Вопросы и ответы

На этой странице мы собираем популярные вопросы от клиентов Альфа CRM и даем на них исчерпывающие ответы

Содержание:

• Как осуществляется техподдержка?
• Помощь c внедрением вашего бизнеса в AlfaCRM
• Вебинары
• Можно ли работать в CRM с телефона?
• Есть ли ограничения по пользователям?
• Есть ли ставки для расчета ЗП?
• Есть ли ставки для администраторов, менеджеров и других специалистов (кроме педагогов)?
• Существует ли установочная версия?
• Можно ли поменять тарифный план?
• Сохранятся ли данные в тестовом доступе на 14 дней?
• Есть ли у вас заморозка на летний период?
• Как добавить филиал или поменять его название?
• Как добавить локации в филиале?
• Как можно добавить статьи дохода и расхода?
• Как можно вести платежи по отдельным кассам?
• Как добавить новый предмет?
• Где посмотреть журнал посещаемости и оценок?
• Как из лида перевести клиента в ученики?
• Как добавить оплату в карточке ученика?
• Где можно добавить уровень знаний?
• Как удалить урок, если его уже отметили проведенным?
• Как удалить запланированное занятие в календаре?
• При входящем звонке по IP телефонии не добавляется лид
• Как удалить платеж?
• Как распечатать ПКО или РКО по платежу?
• Как отфильтровать лидов по интересующему их предмету?
• Как автоматически заполнить договор c учеником?
• Как в CRM отправить SMS сообщение сразу всей группе?
• Как оформить рассылку по электронной почте?
• Как вычислить должников?
• Как ученика из одной группы перевести в другую?
• Что такое корректировка?
• Как перекинуть остаток средств на счет другого студента?
• Как указать источник, откуда к нам пришел клиент?
• Как записать клиента на занятие из карточки?
• Как установить постоянное плановое расписание?
• Почему отображается "Необходимо заполнить Счет (касса)"?
• Как настроить автоматическое списание средств при проведении урока?
• Как удалить привязанный абонемент у ученика?
• Что означает число рядом с разделом «Уроки»?
• Как можно посмотреть историю, что делал сотрудник?
• Как добавить сотрудника и ограничить его права доступа к разделам?
• Как предоставить доступ в систему педагогу?
• Как добавить проведенные уроки за прошлые дни?
• Как настроить списание с остатка клиента за пропущенное занятие?
• Как добавить праздничные и выходные дни?
• Как добавить оценку в виде эмодзи (смайлика)?
• Можно ли быстро перейти в диалог с клиентом в telegram?
• Что означают мигающие уроки в календаре?
• Как работает коллтрекинг (Call tracking)?
• Как встроить свой логотип в AlfaCRM?
• Что такое экспорт HAR файла?

Можно ли работать в CRM с телефона?

Да, у нас mobile friendly платформа. Легко открывается и функционирует на любом устройстве (мобильный, планшет)

Идет работа над приложениями iOS и Android [статус: в разработке]

Есть ли ограничения по пользователям?

Нет, тарифный план привязан к активным клиентам, которые посещают учебный центр.

Администраторов, педагогов, лидов, пользователей может быть сколько угодно.

Есть ли ставки для расчета ЗП?

Да, есть различные типы ставок. Простые и дифференцированные, с разделением по длительности, предмету и типу.

Можно считать по количеству присутствующих, учитывать пропуски и прогулы и начислять процент. О том как настроить ставку вы можете прочитать в этой статье

Есть ли ставки для администраторов, менеджеров и других специалистов (кроме педагогов)?

В AlfaCRM есть возможность автоматически рассчитывать заработную плату для педагогов в зависимости от ставки, которая настроена для педагога. Более подробно можно ознакомиться по ссылке.

В AlfaCRM можно вести учет заработной платы для других специалистов учебных центов (именно вести фиксированный учет заработной платы).

Для учета заработной платы специалистов есть несколько вариантов:

1) Использовать тип платежа «Заработная плата».

Для этого перейдите в раздел «Финансы» - «Добавить» - «Заработная плата».

Заполните все поля по своему усмотрению.

В поле «Сумма» - укажите сумму выплаты для работника.

В поле «Комментарий» - укажите ФИО сотрудника.

Важно! Поле «Педагог» заполнять не нужно.

Информацию по комментарию (кому именно была произведена оплата) можно отследить в столбце «Комментарий». Если такого столбца нет, его можно добавить через «Настройку полей».

Важно! Такой тип платеж по конкретному работнику не получится отследить по отчетам. Только суммарно, сколько всего было выплачено работникам (в период формирования отчета). Информацию можно посмотреть в отчетах «Отчет управляющего», «Отчет управляющего по филиалам», «Обороты по статьям».

2) Использовать дополнительное поле для выбора конкретного сотрудника, которому выплачивается заработная плата.

Для добавления дополнительного поля в раздел «Финансы», перейдите в «Настройки CRM» - «Кастомизация» - «Дополнительные поля». Для добавления поля, нажмите «Добавить».

В поле «Раздел CRM» - выберите раздел «Модель платежа».

В поле «Тип поля» - выберите «Выбор одного значения (select)».

