Настройки CRM

В поле «Домашний URL» можно указать адрес, на который пользователя будет перенаправлять при выходе из системы, например, вы можете указать адрес вашего сайта.

В поле «Валюта по умолчанию» выбирается валюта, в которой будут осуществляться расчеты в системе. Если в списке нет нужной для вас валюты, то по запросу в чат технической поддержки мы можем добавить нужную вам валюту.

В поле «Язык интерфейса» выберите язык системы. Также язык интерфейса настраивается для каждого пользователя отдельно, подробнее в видео.

В поле «Тип округления» выбирается, по какой логике будут происходить расчеты в системе, подробнее можно посмотреть в видео.

Кнопка «Применить» в поле «Обновить поиск» позволяет обновить работу поисковой строки в верхней панели, например, если в этой строке не выпадает карточка клиента, который есть в системе. Эту кнопку не нужно будет нажимать часто, в основном после импорта большого количества клиентов.

В пункте «Дополнительные опции» можно отметить галочками:

- Подтверждение проведённых уроков – проведенные занятия будут окрашены красным цветом в табличном отображении раздела «Уроки». Занятие можно будет выделить галочкой и нажать кнопку «Подтвердить». Опция используется для контроля работы педагогов и администраторов.

- Подтверждение добавленных платежей – добавленные платежи будут окрашены красным цветом, платеж можно будет выделить галочкой и нажать «Подтвердить». Опция также используется для контроля работы сотрудников.

- Паспортные данные в карточке ученика – в карточке клиента появятся поля паспортных данных: серия и номер, дата и орган выдачи паспорта.

- Использовать ссылки для диалога WhatsApp и Viber – в карточке клиента рядом с мобильным номером телефона отобразятся значки WhatsApp и Viber, можно будет перейти в диалог с клиентом и написать ему.

- Отображение возраста с месяцами – в карточке клиента будет отображаться возраст с месяцами, эта опция полезна, например, для детских садов.

- Включить поле для штрих-кодов по ученикам – при помощи сканера штрих-кодов карточку клиента можно будет быстро найти в системе, на нашем YouTube канале есть подробное видео о работе со сканером.

- Включить возможность ведения юр.лиц – в меню слева появится раздел «Юр.лица», в котором вы можете вести компании, от которых занимаются ваши корпоративные клиенты. Подробнее о работе с разделом в видео.

- Включить возможность продажи товаров – вверху экрана появится раздел ТМЦ (это значок корзины), в котором можно вести учет и продажу товаров, например, учебников и методичек и учет основных средств, например, столов и компьютеров. Подробнее о работе с разделом в статье.

Настройка филиалов:

В поле «Корпоративный e-mail» можно указать e-mail, на который будут приходить ответы клиентов. Если корпоративный e-mail не указан, то ответ придет на почту сотрудника, который отправлял сообщение. Для каждого филиала можно указать отдельный корпоративный e-mail.

В поле «Часовой пояс» выбирается часовой пояс системы. Для каждого филиала можно указать свой часовой пояс. По времени выбранного часового пояса будут отправлять рассылки и отображаться история изменений. Часовой пояс звонков можно настроить по запросу в чат технической поддержки (он будет общий для всей системы).

Филиалы

Как правило, филиалы – это разные города с отдельной базой клиентов.

Чтобы добавить филиал, нажмите кнопку "+ добавить"; чтобы редактировать название филиала, нажмите на карандаш; чтобы отключить - на зеленый бегунок.

Филиалы не удаляются окончательно в целях сохранения безопасности данных, можно ограничить доступ к отключенному филиалу в меню слева "Доступ в CRM".

Между филиалами можно будет переключаться вверху экрана.

Подробнее о филиальной системе в видео.

Уведомления

В поле «О должниках» можно включить уведомление о должниках из всех активных клиентов или только из клиентов, у которых сегодня занятие. Вверху экрана появится красный мигающий колокольчик, можно навестить на колокольчик, отобразится количество должников и сумма долга. Можно нажать на уведомление, сформируется список должников.

