Раздел "Настройки CRM"
В этом разделе можно выполнить основные настройки системы.
Содержание:
Как перейти в раздел "Настройки CRM"
Нажмите на знак гаечного ключа вверху экрана, вкладка "Настройки".
Базовые настройки
Основные настройки
Наименование компании отображается в e-mail письмах, которые вы будете отправлять клиентам и сотрудникам.
В поле «Домашний URL» можно указать адрес, на который пользователя будет перенаправлять при выходе из системы, например, вы можете указать адрес вашего сайта.
В поле «Валюта по умолчанию» выбирается валюта, в которой будут осуществляться расчеты в системе. Если в списке нет нужной для вас валюты, то по запросу в чат технической поддержки мы можем добавить нужную вам валюту.
В поле «Язык интерфейса» выберите язык системы. Также язык интерфейса настраивается для каждого пользователя отдельно, подробнее в видео.
В поле «Тип округления» выбирается, по какой логике будут происходить расчеты в системе, подробнее можно посмотреть в видео.
Кнопка «Применить» в поле «Обновить поиск» позволяет обновить работу поисковой строки в верхней панели, например, если в этой строке не выпадает карточка клиента, который есть в системе. Эту кнопку не нужно будет нажимать часто, в основном после импорта большого количества клиентов.
В пункте «Дополнительные опции» можно отметить галочками:
- Подтверждение проведённых уроков – проведенные занятия будут окрашены красным цветом в табличном отображении раздела «Уроки». Занятие можно будет выделить галочкой и нажать кнопку «Подтвердить». Опция используется для контроля работы педагогов и администраторов.
- Подтверждение добавленных платежей – добавленные платежи будут окрашены красным цветом, платеж можно будет выделить галочкой и нажать «Подтвердить». Опция также используется для контроля работы сотрудников.
- Паспортные данные в карточке ученика – в карточке клиента появятся поля паспортных данных: серия и номер, дата и орган выдачи паспорта.
- Использовать ссылки для диалога WhatsApp и Viber – в карточке клиента рядом с мобильным номером телефона отобразятся значки WhatsApp и Viber, можно будет перейти в диалог с клиентом и написать ему.
- Отображение возраста с месяцами – в карточке клиента будет отображаться возраст с месяцами, эта опция полезна, например, для детских садов.
- Включить поле для штрих-кодов по ученикам – при помощи сканера штрих-кодов карточку клиента можно будет быстро найти в системе, на нашем YouTube канале есть подробное видео о работе со сканером.
- Включить возможность ведения юр.лиц – в меню слева появится раздел «Юр.лица», в котором вы можете вести компании, от которых занимаются ваши корпоративные клиенты. Подробнее о работе с разделом в видео.
- Включить возможность продажи товаров – вверху экрана появится раздел ТМЦ (это значок корзины), в котором можно вести учет и продажу товаров, например, учебников и методичек и учет основных средств, например, столов и компьютеров. Подробнее о работе с разделом в статье.
Настройка филиалов:
В поле «Корпоративный e-mail» можно указать e-mail, на который будут приходить ответы клиентов. Если корпоративный e-mail не указан, то ответ придет на почту сотрудника, который отправлял сообщение. Для каждого филиала можно указать отдельный корпоративный e-mail.
В поле «Часовой пояс» выбирается часовой пояс системы. Для каждого филиала можно указать свой часовой пояс. По времени выбранного часового пояса будут отправлять рассылки и отображаться история изменений. Часовой пояс звонков можно настроить по запросу в чат технической поддержки (он будет общий для всей системы).
Филиалы
Как правило, филиалы – это разные города с отдельной базой клиентов.
Чтобы добавить филиал, нажмите кнопку "+ добавить"; чтобы редактировать название филиала, нажмите на карандаш; чтобы отключить - на зеленый бегунок.
Филиалы не удаляются окончательно в целях сохранения безопасности данных, можно ограничить доступ к отключенному филиалу в меню слева "Доступ в CRM".
Между филиалами можно будет переключаться вверху экрана.
Подробнее о филиальной системе в видео.