В поле «Название» - укажите название (например, зарплата для менеджеров).

В поле «Системное имя» - укажите системное имя или нажмите на «авто».

В поле «Значение» - укажите ФИО сотрудника, которому будет выплачиваться ЗП.

Через знак «+» можно добавить еще поля, чтобы указать другие имена сотрудников, через знак «-» можно убрать поле.

Важно! Дополнительное поле удалить нельзя, его можно только отключить.

Сохраните настройки полей.

Теперь для добавления платежа, перейдите в раздел «Финансы» - «Добавить» - «Заработная плата».

Заполните все поля по своему усмотрению.

В поле «Сумма» - укажите сумму выплаты для работника.

В дополнительном поле, которое было создано ранее, выберите ФИО сотрудника, которому будет выплачена ЗП.

Важно! Поле «Педагог» заполнять не нужно.

Информацию по выплате (кому именно была произведена оплата) можно отследить в столбце, который назван в соответствии с дополнительным полем, которое было создано ранее. Если такого столбца нет, его можно добавить через «Настройку полей».

Важно! Такой платеж по конкретному работнику не получится отследить по отчетам, только суммарно, сколько всего было выплачено работникам (в период формирования отчета). Информацию можно посмотреть в отчетах «Отчет управляющего», «Отчет управляющего по филиалам», «Обороты по статьям».

3) Добавить дополнительную статью расходов для каждого работника отдельно или конкретно для отдела. Например, статья расходов - «Заработная плата Ивановой ИИ».

Важно! В отчетах можно будет отследить информацию по работнику отдельно (ели создавать для каждого работника отдельную статью), но если для отдела, то только суммарно отслеживать.

Для того чтобы добавить дополнительную статью расходов, перейдите в «Настройки CRM» - «Финансы» - «Статьи». Нажмите на «Добавить».

В поле «Категория» - выберите нужную категорию.

В поле «Название» - укажите название статьи.

В поле «Тип платежа» - укажите «Заработная плата».

Теперь при выплате заработной платы можно выбрать соответствующую статью расходов (для кого именно выплачивается заработная плата).

Для этого перейдите в раздел «Финансы» - «Добавить» - «Заработная плата».

Выберите статью в соответствии с тем, кому хотите начислить ЗП.

Заполните все поля по своему усмотрению.

Важно! «Педагог» заполнять не нужно.

Информацию по выплате (кому именно было произведена оплата) можно отследить в столбце «Статья». Если такого столбца нет, его можно добавить через «Настройку полей».

Теперь заработную плату можно отследить по каждому работнику отдельно в отчетах «Отчет управляющего», «Отчет управляющего по филиалам», «Обороты по статьям» (в соответствии периодом формирования отчета).

Существует ли установочная версия?

Мы поставляем систему только в облачной версии, предоставляя доступ к ней по подписочной модели. Поставки десктопной версии мы прекратили в июле 2016 года.

Можно ли поменять тарифный план?

В любой момент вы можете изменить тарифный план — добавить или убрать дополнительные опции, количество активных клиентов автоматически рассчитывается системой.

>Тарифный план легко настраивается в разделе "Лицензирование" при выборе удобного варианта оплаты, доступна оплата онлайн картой или счет на оплату для юридического лица. Просто нажмите на нужные опции и они активируются в тарифе или можно обратиться в техподдержку (чат справа внизу).

Сохранятся ли данные в тестовом доступе на 14 дней?

Да, все внесенные данные и настройки сохраняются в полной версии системы :)

Как осуществляется техподдержка?

Онлайн чат с оператором в системе с понедельника по пятницу, с 7 до 16 по мск

Телеграм: alfacrm_bot

Почта: support@alfacrm.pro

Чат WhatsApp: +7 (960) 798-08-91

Полезные видео на канале YouTube канале

Есть ли у вас заморозка на летний период?

Да, у нас есть возможность заморозки на летний период. Для заморозки напишите на почту: support@alfacrm.pro с указанием наименования вашего стенда, например, "demo.s20.online" и периода, на который будет заморожена система.

Как добавить филиал или поменять его название?

В разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа), нажмите на пункт "Филиалы". В этом пункте можно добавить новый филиал или изменить наименование существующего. Для добавления нового филиала нажмите кнопку "Добавить", внесите его наименование и нажмите "Сохранить". Для редактирования названия филиала нажмите на знак карандаша справа. Филиалы можно отключать и менять местами в списке, зажав мышкой название филиала и перемещая его выше или ниже относительно других филиалов.

Как добавить локации в филиале?

В разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа), выберите пункт "Локации - Аудитории", окно управления локациями выглядит следующим образом:

Нажмите кнопку "Добавить" и в поле "Краткое название" внесите наименование локации филиала далее нажмите "Сохранить", так локация будет добавлена в текущем выбранном филиале (выбранный филиал отображается в верхней панели рядом со знаком гаечного ключа).

