Вопросы и ответы


Можно ли работать в CRM с телефона?

Да, у нас mobile friendly платформа. Легко открывается и функционирует на любом устройстве (мобильный, планшет)

Идет работа над приложениями iOS и Android [статус: в разработке]


Есть ли ограничения по пользователям, лидам, клиентам, педагогам?

Нет, тарифный план привязан к активным клиентам, которые посещают учебный центр.

Администраторов, педагогов, лидов, пользователей может быть сколько угодно.


Есть ли ставки для расчета ЗП?

Да, ставки есть, причем различные. Простые и дифференцированные, с разделением по длительности, предмету и типу.

Можно считать по количеству присутствующих, учитывать пропуски и прогулы.


Существует ли установочная версия?

Мы поставляем систему только в облачной версии, предоставляя доступ к ней по подписочной модели.

Поставки десктопной версии мы прекратили в июле 2016 года.


Можно ли поменять тарифный план?

В любой момент вы можете изменить тарифный план — добавить или убрать опции, повысить или понизить количество активных клиентов.

Тарифный план легко настраивается в разделе "Лицензирование" в блоке "Тарифный калькулятор" или можно обратиться в техподдержку любым удобным способом.


Мы сейчас тестируем демо-версию на 14 дней. Скажите, пожалуйста, данные сохранятся, если мы решим дальше применять систему?

Да, все внесенные данные и настройки сохраняются в полной версии системы :)


Как осуществляется техподдержка?


Есть ли у вас заморозка на летний период?

Да, у нас есть возможность заморозки на летний период. Для заморозки напишите на почту: support@alfacrm.pro с указанием наименования вашего стенда, например, "demo.s20.online" и периода, на который будет заморожена система.


Как добавить филиал или поменять его название?

В разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа), в пункте "Филиалы - Локации - Аудитории" нажмите на "Филиалы". В этом пункте можно добавить новый филиал или изменить наименование существующего. Для добавления нового филиала нажмите кнопку "Добавить", внесите его наименование и нажмите "Сохранить", так филиал будет добавлен. Для редактирования названия филиала нажмите на знак карандашика справа от филиала, также в режиме редактирования можно сделать его не активным.


Как добавить "Локации" в филиале?

В разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа), в пункте "Филиалы - Локации - Аудитории" выберите пункт "Локации", окно управления локациями выглядит следующим образом:

Нажмите кнопку "Добавить" и в поле "Краткое название" внесите наименование локации филиала далее нажмите "Сохранить", так локация будет добавлена в текущем выбранном филиале (выбранный филиал отображается в верхней панели рядом со знаком гаечного ключа).

Например, в филиале "Москва" есть две локации "Китай-город" и "Митино", к локациям можно прикреплять определенные аудитории. Так в разделе "Уроки" в календаре расписание будет отображаться в соответствии с выбранной аудиторией для занятий. В отображении календаря на день можно будет группировать занятия по аудиториям с помощью кнопки "Выстроить", пример отображения расписания по аудиториям с привязкой к локациям представлен на скриншоте:



Как можно добавить статьи дохода и расхода?

В разделе меню слева "Доходы и расходы" через кнопку "Другое" выберите пункт "Статьи доходов и расходов". В нем можно добавить новую статью, изменить существующие и сделать их активными или неактивными.


Как можно вести платежи по отдельным кассам?

В разделе меню слева "Доходы и расходы" нажмите на кнопку "Другое", выберите пункт "Кассы и счета компании". В появившемся окне можно добавить новые кассы и счета компании, например, расчетный счет, банковская карта. С помощью знака карандаша рядом с кассой можно изменить наименование и сделать ее активной или неактивной. Для добавления кассы нажмите кнопку "Добавить" затем в поле "Сортировка" внесите цифру, в соответствии с которой касса будет отображаться выше или ниже в общем списке касс. Внесите название кассы, после этого нажмите "Сохранить", так касса будет добавлена в список.

После добавления новой кассы, доступ к ней будет только у вас, для того, чтобы предоставить доступ для других пользователей перейдите в раздел меню слева "Доступ в CRM". Отметьте галочкой аккаунт пользователя далее вверху нажмите "Править" и в появившемся окне в разделе "Доступ в кассы" галочкой выберите доступные кассы для пользователя, сохраните изменения. Пример отображения окна редактирования аккаунта пользователя представлен на скриншоте:



Как добавить новый предмет?

Добавить новый предмет можно в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Управление предметами".


Где посмотреть журнал посещаемости и оценок?

В разделе меню слева "Группы" нажмите на наименование группы и перейдите в ее карточку, вверху через кнопку "Журнал" можно сформировать журнал посещаемости за определенный период. Журнал заполняется автоматически при проведении занятий в системе и формируется процент посещаемости по каждому ученику. Пример заполненного журнала посещаемости представлен на скриншоте:


Как из лида перевести клиента в ученики?