В поле «Должник это» выбирается, кого система будет считать должником: если у клиента долг на общем остатке (это в верхнем правом углу в карточке клиента) или если долг хотя бы на одном счету (имеется в виду базовый счет и раздельные счета абонементов). Также фильтр по остатку денег или оплаченных уроков будет применяться либо по общему остатку, либо по остатку на счетах. Если у вас есть клиенты, которые занимаются одновременно по нескольким абонементам, то рекомендуем выбрать вариант «Есть долг хотя бы на одном счету».

В поле «Нет абонемента» можно включить уведомление о клиентах без абонемента из всех активных клиентов или только из клиентов, у которых сегодня занятие. Вверху экрана появится уведомление о клиента без абонемента или о клиентах, у которых закончился период действия абонемента или сегодня последний день действия абонемента. Можно нажать на уведомление, сформируется список этих клиентов.

В поле «Дублирование клиентов» можно включить поиск дублей по номеру телефона, поиск дублей происходит в ночное время, на следующий день вверху экрана появится уведомление о карточках, которые можно слить. Подробнее в статье.

В пункте «Прочие уведомления» можно поставить галочки:

- Задачи пользователя на сегодня – рядом с разделом «Задачи» у сотрудников будет отображаться зеленым цветом количество задач на сегодня, в карточках которых они указаны как "Исполнитель".

- Просроченные задачи пользователя – рядом с разделом «Задачи» у сотрудников будет отображаться красным цветом количество просроченных задач, в карточках которых они указаны как "Исполнитель". Задача может быть просроченной как по дате, так и по времени.

- О непроведённых уроках за вчера – рядом с разделом «Уроки» будет отображаться количество непроведенных занятий за последние два дня. О том, как быстро найти эти занятия, в статье.

- Уведомление о д/р – вверху экрана будет появляться уведомление о клиентах, у которых сегодня день рождения. Можно будет нажать на уведомление, чтобы просмотреть список этих клиентов.

- Остался 1 урок на счету - вверху экрана будет появляться уведомление о клиентах, у которых остался один оплаченный урок. Можно будет нажать на уведомление, чтобы просмотреть список этих клиентов.

Клиенты

Статусы клиентов

По умолчанию созданы статусы: "Активен", "Закончил" и "Бросил".

По статусу можно настраивать рассылки и фильтровать клиентов.

Уровни знаний

Уровни знаний можно указывать в карточках клиентов и групп.

По умолчанию в системе созданы уровни: "Начинающий", "Продолжающий" и "Профессиональный".

По уровню знаний можно будет применять фильтр.

Причины пропуска уроков

От выбранной причины пропуска зависит списание средств с клиента, подробнее в видео.

Кабинет клиента

В этом разделе настраиваются параметры личных кабинетов клиентов, подробнее в статье.

Причины отказов

При отправлении ученика в архив можно указать причину отказа, далее в разделе «Клиенты» сформировать отчет «Причины потери клиентов» и применить фильтр.

Система лояльности

При помощи модуля "Система лояльности" вы можете начислять клиентам кешбэк и компенсировать занятиями и товарами.

Подробнее в статье.

Продажи

Этапы воронки продаж

По умолчанию в системе созданы этапы: "Установлен контакт", "Назначено пробное", "Проведено пробное" и "Получена оплата", также этап "Не разобрано", на которой по умолчанию попадают лиды.

Можно настроить последовательность этапов, зажав этап левой кнопкой мыши и перетащив.

При удалении этапа воронки лиды, находящиеся на этом этапе, переместятся на этап "Не разобрано".

Группы источников

Используются для сегментации источников лидов, например, можно всех ваших партнеров объединить в одну группу.

Источники лидов

В этом разделе создаются и редактируются источники привлечения клиентов.

Далее в разделе «Лиды» можно будет сформировать отчет «Источники лидов» и фильтровать клиентов по источнику.

Причины отказов

При отправлении лида в архив можно указать причину отказа, далее в разделе «Лиды» сформировать отчет «Причины потери лидов».

Также архив можно будет фильтровать по причине отказа.

Виджеты захвата лидов с сайта

В этом разделе создается форма, которую можно будет встроить на ваш сайт или разместить ссылку на нее в социальных сетях, подробнее в видео.

Виджет формы записи «визард»

Настраивается форма записи для лидов, которую также можно встроить на ваш сайт или разместить на нее ссылку в социальных сетях, подробнее в видео и в статье.