Например, в филиале "Москва" есть две локации "Китай-город" и "Митино", к локациям можно прикреплять определенные аудитории. Так в разделе "Уроки" в календаре расписание будет отображаться в соответствии с выбранной аудиторией для занятий. В отображении календаря на день можно будет группировать занятия по аудиториям с помощью кнопки "Выстроить", пример отображения расписания по аудиториям с привязкой к локациям:

Как можно добавить статьи дохода и расхода?

В разделе Настройки CRM (гаечный ключ в верхней панели) в пункте Финансы нажмите на пункт "Статьи". Здесь можно добавить новые статьи, изменить существующие, сделать их активными или неактивными, настроить последовательность статей в общем списке при добавлении платежей. Удаление статей возможно, если они не используются ни в одном добавленном платеже в системе.

В окне добавления статьи можно выбрать галочками типы платежей, при добавлении которых, эта статья будет отображаться в списке. Таким образом можно настроить отдельно для расходов и доходов только нужные статьи для выбора. Пример добавления статьи по доходу представлен на скриншоте:

Как можно вести платежи по отдельным кассам?

В разделе Настройки CRM (гаечный ключ в верхней панели) в пункте Финансы нажмите на пункт "Кассы и счета". В появившемся окне можно добавить новые кассы и счета компании, например, расчетный счет, банковская карта. С помощью знака карандаша рядом с кассой можно изменить наименование и сделать ее активной или неактивной.

Для добавления кассы нажмите кнопку "Добавить", в поле "Филиал" отображается название филиала, в котором будет добавлена касса, внесите название кассы, затем в разделе "Доступно для" галочками выберите пользователей, у которых будет доступ к новой кассе, после этого нажмите "Сохранить", так касса будет добавлена в список.

В режиме редактирования кассы можно также настраивать доступ для пользователей к кассе. Также отредактировать доступ к кассам можно в разделе меню слева "Доступ в CRM". Отметьте галочкой аккаунт пользователя, далее вверху нажмите "Править" и в появившемся окне в разделе "Доступ в кассы" галочкой выберите доступные кассы для пользователя, сохраните изменения. Пример редактирования аккаунта пользователя:

Как добавить новый предмет?

Добавить предмет можно в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Уроки" -> "Предметы".

Где посмотреть журнал посещаемости и оценок?

В разделе меню слева "Группы" нажмите на наименование группы и перейдите в ее карточку, вверху через кнопку "Журнал" можно сформировать журнал посещаемости за определенный период. Журнал заполняется автоматически при проведении занятий и формируется процент посещаемости по каждому ученику. Можно переходить в карточки клиентов сразу из отчета. Пример заполненного журнала посещаемости на скриншоте:

Как из лида перевести клиента в ученики?

Есть 2 варианта для переноса лида (потенциального клиента) в состояние ученика в разделе "Клиенты".

Первый вариант, в личной карточке лида под его именем нажмите на надпись "Лид" и выберите вариант "Сделать клиентом", например, как на скриншоте.

Второй вариант, в разделе "Лиды" (отображение в виде воронки) наведите курсор на карточку лида, в верхнем правом углу нажмите на иконку человека, так лид будет перемещен в раздел "Клиенты", на скриншоте представлено примерное отображение.

Как добавить оплату в карточке ученика?

Платежи добавляются в карточке ученика справа в строке "Платежи" или во вкладке "Уроки и оплаты". В строке "Платежи" нажмите кнопку "Добавить", выберите тип платежа "Доход", в появившемся окне заполните поля и нажмите "Сохранить", так платеж будет добавлен на поле "Общий остаток" справа вверху.

Где можно добавить уровень знаний?

Список уровней знаний для клиентов и список квалификаций для педагогов можно настроить в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Уровни знаний". Можно добавить новые, отредактировать существующие, сделать активными/неактивными и поменять их местами в нужной последовательности. Список уровней знаний настраивается по всей системе одновременно во всех филиалах.

Как удалить урок, если его уже отметили проведенным?

Проведение занятия не отменяется, так как были списания денежных средств с остатков учеников. Проведенный урок (в карточке урока он отмечается галочкой) можно удалить в разделе "Уроки":

1. переключитесь в отображение занятий - в виде таблицы (вверху рядом с кнопкой "Добавить"),
2. отметьте галочкой нужный урок в списке,
3. нажмите вверху кнопку "Удалить".

Если занятие было разовое, запись о нем удалится из календаря и все списания вернутся на остатки клиентов. Можно заново запланировать разовое занятие в календаре.

Как удалить запланированное занятие в календаре?

Если занятие запланировано разовое, его можно удалить в календаре раздел "Уроки".
Для удаления нажмите на занятие, выберите вариант "Открыть", в появившемся окне слева внизу нажмите на знак корзины.

Если требуется удалить полностью день по регулярному расписанию перейдите в карточку клиента или группы, справа в разделе "Регулярное расписание" нажмите на карандаш рядом с днем, который необходимо удалить, в появившемся окне слева внизу будет знак корзины.

При входящем звонке по IP телефонии не добавляется лид

Данная функция включается в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа), нажмите на блок Интеграция телефонии, в пункте "Создание лида на лету", отметьте галочками нужные параметры создания лида и нажмите "Сохранить", после подключения функции "При входящем звонке с неизвестного номера" карточки потенциальных клиентов будут добавляться автоматически в разделе "Лиды" на этапе Не разобрано.

