрим, ранее созданный в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Уроки» - "Онлайн стримы", тогда в запланированных занятиях группы будет отображаться ссылка на конференцию. В настройках стрима должна стоять галочка «Для групп» в поле «Назначение». Более подробно про онлайн обучение можно прочитать в статье.

    10. В разделе «Филиалы» поставьте галочки филиалов, в которых занимается группа. Так группа может заниматься сразу в нескольких филиалах.



    Как добавить регулярное расписание группы

    1. В карточке группы в правой части экрана в разделе «Регулярные уроки» нажмите «Добавить».

    2. В поле «Филиал» выберите филиал, в котором группа будет заниматься по этому расписанию.

    3. В поле «День недели» выберите дни, в которые у группы будут проходить занятия.

    4. В поле «Длительность» укажите время занятий.

    5. В поле «Аудитория» выберите аудиторию, в которой будет заниматься группа.

    6. В поле «Предмет» выберите предмет, по которому будут проходить занятия.

    7. В поле «URL стрима» можно выбрать стрим, ранее созданный в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Уроки» - "Онлайн стримы", тогда в занятиях, запланированных по этому расписанию, будет отображаться ссылка на конференцию. В настройках стрима должна стоять галочка «Для регулярного расписания» в поле «Назначение». Более подробно про онлайн обучение можно прочитать в статье.

    9. В поле «Педагог(и)» выберите одного или нескольких педагогов, которые будут проводить занятия в группе. В своем личном кабинете преподаватель видит только занятия, в которых он указан как учитель в расписании.

    9. В поле «Период» укажите период, в который группа будет заниматься по этому расписанию. Можно нажать кнопку «рсч» и ввести количество недель, на которое рассчитается срок действия регулярного расписания.

    10. Можно поставить галочку "Возможна запись онлайн" для того, чтобы открыть запись на занятия по этому расписанию через виджет "Онлайн-расписание".

    В разделе «Регулярные уроки» отображается количество занятий группы по регулярному расписанию (вместе с отмененными уроками).



    Как добавить разовое занятие группы

    В разделе меню слева «Уроки» нажмите кнопку «+Добавить» - «Групповой».

    Укажите дату и время занятия. Выберите аудиторию, группу/группы, предмет и учителя/учителей. В поле «Комментарий» можно указать любой комментарий к запланированному занятию, например, «Педагог задержится на 5 минут». Можно поставить галочку "Возможна запись онлайн" для того, чтобы открыть запись на занятие через виджет "Онлайн-расписание".

    Также разовое групповое занятие можно добавить из любого раздела через «+» в верхней части экрана.



    Как добавить в группу учеников

    В карточке группы в правой части экрана в разделе «Участники» нажмите «добавить».

    В поле «Клиент» введите ФИО ученика и выберите из списка. Можно ввести имена сразу нескольких клиентов по очереди, чтобы добавить участников массово на одинаковый период участия в группе.

    В поле «Период участия» укажите период, в который клиент будет записан на занятия в группе, окончание периода участия можно не указывать. При окончании периода участия ученик будет отображаться как архивный в разделе «Участники».

    Также в меню слева «Клиенты» учеников можно выделить галочкой, нажать «Править» – «Добавить в группу».

    Далее выбрать группу и указать период участия.

    Или ученика можно добавить в группу в карточке клиента в правой части экрана в разделе «Группы», нажав «добавить». В поле «Группа» выберите группу из списка.

    При добавлении ученика в группу расписание группы подтягивается в карточку клиента.

    Если добавлять ученика в группу в период, когда у группы уже были проведены занятия, появится уведомление.

    На проведенные занятия клиента нужно добавить вручную, открыв занятие и в поле «Кто был?» ввести ФИО клиента и выбрать из списка.

    Группы, в которых у ученика закончился период участия, автоматически скрываются в его карточке как архивные.

    Можно нажать на "Архивные группы", откроется список всех групп, в которых ранее участвовал клиент.



    Отчет «Журнал»

    В карточке группы нажмите зеленую кнопку «Отчеты» - «Журнал».

    Можно выбрать, формировать отчет по определенному предмету или по всем, сортировать клиентов по ФИО или по средней оценке и выводить ли в отчете тему и домашнее задание.

    В отчете отображается посещаемость учеников группы и их оценки. Если оценки не ставятся, то присутствие отмечается знаком «+».

    Можно навести мышку на голубой треугольник в занятии, отобразится причина пропуска и/или индивидуальное примечание по клиенту из урока.

    В столбце «%» указан процент посещаемости каждого ученика, в столбце "Средняя оценка" - средний балл клиента.

