Вопросы и ответы

Содержание:



Можно ли работать в CRM с телефона?

Да, у нас mobile friendly платформа. Легко открывается и функционирует на любом устройстве (мобильный, планшет)

Идет работа над приложениями iOS и Android [статус: в разработке]



Есть ли ограничения по пользователям, лидам, клиентам, педагогам?

Нет, тарифный план привязан к активным клиентам, которые посещают учебный центр.

Администраторов, педагогов, лидов, пользователей может быть сколько угодно.



Есть ли ставки для расчета ЗП?

Да, ставки есть, причем различные. Простые и дифференцированные, с разделением по длительности, предмету и типу.

Можно считать по количеству присутствующих, учитывать пропуски и прогулы.



Существует ли установочная версия?

Мы поставляем систему только в облачной версии, предоставляя доступ к ней по подписочной модели.

Поставки десктопной версии мы прекратили в июле 2016 года.



Можно ли поменять тарифный план?

В любой момент вы можете изменить тарифный план — добавить или убрать опции, повысить или понизить количество активных клиентов.

Тарифный план легко настраивается в разделе "Лицензирование" в блоке "Тарифный калькулятор" или можно обратиться в техподдержку любым удобным способом.



Мы сейчас тестируем демо-версию на 14 дней. Скажите, пожалуйста, данные сохранятся, если мы решим дальше применять систему?

Да, все внесенные данные и настройки сохраняются в полной версии системы :)



Как осуществляется техподдержка?



Есть ли у вас заморозка на летний период?

Да, у нас есть возможность заморозки на летний период. Для заморозки напишите на почту: support@alfacrm.pro с указанием наименования вашего стенда, например, "demo.s20.online" и периода, на который будет заморожена система.



Как добавить филиал или поменять его название?

В разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа), в пункте Управление филиалами, локациями (подразделениями) и аудиториями нажмите на "Филиалы". В этом пункте можно добавить новый филиал или изменить наименование существующего. Для добавления нового филиала нажмите кнопку "Добавить", внесите его наименование и нажмите "Сохранить", так филиал будет добавлен. Для редактирования названия филиала нажмите на знак карандашика справа от филиала, также в режиме редактирования можно сделать его не активным. Филиалы можно менять местами в списке, зажав мышкой название филиала и перенося его выше или ниже относительно других филиалов.



Как добавить локации в филиале?

В разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа), в пункте Управление филиалами, локациями (подразделениями) и аудиториями выберите пункт "Локации", окно управления локациями выглядит следующим образом:

Нажмите кнопку "Добавить" и в поле "Краткое название" внесите наименование локации филиала далее нажмите "Сохранить", так локация будет добавлена в текущем выбранном филиале (выбранный филиал отображается в верхней панели рядом со знаком гаечного ключа).

Например, в филиале "Москва" есть две локации "Китай-город" и "Митино", к локациям можно прикреплять определенные аудитории. Так в разделе "Уроки" в календаре расписание будет отображаться в соответствии с выбранной аудиторией для занятий. В отображении календаря на день можно будет группировать занятия по аудиториям с помощью кнопки "Выстроить", пример отображения расписания по аудиториям с привязкой к локациям представлен на скриншоте:




Как можно добавить статьи дохода и расхода?

В разделе Настройки CRM (гаечный ключ в верхней панели) в пункте Настройки для работы с доходами и расходами нажмите на надпись "сегментируются по статьям". Здесь можно добавить новые статьи, изменить существующие, сделать их активными или неактивными, настроить последовательность статей в общем списке, при добавлении платежей. Удаление статей возможно, если они не используются ни в одном добавленном платеже в системе.

В окне добавления статьи можно выбрать галочками типы платежей, при добавлении которых в системе, данная статья будет отображаться в списке. Таким образом можно настроить для расходов и доходов только нужные статьи для выбора. Пример добавления статьи по доходу представлен на скриншоте:



Как можно вести платежи по отдельным кассам?

В разделе Настройки CRM (гаечный ключ в верхней панели) в пункте Настройки для работы с доходами и расходами нажмите на надпись "поступают в кассы и счета". В появившемся окне можно добавить новые кассы и счета компании, например, расчетный счет, банковская карта. С помощью знака карандаша рядом с кассой можно изменить наименование и сделать ее активной или неактивной.