Как удалить платеж?

Перейдите в раздел меню слева "Финансы", отметьте галочкой платеж в списке и вверху нажмите кнопку "Удалить".

Как распечатать ПКО или РКО по платежу?

Перейдите в раздел меню слева "Финансы", отметьте галочкой нужный платеж в списке и вверху нажмите кнопку "Править". В появившемся окне нажмите справа от кнопки "Сохранить" на стрелочку и выберите вариант "ПКО" или "РКО", пример на скриншоте:

Для добавления возможности распечатки ПКО и РКО обратитесь к оператору в онлайн чате в правом нижнем углу в системе и вам будут добавлены эти варианты платежных документов.

Пример формирования печати ПКО:

Пример формирования печати РКО:

Как отфильтровать лидов по интересующему их предмету?

Можно прикрепить предмет в личной карточке лида справа в разделе "Предмет и уровень", как уровень знаний по определенному предмету, который его интересует. В разделе "Лиды" в фильтре (кнопка справа вверху) есть параметр "Предмет", который отфильтрует список лидов по выбранному предмету по прикрепленному уровню знаний.

Как автоматически заполнить договор c учеником?

Шаблон договора можно добавить в разделе Настройки CRM (гаечный ключ в верхней панели) в пункте "Кастомизация системы" - "Печатные формы". Вставить текст вашего договора через кнопку "Добавить" и добавить теги для автоподстановки данных из карточки клиента. Все доступные теги можно просмотреть в пункте "Автоподстановка".

Как в CRM отправить SMS сообщение сразу всей группе?

В общем списке клиентов отметьте галочками тех, кому хотите отправить SMS, предварительно список можно отфильтровать по параметру "Группа" (справа вверху кнопка "Фильтр", выберите в параметре "Группа" нужную и нажмите "Применить"), после этого нажмите самую верхнюю галочку в списке, например, как на скриншоте.

Так будут отмечены все отфильтрованные клиенты, далее вверху нажмите кнопку "Рассылка" и выберите вариант "SMS рассылка". В появившемся окне вверху нажмите "Выбрать шаблон" и кликните на нужный шаблон для данной рассылки, в поле "Текст SMS" будет добавлен текст шаблона. Если требуется внести какие-либо изменения для рассылки, можно отредактировать текст, например, добавить теги (вверху через кнопку "Автоподстановка" можно посмотреть список тегов) и данная рассылка будет отправлена всем клиентам, которые отображаются в поле "Получатели" при нажатии кнопки "Отправить". Можно выборочно исключить получателей из рассылки при нажатии крестика справа от имени клиента. В случае, если отображается перечеркнутое имя получателя, это означает, что у клиента не добавлен контактный номер мобильного телефона.

Шаблоны для массовой SMS рассылки можно добавить через раздел "Настройки CRM" (вверху знак гаечного ключа) в пункте "sms шаблоны". Нажмите "Добавить" заполните поля "Название шаблона", "Текст SMS", для подстановки информации из карточки клиентов можно использовать теги (список тегов отображается при нажатии кнопки вверху "Автоподстановка"), и выберите галочкой филиал на котором будет активен шаблон, нажмите "Сохранить", так шаблон будет добавлен.

Как оформить рассылку по электронной почте?

Шаблоны для рассылки по E-mail можно добавить через раздел "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "e-mail шаблоны".

Нажмите "Добавить" и заполните название шаблона (наименование будет отображаться в списке выбора шаблонов), тему, текст письма и выберите галочкой филиал, на котором будет отображаться шаблон для рассылок. После добавления шаблона в общем списке можно прикрепить вложение к шаблону, для этого нажмите на знак карандаша справа от шаблона, в появившемся окне загрузите файл в блоке "Вложения".

Для отправки письма по шаблону в общем списке учеников отметьте галочками тех, кому хотите отправить письмо или можно список отфильтровать по параметрам (справа вверху кнопка "Фильтр", выберите параметры и нажмите "Применить"), после этого нажмите самую верхнюю галочку в списке, будут выбраны все отфильтрованные ученики. Далее вверху нажмите кнопку "Рассылка" и выберите вариант "E-mail рассылка", в появившемся окне вверху нажмите "Выбрать шаблон" и кликните на нужный шаблон для данной рассылки. Подставится текст шаблона, например, как на скриншоте:

Если требуется внести изменения только для данной рассылки можно изменить текст письма, для автоподстановки данных можно копировать теги в текст письма через кнопку вверху "Автоподстановка".

После того как сформирован текст рассылки можно нажать кнопку "Отправить" и рассылка будет отправлена всем получателям в фоновом режиме.

Как вычислить должников?

В разделе "Клиенты" в общем списке учеников можно применить фильтр (кнопка справа вверху) по параметру "Остаток": от "-100000" до "-1", так список будет отфильтрован по задолженности на счету учеников.

Как ученика из одной группы перевести в другую?