Есть 2 варианта для переноса лида (потенциального клиента) в раздел "Учащиеся".

Первый вариант, в личной карточке лида под его именем нажмите на надпись "Лид" и выберите вариант "Сделать клиентом", например, как на скриншоте.



Второй вариант, в разделе "Лиды" (отображение в виде воронки) наведите курсор на карточку лида в воронке, в верхнем правом углу в карточке нажмите на иконку человека, так лид будет перемещен в раздел "Учащиеся", на скриншоте представлено примерное отображение.



Как добавить оплату в карточке ученика?

Платежи добавляются в личной карточке ученика во вкладке "Уроки и оплаты". В строке "Платежи" нажмите кнопку "Добавить", выберите тип платежа "Доход", в появившемся оке заполните поля и нажмите "Сохранить", так платеж будет добавлен на поле "Остаток" справа.

Также можно добавить платеж в панели справа в строке "Платежи", аналогично нажмите "Добавить" и выберите тип платежа, заполните данные по платежу и нажмите "Сохранить".


Где можно добавить уровень знаний, если он редактируется?

Список уровней знаний можно настроить в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Уровни и квалификации". Можно добавить новые, отредактировать существующие, сделать активными/неактивными и поменять их местами в нужной последовательности. Список уровней знаний и квалификаций настраивается по всей системе одновременно во всех филиалах.


Как удалить урок, если педагог уже его отметил проведенным, но фактически его не было?

Проведение занятия не отменяется, так как были списания с остатка учеников. Проведенный урок (в карточке урока он отмечается галочкой) можно удалить в разделе "Уроки (Занятия)":

  1. переключитесь в отображение занятий - в виде таблицы (вверху рядом с кнопкой "Добавить"),
  2. отметьте галочкой нужный урок в списке,
  3. нажмите вверху кнопку "Удалить".


Если занятие было разовое, запись о нем удалится из календаря и все списания вернутся на остаток клиентов. Можно заново запланировать разовое занятие в календаре.

Если занятие проведено по регулярному расписанию, индивидуальному или групповому, в календаре занятие отобразится как запланированное автоматически.


Как удалить запланированное занятие в календаре?

В случае, если занятие запланировано разовое, его можно удалить в календаре.

Для удаления нажмите на занятие, выберите вариант "Открыть", в появившемся окне слева внизу нажмите на знак корзины.

В случае, если занятие запланировано по регулярному расписанию (индивидуальному или групповому) отдельно занятие на один день не удаляется, его можно отменить в календаре.

Если требуется удалить полностью день по регулярному расписанию перейдите в карточку клиента или группы, справа в разделе "Регулярное расписание" нажмите на карандаш рядом с днем, который необходимо удалить, в появившемся окне слева внизу будет знак корзины.


При входящем звонке по IP телефонии не добавляется новый лид

Данная функция включается в разделе "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа), нажмите на блок "Интеграция телефонии", в разделе 3 в пункте "Создание лида на лету", отметьте галочками нужные параметры создания лида и нажмите "Сохранить", после подключения функции "При входящем звонке с неизвестного номера" лиды будут добавляться автоматически.


Возможно ли для лидов сделать поле "предмет", чтобы фильтровать будущих клиентов по предметам?

Можно прикрепить предмет в личной карточке лида, как уровень знаний по определенному предмету, который его интересует. В разделе "Лиды" в фильтре (кнопка справа вверху) есть параметр "Предмет", который отфильтрует список лидов по выбранному предмету по прикрепленному уровню знаний.


Можно ли сделать в системе автоматическое заполнение договора c учеником? Хотелось бы чтобы система автоматически выставляла ФИО ученика и дату.

Можно встроить ваш шаблон договора с автоматическим подставлением данных из карточки клиента. Для встраивания договора, пришлите, пожалуйста, ваш шаблон на support@alfacrm.pro или в чат в системе. Верстка и встраивание занимают 3-5 рабочих дней, в зависимости от сложности договора.


Как в CRM отправить SMS сообщение сразу всей группе?

В общем списке клиентов отметьте галочками тех, кому хотите отправить SMS, предварительно список можно отфильтровать по параметру "Группа" (справа вверху "Фильтр", выберите параметр и нажмите "Применить"), после этого нажмите самую верхнюю галочку в списке, например, как на скриншоте.