Уведомления
В поле «О должниках» можно включить уведомление о должниках из всех активных клиентов или только из клиентов, у которых сегодня занятие. Вверху экрана появится красный мигающий колокольчик, можно навестить на колокольчик, отобразится количество должников и сумма долга. Можно нажать на уведомление, сформируется список должников.
В поле «Должник это» выбирается, кого система будет считать должником: если у клиента долг на общем остатке (это в верхнем правом углу в карточке клиента) или если долг хотя бы на одном счету (имеется в виду базовый счет и раздельные счета абонементов). Также фильтр по остатку денег или оплаченных уроков будет применяться либо по общему остатку, либо по остатку на счетах. Если у вас есть клиенты, которые занимаются одновременно по нескольким абонементам, то рекомендуем выбрать вариант «Есть долг хотя бы на одном счету».
В поле «Нет абонемента» можно включить уведомление о клиентах без абонемента из всех активных клиентов или только из клиентов, у которых сегодня занятие. Вверху экрана появится уведомление о клиента без абонемента или о клиентах, у которых закончился период действия абонемента или сегодня последний день действия абонемента. Можно нажать на уведомление, сформируется список этих клиентов.
В поле «Дублирование клиентов» можно включить поиск дублей по номеру телефона, поиск дублей происходит в ночное время, на следующий день вверху экрана появится уведомление о карточках, которые можно слить. Подробнее в статье.
В пункте «Прочие уведомления» можно поставить галочки:
- Задачи пользователя на сегодня – рядом с разделом «Задачи» у сотрудников будет отображаться зеленым цветом количество задач на сегодня, в карточках которых они указаны как "Исполнитель".
- Просроченные задачи пользователя – рядом с разделом «Задачи» у сотрудников будет отображаться красным цветом количество просроченных задач, в карточках которых они указаны как "Исполнитель". Задача может быть просроченной как по дате, так и по времени.
- О непроведённых уроках за вчера – рядом с разделом «Уроки» будет отображаться количество непроведенных занятий за последние два дня. О том, как быстро найти эти занятия, в статье.
- Уведомление о д/р – вверху экрана будет появляться уведомление о клиентах, у которых сегодня день рождения. Можно будет нажать на уведомление, чтобы просмотреть список этих клиентов.
- Остался 1 урок на счету - вверху экрана будет появляться уведомление о клиентах, у которых остался один оплаченный урок. Можно будет нажать на уведомление, чтобы просмотреть список этих клиентов.
Клиенты
Статусы клиентов
По умолчанию созданы статусы: "Активен", "Закончил" и "Бросил".
По статусу можно настраивать рассылки и фильтровать клиентов.
Уровни знаний
Уровни знаний можно указывать в карточках клиентов и групп.
По умолчанию в системе созданы уровни: "Начинающий", "Продолжающий" и "Профессиональный".
По уровню знаний можно будет применять фильтр.
Причины пропуска уроков
От выбранной причины пропуска зависит списание средств с клиента, подробнее в видео.
Кабинет клиента
В этом разделе настраиваются параметры личных кабинетов клиентов, подробнее в статье.
Причины отказов
При отправлении ученика в архив можно указать причину отказа, далее в разделе «Клиенты» сформировать отчет «Причины потери клиентов» и применить фильтр.
Система лояльности
При помощи модуля "Система лояльности" вы можете начислять клиентам кешбэк и компенсировать занятиями и товарами.
Подробнее в статье.
Продажи
Этапы воронки продаж
По умолчанию в системе созданы этапы: "Установлен контакт", "Назначено пробное", "Проведено пробное" и "Получена оплата", также этап "Не разобрано", на которой по умолчанию попадают лиды.
Можно настроить последовательность этапов, зажав этап левой кнопкой мыши и перетащив.
При удалении этапа воронки лиды, находящиеся на этом этапе, переместятся на этап "Не разобрано".
Группы источников
Используются для сегментации источников лидов, например, можно всех ваших партнеров объединить в одну группу.
Источники лидов
В этом разделе создаются и редактируются источники привлечения клиентов.
Далее в разделе «Лиды» можно будет сформировать отчет «Источники лидов» и фильтровать клиентов по источнику.