Для добавления кассы нажмите кнопку "Добавить", в поле "Филиал" отображается название филиала, в котором будет добавлена касса, внесите название кассы, затем в разделе "Доступно для" галочками выберите пользователей, у которых будет доступ к новой кассе, после этого нажмите "Сохранить", так касса будет добавлена в список.

В режиме редактирования кассы можно также настраивать доступ для пользователей к кассе. Также отредактировать доступ к кассам можно в разделе меню слева "Доступ в CRM". Отметьте галочкой аккаунт пользователя, далее вверху нажмите "Править" и в появившемся окне в разделе "Доступ в кассы" галочкой выберите доступные кассы для пользователя, сохраните изменения. Пример отображения окна редактирования аккаунта пользователя представлен на скриншоте:




Как добавить новый предмет?

Добавить новый предмет можно в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Учебные предметы".



Где посмотреть журнал посещаемости и оценок?

В разделе меню слева "Группы" нажмите на наименование группы и перейдите в ее карточку, вверху через кнопку "Журнал" можно сформировать журнал посещаемости за определенный период. Журнал заполняется автоматически при проведении занятий в системе и формируется процент посещаемости по каждому ученику. Пример заполненного журнала посещаемости представлен на скриншоте:



Как из лида перевести клиента в ученики?

Есть 2 варианта для переноса лида (потенциального клиента) в раздел "Учащиеся".

Первый вариант, в личной карточке лида под его именем нажмите на надпись "Лид" и выберите вариант "Сделать клиентом", например, как на скриншоте.


Второй вариант, в разделе "Лиды" (отображение в виде воронки) наведите курсор на карточку лида, в верхнем правом углу нажмите на иконку человека, так лид будет перемещен в раздел "Учащиеся", на скриншоте представлено примерное отображение.



Как добавить оплату в карточке ученика?

Платежи добавляются в личной карточке ученика справа в строке "Платежи" или во вкладке "Уроки и оплаты". В строке "Платежи" нажмите кнопку "Добавить", выберите тип платежа "Доход", в появившемся оке заполните поля и нажмите "Сохранить", так платеж будет добавлен на поле "Остаток" справа.



Где можно добавить уровень знаний, если он редактируется?

Список уровней знаний можно настроить в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Уровни знаний". Можно добавить новые, отредактировать существующие, сделать активными/неактивными и поменять их местами в нужной последовательности. Список уровней знаний настраивается по всей системе одновременно во всех филиалах.



Как удалить урок, если педагог уже его отметил проведенным, но фактически его не было?

Проведение занятия не отменяется, так как были списания денежных средств с остатков учеников. Проведенный урок (в карточке урока он отмечается галочкой) можно удалить в разделе "Уроки (Занятия)":

  1. переключитесь в отображение занятий - в виде таблицы (вверху рядом с кнопкой "Добавить"),
  2. отметьте галочкой нужный урок в списке,
  3. нажмите вверху кнопку "Удалить".


Если занятие было разовое, запись о нем удалится из календаря и все списания вернутся на остаток клиентов. Можно заново запланировать разовое занятие в календаре.

Если занятие проведено по регулярному расписанию, индивидуальному или групповому, в календаре занятие отобразится заново как запланированное автоматически.



Как удалить запланированное занятие в календаре?

В случае, если занятие запланировано разовое, его можно удалить в календаре.

Для удаления нажмите на занятие, выберите вариант "Открыть", в появившемся окне слева внизу нажмите на знак корзины.

В случае, если занятие запланировано по регулярному расписанию (индивидуальному или групповому) отдельно занятие на один день не удаляется, его можно отменить в календаре.

Если требуется удалить полностью день по регулярному расписанию перейдите в карточку клиента или группы, справа в разделе "Регулярное расписание" нажмите на карандаш рядом с днем, который необходимо удалить, в появившемся окне слева внизу будет знак корзины.