Необходимо ограничить период участия ученика в составе участников одной группы и добавить в другую группу. Для этого перейдите в личную карточку ученика, справа в разделе "Участие в группах" нажмите на знак карандаша рядом с той группой, из которой необходимо исключить:

В появившемся окне укажите период участия до нужной даты, так в карточке клиента будет доступна история участия в группах и будет формироваться статистика по притоку и оттоку по группам. Либо, при необходимости, можно полностью исключить участие в группе для этого слева внизу нажмите на знак корзины:

После этого нажмите в разделе "Группы" кнопку "Добавить" и выберите группу, в которую клиента необходимо перевести, также можно выбрать период участия в группе, например, если клиент временно будет заниматься в группе, и нажмите кнопку "Сохранить", так будет добавлено участие в группе.

Что такое корректировка?

Тип платежа "Корректировка" нужен для корректировки клиентского остатка. Часто используется, чтобы отобразить текущий баланс клиента при переносе данных. Например, для того чтобы отобразить задолженность на текущий момент на счету ученика, можно добавить корректировку на отрицательную сумму, "-1000", так с остатка ученика будет списана данная сумма.

Добавленная корректировка на сумму "5000" увеличит остаток справа вверху в карточке ученика на эту сумму. Платеж "Корректировка" не влияет на остаток в кассах.

Как перекинуть остаток средств на счет другого студента?

Можно с помощью добавления платежа "Корректировка" списать средства с остатка ученика и перенести эту сумму другому ученику. Для этого в разделе "Финансы" нажмите "Добавить" выберите тип "Корректировка", сумма отрицательная, например, "-500" уменьшит остаток первого ученика на данную сумму, на остаток второго ученика нужно добавить положительную сумму корректировки "500", так она увеличит остаток.

Как указать источник откуда к нам пришел клиент?

В личной карточке клиента/лида под его именем нажмите на надпись "Источник" и выберите нужный вариант источника, как на скриншоте:

Если требуется добавить новый источник в список для выбора, это можно сделать в настройках (гаечный ключ в верху) в пункте "Продажи" -> "Источники лидов".

Как записать клиента на занятие из карточки?

Записать на разовое занятие лида или учащегося можно из его карточки из вкладки "Уроки и оплаты" (представлена на скриншоте). В строке "Уроки (факт)" нажмите "Запланировать" и выберите тип занятия, в появившемся окне заполните данные о занятии и нажмите "Сохранить", так разовое занятие будет добавлено в расписание в календаре. Также записать на новое занятие можно из панели справа в строке "Уроки (факт)".

Как установить постоянное плановое (регулярное) расписание?

Постоянное расписание может быть как групповым, так и индивидуальным. Прикрепляется расписание в личной карточке ученика либо в карточке группы справа в разделе "Регулярное расписание". Нажмите кнопку "Добавить", выберите день недели (можно выбрать несколько дней по очереди), время, аудиторию, предмет, учителя и период отображения расписания в календаре, далее нажмите "Сохранить", так в календаре будет отображаться регулярное расписание групповое или индивидуальное.

Почему отображается "Необходимо заполнить Счет (касса)"?

Для того чтобы при добавлении платежа был доступен счет (касса) необходимо, чтобы у аккаунта пользователя был доступ хотя бы в одну кассу (счет) компании. Настройки может сделать главный администратор системы, с правами доступа к аккаунтам пользователей.

Для настройки необходимо перейти в раздел меню слева "Доступ в CRM", отметить галочкой аккаунт пользователя и нажать вверху кнопку "Править". Далее в появившемся окне в строке "Доступ в кассы" необходимо галочкой отметить доступную кассу и нажать "Сохранить", так у пользователя будет возможность добавлять платежи в кассу и просматривать все платежи по доступной кассе.

Как настроить автоматическое списание средств при проведении урока?

Для автоматического расчета списаний создается список абонементов со всеми ценами за занятия и абонементы прикрепляются у каждого ученика в его личной карточке.

Чтобы добавить абонементы перейдите в раздел "Абонементы":

• Поурочная - когда известна точная стоимость 1 занятия, например разовые посещения или цена за количество занятий.
• Помесячная - безлимитный абонемент по количеству посещений, стоимость в месяц не зависит от количества занятий (списывается с остатка ученика полная стоимость месяца обучения при посещении первого занятия в месяце, далее в рамках месяца абонемент будет действовать).
• Недельная - безлимитный абонемент по количеству посещений на неделю 7 дней.

Заполните параметры и сохраните. Например, если стоимость 1 занятия составляет 1000 руб. за 60 минут, абонемент состоит из 10 занятий, в поурочном абонементе задайте количество уроков - 10, стоимость установите 10000 руб (так как за 10 уроков), по этому абонементу списание за урок рассчитается - 1000 руб.

Чтобы рассчитывались списания за занятия автоматически, необходимо в карточке каждого клиента справа в разделе "Счета и абонементы" добавить абонементы совпадающие по параметрам занятиям: тип занятий (групповой, индивидуальный), предмет, период действия абонемента. При необходимости можно прикрепить скидку к определенному абонементу в % (Процентная скидка) или в сумме (денежная скидка) в блоке Привязка скидок.