Причины отказов
При отправлении лида в архив можно указать причину отказа, далее в разделе «Лиды» сформировать отчет «Причины потери лидов».
Также архив можно будет фильтровать по причине отказа.
Виджеты захвата лидов с сайта
В этом разделе создается форма, которую можно будет встроить на ваш сайт или разместить ссылку на нее в социальных сетях, подробнее в видео.
Виджет формы записи «визард»
Настраивается форма записи для лидов, которую также можно встроить на ваш сайт или разместить на нее ссылку в социальных сетях, подробнее в видео и в статье.
Виджет «Онлайн-расписание»
Виджет позволяет записываться на любые занятия вашего учебного центра, подробнее в статье и в видео.
Уроки
Предметы
Предметы можно создать вручную или загрузить из файла excel.
По предметам планируются занятия, привязываются абонементы и настраиваются ставки.
Онлайн стримы
Можно закрепить за аудиторией, группой, педагогом или регулярным расписанием ссылку на конференцию, например, в Zoom либо любом другой сервисе онлайн конференций.
Подробнее можно прочитать в статье.
Статусы групп
Стандартные статусы – это "Идет набор", "Обучается" и "Завершена".
По статусу группы можно будет фильтровать.
Статус участия в группе
Стандартные статусы – это "Резерв", "Внесен платеж", "Перевод" и "Отказ".
Статус участия можно указать при добавлении клиента в группу.
Настройка уроков
В пункте «Отображение полей» можно снять галочки «Домашние задания», «Тема урока», «Выставление оценок», если в вашем учебном центре не ставятся оценки или не нужно указывать тему занятия и домашнее задание.
В пункте «Дополнительные опции» можно поставить галочки:
- Автоматически проводить вчерашние уроки - тогда система в ночное время будет проводить занятия за день, по умолчанию все ученики будут отмечены как присутствующие. Эта настройка распространяется на все филиалы системы.
- Разрешить планировать уроки на прошлое и Разрешить проведение будущих уроков – если поставить эти галочки, то система разрешит запланировать занятие за прошлое и провести за будущие. Рекомендуем оставить галочки снятыми, чтобы система помогала избежать ошибок.
В поле «Предзаполнение урока» настраивается автоматическая подстановка данных при планировании разового индивидуального занятия в карточке клиента, подробнее в статье.
Можно поставить галочку «Использовать ак/ч» и указать продолжительность академического часа, тогда в карточке клиента можно будет просмотреть количество проведенных и посещенных академических часов в общем по клиенту и отдельно по абонементам, если в абонементах выбран тип расчетов «Раздельный».
Настройки календаря
В поле «Рабочие дни» отметьте галочками дни, которые будут отображаться в календаре и в графике работы педагогов.
В поле «Рабочее время» указывается диапазон времени, который будет отображаться в календаре и в графике работы педагогов.
В поле «Интервал» настраивается интервал, с которым будет отображаться время в календаре. Например, если выбрать минимальный интервал «5 минут», то одна строка в календаре будет равна пяти минутам.
В поле «По умолчанию открыт» выберите, по умолчанию открывать календарь на день, неделю или месяц. Переключать отображение можно будет как показано на скриншоте:
В поле «Карточка» отметьте галочкой, отображать ли в календаре:
- название аудитории, в которой запланировано занятие;
- предмет, по которому запланирован урок;
- тип занятия и клиентов или группы, которые записаны на занятие;
- педагога, который ведёт урок;
- комментарий по занятию;
- состав группы, которая записана на урок.
- если поставить галочку «Использовать новые строки», то каждый параметр занятия будет отображаться с новой строчки.
В поле «Опции» можно поставить галочку «Сразу выстраивать уроки по аудиториям», тогда в календаре занятия будут сразу выстроены по аудиториям, в которых они запланированы. Также уроки можно выстроить по аудиториям вручную, поставив галочку «Выстроить».
Локации - Аудитории
Локации – это разные адреса учебных центров. В одном филиале может быть несколько локаций.
В аудиториях будут планироваться уроки. В одной локации может быть несколько аудиторий. Занятия в календаре окрашиваются в зависимости от аудитории, в которой они запланированы.