При входящем звонке по IP телефонии не добавляется новый лид

Данная функция включается в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа), нажмите на блок Интеграция телефонии, в разделе 3 в пункте "Создание лида на лету", отметьте галочками нужные параметры создания лида и нажмите "Сохранить", после подключения функции "При входящем звонке с неизвестного номера" лиды будут добавляться автоматически.



Как удалить платеж?

Перейдите в раздел меню слева "Доходы и расходы", отметьте галочкой платеж в списке и вверху нажмите кнопку "Удалить".



Как распечатать ПКО или РКО по платежу?

Перейдите в раздел меню слева "Доходы и расходы", отметьте галочкой нужный платеж в списке и вверху нажмите кнопку "Править". В появившемся окне слева внизу нажмите кнопку "Распечатать отчет" и выберите вариант "ПКО" или "РКО", пример на скриншоте:

Для добавления возможности распечатки ПКО и РКО обратитесь к оператору в чате в правом нижнем углу в системе и вам будут добавлены данные варианты формирования платежных документов.

Пример формирования печати ПКО:

Пример формирования печати РКО:



Возможно ли для лидов сделать поле "предмет", чтобы фильтровать будущих клиентов по предметам?

Можно прикрепить предмет в личной карточке лида справа в разделе "Предмет и уровень", как уровень знаний по определенному предмету, который его интересует. В разделе "Лиды" в фильтре (кнопка справа вверху) есть параметр "Предмет", который отфильтрует список лидов по выбранному предмету по прикрепленному уровню знаний.



Можно ли сделать в системе автоматическое заполнение договора c учеником? Хотелось бы чтобы система автоматически выставляла ФИО ученика и дату.

Можно встроить ваш шаблон договора с автоматическим подставлением данных из карточки клиента. Для встраивания договора, пришлите, пожалуйста, шаблон на support@alfacrm.pro или в чат в системе в правом нижнем углу. Верстка и встраивание занимают 3-5 рабочих дней, в зависимости от сложности договора.



Как в CRM отправить SMS сообщение сразу всей группе?

В общем списке клиентов отметьте галочками тех, кому хотите отправить SMS, предварительно список можно отфильтровать по параметру "Группа" (справа вверху кнопка "Фильтр", выберите в параметре "Группа" нужную и нажмите "Применить"), после этого нажмите самую верхнюю галочку в списке, например, как на скриншоте.


Так будут отмечены все отфильтрованные клиенты, далее вверху нажмите кнопку "Рассылка" и выберите вариант "SMS рассылка". В появившемся окне вверху нажмите "Выбрать шаблон" и кликните на нужный шаблон для данной рассылки, в поле "Текст SMS" будет добавлен текст шаблона. Если требуется внести какие-либо изменения для рассылки, можно отредактировать текст, например, добавить теги (вверху через кнопку "Автоподстановка" можно посмотреть список тегов) и данная рассылка будет отправлена всем клиентам, которые отображаются в поле "Получатели" при нажатии кнопки "Отправить". Можно выборочно исключить получателей из рассылки при нажатии крестика справа от имени клиента. В случае, если отображается перечеркнутое имя получателя, это означает, что у клиента не добавлен контактный номер мобильного телефона.

Шаблоны для массовой SMS рассылки можно добавить через раздел "Настройки CRM" (вверху знак гаечного ключа) в пункте "Шаблоны SMS рассылок". Нажмите "Добавить" заполните поля "Название шаблона", "Текст SMS", для подстановки информации из карточки клиентов можно использовать теги (список тегов отображается при нажатии кнопки вверху "Автоподстановка"), и выберите галочкой филиал на котором будет активен шаблон, нажмите "Сохранить", так шаблон будет добавлен.



Как оформить рассылку по электронной почте?

Шаблоны для рассылки по E-mail можно добавить через раздел "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Шаблоны E-mail рассылок". Нажмите "Добавить", пример расположения раздела представлен на скриншоте:


Заполните название шаблона (наименование будет отображаться в списке выбора шаблонов), тему, текст письма и выберите галочкой филиал, на котором будет отображаться шаблон для рассылок. После добавления шаблона в общем списке можно прикрепить вложение к шаблону, для этого нажмите на знак карандаша справа от шаблона, в появившемся окне загрузите файл в блоке "Вложения".