Виджет «Онлайн-расписание»

Виджет позволяет записываться на любые занятия вашего учебного центра, подробнее в статье и в видео.

Уроки

Предметы

Предметы можно создать вручную или загрузить из файла excel.

По предметам планируются занятия, привязываются абонементы и настраиваются ставки.

Типы уроков

В AlfaCRM есть возможность управлять типами уроков, а именно: добавлять новые типы уроков, переименовывать и отключать их.

Важно! В системе тип урока удалить не получиться, только отключить.

По умолчанию в системе есть три типа уроков:

- «Индивидуальный» - на урок можно записать только одного ученика.

- «Групповой» - занятия планируется для групп постоянного состава.

- «Пробный» - на урок можно добавить несколько клиентов или лидов.

Чтобы добавить/изменить/отключить тип урока, перейдите в «Настройки CRM» - «Уроки» - «Типы уроков». В данном разделе отображаются все типы уроков, которые добавлены в Вашу систему.

Чтобы добавить новый тип урока, нажмите «Добавить».

В поле «Название» - укажите название типа урока.

В поле «Системный тип» - выберите системный тип урока.

Индивидуально – системный тип урока, на который может быть добавлен только 1 клиент в урок;

Группа – системный тип урока, на который может быть добавлена 1 или несколько групп в урок;

Лид, клиент или несколько – системный тип урока, на который может быть добавлено несколько клиентов и (или) лидов в урок.

В поле «Код цвета» - выберите цвет для типа урока.

В поле «HTML класс» - выберите картинку для типа урока, которая будет отображаться рядом с названием типа урока.

После того как все поля были заполнены, нажмите «Сохранить».

Теперь при добавлении нового урока можно выбрать новый тип урока.

Также есть возможность отключить тип урока, который не используется в системе. Для этого перетащите ползунок напротив типа урока, который хотите отключить.

Важно! Система не даст отключать тип урока, если в Вашей системе есть проведенные или запланированные уроки по данному типу урока, который хотите отключить.

Чтобы переименовать тип урока, нажмите на карандаш напротив нужного типа урока. В типе урока можно изменить название, цвет и картинку (HTML класс). Системный тип изменить нельзя.

Важно! Если тип урока был переименован, то все проведенные, отмененные и запланированные уроки по этому типу урока будут автоматически переименованы.

Онлайн стримы

Можно закрепить за аудиторией, группой, педагогом или регулярным расписанием ссылку на конференцию, например, в Zoom либо любом другой сервисе онлайн конференций.

Подробнее можно прочитать в статье.

Статусы групп

Стандартные статусы – это "Идет набор", "Обучается" и "Завершена".

По статусу группы можно будет фильтровать.

Статус участия в группе

Стандартные статусы – это "Резерв", "Внесен платеж", "Перевод" и "Отказ".

Статус участия можно указать при добавлении клиента в группу.

Настройка уроков

В пункте «Отображение полей» можно снять галочки «Домашние задания», «Тема урока», «Выставление оценок», если в вашем учебном центре не ставятся оценки или не нужно указывать тему занятия и домашнее задание.

В пункте «Дополнительные опции» можно поставить галочки:

- Автоматически проводить вчерашние уроки - тогда система в ночное время будет проводить занятия за день, по умолчанию все ученики будут отмечены как присутствующие. Эта настройка распространяется на все филиалы системы.

- Разрешить планировать уроки на прошлое и Разрешить проведение будущих уроков – если поставить эти галочки, то система разрешит запланировать занятие за прошлое и провести за будущие. Рекомендуем оставить галочки снятыми, чтобы система помогала избежать ошибок.

В поле «Предзаполнение урока» настраивается автоматическая подстановка данных при планировании разового индивидуального занятия в карточке клиента, подробнее в статье.

Можно поставить галочку «Использовать ак/ч» и указать продолжительность академического часа, тогда в карточке клиента можно будет просмотреть количество проведенных и посещенных академических часов в общем по клиенту и отдельно по абонементам, если в абонементах выбран тип расчетов «Раздельный».

Настройки календаря

В календаре нажмите серую кнопку «Другое» – «Настройки календаря».

В поле «Рабочие дни» - отмечаются галочками дни, которые будут отображаться в календаре и в графике работы педагогов.