Добавление абонемента в блоке "Счета и абонементы":

Окно привязки абонемента в карточке клиента выглядит следующим образом:

• В поле "Абонемент" необходимо выбрать абонемент, по которому будет рассчитываться списание.
• В поле "Период действия" необходимо выбрать начальную дату действия абонемента, тот есть тот период, в который будут проводиться занятия у ученика по данному абонементу, если не выбирать дату начала периода, абонемент добавится по умолчанию с 1 числа текущего месяца. И в поле ДО введите цифру количества дней, недель, месяцев, лет - на какой срок будет действовать абонемент и выберите нужный вариант.
• "Тип расчетов" выберите вариант Базовый или Раздельный.
  Базовый - если клиент занимается только по 1 предмету, рекомендуется выбирать по умолчанию.
  Раздельный - если платит за несколько предметов по разной стоимости, рядом с абонементом будет отдельный счет денег и занятий. Нужно будет платежи привязывать к определенному абонементу. Можно будет просматривать виджет посещений и сверку отдельно по абонементу.
• В пункте "Предметы" необходимо выбрать галочкой предметы, по которым будут проводиться занятия и будет действовать абонемент.
• В пункте "Типы уроков" выбираются типы уроков, по которым будут проводиться занятия, например, по групповым или индивидуальным занятиям будет происходить расчет.

После внесения нажмите "Сохранить", и абонемент будет добавлен клиенту. При необходимости можно добавить несколько абонементов по очереди, если занятия по разным предметам, курсам и типам занятий и разной стоимости.

Как удалить привязанный абонемент у ученика?

В личной карточке ученика справа в разделе "Счета и абонементы" нажмите на знак карандаша рядом с абонементом, в появившемся окне слева внизу нажмите на знак корзины и удалите привязанный абонемент.

Что означает число рядом с разделом «Уроки»?

Уведомление с количеством занятий показывает, сколько запланированных занятий за последние 2 дня не были отмечены как проведенные и не отмечена посещаемость. При нажатии на раздел "Уроки" можно применить фильтр по непроведенным занятиям, чтобы отметить их проведение. Нажмите справа вверху кнопку "Фильтр", снимите галочки с "проведён" и "отменён", например, как на скриншоте и нажмите "Применить":

После этого можно стрелочками переключаться на прошлые дни и отметить проведение занятий.

Как можно посмотреть историю, что делал сотрудник?

Посмотреть полную историю изменений можно в разделах через кнопку "Другое". Перейдите в раздел Доступ в CRM нажмите кнопку Другое и выберите пункт История изменений, в появившемся окне нажмите Вся история. Справа в панели фильтра выберите автора изменений, в поле Программная единица выберите первый вариант пустого поля для отображения изменений по всем моделям и нажмите кнопку Фильтр, так будет отображена вся история изменений пользователя.

Как добавить сотрудника и ограничить его права доступа к разделам?

Можно добавить новую роль для сотрудника и ограничить доступы в разделы, рассмотрим на примере добавления роли "Менеджер".

В разделе меню слева "Доступ в CRM" переключитесь во вкладку "Управление ролями" (вверху рядом с кнопкой "Добавить"):

Вверху нажмите кнопку "Добавить", в появившемся окне заполните наименование - "Менеджер", ранг можно внести "800" (он влияет на видимость аккаунтов пользователей в разделе "Доступ в CRM", те пользователи, у которых меньше ранг, не увидят аккаунты пользователей выше рангом, например, аккаунт администратора с рангом 999), интерфейс - "Администрирование". Далее выбираются галочками пункты меню, к которым будет доступ у пользователя. В разделе "Доступные права" настраиваются права действий по выбранным пунктам меню, отметьте галочками "Общие функции", "Управление действиями" (можно раскрывать подпункты через знак плюса рядом для ограничения по разделам определенных параметров и действий), "Настройки" (если требуется доступ к управлению настройками системы через гаечный ключ в верхней панели) и "API" (если планируется интеграция со сторонними сервисами по API), например, как на скриншоте:

После этого нажмите кнопку "Сохранить", так роль будет добавлена в общий список.

Для того чтобы добавить пользователя с новой ролью перейдите во вкладку "Управление пользователями" (вверху рядом с кнопкой "Добавить"), нажмите "Добавить" в строке "Роль и статус" выберите "Менеджер", заполните оставшиеся поля и нажмите "Сохранить", на указанную почту автоматически будет отправлено письмо с данными для доступа в систему, пример добавления нового пользователя:

Если аккаунт пользователя уже добавлен, отметьте галочкой аккаунт в списке, вверху нажмите кнопку "Править", в строке "Роль и статус" замените текущую роль на новую и нажмите "Сохранить", так у пользователя будет применена новая роль.

Как предоставить доступ в систему педагогу?

Доступ в систему педагогу можно предоставить в его личной карточке. В разделе меню слева "Педагоги" добавьте карточку педагога. На скриншоте представлен пример добавления с указанием контактных данных, мобильного номера и электронной почты.

После добавления в карточке справа в разделе "Доступ в систему" нажмите надпись "Предоставить", в появившемся окне заполните поля, придумайте пароль и нажмите "Сохранить". Так письмо с данными для доступа в систему будет направлено автоматически на указанную электронную почту и пользователю будет присвоена по умолчанию роль "Педагог". Пример расположения раздела в карточке педагога представлен на скриншоте:

Как добавить проведенные уроки за прошлые дни?