Для отправки письма по шаблону в общем списке учеников отметьте галочками тех, кому хотите отправить письмо или можно список отфильтровать по параметрам (справа вверху кнопка "Фильтр", выберите параметры и нажмите "Применить"), после этого нажмите самую верхнюю галочку в списке, будут выбраны все отфильтрованные ученики. Далее вверху нажмите кнопку "Рассылка" и выберите вариант "E-mail рассылка", в появившемся окне вверху нажмите "Выбрать шаблон" и кликните на нужный шаблон для данной рассылки. Подставится текст шаблона, например, как на скриншоте:


Если требуется внести изменения только для данной рассылки можно изменить текст письма, для автоподстановки данных можно копировать теги в текст письма через кнопку вверху "Автоподстановка".

После того как сформирован текст рассылки можно нажать кнопку "Отправить" и рассылка будет отправлена всем получателям в фоновом режиме.



Как вычислить должников?

В разделе "Учащиеся" в общем списке учеников можно применить фильтр (кнопка справа вверху) по параметру "Остаток": от "-100000" до "-1", так список будет отфильтрован по задолженности на счету учеников.



Как ученика из одной группы перевести в другую?

Необходимо исключить ученика из состава участников одной группы и добавить в другую группу. Для этого перейдите в личную карточку ученика, справа в разделе "Участие в группах" нажмите на знак карандаша рядом с той группой, из которой необходимо исключить:


В появившемся окне слева внизу нажмите на знак корзины:


После этого нажмите в разделе "Участие в группах" кнопку "Добавить" и выберите группу, в которую клиента необходимо перевести, также можно выбрать период участия в группе, например, если клиент временно будет заниматься в группе, и нажмите кнопку "Сохранить", так будет добавлено участие в группе.



Что такое корректировка?

Тип платежа "Корректировка" нужен для корректировки клиентского остатка. Например, для того чтобы отобразить задолженность на текущий момент на счету ученика, можно добавить корректировку на отрицательную сумму, "-1000", так с остатка ученика будет списана данная сумма. Добавленная корректировка на сумму "5000" увеличит поле "Остаток" в личной карточке ученика на сумму корректировки.



Студент хочет перекинуть свой остаток на счет другого студента. Как это можно сделать без того, чтобы удалять и переделывать платежи?

Можно с помощью добавления платежа "Корректировка" списать средства с остатка ученика и добавить эту сумму другому ученику на остаток. Для этого в разделе "Доходы и расходы" нажмите "Добавить" выберите тип "Корректировка", сумма отрицательная, например, "-500" уменьшит остаток ученика на данную сумму, либо сумма корректировки "500" увеличит остаток ученика на данную сумму.



Как убрать ученика в лиды?

В личной карточке ученика под именем нажмите на надпись "Клиент" и выберите вариант "Сделать лидом", пример на скриншоте:



Как указать источник откуда к нам пришел клиент?

В личной карточке клиента под его именем нажмите на надпись "Источник" и выберите нужный вариант источника, пример расположения раздела представлен на скриншоте:


Если требуется добавить новый источник в список для выбора, это можно сделать в разделе "Лиды" через кнопку "Другое" в пункте "Управление источниками".



Как записать клиента на занятие из карточки?

Записать на разовое занятие лида или учащегося можно из его личной карточки из вкладки "Уроки и оплаты" (представлена на скриншоте). В строке "Уроки (факт)" нажмите "Запланировать" и выберите тип занятия, в появившемся окне заполните данные о занятии и нажмите "Сохранить", так разовое занятие будет добавлено в расписание в календаре. Также записать на новое занятие можно из панели справа в строке "Уроки (факт)".



Как установить постоянное плановое расписание?

Постоянное расписание может быть как групповым, так и индивидуальным. Прикрепляется расписание в личной карточке ученика либо в карточке группы справа в разделе "Регулярное расписание". Нажмите кнопку "Добавить", выберите день недели (можно выбрать несколько дней по очереди), время, аудиторию, предмет, учителя и период отображения расписания в календаре, далее нажмите "Сохранить", так в календаре будет отображаться регулярное расписание групповое или индивидуальное.