В поле «Рабочее время» - указывается диапазон времени, который будет отображаться в календаре и в графике работы педагогов.

В поле «Интервал» - настраивается интервал, с которым будет отображаться время в календаре. Например, если выбрать минимальный интервал «5 минут», то в календаре одна строка будет равна пяти минутам.

В поле «По умолчанию открыт» - выбирается по умолчанию открывать календарь на день, неделю или месяц.

В поле «Цвет урока» - выбирается значение, в соответствии с которым будут окрашены уроки в расписании. Если выбрано значение:

·«По аудитории» уроки в расписании будет окрашен в соответствии с цветом аудитории, который указан в настройках аудитории.

·«По педагогу» уроки в расписании будет окрашен в соответствии с цветом педагога, который указан в карточке педагога.

·«По предмету» уроки в расписании будет окрашен в соответствии с цветом предмета, который указан в настройках предмета.

·«По типу урока» уроки в расписании будет окрашен в соответствии с цветом типа урока, который указан в настройках типа урока.

Важно! Цвет урока задается системой автоматически, но его также можно изменить для каждого параметра отдельно.

Важно! Если выбираете значение по «По педагогу» и в уроке не указан педагог или в уроке указано несколько педагогов, то такой урок не будет окрашиваться (будет отображаться серым цветом).

В поле «Карточка» отметьте галочкой, отображать ли в календаре:

- название аудитории, в которой запланирован урок;

- предмет, по которому запланировано занятие;

- тип занятия и клиентов или группы, которые записаны на урок;

- педагога, который ведёт занятие;

- комментарий по уроку;

- состав группы, которая записана на занятие.

- если поставить галочку «Использовать новые строки», то каждый параметр урока будет отображаться с новой строчки.

В поле «Опции» можно поставить галочку «Сразу выстраивать уроки по аудиториям», тогда в календаре занятия будут сразу выстроены по аудиториям.

Локации - Аудитории

Локации – это разные адреса учебных центров. В одном филиале может быть несколько локаций.

В аудиториях будут планироваться уроки. В одной локации может быть несколько аудиторий. Занятия в календаре окрашиваются в зависимости от аудитории, в которой они запланированы.

Локации и аудитории можно сортировать, зажав левой кнопкой мыши и перетащив. Чем выше в списке, тем левее будет в календаре.

Если отключить аудиторию, то уроки, запланированные в этой аудитории, скроются в календаре.

Оценки

Создайте свой реестр оценок, чтобы формировать успеваемость, система автоматически посчитает средний балл, подробнее в видео.

Педагоги

Квалификация

В карточке педагога можно будет указать квалификацию по учебному предмету, далее учителей можно будет фильтровать.

По умолчанию в системе созданы квалификации: "Начинающий", "Продолжающий" и "Профессиональный".

Кабинет педагога

В этом разделе настраиваются параметры личных кабинетов педагогов, подробнее в статье.

Интеграции

SMS

В этом разделе можно настроить интеграцию с поставщиком для отправки sms из системы, подробнее в видео.

С поставщиком, которого нет в списке, можно настроить кастомную интеграцию, выбрав "Webhook request".

Телефония

Настраивается интеграция с поставщиком телефонии, подробнее в видео.

Интернет-эквайринг

Чтобы ваши клиенты могли оплачивать обучение из своего личного кабинета картой и платежи автоматически попадали в систему, можно настроить интеграцию с поставщиком интернет-эквайринга.

Выберите поставщика из списка и перейдите по ссылке в инструкцию по настройке интеграции.

Онлайн касса

В этом разделе можно настроить интеграцию с онлайн кассой для отправления платежей на фискализацию из системы.

Интеграция осуществляется через сервис Комтет.Касса, подробнее в статье.

Финансы

Кассы и счета

В этом разделе создаются кассы и счета компании, например, можно создать кассы "Наличные" и "Расчетный счет".

Сотрудникам можно ограничить доступ к определенным кассам в меню слева "Доступ в CRM".

Статьи

Для дополнительной сегментации платежей можно создать статьи доходов и расходов, например, «Арендные платежи», «Услуги связи».

Далее в разделе "Финансы" можно будет сформировать отчет "Обороты по статьям".