Локации и аудитории можно сортировать, зажав левой кнопкой мыши и перетащив. Чем выше в списке, тем левее будет в календаре.
Если отключить аудиторию, то уроки, запланированные в этой аудитории, скроются в календаре.
Оценки
Создайте свой реестр оценок, чтобы формировать успеваемость, система автоматически посчитает средний балл, подробнее в видео.
Педагоги
Квалификация
В карточке педагога можно будет указать квалификацию по учебному предмету, далее учителей можно будет фильтровать.
По умолчанию в системе созданы квалификации: "Начинающий", "Продолжающий" и "Профессиональный".
Кабинет педагога
В этом разделе настраиваются параметры личных кабинетов педагогов, подробнее в статье.
Интеграции
SMS
В этом разделе можно настроить интеграцию с поставщиком для отправки sms из системы, подробнее в видео.
С поставщиком, которого нет в списке, можно настроить кастомную интеграцию, выбрав "Webhook request".
Телефония
Настраивается интеграция с поставщиком телефонии, подробнее в видео.
Интернет-эквайринг
Чтобы ваши клиенты могли оплачивать обучение из своего личного кабинета картой и платежи автоматически попадали в систему, можно настроить интеграцию с поставщиком интернет-эквайринга.
Выберите поставщика из списка и перейдите по ссылке в инструкцию по настройке интеграции.
Онлайн касса
В этом разделе можно настроить интеграцию с онлайн кассой для отправления платежей на фискализацию из системы.
Интеграция осуществляется через сервис Комтет.Касса, подробнее в статье.
Финансы
Кассы и счета
В этом разделе создаются кассы и счета компании, например, можно создать кассы "Наличные" и "Расчетный счет".
Сотрудникам можно ограничить доступ к определенным кассам в меню слева "Доступ в CRM".
Статьи
Для дополнительной сегментации платежей можно создать статьи доходов и расходов, например, «Арендные платежи», «Услуги связи».
Далее в разделе "Финансы" можно будет сформировать отчет "Обороты по статьям".
Категории статей
Используются для сегментации статьей, например, в категорию «Затраты на рекламу» могут входить статьи «Раздача листовок» и «Реклама в instagram».
Закрытые периоды
В этом периоде будет ограничено добавление, редактирование и удаление платежей и уроков для педагогов и администраторов, подробнее в видео.
Автодействия и рассылки
Автоматические рассылки
В системе есть возможность подключить рассылки, которые срабатывают в определенное время по установленному интервалу или до конкретного события.
Варианты рассылок:
- Поздравление с днем рождения;
- Оповещение об уроках в фиксированное время или перед началом занятия;
- Напоминание об оплате для клиента;
- По дате окончания договора или по дате платежа.
Триггеры и вебхуки
В этом разделе можно настроить реакции на определенные события (триггеры).
Подробные кейсы:
- Оповещение для администратора о новой заявке;
- Автоматическое создание задачи при добавлении лида в системе;
- Автоворонка и автоконверсии;
- Автозадачи по клиентам при движении по воронке.
Настройка подложки e-mail
Настраивается дизайн e-mail рассылки, подробнее в видео.
Sms и e-mail шаблоны
Напишите заранее тему и текст письма, которые можно будет подгрузить перед отправкой или выбрать в настройках авторассылки или триггера.
В тексте можно использовать теги, скопированные из поля "Допустимые теги" в настройках авторассылки или триггера.
Шаблоны задач
В этом разделе можно заранее прописать текст задачи, указать исполнителей и срок выполнения, подробнее в статье.
Кастомизация
Дополнительные поля
Возможно добавлять дополнительные поля в различные сущности системы, например, добавить дополнительное поле «Класс» в карточке клиента, более подробно в видео.
Обязательные поля
Настройка обязательности заполнения полей при создании и редактировании клиента, лида, группы, подробнее в видео.
Печатные формы
Вы можете самостоятельно загрузить все шаблоны договоров в систему, редактировать их в любой момент и настроить автоподстановку данных в нужные поля в договоре, подробнее о редакторе договоров в видео.
Также по настройкам системы можно посмотреть видео.