Чтобы добавлять в календаре уроки на прошлое можно перейти в раздел "Настройки CRM" (в верхней панели гаечный ключ), нажать на блок "Настройка уроков" и выбрать галочкой пункт "Разрешить планировать уроки на прошлое", например, как на скриншоте и сохранить изменения.

После этого в разделе "Уроки" можно добавить запланированный урок на прошлое и отметить его проведение.

Также добавить проведенный урок за прошлое можно в табличном отображении уроков. В разделе меню слева "Уроки" слева от кнопки "Добавить" переключитесь в "Отображение: в виде таблицы", по умолчанию будет открыта вкладка "Проведено". Нажмите кнопку "Добавить", выберите тип урока, в появившемся окне заполните поля и нажмите "Сохранить", так проведенный урок будет добавлен в календаре и в таблице уроков.

Как настроить списание с остатка клиента за пропущенное занятие?

Настроить списание в случае отсутствия клиента на занятии можно в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа). Нажмите в пункте "Клиенты" -> "Причины пропуска уроков", по умолчанию добавлены 2 причины: неуважительная и уважительная. Чтобы отредактировать коэффициент списания по определенной причине пропуска нажмите на знак карандаша справа:

В появившемся окне в поле "Коэффициент списания" по умолчанию установлено значение "1", это означает, что с остатка клиента спишется 100% от стоимости 1 занятия по абонементу при проведении занятия и выборе данной причины отсутствия.

Например, по абонементу стоимость 1 занятия 500 руб. при проведении занятия в столбце "Списание" будет установлено списание 500 руб.

Можно добавлять новые причины отсутствия, например, причину "Болезнь" и установить коэффициент списания "0,5", так при проведении занятия и выборе данной причины с остатка клиента будет списано 50% от стоимости 1 занятия.

Как работает коллтрекинг (Call tracking)?

Коллтрекинг позволяет отслеживать эффективность рекламных каналов на основе входящих звонков в вашу организацию на определенный номер телефона.
Поддерживает ли ваш поставщик услуг IP телефонии эту функцию и как её подключить необходимо уточнить у поставщика телефонии.
При создании лида по входящему звонку с неизвестного номера, источником лида будет указан номер телефона, на который лид позвонил. При этом в объявлениях и рекламных источниках можно размещать разные номера, чтобы оценить эффективность работы канала.

Как добавить праздничные и выходные дни?

Для выставления праздничных дней в расписании можно перейти в раздел "Уроки" и нажать кнопку "Другое". В этом разделе можно выбрать пункт "Праздничные дни":

В появившемся окне можно добавить период отмены и указать название праздника. После добавления праздника можно нажать на знак молнии справа:

Система сделает массовые отмены занятий за этот период.

Как добавить оценку в виде эмодзи (смайлика)?

Добавить оценки можно в разделе настройки (гаечный ключ) - Уроки - Оценки. Нажмите "Добавить", укажите балл (нужно указать целое число, так как на основании этой информации система будет считать средний балл по ученику). В поле "Полное название" нужно добавить изображение смайлика. Скопировать можно с любого ресурса, например https://emojilo.com/ru/.

Пример заполнения оценки:

После можно будет выбирать эту оценку при проведении урока:

Можно ли быстро перейти в диалог с клиентом в Telegram?

В карточке клиента через кнопку Править в блоке "Контакты" выберите иконку Telegram, затем в поле укажите Имя пользователя из настроек профиля аккаунта в телеграм и сохраните изменения.



В карточке с правой стороны отобразится иконка для перенаправления в диалог с клиентом

Что означают мигающие уроки в календаре?

В настройках системы через раздел "Уведомления" можно активировать или отключить опцию "О непроведённых уроках за вчера"


В календаре непроведенные уроки за вчера и позднее будут отображаться с мигающей красной каймой. Данная функция позволит следить за своевременным проведением уроков.

Мы постепенно наполняем статью и добавляем новые вопросы и ответы :)

Как встроить свой логотип в AlfaCRM?

Для того чтобы встроить свой логотип в систему, отправьте файл с логотипом в чат технической поддержки в правом нижнем углу экрана. Размер изображения должен быть 1000 на 200 пикселей. Формат изображение может быт как .png так и .jpg

После того как логотип встроят в вашу систему, он будет отображаться при входе в систему и во всех формах захвата лидов с сайта вместо логотипа AlfaCRM.

Помощь c внедрением вашего бизнеса в AlfaCRM

В наше время успех любого образовательного учреждения во многом зависит от эффективности его работы 🧑🏼‍🏫. Одним из ключевых инструментов для оптимизации рабочего процесса является использование CRM-системы📈.

AlfaCRM предоставляет широкий спектр возможностей для автоматизации управления образовательным учреждением📊. AlfaCRM позволяет вести учет учеников, контролировать расписание занятий, автоматизировать процесс оплаты и многое другое.