Так будут отмечены все отфильтрованные клиенты, далее вверху нажмите кнопку "Рассылка", вариант "SMS рассылка". В появившемся окне вверху нажмите "Выбрать шаблон" и кликните на нужный шаблон для данной рассылки, в поле "Текст SMS" будет добавлен текст шаблона. Если требуется внести какие-либо изменения для рассылки, можно отредактировать текст, например, добавить теги (вверху через кнопку "Автоподстановка" можно просмотреть список тегов) и данная рассылка будет отправлена всем клиентам, которые отображаются в поле "Получатели" при нажатии кнопки "Отправить". Можно выборочно исключить получателей из рассылки при нажатии крестика справа от имени клиента. В случае, если отображается перечеркнутое имя получателя, это означает, что у клиента не добавлен контактный номер мобильного телефона.

Шаблоны для массовой SMS рассылки можно добавить через раздел "Настройки CRM" (вверху знак гаечного ключа) в пункте "Шаблоны SMS рассылок". Нажмите "Добавить" заполните поля "Название шаблона", "Текст SMS", для подстановки информации из карточки клиентов можно использовать теги (список тегов отображается при нажатии кнопки вверху "Автоподстановка"), и выберите галочкой филиал на котором будет активен шаблон, нажмите "Сохранить", так шаблон будет добавлен.


Как оформить рассылку по электронной почте?

Шаблоны для рассылки по E-mail можно добавить через раздел "Настройки CRM" (в верхней панели знак гаечного ключа) в пункте "Шаблоны E-mail рассылок". Нажмите "Добавить", пример расположения раздела представлен на скриншоте:



Заполните название шаблона (наименование будет отображаться в списке выбора шаблонов), тему, текст письма и выберите галочкой филиал, на котором будет отображаться шаблон для массовых рассылок. После добавления шаблона в общем списке можно прикрепить вложение к шаблону, для этого нажмите на знак карандаша справа от шаблона в появившемся окне загрузите файл в блоке "Вложения".

Для отправки письма по шаблону в общем списке учеников отметьте галочками тех, кому хотите отправить письмо или можно список отфильтровать по параметрам (справа вверху кнопка "Фильтр", выберите параметры и нажмите "Применить"), после этого нажмите самую верхнюю галочку в списке, будут выбраны все отфильтрованные ученики. Далее вверху нажмите кнопку "Рассылка" и выберите вариант "E-mail рассылка", в появившемся окне вверху нажмите "Выбрать шаблон" и кликните на нужный шаблон для данной рассылки. Подставится текст шаблона, например, как на скриншоте:



Если требуется внести изменения только для данной рассылки можно изменить текст письма, для автоподстановки данных можно копировать теги в текст письма через кнопку вверху "Автоподстановка".

После того как сформирован текст рассылки можно нажать кнопку "Отправить" и рассылка будет отправлена всем получателям в фоновом режиме.


Как вычислить должников?

В разделе "Учащиеся" в общем списке учеников можно применить фильтр (кнопка справа вверху) по параметру "Остаток": от "-100000" до "-1", так список будет отфильтрован по задолженности на счету учеников.


Как ученика из одной группы перевести в другую?

Необходимо исключить ученика из состава участников одной группы и добавить в другую группу. Для этого перейдите в личную карточку ученика, справа в разделе "Участие в группах", нажмите "Отвязать", рядом с той группой из которой необходимо исключить. После этого нажмите "Добавить" и выберите группу, в которую необходимо перевести. Пример расположения раздела представлен на скриншоте.



Что такое корректировка?

Тип платежа "Корректировка" нужен для корректировки клиентского остатка. Например, для того чтобы отобразить задолженность на текущий момент на счету ученика, можно добавить корректировку на отрицательную сумму, "-1000", так с остатка ученика будет списана данная сумма. Добавленная корректировка на сумму "5000" увеличит поле "Остаток" в личной карточке ученика на сумму корректировки.


Студент хочет перекинуть свой остаток на счет другого студента. Как это можно сделать без того, чтобы удалять и переделывать платежи?

Можно с помощью добавления платежа "Корректировка" списать средства с остатка ученика и добавить эту сумму другому ученику на остаток. Для этого в разделе "Доходы и расходы" нажмите "Добавить" выберите тип "Корректировка", сумма отрицательная, например, "-500" уменьшит остаток ученика на данную сумму, либо сумма корректировки "500" увеличит остаток ученика на данную сумму.


Как убрать ученика в лиды?

В личной карточке ученика под именем нажмите на надпись "Клиент" и выберите вариант "Сделать лидом", пример на скриншоте:



Как указать источник откуда к нам пришел клиент?

В личной карточке клиента под его именем нажмите на надпись "Источник" и выберите нужный вариант источника, пример расположения раздела представлен на скриншоте:


Как записать клиента на занятие из карточки?

Записать на разовое занятие лида или ученика можно прямо из его личной карточки из вкладки "Уроки и оплаты" (представлена на скриншоте). В строке "Уроки (факт)" нажмите "Добавить" и выберите тип занятия, в появившемся окне заполните в поля данные о занятии и нажмите "Сохранить", так разовое занятие будет добавлено в расписание в календаре.