Категории статей

Используются для сегментации статьей, например, в категорию «Затраты на рекламу» могут входить статьи «Раздача листовок» и «Реклама в instagram».

Закрытые периоды

В указанный период будет ограничено добавление, редактирование и удаление платежей и уроков для педагогов и администраторов, подробнее в видео.

Важно! Закрытый период применяется только в том филиале, в котором он был добавлен.

Для того чтобы добавить закрытый период, перейдите в «Настройки CRM» - «Финансы» - «Закрытые периоды» - «Добавить»

В поле «Период» - укажите период, который хотите заблокировать.

В поле «Что блокировать» - выберите, что именно нужно блокировать платежи и (или) уроки от редактирования и удаления.

В поле «Где блокировать» - выберите интерфейс (интерфейсы) пользователей, для которых будет закрыт период от редактирования и удаления.

В поле «Счета и кассы» - выберите счета и (или) кассы, которые будут заблокированы.

В поле «Примечание» - можно добавить дополнительную информацию о закрытом периоде.

После сохранения закрытого периода, в разделе «Закрытые периоды» можно посмотреть подробную информацию: о периоде действия закрытого периода, почта пользователя, который добавил закрытый период, интерфейсы, для которых заблокирован закрытый период, количество заблокированных счетов и касс, количество платежных документов и количество проведённых уроков. Нужно навести курсор мышки на иконку, чтобы всплыла подсказка.

Теперь при добавлении, удалении и редактировании платежа и (или) урока, платеж и (или) урок не будет добавлен, удален и изменен.

Важно! Если Вы используете помесячный абонемент (при использовании помесячного абонемента вся сумма за урок списывается сразу при проведении первого урока) и ежедневно закрываете период, сумма не будет распределяться по оставшемся урокам, комиссия будет стоять 0 или отрицательная сумма комиссии. Чтобы избежать такой ситуации, нужно перейти в «Настройки CRM» - «Базовые настройки» - «Основные настройки». Выбрать в поле «Пересчет в закрытом периоде» - «Комиссия распределяется между уроками, если расчетный период закрыт частично».

Автодействия и рассылки

Автоматические рассылки

В системе есть возможность подключить рассылки, которые срабатывают в определенное время по установленному интервалу или до конкретного события.

Варианты рассылок:

- Счета на оплату клиентам;

- Поздравление с днем рождения;

- Оповещение об уроках в фиксированное время или перед началом занятия;

- Сквозная рассылка;

- Напоминание об оплате для клиента;

- По дате окончания договора или по дате платежа.

Триггеры и вебхуки

В этом разделе можно настроить реакции на определенные события (триггеры).

Подробные кейсы:

- Оповещение для администратора о новой заявке;

- Автоматическое создание задачи при добавлении лида в системе;

- Автоворонка и автоконверсии;

- Всевозможные триггеры;

- Выбор реакции "Webhook";

- Автозадачи по клиентам при движении по воронке.

Настройка подложки e-mail

Настраивается дизайн e-mail рассылки, подробнее в видео.

Sms и e-mail шаблоны

Напишите заранее тему и текст письма, которые можно будет подгрузить перед отправкой или выбрать в настройках авторассылки или триггера.

В тексте можно использовать теги, скопированные из поля "Допустимые теги" в настройках авторассылки или триггера.

Шаблоны задач

В этом разделе можно заранее прописать текст задачи, указать исполнителей и срок выполнения, подробнее в статье.

Кастомизация

Дополнительные поля

Возможно добавлять дополнительные поля в различные сущности системы, например, добавить дополнительное поле «Класс» в карточке клиента, более подробно в видео.

Обязательные поля

Настройка обязательности заполнения полей при создании и редактировании клиента, лида, группы, подробнее в видео.

Печатные формы

Вы можете самостоятельно загрузить все шаблоны договоров в систему, редактировать их в любой момент и настроить автоподстановку данных в нужные поля в договоре, подробнее о редакторе договоров в видео.

Также по настройкам системы можно посмотреть видео.

Настройки CRM

Работа с настройками в АльфаCRM

Раздел "Настройки CRM"

Содержание:

Как перейти в раздел "Настройки CRM"

Базовые настройки