Не получается добавить платеж, отображается "Необходимо заполнить Счет (касса)", какие настройки сделать?

Для того чтобы при добавлении платежа был доступен счет (касса) необходимо, чтобы у аккаунта пользователя был доступ хотя бы в одну кассу (счет) компании. Настройки может сделать главный администратор системы, с правами доступа к аккаунтам пользователей.

Для настройки необходимо перейти в раздел меню слева "Доступ в CRM", отметить галочкой аккаунт пользователя и нажать вверху кнопку "Править". Далее в появившемся окне в строке "Доступ в кассы" необходимо галочкой отметить доступную кассу и нажать "Сохранить", так у пользователя будет возможность добавлять платежи в кассу и просматривать все платежи по доступной кассе.



При проведении занятия не списываются средства, как настроить автоматическое списание?

Для автоматического расчета списаний создается список абонементов и абонементы прикрепляются у каждого ученика в его личной карточке.

Общий список абонементов формируется в разделе меню слева "Абонементы", в данном разделе нажмите "Добавить" и выберите тип абонемента "Поурочный", когда известна точная стоимость 1 занятия или "Помесячный", когда в рамках месяца безлимитный по количеству посещений абонемент, стоимость в месяц не зависит от количества занятий (списывается с остатка ученика полная стоимость месяца обучения при посещении первого занятия в месяце, далее в рамках месяца абонемент будет действовать).

Добавьте нужный абонемент в общий список. Например, если стоимость 1 занятия составляет 1000 руб. за 60 минут, абонемент предусматривает 10 занятий, в поурочном абонементе можно задать в отдельном поле количество посещений - 10, стоимость необходимо установить 10000 руб, по данному абонементу система автоматически рассчитает списание при проведении занятия длительностью 60 мин. - 1000 руб.

Для того чтобы при проведении занятия через систему у клиентов рассчитывалось списание автоматически, необходимо в личной карточке каждого клиента справа в разделе "Привязка абонементов", добавить абонементы соответствующие по параметрам занятиям: тип занятий (групповой, индивидуальный), предмет, период действия абонемента. При необходимости можно прикрепить скидку к определенному абонементу в % или в сумме.

Пример расположения раздела добавления абонемента представлен на скриншоте:


Окно привязки абонемента в карточке клиента выглядит следующим образом:

  • В поле "Абонемент" необходимо выбрать абонемент, по которому будет рассчитываться списание. В поле "Период действия" необходимо выбрать начальную дату действия абонемента, тот есть тот период, в который будут проводиться занятия у ученика по данному абонементу, если не выбирать дату начала периода, абонемент добавится по умолчанию с текущего дня.
  • В пункте "Предметы" необходимо выбрать галочкой предметы, по которым будут проводиться занятия и будет действовать абонемент.
  • В пункте "Типы уроков" выбираются типы уроков, по которым будут проводиться занятия, например, по групповым или индивидуальным занятиям будет происходить расчет списаний.
  • В поле "Скидка" можно выбрать скидку по данному абонементу в процентах или сумме.

После внесения информации нажмите "Сохранить", так абонемент будет добавлен в карточке клиента. При необходимости можно добавить несколько абонементов, например, если занятия проходят по разным предметам, курсам и типам занятий.



Как удалить привязанный абонемент у ученика?

В личной карточке ученика справа в разделе "Привязка абонементов" нажмите на знак карандаша рядом с абонементом, в появившемся окне слева внизу нажмите на знак корзины и удалите привязанный абонемент.



Подскажите, почему когда нажимаю на мигающий колокольчик и выбираю просроченные задачи, то мне открывается расписание?

Колокольчик в верхней панели уведомляет о просроченных задачах, занятиях и о задачах запланированных на сегодня. При наведении курсора на колокольчик может появиться следующее меню:

При выборе пунктов "1 задача на сегодня" или "1 задача просрочена" будет открыт раздел меню слева "Задачи", где можно просмотреть задачи просроченные и запланированные на сегодня.

При выборе варианта "53 запланированных просрочено" будет открыт раздел "Уроки", в котором необходимо отметить проведенными занятия за 2 предыдущих рабочих дня. Чтобы быстро увидеть запланированные занятия можно нажать кнопку "Фильтр" справа вверху и снять галочку с "отменён" и "проведён", например, как на скриншоте:



Как можно посмотреть историю, что делал сотрудник?