Как установить постоянное плановое расписание?

Постоянное расписание может быть как групповым, так и индивидуальным. Прикрепляется расписание в личной карточке ученика либо в карточке группы справа в разделе "Постоянное расписание" ("Индивидуальное расписание"). Нажмите кнопку "Добавить", выберите день недели, время, аудиторию, предмет, учителя и период отображения расписания в календаре далее нажмите "Сохранить", так в календаре будет отображаться постоянное расписание.


Как удалить привязанный абонемент у ученика?

В личной карточке ученика справа в разделе "Привязка абонементов" нажмите на знак карандаша рядом с абонементом, в появившемся окне слева внизу нажмите на знак корзины и удалите привязанный абонемент.


Не получается добавить платеж, отображается "Необходимо заполнить Счет (касса)", какие настройки сделать?

Для того чтобы при добавлении платежа был доступен счет (касса) необходимо, чтобы у аккаунта пользователя был доступ хотя бы в одну кассу (счет) компании. Настройки может сделать главный администратор системы, с правами доступа к аккаунтам пользователей.

Для настройки необходимо перейти в раздел меню слева "Доступ в CRM", отметить галочкой аккаунт пользователя и нажать вверху кнопку "Править". Далее в появившемся окне в строке "Доступ в кассы" необходимо галочкой отметить доступную кассу и нажать "Сохранить", так у пользователя будет возможность добавлять платежи в кассу и просматривать все платежи по доступной кассе.


При проведении занятия не списываются средства, как настроить автоматическое списание?

Для автоматического расчета списаний создается список абонементов и абонементы прикрепляются у каждого ученика в его личной карточке.

Общий список абонементов формируется в разделе меню слева "Абонементы", в данном разделе нажмите "Добавить" и выберите тип абонемента "Поурочный", когда известна точная стоимость 1 занятия или "Помесячный", когда в рамках месяца безлимитный по количеству посещений абонемент, стоимость в месяц не зависит от количества занятий (списывается с остатка ученика полная стоимость месяца обучения при посещении первого занятия в месяце, далее в рамках месяца абонемент будет действовать).

Добавьте нужный абонемент в общий список. Например, если стоимость 1 занятия составляет 1000 руб. за 60 минут, абонемент предусматривает 10 занятий, в поурочном абонементе можно задать в отдельном поле количество посещений - 10, стоимость необходимо установить 10000 руб, по данному абонементу система автоматически рассчитает списание при проведении занятия длительностью 60 мин. - 1000 руб.

Для того чтобы при проведении занятия через систему у клиентов рассчитывалось списание автоматически, необходимо в личной карточке каждого клиента справа в разделе "Привязка абонементов", добавить абонементы соответствующие по параметрам занятиям: тип занятий (групповой, индивидуальный), предмет, период действия абонемента. При необходимости можно прикрепить скидку к определенному абонементу в % или в сумме.

Пример добавления абонемента представлен на скриншоте:


Окно привязки абонемента в карточке клиента выглядит следующим образом:

  • В поле "Абонемент" необходимо выбрать абонемент, по которому будет рассчитываться списание. В поле "Период действия" необходимо выбрать начальную дату действия абонемента, тот есть тот период, в который будут проводиться занятия у ученика по данному абонементу, если не выбирать дату начала периода, абонемент добавится по умолчанию с текущего дня.
  • В пункте "Предметы", необходимо выбрать галочкой предметы, по которым будут проводиться занятия и будет действовать абонемент.
  • В пункте "Типы уроков" выбираются типы уроков, по которым будут планироваться занятия, например, по групповым или по индивидуальным занятиям будет происходить расчет списаний.
  • В поле "Скидка" можно выбрать скидку по данному абонементу, в процентах или сумме.

После внесения информации нажмите "Сохранить", так абонемент будет добавлен в карточке клиента, при необходимости можно добавить несколько абонементов, например, если занятия проходят по разным предметам и курсам.


Подскажите, почему когда я нажимаю на мигающий колокольчик и выбираю просроченные задания, то мне открывается расписание?

Колокольчик в верхней панели уведомляет о просроченных задачах, занятиях и о задачах запланированных на сегодня. При наведении курсора на колокольчик может появиться следующее меню:

При выборе пунктов "1 задача на сегодня" или "1 задача просрочена" будет открыт раздел меню слева "Задачи", где можно просмотреть задачи просроченные и запланированные на сегодня.

При выборе варианта "53 запланированных просрочено" будет открыт раздел "Уроки", в котором необходимо отметить проведенными занятия за 2 предыдущих рабочих дня.


Мы постепенно наполняем статью и добавляем новые вопросы и ответы :)