Чтобы полностью использовать все возможности CRM-системы, необходимо правильно ее внедрить. И здесь на помощь приходят специалисты по внедрению AlfaCRM 🦸🦸‍♀️.

Специалисты проведут персональное обучение ваших сотрудников и помогут настроить систему под ваши персональные нужды🧾.

Таким образом, внедрение AlfaCRM в ваш бизнес позволит вашему образовательному учреждению работать более эффективно и успешно развиваться на рынке образовательных услуг📈.

Важно! Все обучающие материалы по использованию AlfaCRM 📚 можно найти абсолютно бесплатно в открытом доступе в нашей базе знаний, видео на нашем Ютуб канале и видео в нашем сообществе VK. Наши специалисты технической поддержки всегда рада помочь вам с решением возникших вопросов в чате📝 или по звонку📲.

Есть 2 услуги по внедрению AlfaCRM в ваш бизнес:

1. Персональное обучение ✅.

2. Первичная настройка AlfaCRM под ваши нужды нашими специалистами по внедрению ✅.

Персональное обучение

Наши специалисты могут провести для вас персональное обучение 🧑🏼‍🏫, на котором подробно расскажут о функционировании нашей AlfaCRM и дадут советы по ее оптимальной настройке с учетом особенностей вашего бизнеса📊.

Обучение проводится в формате вопрос/ответ, список вопросов вы можете подготовить заранее и направить его в чат технической поддержки. Вопросы могут быть как и по конкретным функциям системы так и в формате "Как лучше оптимизировать систему под ваши задачи"👆🏼.

Длительность обучения 2 часа, эти 2 часа разбиваются по 1 часу в период 30 дней с момента оплаты. Даты прохождения обучения бронируются по факту оплаты✨.

Важно! Обучение в выходные дни оплачивается в двойном размере ☝️.
Чтобы записаться на обучение, напишите нам в WhatsApp +7 (960) 798-08-91 или Telegram alfacrm_bot

Первичная настройка AlfaCRM

Первичная настройка системы нашими специалистами включает в себя настройку всех модулей системы и функций, соответствующих потребностям вашего бизнеса📈.

Инструкция по услуги первичной настройки📝.

После того, как вы сообщите нам в чате технической поддержки, что требуется настройка системы, нашими специалистами будет направлено техническое задание на выполнение настройки системы📋.

Техническое задание необходимо заполнить как можно подробнее 🧑‍💻. Если возникнут вопросы по техническому заданию, вы всегда можете написать нам по возникшим вопросам✅.

Заполненное техническое задание нужно отправить нам в чат. После проверки технического задания наш специалист свяжется с вами, чтобы уточнить детали по техническому заданию👍🏻.

При рассмотрении всех деталей и нюансов первоначальной настройки наши специалисты сообщат вам окончательную стоимость настройки💴.

После согласования стоимости и полной оплаты вам необходимо отправить нам данные для настройки системы (например, данные из ЛК для настройки интеграции, файлы с лидами, клиентами и т.д.).

Настройка системы будет выполнена нашими специалистами в течение 7 рабочих дней🧑‍💻.

Дополнительная информация по настройке➕:

Файл с данными по импорту в систему вы подготавливаете самостоятельно (файл образец скидывается вместе с ТЗ нашими специалистами)📑.

Настройки интеграции осуществляются при условии предоставления вами необходимых данных от ЛК пользователя (логин и пароль)✅. После настройки интеграции Вы можете изменить пароль в личном кабинете поставщика.

Вебинары

Уважаемые клиенты! Мы рады сообщить вам, что раз в месяц мы проводим бесплатные обучающие вебинары для наших пользователей. В рамках проведения вебинара мы расскажем:

❇️ Новые обновления в системе - подробно расскажем и покажем новые обновления, которые вышли в системе.

❇️Подробно ответим на все интересующие вас вопросы по работе в системе.

Наши опытные специалисты из службы поддержки будут рады помочь вам и поделиться своими знаниями.

Регистрируйтесь на вебинар по ссылке, и мы ждем вас в прямом эфире, чтобы вместе сделать вашу работу в системе еще более комфортной и продуктивной!?

Экспорт HAR файла

HAR-файл (HTTP Archive) — это файл, в котором записываются HTTP-запросы, которые отправляются на сервер во время взаимодействия человека с сайтом (загрузка графики, отправка данных для авторизаций, отправка платежной информации, загрузка результатов поиска и т.д.). Специалисты технической поддержки могут запросить у Вас данный файл, чтобы подробно разобраться с некорректной работой системы.

Экспортирование HAR-файла

Как сделать экспорт HAR-файла можно посмотреть в видео.

1. Перейдите на страницу, где была обнаружена ошибка.

2. Включите консоль разработчика (нажмите F12).

3. Перейдите на вкладку «Network».

Проверьте, включена ли запись в консоли.

Важно! Воспроизведите ошибку, иначе данные об ошибке не будут записаны в HAR-файл.

Важно! Воспроизведите проблему (например, появилась какая-то ошибка при звонке из системы).

После воспроизведения ошибки перейти в консоль разработчика на вкладку «Network», нужно выбрать «Export HAR».

Необходимо сохранить данный файл и отправить его в чат технической поддержки.