Просмотреть полную историю изменений можно в разделах через кнопку "Другое". Перейдите в раздел Доступ в CRM нажмите кнопку Другое и выберите пункт История изменений, в появившемся окне нажмите Вся история. Справа в панели фильтра выберите автора изменений, в поле Программная единица выберите первый вариант пустого поля для отображения изменений по всем моделям и нажмите кнопку Фильтр, так будет отображена вся история изменений пользователя.



Как добавить сотрудника и ограничить его права доступа к разделам?

Можно добавить новую роль для сотрудника и ограничить доступы в разделы, рассмотрим на примере добавления роли "Менеджер".

В разделе меню слева "Доступ в CRM" переключитесь во вкладку "Управление ролями" (вверху рядом с кнопкой "Добавить"):


Вверху нажмите кнопку "Добавить", в появившемся окне заполните наименование - "Менеджер", ранг можно внести "800" (он влияет на видимость аккаунтов пользователей в разделе "Доступ в CRM", те пользователи, у которых меньше ранг, не увидят аккаунты пользователей выше рангом, например, аккаунт администратора с рангом 999), интерфейс - "Администрирование". Далее выбираются галочками пункты меню, к которым будет доступ у пользователя. В разделе "Доступные права" настраиваются права действий по выбранным пунктам меню, отметьте галочками "Общие функции", "Администрирование компании" (можно раскрывать подпункты через знак плюса слева для ограничения по разделам определенных параметров и действий), "Настройки" (если требуется доступ к управлению настройками системы через гаечный ключ) и "API" (если планируется интеграция со сторонними сервисами по API), например, как на скриншоте:

После этого нажмите кнопку "Сохранить", так роль будет добавлена в общий список.

Для того чтобы добавить пользователя с новой ролью перейдите во вкладку "Управление пользователями" (вверху рядом с кнопкой "Добавить"), нажмите "Добавить" в строке "Роль и статус" выберите "Менеджер", заполните оставшиеся поля и нажмите "Сохранить", на указанную почту автоматически будет отправлено письмо с данными для доступа в систему, пример добавления нового пользователя:


Если аккаунт пользователя уже добавлен, отметьте галочкой аккаунт в списке, вверху нажмите кнопку "Править", в строке "Роль и статус" замените текущую роль на новую и нажмите "Сохранить", так у пользователя будет применена новая роль.



Как предоставить доступ в систему педагогу?

Доступ в систему педагогу можно предоставить в его личной карточке. В разделе меню слева "Учителя" добавьте карточку педагога. На скриншоте представлен пример добавления с указанием контактных данных, мобильного номера и электронной почты.

После добавления в карточке справа в разделе "Доступ в систему" нажмите надпись "Предоставить", в появившемся окне заполните поля, придумайте пароль и нажмите "Сохранить". Так письмо с данными для доступа в систему будет направлено автоматически на указанную электронную почту и пользователю будет присвоена по умолчанию роль "Учитель". Пример расположения раздела в карточке педагога представлен на скриншоте:



Как добавить проведенные уроки за прошлые дни?

Чтобы добавлять в календаре уроки на прошлое можно перейти в раздел "Настройки CRM" (в верхней панели гаечный ключ), нажать на блок "Настройка уроков" и выбрать галочкой пункт "Разрешить планировать уроки на прошлое", например, как на скриншоте и сохранить изменения.

После этого в разделе "Уроки" можно добавить запланированный урок на прошлое и отметить его проведение.

Также добавить проведенный урок за прошлое можно в табличном отображении уроков. В разделе меню слева "Уроки" слева от кнопки "Добавить" переключитесь в "Отображение: в виде таблицы", по умолчанию будет открыта вкладка "Проведено". Нажмите кнопку "Добавить", выберите тип урока, в появившемся окне заполните поля и нажмите "Сохранить", так проведенный урок будет добавлен в календаре и в таблице уроков.


Мы постепенно наполняем статью и добавляем новые вопросы и ответы :)