    В разделе «Дополнительно» отображаются клиенты, которые не являются участниками группы и были разово добавлены в занятия и отмечены.

    В столбцах "Тема" и "Домашнее задание" можно просмотреть тему и домашнее задание для каждого проведенного занятия в группе.

    Можно переходить в карточки клиентов сразу из отчета, нажав на ФИО клиента, отчет можно вывести на печать и скачать как файл PDF.




    Отчет «Посещаемость групп за период»

    В разделе «Группы» нажмите зеленую кнопку «Отчеты» - «Посещаемость групп за период».

    В отчете отображается состав по количеству участников и посещаемость каждого ученика группы по количеству посещенных занятий за период. Внизу отчета выводится итоговый состав и посещаемость по всем группам.



    Отчет «Приток и отток за период»

    В разделе «Группы» нажмите зеленую кнопку «Отчеты» - «Приток и отток за период».

    В отчете отображаются группы, период обучения у которых входит в период формирования отчета.

    В столбце "Кол-во входящих" - количество участников группы, у которых период участия в группе начался до даты начала формирования отчета.

    В столбце "Кол-во исходящих" - у которых период участия в группе закончился позже даты окончания формирования отчета.

    В столбце "Приток" - период участия начался в период формирования отчета.

    В столбце "Отток" - период обучения закончился в период формирования отчета.

    Можно нажать кнопку "Параметры", чтобы изменить период формирования отчета, не выходя из отчета.



    Как вернуть группу из архива

    В разделе "Группы" перейдите во вкладку «Архивные» и нажмите на значок зеленой стрелочки в строке группы.

    Группы не удаляются окончательно из системы в целях безопасности сохранения данных, так как связаны с клиентами и уроками.



    Как настроить запись лидов в группу

    Выделите карточку группы галочкой, нажмите кнопку «Править».

    В поле «Форма для записи» поставьте галочку «Разрешить публичную запись лидов», скопируйте ссылку на форму записи, нажмите «Сохранить».


    Разместите скопированную ссылку у себя на сайте или в любой социальной сети, например, в Instagram или Facebook.

    При переходе по ссылке будет открываться форма записи:


    При заполнении формы будет создана карточка лида на этапе "Не разобрано", он будет привязан к группе автоматически.



    Как настроить уведомление для клиентов о добавлении в группу

    Для начала создадим шаблон письма в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Автодействия и рассылки» - «E-mail шаблоны» или «Sms шаблоны».

    Нажмите «+добавить», в поле «Назначение» выберите «Для клиента», заполните поля «Название шаблона», «Тема письма» (для e-mail шаблона) и «Текст письма».

    Далее перейдите в том же разделе в пункт «Триггеры и вебхуки».

    Нажмите «+ добавить», в поле «Целевая сущность» выберите «Участие в группе», в поле «События» поставьте галочку «Добавление», в поле «Реакция» выберите «Отправить e-mail» или «Отправить sms», в поле «Шаблон» выберите ранее созданный шаблон «Для клиента».

    В поле «Допустимые теги» отображается список тегов, которые можно использовать в шаблоне письма.

    Готово! Теперь при добавлении участия в группе клиенту автоматически будет отправлено sms.



    Массовые действия по группам

    Выделите группы галочкой, нажмите кнопку «Править» и выберите нужное действие.

    - «Установить статус»: выберите статус обучения;

    - «Отправить в архив»: группы массово отправятся в архив.



    Как указать цвет группы

    В списке всех групп в пункте «Настройка полей» поставьте галочку «Цвет» и сохраните.

    Добавится новый столбец «Цвет», нажмите на «Белый» и выберите нужный цвет.

    Далее группы можно будет сортировать по цвету, нажав на название столбца.



    Как отключить клиенту день участия в группе

    Если клиент занимается не все дни по регулярному расписанию, например, группа занимается ПН, ВТ, СР в 10:00, а клиент с группой занимается только ВТ и СР, то можно отключить участие в конкретном дне и времени в расписании группы.

    Для этого добавьте клиента в состав участников группы, перейдите в карточку клиента и справа в разделе «Регулярные уроки» снимите галочку по дню. Обновите страницу клиента и в виджете посещаемости отобразятся все дни, кроме того, по которому снята галочка.



    Как отправить сообщение сразу всей группе

    В карточке группы в правой части экрана в разделе «Участники» нажмите «Открыть в списке».


    Выделите клиентов общей галочкой, нажмите зеленую кнопку «Рассылка» и выберите «E-mail» или «SMS сообщение».


    Если клиент перечеркнут в поле «Получатели», значит в карточке клиента не указан адрес почты или номер телефона, или номер указан как "Телефон", а не как "Мобильный".

    Можно выборочно исключить получателей из рассылки при нажатии крестика справа от имени клиента.

    Вверху экрана выберите нужный шаблон.


    Если требуется внести какие-либо изменения для рассылки, можно отредактировать текст.



    Как ученика из одной группы перевести в другую

    Перейдите в личную карточку ученика, справа в разделе «Группы» нажмите на знак карандаша рядом с той группой, из которой необходимо исключить.

    В появившемся окне слева внизу нажмите на знак корзины или ограничьте период участия в группе.

    После этого нажмите в разделе «Группы» кнопку «добавить» и выберите группу, в которую клиента необходимо перевести.



    Как добавить лида на занятие в группе

    Перейдите в карточку лида и в правой части экрана в разделе «Группы» нажмите «добавить», в поле «Группа» выберите группу из списка, в поле «Период участия» укажите в ячейках «с» и «по» дату пробного занятия.


    Или лида можно добавить на занятие при проведении урока. В поле «Кто был?» введите ФИО лида и выберите из списка.



    Как создать дополнительное поле в карточке группы

    Переходим в настройки системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в раздел «Кастомизация» - «Дополнительные поля».

    Нажимаем кнопку «+добавить», в поле «Раздел CRM» выбираем «Карточка группы».

    Например, создадим дополнительное поле «Смена».

    В типе выбираем «Выбор одного значения», в поле «Название» напишем «Смена», в поле «Системное имя» нажимаем «авто», в поле «Значения» напишем «Первая», нажимаем «+» и напишем «Вторая». В поле «Значение по умолч.» можно указать информацию, которая автоматически будет подставляться в дополнительное поле.

    Теперь в карточке группы можно указать смену, в которую занимается группа.

    Далее группы можно будет фильтровать по дополнительным полям, нажав кнопку «Фильтр».



    Как выгрузить группы в файл

    В разделе "Группы" нажмите серую кнопку «Другое» - «Экспорт в файл».

    В поле «Формат» выберите «Excel» или «CSV».

    Параметры экспорта показаны на скриншоте.

    Отметьте галочками нужные параметры и нажмите кнопку «Скачать».



    Как поставить задачу на группу

    Перейдите в карточку группы во вкладку «Задачи» и нажмите «Добавить задачу».


    Можно выбрать несколько групп по очереди в поле "Группа".



    Счетчик занятий группы

    Перейдите в карточку группы. В верхнем правом углу можно просмотреть количество запланированных разовых занятий (это план), проведенных занятий (это факт) и отмененных занятий (это отменен), можно нажать на строку, откроется таблица со списком проведенных занятий.



    Как оставить комментарий по группе

    Перейдите в карточку группы во вкладку «Комментарии», напишите текстовый комментарий и нажмите «Сохранить». Так можно вести хронологию истории по группе, эти комментарии видят и могут добавлять администраторы и педагоги по своим группам, за которыми ответственны.



    Как узнать, какие группы занимаются в определенный период

    Можно сформировать список групп, которые занимались в конкретный период в прошлом или начнут заниматься в будущем.

    В разделе «Группы» нажмите справа кнопку «Фильтр». В поле «Начало обучения» укажите дату «От», в поле «Окончание обучения» укажите дату «До», нажмите кнопку «Применить». Если нужно посмотреть архивные группы, выберите также параметр "Архив".

    Например, применим фильтр по группам, которые занимаются с октября по ноябрь.



    Как прикрепить файл в карточке группы

    Перейдите в карточку группы и под историей и прогнозом посещений в разделе "Загруженные файлы" нажмите "Загрузить новый".

    Далее файл может просмотреть, скачать или удалить администратор или педагог, если настроен доступ.



    Почему в разделе «Группы» в столбце «Клиенты» отображается количество клиентов меньше, чем в карточке группы в разделе «Участники»?

    В столбце «Клиенты» отображаются клиенты, период участия в группе у которых на текущий день.

    Период участия можно посмотреть и изменить в разделе «Участники» в группе.



    Почему неотмененные занятия в карточке группы перечеркнуты?

    В карточке группы не проведенные занятия за прошлое перечеркиваются. Можно кликнуть на занятие, выбрать «провести» и отметить посещаемость клиентов. Либо выбрать "отменить", если занятие не состоялось.

    Также о работе с группами можно посмотреть видео.

    Остались вопросы?

    Техническая поддержка, отдел продаж и отдел разработки готовы ответить на любые вопросы. Напишите, позвоните или можете приехать в офис и познакомиться лично :)

    Мы используем файлы cookie, чтобы обеспечить вам удобство работы с сайтом.
    Используя ALFACRM, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.